Струва ли си да се автоматизира този процес?

Сега е време да обмислим усилията, които ще бъдат необходими за изграждането на решението и да решим дали е оправдано. Това включва претегляне на бизнес стойността спрямо разходите за автоматизиране на процеса. Бизнес стойността е постоянната полза, която бизнесът получава от проекта.

Цената да не правиш нищо

За да разберете дали си струва да автоматизирате процеса, първо трябва да разберете цената на нерешаването на проблема.

Като част от определянето на бизнес стойността, която се надявате да постигнете от решението Microsoft Power Platform, трябва да разберете по-добре какво струва на вашата организация да реши проблема по сегашния начин. С други думи, измервайте разходите за нищо.

За да изчислите текущите разходи, идентифицирайте времето, прекарано в текущия процес и умножете по разходите на хората, които го изпълняват. Можете да измерите годишната цена, като определите разходите за изпълнение на процеса един до друг веднъж, след което умножете по броя пъти, през които извършите процеса за една година. Добавете и други разходи, като лицензи за софтуер, хартия, пощенски разходи и т.н.

Пример: Цената на процеса на текущите разходи

Първото нещо, което трябва да разберем, е какво струва на организацията да продължи ръчно да отчита процеса на отчитане на разходите? Ето какво открихме, когато разговаряхме с колегите си:

• Установихме, че им отнема около час всяка седмица, за да съберат всичките си постъпления и да попълнят отчета за ръчните разходи. Абхай посочи, че има около 140 отчета за разходите седмично. Също така научихме, че напълно натоварените разходи за всеки член на екипа са приблизително $90/час.

  (140 отчета за разходи × 1 час/седмица) × $90 = $12,600/седмица

  52 седмици × $12,600 = $655,200 година

• Ник не преглежда или одобрява отчетите за разходите; всичко това се пада на Абхай и екипа, който трябва да завърши. Тъй като Ник не следи редовно разходите на екипа, се пропуска важна възможност за проверка на разходите, наблюдение за измами и оптимизиране на навиците за харчене на екипа.

• Абхай сподели с нас, че екипът прекарва приблизително 15 минути на отчет за разходите, получава средно 140 доклада седмично и изпраща обратно 25 процента от тях поради липсваща информация.

  Първоначален преглед: 140 отчета за разходите × 15-минутен преглед = 35 часа

  Първоначален преглед: 35 часа × $90 = $3,150 на седмица = $163,800/година

  Преглед на преработката: 35 отчета за разходите × 15-минутен преглед = 8.75 часа

  Преглед на преработката: 8.75 часа × $90/час = $787.50/седмица = $40,950/година

  Обща седмична цена: $3,937.50

  Общи годишни разходи: $204,750

• След като отчетът за разходите се провери за точен, са необходими приблизително 7 минути на отчет за разходите, за да се търсят кодовете на главната книга за всяка категория разходи и да се запишат във всеки ред на разходите в отчета.

  140 отчета за разходите × 7 минути кодиране = 16.5 часа/седмица = $1,485/седмица = $77,220/година

• Отнема около 10 минути на отчет за разходите, за да се създаде платежен дневник във финансовата система, който да обработи плащането и да се появи във финансовия отчет за Шарлът.

  140 отчета за разходи × 10 минути = 23.8 часа/седмица = $2,142/седмица = $111,384/година

• Шарлот би искала да преглежда бюджета всяка седмица, но не може да получи доклада до четвъртък, след като Абхай завърши прегледа и получи обратно докладите, в които липсваше информация. (Въпреки че това не е парична цена, това оказва влияние върху бизнеса.)

Целият процес струва на компанията:

$655,200 + $204,750 + $77,220 + $111,384 = $1,048,554

Следваща стъпка: Определяне на бизнес стойността