مشاركة عبر

توصيات لإضفاء الطابع الرسمي على المهام الروتينية وغير المتعلقة بالروتين

  • مقالة

ينطبق على توصية قائمة التحقق من التميز التشغيلي ل Azure Well-Architected Framework:

OE:02 إضفاء الطابع الرسمي على الطريقة التي تقوم بها بتشغيل المهام التشغيلية الروتينية، حسب الحاجة، والمهام التشغيلية الطارئة باستخدام الوثائق أو قوائم الاختيار أو الأتمتة. السعي لتحقيق الاتساق وإمكانية التنبؤ لعمليات الفريق والنواتج من خلال اعتماد ممارسات ونهج رائدة في الصناعة، مثل نهج التحول الأيسر.

يصف هذا الدليل توصيات إضفاء الطابع الرسمي على المهام الروتينية وغير الروتينية. تتمتع فرق حمل العمل الفعالة والناجحة بممارسات متسقة ويمكن التنبؤ بها لإدارة حمل العمل. تحسين الكفاءة والاتساق من خلال اعتماد أدوات وممارسات مثبتة في الصناعة ومن خلال أتمتة العمليات عندما تكون عملية. من خلال الاتساق حول كيفية التعامل مع المهام الروتينية والارتجالية والطوارئ، فإنك تقلل من خطر عدم الإيقاف عند ظهور مشكلات. من خلال اتباع نهج التحسين المستمر لإدارة حمل العمل، يمكنك زيادة تناسق فريقك وكفاءته طوال دورة حياة حمل العمل.

استراتيجيات التصميم الرئيسية

تجعل العمليات المتسقة جودة عملك قابلة للتنبؤ، كما أن جودة العمل القابلة للتنبؤ تجعل دعم حمل العمل أكثر سلاسة. لتحقيق الاتساق في عملياتك، يجب أن تكون متعمدا وصريحا حول كيفية تشغيل العمليات في أنماط قياسية. استخدم استراتيجيات مثل الأتمتة ونهج التحول إلى اليسار لتقليل مجالات عدم القدرة على التنبؤ المحتملة.

يتطلب توحيد العملية العديد من الأشكال. وصف كل طريقة قد تنهج بها التوحيد القياسي خارج نطاق هذا الدليل، ولكن تتضمن بعض التوصيات العامة ما يلي:

  • يجب أن تغطي العمليات التي تقوم بتوحيدها جميع جوانب إدارة حمل العمل: الموثوقية والأمان وتحسين التكلفة والأداء والعمليات التشغيلية. يجب أن يمتلك فريق حمل العمل ملكية العمليات بقدر ما يحتاجون إلى الحفاظ على حمل العمل وتحسينه باستمرار في ظل الإدارة العامة للمنظمة.

  • تلتقط الوثائق التي تنتجها إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك وتملي كيفية القيام بالأشياء، ولكن الوثائق ليست نهائية أبدا. يجب أن تتطور الإجراءات مع تطور حمل العمل وفريقك. راجع المعايير بانتظام وتحديها للتأكد من أنها المعايير الصحيحة لفريقك في الوقت الحالي. يجب ترجمة وثائقك والتحكم في الإصدار لضمان الاتساق في تنسيقات الوثائق وأن هناك سجلا للمراجعات والتحديثات. يساعد تعيين الإصدار أيضا على تعزيز المتطلبات التي يقوم الفريق بإجراء مراجعات للوثائق على فترات زمنية مجدولة بانتظام.

  • قم بتقسيم المهام الروتينية والارتجالية والطوارئ إلى عناصر قائمة اختيار يسهل فهمها. مثال على مهمة روتينية هو عملية تطبيق تحديث على تبعية مفتوحة المصدر. قد يحتاج حمل العمل إلى استخدام مكتبة مفتوحة المصدر مثل SDK لاستخدام خدمة رسائل تابعة لجهة خارجية. يجب تحديث SDK هذا بانتظام لتصحيحات الأمان وإصلاحات الأخطاء وتحسينات الوظائف.

