Експортиране на записи на продажби в PDF

Споделяйте записи за продажби с клиентите си в професионален PDF формат само за четене, създаден с помощта на вашите стандартни шаблони на Word.

Изисквания за лиценз и роля

Тип изискване	Трябва да имате
Лиценз	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise или Dynamics 365 Sales Professional Повече информация: Ценообразуване на Dynamics 365 Sales
Роли за защита	Всяка основна роля в продажбите, като например продавач или мениджър продажби Повече информация: Основни роли за продажби

Предварителни изисквания

Вашият администратор трябва:

• Разрешаване на генериране на PDF от записи за продажби.
• Уверете се, че шаблоните на Word са налични за обектите, за които искате да генерирате PDF файлове. Готовите шаблони са налични за обектите "Акаунт", "Възможност", "Поръчка", "Оферта" и "Фактура". За да разреши генерирането на PDF за други обекти, вашият администратор трябва да създаде нови шаблони на Word.

Експортиране в PDF

Използвайте възможността за създаване на PDF файлове, за да създавате и споделяте само с четене професионални PDF файлове за записи на Dynamics 365 с вашите клиенти. PDF файлът се генерира чрез използване на стандартен шаблон на Word от вашата организация. Можете да създавате PDF файлове със записи от следните обекти: Акаунт, Контакт, Потенциален клиент, Възможност, Поръчка, Оферта, Фактура както в уеб, така и в мобилни приложения.

Важно

Създаването на PDF на персонализираните записи на обект се поддържа само в уеб приложението.

1. Отворете записа, който искате да експортирате като PDF. Например, ако искате да създадете PDF файл за оферта, отворете записа на оферта.

2. В командната лента изберете Експортиране в PDF.

   Бележка

   Ако не виждате опцията Експортиране в PDF , свържете се с вашия администратор, за да разрешите генерирането на PDF файл за обекта.

   Появява се диалоговият прозорец Експортиране в PDF .

   

   Показва се визуализация въз основа на избрания шаблон и името на PDF файла се попълва. Ако искате да използвате шаблон, различен от избрания, потърсете го и го изберете в полето Избор на шаблон за генериране на PDF документ . След като изберете шаблона, визуализацията ще бъде обновена.

   Важно

   • Ако за обекта има няколко шаблона на Word, по подразбиране е избран първият шаблон в списъка.
   • Ако настройката за преглед или изтегляне на PDF файл автоматично е деактивирана в настройките на вашия браузър, функцията за визуализация няма да работи.

3. В полето Запиши като променете името на PDF файла, ако желаете.

4. Изпълнете едно от следните действия:

   1. За да изтеглите PDF файла на компютъра, изберете Изтегляне.

   2. За да изпратите PDF файла на клиента си по имейл, изберете Имейл.

      Имейл формулярът се отваря с автоматично попълнени важни полета.

      

      Бележка

      Полето "Относно " се попълва със записа, от който е задействан имейлът. Флагът Изпращане на имейл в основния обект трябва да бъде разрешен в областта Персонализиране , за да се попълни полето Относно . За повече информация относно този флаг вижте Опции за обект, които могат да бъдат разрешени само.

   3. Изберете Запиши в SharePoint или Запиши в динамика.

   • Използвайте Запиши към SharePoint , за да запишете PDF файла в сайт SharePoint . Този бутон е наличен само когато SharePoint интеграцията е разрешена за вашата организация и квадратчето за отметка Управление на документи е поставено за отметка на страницата на обекта в областта Персонализиране . Ако не виждате бутона, се свържете със системния си администратор.
   • Ако SharePoint интеграцията не е разрешена, ще видите бутона Запиши в Dynamics . Тази команда запазва PDF файла като бележка към основния запис. Бутонът Запиши в Dynamics е наличен, ако бележките са разрешени за основния обект. Ако не виждате бутона, се свържете със системния си администратор.

