تكوين مراجعي النفقات

يمكنك إعداد تكوينات مراجعي نفقات دينامكيًا لتوجيه النفقات تلقائيًا للمراجعة استنادًا المستخدم الذي تم تعيينه لدور مشروع أو البُعد المالي المستخدم للمطالبة بالنفقات. تستخدم عملية سير العمل دور المشروع المحدد أو مالك البعد المالي لتحديد من يتم توجيه الإنفاق إليه.

ويمكنك تعريف تكوينات مراجع إنفاق أو أكثر، ثم تحديد تكوين عندما يمكنك إنشاء سير عمل. يمكنك تكوين قيم مراجع الإنفاق لكل كيان قانوني في مؤسستك. وبعد أن تقوم بتعريف تكوينات مراجع الإنفاق، عليك بتعيين التكوين. يمكن تعيين مراجعي النفقات لمهام سير العمل وعمليات الموافقة والقرارات اليدوية.

إشعار

وعلى الرغم من أن مراجعي النفقات ليسوا إلزاميين، إلا أنه يمكنهم المساعدة في تبسيط تكوين سير العمل الخاص بك. على سبيل المثال، لا يلزم إنشاء قرار مشروط واحد للتحقق من كل بعد من أبعاد مركز التكلفة، ثم إنشاء عنصر آخر لتعيين الموافقة أو المهمة لمستخدم أو مجموعات مستخدمين محددين. بدلاً من ذلك، يمكنك تكوين مالك بعد مركز التكلفة واستخدام مراجع النفقات لتحديد المستخدم الصحيح ديناميكيًا. بهذه الطريقة، عند تغيير الملكية أو التعيين لمراكز التكلفة، يتعين عليك فقط تحديث حقل المالك للبعد المالي.

أنواع مراجعي النفقات

لا تعتمد كافة مهام سير العمل مفهوم مراجعي النفقات. افتراضيًا، يمكنك تكوين مراجعي النفقات لطلبات الشراء وأوامر الشراء وفواتير الموردين وتقارير المصروفات. ويتطلب كل من أنواع سير العمل هذه أن تقوم بتكوين مراجعي النفقات على صفحة منفصلة خاصة بالميزة والوحدة النمطية. بالنسبة لكل مستند معتمد، يمكن استخدام مراجعي النفقات مع أي من مهام سير العمل على مستوى العنوان أو مهام سير العمل على مستوى الخط.

يوضح الجدول التالي المكان الذي تنتقل إليه لتكوين مراجع النفقات لكل مستند معتمد.

المستند	مسار التنقل
تقارير المصروفات	إدارة المصروفات > الإعداد > السياسات > مراجعات المصروفات
أوامر الشراء	التدبير وتحديد الموارد > الإعداد > السياسات > مراجعي نفقات أوامر الشراء
طلبات الشراء	التدبير وتحديد الموارد > الإعداد > السياسات > مراجعي نفقات طلبات الشراء
فواتير المورد	الحسابات الدائنة > إعداد السياسة > مراجعي نفقات فواتير المورّدين.

تعيينات مراجعي النفقات

يتوفر نوعان من التعيينات لكل مراجع نفقات: توزيعات المشروع وتوزيعات المؤسسة. بالنسبة لتوزيع المشروع، يمكنك الاختيار بين هيئات للمشروع والأبعاد المالية. بالنسبة لتوزيع المؤسسة، يمكنك تحديد الأبعاد المالية.

تتضمن هيئات المشروع مدير المشروع ومراقب المشروع ومدير مبيعات المشروع. يمكنك تحديد هذه الهيئات مباشرة في المشروع، من خلال تحديد عامل في الحقول المناسبة.

يتم التحكم في الأبعاد المالية بواسطة بنيات الحساب في كل كيان قانوني. بالنسبة لكل كيان قانوني، يمكنك تحديد الأبعاد المالية التي سيتم استخدامها مع مراجع النفقات. يمكن أن تاتي الأبعاد إما من المشروع (في هذه الحالة، حدد الأبعاد في علامة التبويب توزيعات المشروع) أو المستند (في هذه الحالة، تقوم حدد الأبعاد في علامة تبويب توزيعات المؤسسة). في حقل المالك في صفحة قيم الأبعاد المالية، يمكنك تحديد العامل لكل بعد مالي.

