دليل مسؤول Dynamics 365 for Outlook

هام

في الأول من أكتوبر من عام 2020، تم إنهاء خدمة Dynamics 365 for Outlook ويشار إليها أيضا باسم الوظائف الإضافية في Outlook COM. لن تقدم Microsoft الدعم أو أي تحديثات أخرى (بما في ذلك الأمان والتحديثات الهامة) إلى الوظائف الإضافية لـ Outlook COM لتطبيقات مشاركة العملاء (Dynamics 365 Sales، وCustomer Service، وMarketing، وField Service).

• اعتبارًا من 4 ديسمبر 2020، لا تتوفر Dynamics 365 for Outlook لتطبيقات مشاركة العملاء (Dynamics 365 Sales، وCustomer Service، وMarketing، وField Service). استخدم Dynamics 365 App for Outlook الحديث بدلا من ذلك.
• يمكن لمستخدمي Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) متابعة استخدام Dynamics 365 for Outlook القديمة وسيتابعون تلقي تحديثات هامة حول الأمان. ومع ذلك، من المستحسن الانتقال إلى خدمة Dynamics 365 App for Outlook الحديثة في أقرب وقت.

للحصول على مزيد من المعلومات والاطلاع على الخطوات الخاصة بإجراء عملية انتقال سلسة، يمكنك تنزيل دليل مبادئ Dynamics 365 for Outlook (وظيفة COM الإضافية)

بإمكان Dynamics 365 for Outlook مزامنة رسائل البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والمهام والمواعيد بين Office Outlook وDynamics 365 (مزامنة العميل إلى الخادم). وبشكل مماثل للمزامنة على جانب الخادم، تُستخدم عوامل تصفية المزامنة لمزامنة بيانات المراسلات من Dynamics 365 إلى Outlook أو Exchange. يستخدم التعقب اليدوي أو المستند إلى قاعدة علبة الوارد لمزامنة بيانات المراسلات من Exchange أو Outlook إلى Dynamics 365.

وعندما تستخدم Dynamics 365 for Outlook، توجد بعض مفاهيم المزامنة التي يكون من المفيد فهمها. لاحظ أنه للحصول على أي من وظائف Dynamics 365 for Outlook هذه، يجب على كل مستخدم Dynamics 365 for Customer Engagement تشغيل المكون الإضافي في Dynamics 365 for Outlook ويجب تكوين سجل صندوق بريد مستخدم Dynamics 365 بشكل صحيح.

عندما تحدد Dynamics 365 for Outlook على أنه أسلوب مزامنة بيانات المراسلات في سجل صندوق بريد المستخدم، تتم مزامنة البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والمواعيد والمهام التي يتم إنشاؤها في Outlook مع تطبيقات Dynamics 365 أو Customer Engagement (on-premises).

هام

• يجب أن يتوفر لديك الإصدار الأخير من Dynamics 365 for Outlook (الإصدار 8.2.3) للاتصال بإصدار تطبيقات Dynamics 365. يوفر إصدار 8.2.3 دعمًا لـ أمان طبقة النقل (TLS)‏ 1.2 المطلوب للاتصال بـ Dynamics 365 for Outlook وتطبيقات Dynamics 365. لمزيد من المعلومات، راجع تحديث Dynamics 365 for Outlook.
• عند استخدام الإصدار 9.0 من Dynamics 365 for Outlook في وضع عدم الاتصال، لن تكون المرفقات الخاصة بالسجلات المتزامنة متوفرة في وضع عدم الاتصال. إذا كان هناك مرفق لسجل، سيكون المرفق متاحًا فقط عند معاوده الاتصال. إذا قمت بإضافة مرفق إلى سجل في وضع عدم الاتصال، ستتم مزامنة المرفق مع الخادم عندما تعود إلى وضع الاتصال. لاستخدام المرفقات في وضع عدم الاتصال، ضع في اعتبارك حفظ المرفقات الخاصة بجهازك.
• لا تتوفر إمكانية العمل دون اتصال في Dynamics 365 for Outlook، الإصدار 9.0 في Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
• التخصيصات التي لديها تبعية على مشغل قاعدة بيانات SQL والمثيل المحلي دون اتصال لـ Dynamics 365 for Outlook غير مدعومة.
• لم يتم تمكين Microsoft Dynamics 365 for Outlook في Dataverse.

