إنشاء رسالة بريد إلكتروني وإرسالها

عندما تقوم مؤسستك بتشغيل مشاركة البريد الإلكتروني، يتوفر المزيد من الخيارات، مثل المتابعة أو إلغاء المتابعة، عند إنشاء بريد إلكتروني.

متطلبات الترخيص والأدوار

نوع المتطلب	يجب أن يتوفر لديك
الترخيص	Dynamics 365 Sales Premium أو Dynamics 365 Sales Enterprise
أدوار الأمان	أي دور مبيعات رئيسي مثل البائع أو مدير المبيعات

إنشاء رسالة

تنطبق ميزات مشاركة البريد الإلكتروني على كل بريد إلكتروني ترسله من خلال Dynamics 365 Sales. عند إرسال بريد إلكتروني، فإنه يضيف نشاط بريد إلكتروني إلى السجل الذي تبحث عنه، ويتم تعيين هذا السجل كقيمة بخصوص للرسالة. تقوم ميزة مشاركة البريد الإلكتروني أيضًا بجمع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتحدد مكان عرض البريد الإلكتروني استنادًا إلى المستلمين (العناوين إلى ومن والنسخ إلى).

‏‫ملاحظة

• لا يمكن تتبع رسائل البريد الإلكتروني إذا اختار المستلم حظرها. مزيد من المعلومات: حظر الرسائل المتبوعة.
• لا يتم دعم مشاركة البريد الإلكتروني عند إرسال بريد إلكتروني مجمع.

توضح وسيلة الإيضاح التالية الخيارات المختلفة المتوفرة:

1. المرفق: قائمة بالملفات المرفقة ببريدك الإلكتروني مع عناصر التحكم لإضافة المرفقات وإزالتها وتعديلها.

2. متابعة/عدم المتابعة: تشغيل المتابعة لتعقب تفاعلات عميلك مع الرسالة أو إيقاف تشغيلها لإيقاف التعقب. تظهر عناصر التحكم والارتباطات الأخرى حسب الحاجة، كما في الحالات التي لا يسمح فيها المستلم بالمتابعة.

3. إرسال لاحقًا: تعيين وقت تسليم رسالتك إذا لم تكن ترغب في إرسالها على الفور. قد تظهر أوقات التسليم الموصى بها هنا، حسب المنطقة الزمنية للمستلم.

4. تعيين تذكير: تعيين تذكير للمتابعة وقت معين. على سبيل المثال، قد ترغب في الحصول على تنبيه إذا لم تُفتح الرسالة لمدة ثلاثة أيام.

5. إدراج قالب: إدراج نص قياسي يمكنك مراجعته حسب الحاجة. يمكن أن يكون لدى مؤسستك قوالب متعددة بناءً على متطلبات العمل، مثل متابعة الاجتماع أو المقدمة. تشير مشاركة البريد الإلكتروني إلى قالب يستند إلى الأداء السابق.

لإنشاء رسالة إلكترونية وإرسالها:

1. افتح السجل الذي ترغب في إضافة النشاط إليه (عادة جهة اتصال أو فرص أو عميل متوقع أو حساب).

2. في قسم المخطط الزمني، حدد + (إنشاء سجل مخطط زمني) >البريد الإلكتروني.

3. حدد مستلمًا وأدخل موضوع الرسالة.

4. أدخل نص رسالتك، أو أدرج قالب بريد إلكتروني.

5. حدد إرسال، أو حدد حفظ لحفظ الرسالة كمسودة واستكمالها في وقت لاحق.

تلميح

لإضافة ارتباط إلى رسالتك، حدد النص الذي تريد إضافة الارتباط له، واضغط على Ctrl+K، واكتب عنوان الارتباط أو الصقه.

استخدام قالب بريد إلكتروني

إن قوالب البريد الإلكتروني عبارة عن رسائل قياسية تقوم بإرسالها في أغلب الأحيان، مثل المقدمات ورسائل التأكيد ورسائل الشكر والتذكيرات. ويمكن أن تتضمن قيمًا ديناميكية تتم تعبئتها تلقائيًا، مثل اسم المستلم أو رقم الأمر. وتوفر لك بداية سريعة عندما تعمل على كتابة رسائل شائعة.