مثال 1: مراجعو النفقات استنادًا إلى توزيعات المؤسسة

أنت تعمل في Contoso Appliances، وتشتمل مؤسستك على ستة أقسام و10 مراكز تكلفة. عند إرسال طلب شراء جديد، يجب أن تأتي الموافقة أولاً من مدير القسم ثم من مدير مركز التكلفة.

في هذا المثال، عليك بتكوين اثنين من مراجعي نفقات طلبات الشراء:

• بالنسبة للمراجع الأول، عليك تسمية القسم ثم تحديد البعد المالي للقسم في علامة تبويب توزيعات المؤسسة.
• بالنسبة للمراجع الثاني، عليك تسمية مركز التكلفة ثم تحديد البعد المالي مركز التكلفة في علامة تبويب توزيعات المؤسسة.

عند تكوين سير العمل، عليك إنشاء خطوتين للموافقة. الأولى خاصة بالقسم، والثانية لمركز التكلفة. بالنسبة لكل عنصر موافقة، قم بتحديد المشارك في حقل نوع التعيين في علامة التبويب يستند إلى الدور، وحدد المشاركون في النفقات في حقل نوع المشارك، ثم حدد المشارك المناسب في حقل المشارك.

عند إنشاء طلب الشراء، يتم تعيين الأبعاد المالية للقسم ومركز التكلفة إلى بنود طلب الشراء. عند إرسال سير العمل، يقوم النظام أولاً بتقييم القسم في طلب الشراء ويقوم بتعيين عنصر الموافقة إلى المستخدم المرتبط بالعامل الذي قمت بتحديده للقسم. بعد إكمال خطوة الموافقة الأولى، يقوم النظام بتقييم خطوة الموافقة الثانية ويقوم بتعيين عنصر الموافقة الثاني إلى المستخدم المرتبط بالعامل الذي قمت بتحديده لمركز التكلفة.

مثال 2: مراجعو النفقات استنادًا إلى توزيعات المشروع

أن تعمل في قسم الخدمات بشركة Contoso Appliances. تتطلب المؤسسة أن يقوم مدير المشروع الخاص بكل أمر شراء بالموافقة على المصروفات. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يقوم مدير مركز التكلفة الخاص بالمشروع بالموافقة عليه. ويمكن القيام بعمليات الموافقة في نفس الوقت. وفي أي حالة، يجب أن يقوم كلا المستخدمين بالموافقة أمر الشراء قبل المتابعة في سير العمل.

بالنسبة لهذا المثال، عليك إنشاء مراجع نفقات لأمر شراء باسم PM ومركز التكلفة. عليك تحديد خانة الاختيار مدير المشروع وقم بتعيين خيار بعد مركز التكلفة إلى نعم في علامة التبويب توزيعات المشروع في صفحة مراجع نفقات أمر الشراء. وكجزء من التكوين، يجب التأكد من تعيين حقل مدير المشروع لكافة المشاريع، وأنه قد تم تحديد مالك لكافة مراكز التكلفة في صفحة قيم الأبعاد المالية.

عند تكوين سير العمل، عليك إنشاء عنصر موافقة واحد. حدد المشارك في حقل نوع التعيين. ثم في علامة التبويب مستند إلى الدور، يمكنك تحديد المشاركين في النفقات في حقل نوع المشارك، وتحديد مدير المشروع ومركز التكلفة في حقل المشارك. لضمان أنه لا يمكن متابعة سير العمل حتى يقوم كل من مدير المشروع ومالك مركز التكلفة بالموافقة على سير العمل، قم بتعيين حقل سياسة الإكمال إلى كافة القائمين بالموافقة.

عند إنشاء أمر الشراء، يجب تحديد حقل المشروع. إذا لم تطلب مشروعًا لكافة أوامر الشراء، فيجب إضافة قرار مشروط إلى سير العمل لمراجعة مشروع قبل تشغيل خطوة الموافقة. بعد ذلك يقوم النظام بتقييم المشروع الذي يتم تحديده لأمر الشراء ويعين عنصر الموافقة إلى المستخدم المرتبط بالعامل في حقل مدير المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يقوم النظام بإنشاء مهمة وتعيينها للمستخدم المرتبط بالعامل الذي تقوم بتحديده في حقل المالك لمركز التكلفة من المشروع. لاحظ أن هذا المثال يستخدم مركز تكلفة المشروع وليس مركز تكلفة أمر الشراء.