مفاهيم مزامنة Dynamics 365 for Outlook

لاحظ المفاهيم التالية عند استخدام Dynamics 365 for Outlook كعامل المزامنة:

1. مزامنة المؤسسة. يمكن تخصيص مؤسسة واحدة على أنها مؤسسة المزامنة. إذا كان لديك أكثر من مؤسسة Dynamics 365 تم تكوينها، فيمكنك عرض مؤسسة المزامنة في معالج تكوين Dynamics 365. معالج التكوين هو تطبيق مضمن مع Dynamics 365 for Outlook. لاحظ أنه لا يزال بإمكانك الاتصال بمؤسسات إضافية باستخدام Dynamics 365 for Outlook. ومع ذلك، عندما لا يتم تعريف مؤسسة كمؤسسة المزامنة في Dynamics 365 for Outlook، لا تتم مزامنة بيانات مراسلة في Outlook مع هذه المؤسسة.

2. مزامنة علبة الوارد. يمكن تخصيص علبة بريد Exchange أو POP3 واحدة لمستخدم Dynamics 365 for Customer Engagement واحد. ولا يمكنك تخصيص العديد من علب البريد ولا يمكنك تعيين أكثر من مستخدم Dynamics 365 for Customer Engagement واحد إلى علبة بريد Exchange أو POP3 واحدة. يشار إلى علبة البريد هذه بعلبة البريد الرئيسية.

3. مزامنة مثيل Dynamics 365 for Outlook. يمكن تخصيص مثيل Dynamics 365 for Outlook واحد على أنه مثيل مزامنة Dynamics 365 for Outlook. عند قيامك بتسجيل الدخول إلى مؤسسة من كمبيوتر آخر يقوم بتشغيل Dynamics 365 for Outlook لا ليس مثيل مزامنة Dynamics 365 for Outlook فستصلك رسالة حوار تطلب منك تحديد هل تريد تخصيص مثيل Dynamics 365 for Outlook الحالي على أنه مثيل مزامنة Dynamics 365 for Outlook. لاحظ أنه عندما تختار عدم تعيين مثيل Dynamics 365 for Outlook كمثيل مزامنة، فلا يزال بإمكانك الاتصال بمؤسسة Dynamics 365 for Customer Engagement وتنفيذ المهام، لكن بيانات المراسلة في Outlook لن تتم مزامنته مع مؤسسة Dynamics 365 for Customer Engagement.

4. مزامنة بيانات العمل عند عدم الاتصال. تستخدم إمكانية "الانتقال دون اتصال" SQL Server Express كمخزن بيانات محلي. عند العمل دون الاتصال أو معاودة الاتصال، يقوم Dynamics 365 for Outlook بمزامنة السجلات لأنواع الكيانات التي تختارها مع Dynamics 365 for Customer Engagement أو Customer Engagement (on-premises). عند العمل دون اتصال أو معاودة الاتصال، تتم عملية مزامنة منفصلة ليست جزءا من مزامنة بيانات المراسلة الموضحة هنا. تتيح إمكانية العمل عند عدم الاتصال للمستخدمين إنشاء السجلات أو تعديلها أو حذفها عند عدم الاتصال ويمكن مزامنتها بعد ذلك إلى Dynamics 365 for Customer Engagement أو Customer Engagement (on-premises) عندما يكون Dynamics 365 for Outlook متصلًا مرة أخرى.

إشعارات الخصوصية

من أجل استخدام Microsoft Dynamics 365 for Outlook، يجب عليك تسجيل الدخول باستخدام بيانات اعتمادك (عنوان بريد إلكتروني وكلمة مرور). يمكنك اختيار حفظ هذه المعلومات محليًا لكي لا تكون مطالبًا بإدخال بيانات اعتمادك في كل مرة تفتح فيها Outlook. إذا اخترت حفظ هذه المعلومات محليًا، فسيتصل Dynamics 365 for Outlook تلقائيًا بـ Microsoft Dynamics 365 (online) في كل مرة تفتح فيها Outlook.