تقوم ميزة مشاركة البريد الإلكتروني بتحليل أداء كافة الرسائل التي أرسلها فريق المبيعات من Dynamics 365 Sales وتعرّف القوالب الأكثر نجاحًا. وهي تعرض كافة القوالب المتوفرة، ولكنها تسلط الضوء على تلك التي تبيّن أنها أدت إلى توليد أكثر عمليات فتح وردود أو مبيعات.

1. إنشاء رسالة.

2. على شريط الأوامر، حدد إدراج قالب.

3. في نافذة قوالب البريد الإلكتروني، حدد اللغة إذا لزم الأمر، ثم ابحث عن قالب وحدده.

1. حدد تطبيق القالب.

2. قم بتخصيص محتوى القالب حسب الحاجة.

3. حدد إرسال، أو حدد حفظ لحفظ الرسالة كمسودة واستكمالها في وقت لاحق.

متابعة رسالة أو إيقاف متابعتها

عندما تتابع رسالة بريد إلكتروني، بإمكان ميزة مشاركة البريد الإلكتروني إعلامك بقيام المستلم بفتح الرسالة أو الرد على عليها أو فتح مرفق أو تحديد ارتباط فيها.

يتضمن قسم مشاركة‏‎ البريد الإلكتروني المؤشرات وعناصر التحكم التالية:

• : يشير إلى أنك تتابع البريد الإلكتروني الحالي، بما في ذلك أي ارتباطات يتضمنها، ويمكنك متابعة أي ملفات ترفقها. حدد عدم المتابعة للتوقف عن تعقب الرسالة.

  هذه الحالة هي الحالة الافتراضية لجميع الرسائل الجديدة عندما قامت مؤسستك بتشغيل ميزة مشاركة البريد الإلكتروني وسمح جميع المستلمين بالمتابعة.

• : يشير إلى أنك لا تتابع البريد الإلكتروني الحالي، بما في ذلك أي ارتباطات يتضمنها، ويمكنك متابعة أي ملفات ترفقها. لا يمكنك متابعة أي مرفق أيضًا. حدد متابعة لتشغيل المتابعة إذا سمح المستلمون بذلك.

• : الإشارة إلى أن مستلمًا أو أكثر قام بتعيين المتابعة إلى عدم السماح. لا يمكنك متابعة هذه الرسالة إلا إذا قمت بإزالة المستلمين الذين لا يسمحون للمتابعة أو تغيير إعدادهم.

  • حدد تفضيلات العرض لعرض أسماء المستلمين والتفضيلات التالية في نافذة جديدة. حدد اسمًا لفتح سجل المستلم.
  • إذا قمت بإزالة مستلمين لا يريدون أن تتم متابعتهم أو قمت بتغيير إعدادهم إلى السماح بالمتابعة، فحدد إعادة محاولة المتابعة‬ للمحاولة مرة أخرى.
  • حدد عدم المتابعة للتوقف عن محاولة متابعة هذه الرسالة.

بعد مرور 15 دقيقة تقريبًا على فتح الرسالة الخاضعة للمتابعة، ينشئ النظام بطاقة إجراء في المساعد. تتضمن البطاقة ارتباطات إلى الرسالة والسجلات ذات الصلة وأزرار الإجراءات لإنشاء نشاط اتصال أو تأجيل‬ التنبيه أو استبعاده. اعرف المزيد حول اتصالات العملاء الموجهة مع المساعد.

إضافة مرفقات خاضعة للمتابعة

عند متابعة مرفق، بإمكان ميزة مشاركة البريد الإلكتروني أن تعلمك بقيام المستلم يفتحه. لمتابعة المرفقات، يجب أن يكون OneDrive for Business متوفرًا في Dynamics 365، ويجب على مؤسستك تشغيل إدارة المستندات للبريد الإلكتروني. اسأل المسؤول ما إذا كان خيار المرفقات الخاضعة للمتابعة غير متوفر لك.

