開始推動主題採用

開始採用之前，您必須先瞭解知識管理和主題中所涉及的概念。 下圖顯示主題探索和策劃期間會發生什麼事：

• 探索：使用者可以透過主題卡片，在每天使用的應用程式中探索知識 - 他們也可以在 Microsoft 搜尋中探索主題。
• 策劃：主題專家 (SME) 會透過主題頁面精簡主題，且 AI 會從他們的輸入中學習。 主題中心包含使用者可以探索的主題頁面，以及專家可以管理的主題頁面。
• 識別：使用 Microsoft Graph 和人工智慧 (AI) 知識與人員 (主題、技能等等) 會識別並自動組織成相關主題。 SharePoint 內容會以安全性內容編製索引。
• 延伸模組：隨著 Microsoft Graph 內容連接器 (即將) ，您可以從外部服務和數據存放庫擷取知識。

如需詳細資訊，您可以檢閱簡介 的概觀 。

請記住：

• 當更多內容可供使用時，主題探索就會改善。
• 即使資訊是以新體驗呈現，仍會保留數據的安全性、隱私權和位置。
• 使用者需要授權才能檢視主題。
• 探索最初是使用英文內容。

為了協助準備，請思考以下問題：

• 主題探索應該使用哪些內容？
• 誰管理主題？
• 誰會看到主題卡片和重點項目？
• 預期有哪些主題？

檢閱此必要條件清單，以充分利用主題：

產品或功能	描述
具有新式 SharePoint 頁面的 SharePoint Online	主題採礦只包含 SharePoint 網站上的內容，而主題卡片只能呈現在新式頁面上。
Microsoft Graph	您可以使用 Microsoft Graph 設定來控制主題包含或排除於搜尋或 Delve 中。

規劃採用

若要規劃採用主題，您需要：

1. 規劃您的方法和目標案例：

   • 請考慮定義案例並設定其優先順序。
   • 請考慮您需要參與 的項目關係人和 專案小組成員。
   • 判斷您想要的商務結果，以及衡量 成功的方式。

2. 讓貴組織參與：

   • 識別需要參與的商務群組和業務小組，並將其與您正在規劃的案例一致。
   • 開始思考如何吸引一些早期採用者，以取得重要、早期的意見反應，以便您可以逐一查看以取得最佳解決方案。
   • 開始建置社群，並思考組織中的不同群組如何使用主題。

3. 訓練您的組織：大部分的人都會直覺瞭解主題的概念，以及主題卡片如何編譯相關信息，並瞭解並查看其價值。 但您可能想要建立專為您自己的文化特性和組織量身打造的訓練，以顯示您想要如何使用主題。 一些訓練資源：

   • 內容服務資源中心 & 知識。 包含概觀和功能資訊、錄製的辦公室時段影片和簡報，以及合作夥伴及其供應專案的相關信息。
   • 與您的 使用者共用訓練和使用者說明內容 。

4. 建置風雲人物網路：

   • 您可能已經有練習社群或風雲人物網路。 這些網路是社交和傳播，並讓同儕參與互相協助的絕佳方式。 而且他們可以分享成功案例，這很有價值。 他們可以提供建議並引起興奮感。

5. 檢視採用網站上的更多資源。

目標案例

判斷您想要如何在組織中使用主題，以便成功使用它們。 以下是一些知識管理和主題可協助您組織的案例：

• 角色上線 & 訓練：瞭解新組織的術語、重要專案和文化特性是上線的重要步驟。 輕鬆探索主題可協助新員工在新的工作、角色或專案中快速上手。
• 專業知識尋找和資訊共用：當主題受到管理和共用時，組織中的人員可以更輕鬆地尋找信息和專家，以協助他們處理日常工作。
• 擴大決策和加速上市時間：只要能輕鬆找到資訊和專家，就能更輕鬆做出決策，並縮短專案時間。

角色上線的範例案例

人力資源經理需要提供資訊給新員工，協助他們在公司及小組中快速上線。 他們想要將他們指向正確的資源、檔和小組成員，讓他們需要快速且有效率地上線。 他們正在尋找一個解決方案，可讓新員工快速找到所需的資訊，而不需要搜尋多個存放庫，或離開他們已使用的應用程式。

例如：

• 一位 (Jordan) 擔任新角色，或剛被雇用且剛開始使用角色的員工。 若要儘快參與並提高生產力， 但是， Jordan 也需要尋找起點的協助。
• 一位同事 (Kim) 在 Jordan 建立主題頁面之前擔任該角色，可協助新員工和其他任何尋找該資訊的人。
• Kim 是 SME，有權查看未確認的主題頁面。 未確認的主題頁面是絕佳起點，可查看 AI 已發現和建立的資料，Kim 能夠加以編輯來新增專家資源、定義，並釘選其他資源。
• 當 Jordan 讀取 SharePoint 上的新文章時，他們會看到主題醒目提示，並將滑鼠停留在該文章上方，以快速取得詞彙的定義，以及與更多問題連絡的人員。 之前，Jordan 可能必須四處搜尋此資訊，並連絡同事來找人提問。
• 透過主題公開這項資訊可能很強大。 雖然這項資訊之前可能已有提供，但可能已尋址且難以尋找。 將它帶入隨屬的應用程式中，並協助他們尋找這些專家，也可以促進參與感和社群感。 這也有助於他們感覺在新角色上更得心應手。