بعد تسجيل دخولك واستخدام Dynamics 365 for Outlook في أول مرة، سيتم فتح اتصال دائم بين الكمبيوتر الخاص بك وDynamics 365 (online) عند اتصالك بالإنترنت. يمكنك اختيار قطع الاتصال بين الكمبيوتر الخاص بك وDynamics 365 فقط باستخدام إعداد التكوين، ولكن في حالة قطع الاتصال، فقد يظهر Dynamics 365 for Outlook أداءً منخفضًا.

في حالة استخدام Dynamics 365 for Outlook لتعقب البريد الإلكتروني، فستكون سلسلة رسائل البريد الإلكتروني مرئية لمستخدمي مؤسستك ممن لديهم إذن بالعرض.

بالنسبة لكل بريد إلكتروني تستلمه، فسيقوم Dynamics 365 for Outlook بإرسال عنوان البريد الإلكتروني لكل من المرسل والمستلم وسطر موضوع الرسالة إلى Dynamics 365 (online). يمكن ذلك Dynamics 365 (online) من التحقق مما إذا كانت هناك رسالة بريد معيّنة ينبغي تخزينها بواسطة خدمة Dynamics 365 (online). وعندما تتعقب أحد العناصر، فستحتفظ خدمة Dynamics 365 بنسخة من هذا العنصر، وستكون هذه النسخة مرئية لمستخدمين آخرين في مؤسستك ممن لديهم أذونات مناسبة. وعندما تُلغي تعقب أحد العناصر، فستُحذف هذه النسخة تلقائيًا من خدمة Dynamics 365 (online) فقط إذا كنت مالكًا لهذا العنصر.

إذا كنت تستخدم Microsoft Dynamics 365 for Outlook، فإنه يتم إنشاء وتخزين نسخة من البيانات التي تعمل عليها على الكمبيوتر المحلي لديك أثناء عدم اتصالك بالإنترنت.‬ يتم نقل البيانات من Dynamics 365 (online) إلى الكمبيوتر الخاص بك باستخدام اتصال آمن، ويتم إبقاء رابط بين النسخة المحلية وDynamics 365 Online. عندما تسجل الدخول في المرة التالية إلى Dynamics 365 (online)، ستتم مزامنة البيانات المحلية مع Dynamics 365 (online).

يحدد المسؤول ما إذا كان مستخدمو المؤسسة مسموحًا لهم بالعمل على Microsoft Dynamics 365 for Outlook دون اتصال باستخدام أدوار أمان.

يمكن للمستخدمين والمسؤولين تكوين الكيانات التي يتم تنزيلها عبر "المزامنة دون اتصال" باستخدام إعداد عوامل تصفية المزامنة في مربع الحوار الخيارات. وكبديل لذلك، يستطيع المسؤولون والمستخدمون تكوين الحقول التي يتم تنزيلها (وتحميلها) باستخدام الخيارات المتقدم في مربع الحوار عوامل تصفية المزامنة.

في حالة استخدامك لـ Dynamics 365 (online)، وعند استخدام المزامنة لميزة Outlook، فإنه يتم "تصدير" بيانات Dynamics 365 التي تقوم بمزامنتها إلى Outlook. يتم الاحتفاظ بارتباط بين المعلومات الموجودة في Outlook والمعلومات الموجودة في Dynamics 365 (online) لضمان بقاء سير المعلومات بينهما. تقوم مزامنة Outlook فقط بتنزيل معرفات سجلات Dynamics 365 ذات الصلة والمراد استخدامها عندما يحاول مستخدم التعقب والتعيين بخصوص أحد عناصر Outlook. لا يتم تخزين بيانات الشركة على الجهاز.

يمكن للمسؤول تحديد ما إذا كان مستخدمو مؤسستك مسموحًا لهم بمزامنة بيانات Dynamics 365 مع Outlook عن طريق تغيير أدوار أمان المستخدمين.