لا يمكنك إضافة المرفقات الخاضعة للمتابعة إذا لم يسمح مستلمو الرسالة باتباعها. يمكنك مع ذلك إضافة مرفقات غير خاضعة للمتابعة. يمكنك أيضًا مزج مرفقات خاضعة للمتابعة وغير خاضعة للمتابعة في أي رسالة تتابعها.

1. إنشاء رسالة.

2. تشغيل متابعة الرسالة.

3. حدد حفظ على شريط الأدوات لحفظ الرسالة وتحويل ميزة المرفق.

4. في قسم المرفق، حدد مرفق جديد.

5. حدد اختيار ملف، ثم حدد موقع الملف وحدده.

6. حدد إرفاق لتحميل الملف.

   قد يستغرق تحميل الملف عدة ثوان، تبعاً لحجمه.

7. حدد متابعة لتعقب المرفق، أو حدد عدم المتابعة لإيقاف متابعته.

8. حدد إغلاق لإغلاق نافذة المرفق.

9. حدد إرسال، أو حدد حفظ لحفظ الرسالة كمسودة واستكمالها في وقت لاحق.

اختيار وقت التسليم الأكثر فعالية

قد تتلقى رسائلك الإلكتروني قدرًا من الاهتمام أكثر أو أقل بحسب وصولها إلى علب الوارد الخاصة بالمستلمين. على سبيل المثال، يبدأ عدد كبير من الأشخاص يومهم بعلبة وارد ممتلئة، حيث تتنافس الرسائل التي تصل خلال الليل مع بعضها البعض للحصول على الاهتمام اللازم وقد تؤجل قراءتها أو حتى تتعرض للنسيان. قد تتم ملاحظة رسائل البريد الإلكتروني التي تصل في وقت لاحق من اليوم ويتم التعامل معها على الفور. باستخدام ميزة مشاركة البريد الإلكتروني، يمكنك إنشاء رسائلك الإلكترونية عندما يكون الوقت ملائمًا لك، ولكن دع Dynamics 365 Sales يقوم بتسليمها عندما يكون وقت تسليمها الأفضل لدى للمستلمين.

ينصح النظام أحيانًا بوقت التسليم بالاستناد إلى إلى المنطقة الزمنية للمستلم. فهو يفترض يوم عمل قياسي من الساعة الثامنة صباحًا إلى الساعة الخامسة مساء، من الاثنين إلى الجمعة، ويشير إلى أقرب ساعة عمل تالية إذا كنت تعمل حاليًا خارج هذا نطاق يوم عمل المستلم. إذا كان هناك أكثر من مستلم واحد للرسالة أو إذا لم يتم توفير عنوان، فلا يقدم النظام أي توصية.

يجب على مؤسستك تشغيل خرائط Bing، كما يجب أن يكون للمستلم عنوان فعلي فيي Sales كي تقوم ميزة البريد الإلكتروني بتحديد المنطقة الزمنية.

إذا لم يتم تقديم أي نصيحة، أو إذا كنت تفضل استخدام منطقك الخاص، فيمكنك تحديد وقت تسليم تختاره.

تتوفر ميزة وقت التسليم لكل من الرسائل الخاضعة للمتابعة والرسائل غير الخاضعة للمتابعة.

1. إنشاء رسالة.

2. عندما تكون جاهزًا لإرسال الرسالة، ابحث ضمن إرسال لاحقًا في قسم مشاركة البريد الإلكتروني.

   إذا كان بإمكان النظام التوصية وقت التسليم، فيظهر وقت تسليم هنا. وإذا لم يظهر وقت التسليم، فيمكنك تأجيل التسليم على أية حال.

3. حدد إرسال لاحقًا.

إذا قام النظام بالتوصية بوقت أو تاريخ، فستتم تعبئة هذه المعلومات نيابة عنك. بخلاف ذلك، يكون التاريخ فارغًا. وفي الحالتين، يستخدم وقتك المحلي وليس وقت المستلم.

1. استخدم عنصر التحكم تعيين كـ لتعيين تاريخ ووقت التسليم المفضلين لديك.

2. حدد موافق لحفظ إعدادك وإغلاق النافذة.