إعداد مراجعي النفقات

يوضح هذا المثال كيفية تكوين مراجع نفقات طلب الشراء. لتكوين أنواع أخرى من مراجعي النفقات، استبدل مسار التنقل في الخطوة 1 بالمسار المناسب من الجدول في قسم أنواع مراجعي النفقات ، المذكور سابقًا في هذه المقالة.

1. انتقل إلى التدبير وتحديد الموارد > الإعداد > السياسات > مراجعي نفقات طلبات الشراء.
2. في صفحة مراجعو نفقات طلبات الشراء، حدد جديد.
3. في حقل الاسم، أدخل اسما لتكوين مراجع النفقات، مثل مركز التكلفة.
4. في علامة التبويب السريعة مراجعي النفقات حسب الكيان القانوني، حدد الكيان القانوني المطلوب تكوينه.
5. بالنسبة لتوزيع المشروع، حدد خانة الاختيار لكل هيئة مشروع، وحدد نعم لكل بعد مالي تريد تمكينه.
6. بالنسبة لتوزيع المؤسسة، من علامة التبويب توزيعات المؤسسة، حدد نعم لكل بعد مالي ترغب في تمكينه.
7. كرر الخطوات من 4 إلى 6 لكل كيان قانوني إضافي.

تعيين المالكين للأبعاد المالية

لتعيين مالك إلى بعد مالي، اتبع الخطوات التالية.

1. انتقل إلى دفتر الأستاذ العام > دليل الحسابات > الأبعاد > الأبعاد المالية.
2. في القائمة، حدد البعد المالي لتعيين مالكين له.
3. حدد قيم الأبعاد.
4. حدد تحرير لإجراء تغييرات على قيم الأبعاد.
5. في القائمة، حدد قيمة البعد لتعيين مالك لها.
6. في حقل المالك، حدد العامل المراد تعيين قيمة البُعد إليه.

تكوين توزيعات المشاريع

لتعيين هيئات مشروع إلى مشروع، اتبع الخطوات التالية:

1. انتقل إلى إدارة المشاريع والمحاسبة > المشاريع > كافة المشاريع.
2. حدد المشروع المراد تعيين هيئات له.
3. حدد تحرير لإجراء تغييرات على المشروع.
4. في علامة التبويب السريعةعام، في قسم المسؤول، حدد العامل لحقول مدير المبيعات ومدير المشروع ومراقب المشروع كما هو مطلوب.
5. في علامة التبويب السريعةالأبعاد المالية، حدد الأبعاد المالية المطلوبة للمشروع.

تعيين مراجعي نفقات إلى مهمة سير عمل

يوضح هذا المثال كيفية تكوين سير عمل طلب شراء بحيث يستخدم مراجع نفقات طلب الشراء. لتكوين أنواع أخرى من سير العمل، قد تكون صفحة سير العمل التي يجب عليك فتحها في الخطوة 1 في موجودة في وحدة إدارة المصروفات أو الحسابات الدائنة بدلا من وحدة ‬‏‫التدبير وتحديد الموارد‬‏‫.

لتعيين مراجعي نفقات طلب شراء إلى مهمة سير عمل، اتبع هذه الخطوات.

1. انتقل إلى التدبير والتوريد‬ > الإعداد > عمليات سير عمل التدبير والتوريد.
2. اضغط ضغطًا مزدوجًا (أو انقر نقرا مزدوجا) على سير عمل موجود، أو قم بإنشاء سير عمل جديد.
3. في محرر سير العمل، في جزء سير العمل، حدد المهمة المراد تعيين تكوين مراجع نفقات إليها. ثم، في جزء الإجراءات في مجموعة إظهار، حدد الخصائص.
4. في الجزء الأيمن من صفحة الخصائص، حدد تعيين.
5. في علامة التبويب نوع المهمة، حدد المشارك.
6. في علامة التبويب مستند إلى الدور، في حقل نوع المشارك، حدد المشاركين في النفقات. ثم في الحقل المشارك، حدد تكوين مراجع النفقات الذي تريد استخدامه لمهمة سير العمل.