    عند تحديد أنك بحاجة إلى تحديث، قد يكون لدى فريق حمل العمل قائمة اختيار تتضمن عناصر مثل اختبار التحديث في بيئات أقل، وإنشاء طلب إدارة تغيير لنشر التحديث في الإنتاج، وتحديث الوثائق، مثل wiki أو قاعدة معارف، للتأكد من أنها تعكس الإصدار الصحيح. ركز كل عنصر قائمة اختيار على مهمة منفصلة محددة بوضوح.

  • المهام المرتجلة والمهام الطارئة خاصة بالسيناريوهات، ولكن يجب على المشغلين أن يفهموا بوضوح أدوارهم ومسؤولياتهم. إنهم بحاجة إلى معرفة كيفية التفاعل مع فريق حمل العمل ومع الفرق الأخرى في المؤسسة للعمل بكفاءة من خلال هذه الأنواع من المهام.

    على سبيل المثال، قد تقوم مهمة مرتجلة بنشر نوع جديد من الموارد، مثل خدمة التعلم الآلي، التي تمت الموافقة عليها لتحسين وظيفة حمل العمل. قد لا تكون هناك قائمة تحقق محققة بالكامل لتوزيع واختبار هذا النوع من الموارد. ومع ذلك، يجب أن تكون هناك قوائم اختيار عامة لإضافة موارد جديدة إلى بنيتك الأساسية كقوالب ومعايير للتعليمات البرمجية تغطي اختبار البنية الأساسية للأداء والأمان والموثوقية في كل مرحلة من مراحل سلسلة الترويج الخاصة بك.

    وبالمثل، يجب أن تحدد خطة الاستجابة للطوارئ بوضوح الأدوار والمسؤوليات والعمليات والإجراءات العامة. يجب عليك الالتزام بهذه الخطة في حالات الطوارئ لضمان التعامل معها بكفاءة.

    تعد العمليات المرتجلة وعمليات الطوارئ أيضا فرصا جيدة لتعلم كيفية تحسين إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك. اطلب من فريق حمل العمل التفكير في الطرق التي كان من الممكن أن تسير بها العمليات بسلاسة، وتحديد ما إذا كان تحديث العمليات الحالية يمكن أن يكون مفيدا للمضي قدما.

  • اعتماد ممارسات مثبتة في الصناعة لتقليل الوقت الذي يقضيه فريقك في ابتكار العمليات والمعايير. اتباع ممارسات Agile مع Scrum، وتنظيم عملك من خلال لوحات كانبان، واعتماد روح التحول إلى اليسار كلها أمثلة على الممارسات التي تم تطويرها على مدى سنوات عديدة وقد أثبتت فعاليتها للمؤسسات من أي حجم. تستخدم العديد من المؤسسات الناضجة إجراءات التشغيل القياسية التي يتحكم فيها الإصدار و wikis وأدلة الموظفين الجديدة ودلائل العمليات لفرض التناسق.

    الاعتماد على خبرة فريقك لتحديد الممارسات التي تناسب إدارة دورة حياة حمل العمل. تعرف من الفرق الأخرى على المعايير التي قاموا بتنفيذها بنجاح لفهم كيفية احتواء ممارسات معينة في البنية التنظيمية الخاصة بك.

    في هذا السياق، يعني مفهوم التحول إلى اليسار أنه يجب تمكين فرق حمل العمل للبحث عن التدابير التي يمكن أن تحسن أمان حمل العمل وموثوقيته وكفاءة تكاليفه. ثم يضيفون تدابير التحسين هذه إلى تراكماتهم، بدلا من تحويل المسؤولية إلى فرق خارجية.