   يتغير لون مؤشر إرسال لاحقًا إلى اللون الأخضر. حدد تغيير الجدول أو إزالة التأخير إذا كنت تحتاج إلى تغيير التأخير‬ أو إرسال الرسالة فورًا. يمكنك تغيير التسليم المجدول في أي وقت قبل إرسال الرسالة.

   

3. حدد إرسال، أو حدد حفظ لحفظ الرسالة كمسودة واستكمالها في وقت لاحق.

تظهر الرسائل المجدولة على أنها كذلك في قائمة الأنشطة للسجل بخصوص. حتى يحين الوقت المجدول، يمكنك حذف الرسالة أو إعادة جدولتها من هناك. يمكنك أيضًا تحرير تاريخ أو وقت التذكير بالمتابعة. لا يمكنك تغيير أي إعدادات أخرى بعد تحديد إرسال.

تعيين رسالة تذكير بالمتابعة

إذا أردت التأكد من عدم نسيان متابعة بريد إلكتروني هام، فعليك تعيين تذكير. هذه الميزة متاحة فقط للبريد الإلكتروني المرسل.

1. إنشاء رسالة.

2. عندما تكون جاهزًا لتعيين التذكير، حدد تعيين التذكير في قسم مشاركة البريد الإلكتروني.

   تفتح نافذة تعيين التذكير.

   

3. في مربع العنوان، أدخل النص الذي ترغب في رؤيته عند تشغيل التذكير.

4. في قائمة الشرط، حدد الشرط الذي يؤدي إلى تشغيل التذكير:

   • إذا لم أستلم ردًا بحلول: لتشغيل التذكير إذا لم تستلم أي رد بحلول التاريخ المحدد في تذكير بحلول. متاح فقط للرسائل الخاضعة للمتابعة.

   • إذا لم يتم فتح البريد الإلكتروني بحلول: لتشغيل التذكير إذا لم يتم فتح الرسالة بحلول‬ تاريخ المحدد في تذكير بحلول. متاح فقط للرسائل الخاضعة للمتابعة.

   • ذكرني بأي طريقة في‬: لتشغيل التذكير في الوقت والتاريخ المحددين، في كل الأحوال

5. في المربع تذكير بحلول، حدد التاريخ والوقت لإظهار التذكير في حال تمت تلبية الشرط.

6. حدد موافق لحفظ إعداداتك وإغلاق النافذة.

   يتحول لون مؤشر تذكير بحلول إلى اللون الأزرق ويظهر ملخص قصير لإعدادات التذكير. بعد مرور وقت التذكير، يتم تحديث الملخص للإشارة إلى ذلك. حدد تغيير التذكير أو إزالة التذكير إذا كنت تحتاج إلى تغيير التذكير أو إزالته.

   

7. حدد إرسال، أو حدد حفظ لحفظ الرسالة كمسودة واستكمالها في وقت لاحق.

عند تشغيل التذكير، ينشئ النظام بطاقة إجراء في المساعد. يتم إعطاء البطاقة الأولوية العليا، لذا يجب أن تشاهدها على الفور. تتضمن البطاقة ارتباطات إلى الرسالة والسجلات ذات الصلة وأزرار الإجراءات لتأجيل‬ التنبيه أو استبعاده. تعرف على المزيد حول بطاقة التذكير عبر البريد الإلكتروني.

هل يتعذر عليك العثور على الخيارات في تطبيقك؟

هناك ثلاثة احتمالات:

• ليس لديك الترخيص أو الدور اللازم. تحقق من قسم متطلبات الترخيص والدور في أعلى هذه الصفحة.
• لم يقم المسؤول بتمكين الميزة.
• تستخدم مؤسستك تطبيقًا مخصصًا. راجع المسؤول للاطلاع على الخطوات الدقيقة. تتعلق الخطوات التي ورد وصفها في هذا المقال بتطبيقي مركز المبيعات وSales Professional الجاهزين للاستخدام.

المعلومات المرتبطة

تشغيل مشاركة البريد الإلكتروني
عرض تفاعلات الرسائل باستخدام مشاركة البريد الإلكتروني
تكوين تفضيلات الخصوصية
إنشاء قوالب للبريد الإلكتروني