Експортиране в PDF от мобилното приложение Dynamics 365 за телефони

Ако използвате Dynamics 365 за телефони на мобилно устройство, възможността за генериране на PDF файлове е ограничена до следните обекти: Акаунт, Контакт, Водещ, Възможност, Поръчка, Предложение и фактура.

1. Отворете записа, който искате да експортирате като PDF. Например, ако искате да създадете PDF файл за оферта, отворете записа на оферта.

2. В командната лента изберете Създаване на PDF и след това изберете шаблона, който искате да използвате за създаване на PDF файла.

   

3. В диалоговия прозорец, който се показва, запазете или изтеглете PDF файла.

   • Ако изберете Запиши, PDF файлът се съхранява в сайта по подразбиране SharePoint , ако SharePoint е конфигуриран и разрешен за основния обект. Ако SharePoint не е конфигуриран, PDF файлът се запазва като прикачен файл към основния запис на обекта в Dynamics 365 Sales.

   • Ако изберете Изтегляне, PDF файлът се изтегля на вашето локално устройство. След като бъде изтеглен, можете да добавите този файл в бележка, да го изпратите като прикачен файл в имейл или да го качите в SharePoint.

Изпращане на PDF файл по имейл от мобилното приложение Dynamics 365 за телефони

Можете също да генерирате PDF файл и директно да го изпратите по имейл на клиент.

1. Отворете записа, който искате да експортирате като PDF.

2. В командната лента изберете Имейл като PDF и след това изберете шаблон на документ.

   

   Имейл формулярът се отваря с автоматично попълнени важни полета.

3. Проверете или променете всички подробности в имейл формуляра, ако е необходимо, след което изберете Изпращане.

Важно

Времето, необходимо за генериране на PDF файл и изтегляне или изпращане на електронна поща, зависи от размера на файла. Ще видите оптимална производителност, когато размерът на файла е по-малък от 2 МБ. По-големите файлове могат да изискват значително повече време за реакция.

ЧЗВ

Въпрос: Какво се случва, ако повече от едно SharePoint местоположение на документа е свързано със запис?
Отговор: Независимо от броя на местоположенията SharePoint на документа, които съществуват за запис, генерираният PDF файл винаги се записва на местоположението по подразбиране: [<record_name>_<record_id>].

Въпрос: Мога ли да посоча различно име за PDF файла, преди да го генерирам?
Отговор: Да. Можете да посочите различно име на файл, ако не използвате Dynamics 365 за телефони на мобилно устройство.

Въпрос: Мога ли да избера да запазя PDF файла в приложението Sales като бележки или към SharePoint?
Отговор: Не. Ако SharePoint е разрешен за обекта, за който генерирате PDF файл, PDF файлът ще бъде записан в местоположение по подразбиране на SharePoint.

Въпрос: Достъпна ли е възможността за генериране на PDF за всички обекти?
Отговор Не. Възможността за генериране на PDF файлове е налична само за седем готови обекта: Акаунт, Контакт, Потенциален клиент, Възможност, Оферта, Поръчка и Фактура. С освобождаването на вълна 2 за 2020, способността за създаване на PDF е подобрена, за да поддържа потребителски обекти.

Въпрос: Генерираният PDF файл поддържа ли персонализирани шрифтове?
Отговор: Шрифтовете в генерирания файл са ограничени до шрифтовете, инсталирани на сървъра, който генерира PDF файловете. Ето списък на поддържаните шрифтове:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Не можете да намерите опциите в приложението си?

Има три възможности:

• Нямате необходимия лиценз или роля. Проверете раздела Изисквания за лиценз и роля в горната част на тази страница.
• Вашият администратор не е включил функцията.
• Вашата организация използва персонализирано приложение. Консултирайте се с администратора си за точните стъпки. Стъпките, описани в тази статия, са специфични за предварително подготвените приложения „Център за продажби“ или „Sales Professional“.

Свързана информация

Разрешаване или забраняване на генериране на PDF от записи за продажби