Струва ли си да се автоматизира този процес?
Сега е време да обмислим усилията, които ще бъдат необходими за изграждането на решението и да решим дали е оправдано. Това включва претегляне на бизнес стойността спрямо разходите за автоматизиране на процеса. Бизнес стойността е текущата полза, която бизнесът получава от проекта.
Цената да не правиш нищо
За да разберете дали си струва да автоматизирате процеса, първо трябва да разберете цената на не разрешаване на проблема.
Като част от определянето на бизнес стойността, която се надявате да постигнете от решението Microsoft Power Platform, трябва да разберете по-добре какво струва на вашата организация да реши проблема по сегашния начин. С други думи, измервайте разходите за нищо.
За да изчислите текущите разходи, идентифицирайте времето, прекарано в текущия процес и умножете по разходите на хората, които го изпълняват. Можете да измерите годишната цена, като определите разходите за изпълнение на процеса един до друг веднъж, след което умножете по броя пъти, през които извършите процеса за една година. Добавете и други разходи, като лицензи за софтуер, хартия, пощенски разходи и т.н.
Пример: Цената на процеса на текущите разходи
Първото нещо, което трябва да разберем, е какво струва на организацията да продължи ръчно да отчита процеса на отчитане на разходите? Ето какво открихме, когато разговаряхме с колегите си:
Установихме, че им отнема около час всяка седмица, за да съберат всичките си постъпления и да попълнят отчета за ръчните разходи. Абхай посочи, че има около 140 отчета за разходите седмично. Научихме също, че напълно заредената цена на всеки член на екипа е приблизително $ 90 / час.
(140 отчета за разходите × 1 час / седмица) × $ 90 = $ 12 600 / седмица
52 седмици × $ 12 600 = $ 655 200 годишно
Ник не преглежда или одобрява отчетите за разходите; Всичко това се пада на Абхай и на отбора, който трябва да завърши. Тъй като Ник не следи редовно разходите на екипа, се пропуска важна възможност за проверка на разходите, следене за измами и оптимизиране на навиците за харчене на екипа.
Abhay сподели с нас, че екипът прекарва около 15 минути на отчет за разходите, получава средно 140 доклада седмично и изпраща обратно 25 % от тях поради липсваща информация.
Първоначален преглед: 140 отчета за разходите × 15-минутен преглед = 35 часа
Първоначален преглед: 35 часа × $ 90 = $ 3150 седмично = $ 163 800 / година
Преглед на разработка: 35 отчета за разходите × 15-минутен преглед = 8,75 часа
Преглед на преработката: 8,75 часа × $ 90 / час = $ 787.50 / седмица = $ 40 950 / година
Обща седмична цена: $ 3937,50
Общ годишен разход: $ 204 750
След като отчетът за разходите се провери за точен, са необходими приблизително 7 минути на отчет за разходите, за да се търсят кодовете на главната книга за всяка категория разходи и да се запишат във всеки ред на разходите в отчета.
140 отчета за разходите × 7 минути кодиране = 16,5 часа / седмица = $ 1485 / седмица = $ 77 220 / година
Отнема около 10 минути на отчет за разходите, за да се създаде платежен дневник във финансовата система, който да обработи плащането и да се появи във финансовия отчет за Шарлът.
140 отчета за разходите × 10 минути кодиране = 23,8 часа / седмица = $2142/седмица = $ 111 384/година
Шарлот би искала да преглежда бюджета всяка седмица, но не е в състояние да получи доклада до четвъртък, след като Абхай е завършил прегледа и е получил обратно докладите, които са имали липсваща информация. (Въпреки че това не е парична цена, това оказва влияние върху бизнеса.)
Целият процес струва на компанията:
$ 655 200 + $ 204 750 + $ 77 220 + $ 111 384 = $ 1 048 554
Бележка
Можете ли да ни споделите повече за езиковите си предпочитания за документацията? Попълнете кратко проучване. (имайте предвид, че това проучване е на английски език)
Проучването ще отнеме около седем минути. Не се събират лични данни (декларация за поверителност).