    على سبيل المثال، قد يكشف الاختبار الاستكشافي عن منطقة لتحسين الأمان قد لا يتم اكتشافها حتى يتم الكشف عنها بواسطة عمليات فحص الأمان، والتي تحدث شهريا أو حتى أقل تكرارا. شجع فريق حمل العمل على تولي ملكية حمل العمل في جميع جوانب دورة حياته والمساهمة في تحسينه المستمر بشكل استباقي، بدلا من الاعتماد على فرق أخرى.

  • دمج المتطلبات التنظيمية والوظائف الشاملة في إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك. قد يكون لدى مؤسستك معايير لبعض العمليات التي يجب عليك اعتمادها. ومع ذلك، قد تكون أيضا مخولة لتطوير معاييرك الخاصة للعمليات الأخرى، لذلك ابحث عن طرق لدمج المعايير المطلوبة في عملياتك. من المحتمل أن تتقاطع العمليات التي تمتلكها مع عمليات الفرق الأخرى، لذا احرص على مواءمة المعايير إلى حد عملي.

    قم بتوثيق المكان الذي تتباعد فيه عمليات فريق حمل العمل والفريق الآخر للتأكد من أن فريق حمل العمل يمكنه العمل بشكل أفضل مع الفرق الأخرى عندما تكون هناك نقاط تقاطع. قد تستخدم فرق الأمان المركزية أدوات وإجراءات مختلفة عن فريق حمل العمل، ويمكن للفرق التعاون بسهولة أكبر إذا كانوا على دراية بهذه الاختلافات.

  • دمج متطلبات التوافق في إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك. اعتمادا على الصناعة والمناطق التي تعمل فيها، قد تكون هناك متطلبات صارمة حول كيفية تنفيذ المهام وتوثيقها. تأكد من فهم هذه المتطلبات ودمجها أثناء بناء معاييرك. تدريب فريق حمل العمل بانتظام على هذه المتطلبات.

  • استخدم الأتمتة للمساعدة في تحقيق التناسق. أتمتة المهام المتكررة والمعرضة للخطأ البشري لتخفيف عبء الإدارة عن فريقك. ابحث عن فرص لأتمتة العمليات، مثل إنشاء تذاكر ITSM، على سبيل المثال. لمزيد من المعلومات، راجع توصيات تنفيذ الأتمتة.

  • كن متعمدا بشأن نهجك لاعتماد المصدر المفتوح. توحيد القواعد حول وقت السماح باستخدام الأدوات مفتوحة المصدر، والتأكد من توافقك مع متطلبات المؤسسة والامتثال. قد ترغب في إنشاء معايير حول مساهمات أعضاء فريق حمل العمل في المشاريع مفتوحة المصدر وتحديد ما إذا كنت تريد فتح التعليمات البرمجية الداخلية الخاصة بك لفرق التطوير الأخرى في المؤسسة.

المفاضلة: يمكن أن ينطوي تدوين إجراءات التشغيل القياسية على مخاطر تؤدي إلى الركود أو الرضى. يجب اتباع المعايير، ولكن لا ينبغي أن تكون جامدة أو ثابتة. احرص على إيجاد توازن بين الالتزام الصارم وبدل الابتكار بحيث يمكن أن تتطور عملياتك بأمان بمرور الوقت.

تسهيل Azure

على الرغم من عدم وجود منتجات Azure تسهل بشكل مباشر إضفاء الطابع الرسمي على العمليات والإجراءات، إلا أن Microsoft تنشر الكثير من الإرشادات حول هذا الموضوع. استخدم هذه الإرشادات لفهم الممارسات المثبتة في الصناعة والموصى بها والنظر في كيفية تطبيقها على حمل العمل الخاص بك.

يوفر Well-Architected Framework أيضا إرشادات مفصلة حول العمليات والإجراءات التي يجب تدوينها لضمان عمل فريق حمل العمل وأحمال العمل وفقا لمعايير الصناعة.

قائمة التحقق من التميز التشغيلي

راجع المجموعة الكاملة من التوصيات.

قائمة التحقق من التميز التشغيلي