當您將此案例自動化時，您可以確保：

• 新員工可以在正確專案上快速聯繫到適當人員。
• 新員工可以在工作流程內立即存取最新專案資訊。
• 大幅縮短搜尋時間。
• 大幅縮短上線時間。

客戶通話中心的範例案例

您可以讓客戶服務快速尋找檔案和專家，以協助解決不尋常的稅務問題，並快速記錄答案，讓其他人輕鬆存取主題。

例如，支援代表必須快速尋找 知識庫 文章、文件和原則，才能支持客戶。 他們想要在正確的時間找到正確的資訊，而不需要手動篩選數個數據基底、存放庫或應用程式，或分派呼叫。 而且他們正在尋找一個解決方案，讓他們能夠保留在其交談流程中的主要通話提示和存取原則、法規和指導方針，以便快速響應問題並更新案例。

當您使用主題將此案例自動化時，您可以確保：

• 縮短支援通話時間。
• 減少呈報第二層和第三層支援。
• 減少特定案例的回電次數。
• 提高客戶滿意度。

排定案例的優先順序

識別您的案例之後，您可以排定案例的優先順序：

排定優先順序的其中一個方法，是在格線中繪製您的案例，顯示影響與輕鬆實作。 尋找同時具有高影響力且容易實作的案例，並將這些案例設為您的優先順序。 影響低且難以實作的案例是最低優先順序。 當您有影響高且易於實作案例的快速成功時，可協助使用者感到興奮，並查看使用主題的可能性。

挑選幾個一開始著重的重要案例、與早期採用者合作以取得一些意見反應，然後分階段推出。 如此一來，您就可以逐一查看、改進及取得意見反應，讓您可以隨著時間成長採用。

識別專案關係人

識別您專案的專案關係人。 重要角色是執行贊助者、成功擁有者和風雲人物。

角色	責任	部門
執行贊助者 (的)	向公司傳達高階願景和價值	執行領導
項目負責人 ()	監督整個啟動的執行和推出程序	專案管理
知識系統管理員	設定主題	IT 部門
知識管理員	管理主題並監督分類法	任何部門
分類管理員	監督分類法	任何部門
主題專家和主題參與者	產生或檢閱主題和描述	任何部門
風雲人物	協助宣傳及管理異議處理	任何部門 (員工)
租用戶系統管理員	設定租用戶層級設定	IT 部門
Power Platform 系統管理員	設定 Dataverse 環境	IT 部門
搜尋系統管理員或管理員	設定搜尋設定	IT 部門

在較大的組織中，您可能也有多個人員擔任這些角色，而且您需要在這些角色之間促進協調。 在較小型的公司中，單一人員可能會執行其中幾個角色。 不同的角色可能更會深入地參與專案的不同階段。 例如，系統管理員更能參與設定功能，而主題專家和風雲人物則不會參與，直到您開始定義主題為止。

雖然我們建議您在整個推出期間讓每個角色都完成，但您可能會發現，您不需要全部使用它們來開始使用已識別的解決方案。

建立成功計劃

使用這些指標來測量組織中主題的成功。 看：

1. 主題使用方式：
   • 主題閱聽
   • 主題數量 - 您策劃的主題清單中已確認和未確認主題。
   • 已發佈主題頁面的數目。
2. 來自主題卡片的使用者意見反應。
3. 執行員工滿意度問卷調查。 主題應該可以改善員工尋找資訊的能力，因此請尋找方法來收集他們對於該體驗的意見反應和意見反應。
4. 對搜尋分析的正面影響。 因為主題會出現在搜尋體驗中，所以隨著時間，您可能會看到已放棄的搜尋率降低，因為人們更容易在搜尋中找到主題。

建置風雲人物網路

在您的組織中建置風雲人物網路。 風雲人物很重要，因為他們可以：

• 在其小組內建立一個影響迴圈
• 磁碟驅動器主題管理 & 維護

您可以從不同的角色招募風雲人物 – 知識管理員和主題專家。

許多風雲人物網路都使用 Viva Engage 作為其平臺。 在 Viva Engage 中，人們可以張貼問題並取得解答，並分享成功案例。 您可以依賴公司內的人員網路，為同儕提供建議，並示範其小組如何使用主題，讓其他小組可以思考自己的案例。

有些組織會使用駭客松 (正式或非正式、虛擬或親自) ，以搜集人員群組來處理特定專案。 例如，您可以收集主題專家，並讓他們一起合作來策劃一組主題頁面。

思考如何辨識您的風雲人物。 獎勵他們的活動、給予他們辨識，以及產生吸引人的社群，可讓員工覺得他們在從投資中取得一些重要專案時，正在貢獻一些重要專案。

現在您已準備好推出，您想要確定您鼓勵持續參與。

• 為您的風雲人物維護作用中 Viva Engage 群組。
• 共用成功案例。
• 定期裝載參與活動來分享劇本或介紹新功能。
• 為人員設定挑戰並舉辦競賽。

後續步驟

當您準備好推出主題時，您必須讓人員參與。

• 開始介紹功能集，並讓他們思考其案例。
• 聚集專案關係人並建立案例。
• 推動社群，並思考您將如何吸引他們。
• 然後完成準備步驟。 有些可能是技術整備，有些則是業務整備。
• 最後，進行社交和宣傳。
• 加入討論，並查看 主題社群中的最新事件。