關於主題的常見問題

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主題探索和策劃

如何探索和更新主題？

探索主題的方式有兩種：

  • 使用者可以手動新增主題。
  • AI 可以自動識別主題。

一旦識別出主題，AI 就可以探索替代名稱、描述、相關人員和資源。 對於手動新增的主題，AI 也可以根據已新增至主題頁面的內容，利用更多內容來擴充它。 此外，使用者可以手動更新主題頁面來調整主題描述，或反白顯示新的資源和連線。 這些案例是人類和 AI 案例的一部分，其中機器學習和人類策展可以為終端使用者打造更佳的體驗。

AI 模型會執行兩個步驟：

  • 模式辨識，會在每份檔的每個更新上以大量平行方式執行，以偵測一組初始候選項目。
  • 實際執行主題及其中繼資料推斷的匯總程式。 匯總是在一組背景工作 VM 上以集中方式執行。

主題和中繼資料會隨著系統中收到的變更而累加更新。

當探索新主題時，主題如何運作？

主題會建置類似搜尋的索引，並依賴 SharePoint Online 搜尋編目程式將索引保持在最新狀態。 搜尋編目程式會偵測 SharePoint Online 中的變更、執行各種檔案格式的基本剖析;此範例包括副檔名為 的檔案：aspx、doc、docx、htm、html、mht、msg、one、pdf、ppt、pptx、pub、txt、xls、xlsx、visio。 隨著我們深入瞭解客戶必須包含哪些檔案，此清單可能會變更。 主題目前不會為影像、視訊或音訊檔案類型編制索引。 檔案名、標題、主旨、作者、上次儲存的人、建立日期及其最近的活動，在參與用來探索主題的資訊方面都扮演著重要角色。 若要通知主題描述、人員和資源、來自 Microsoft Cloud 中透過 Microsoft Graph 取得之人員和共同作業深入解析的資訊， 主題會觀察 Microsoft 365 中現有的內容安全性功能。

主題會接聽這些檔中的變更，並處理這些變更以取得已探索到的主題變更。 主題和搜尋之間的主要差異在於主題會建置知識圖表，而不是全文檢索搜尋索引，讓您可以執行查詢，例如：

  • 依名稱尋找所有主題。
  • 查閱指定主題的中繼資料，例如替代名稱。
  • 尋找指定主題的所有相關主題。

深入瞭解主題探索和策劃：

安全性與合規性

在編制索引和分析資料時，資料的儲存位置和儲存時間為何？

儲存體是以地理區域分隔的全租使用者服務。 主題會尊重其所處理資料的地理主權。 產生的主題和任何中繼狀態會共用到資料來源自的對應區域。

例如，如果從 NAM (北美洲) 中的檔案識別主題 A，則主題會出現在儲存體的 NAM 區域中，且與檔案的對應關聯性，以及衍生自該檔案的任何中繼資料。 在多區域租使用者中，單一主題可以跨越區域。 主題的一部分可以實際儲存在一個區域中，另一個部分可以根據基礎資源的來源儲存在不同的區域中。

當內容在區域之間移轉時，主題資料結構會隨之更新，因此，如果檔案從 EUR 移轉至 GBR，對應的主題中繼資料將會遵循並從 EUR 移除，並在 GBR 中建立。

只要租使用者中有基礎內容，主題索引中繼資料和狀態就會保留，類似于搜尋索引。 當租使用者中沒有參與主題的辨識項時，就會刪除主題。

資料會解密或仍處於加密格式？

所有資料都會保留在 Microsoft 365 合規性界限內，該界限會在待用和傳輸中加密。 處理內容時會解密。 當資料寫入儲存體時，將會根據租使用者組態進行加密。

主題如何保護內容的安全性和合規性？

主題是以 Microsoft 365 上強制執行之內容的安全性和合規性為基礎。 例如，在主題啟用前後，存取、保留標籤、資料主權和資訊屏障都會以一致的方式維護。 組織可以對主題所共用的主題資訊範圍和可用性套用更嚴格的限制。

使用者權限的強制執行方式與搜尋方式類似。 只有當使用者至少有一個檔案或檔的讀取權限，且中繼資料衍生自該檔案或檔時，才能看到主題中的中繼資料。 主題會維護從原始內容) (ACL 的存取控制清單，並個別檢查每個主題中繼資料的許可權。

如需安全性與合規性的詳細資訊，請參閱下列說明文章：

使用者體驗

使用者在其工作流程中在哪裡可以看到主題？

使用者可以在 SharePoint、Microsoft 365 Web 應用程式中，以及使用主題選擇器來尋找主題。 深入瞭解使用者可在何處找到主題。

知識管理員或參與者是否需要明確存取要編制索引的所有 SharePoint 網站？

知識管理員不需要存取所有網站，但如果知識管理員有足夠的存取權可在租用中執行知識組織，這會很有説明。 參與者不需要擁有比參與特定主題所需的更多存取權。

如何在 SharePoint 頁面、Word檔、PowerPoint 投影片、Outlook 電子郵件等上進行掃描，讓主題識別使用者的主題關鍵字和醒目提示？

主題依賴搜尋編目程式來偵測檔案格式的變更和初始剖析。 主題只會處理文字內容，因此所有檔案格式的處理方式都相同。

深入瞭解使用者體驗：