Определяне на бизнес стойността на решаването на проблема

Стойността на бизнеса попада в една от четирите категории, които лесно се запомнят като REVO:

• Приход: Това решение носи приходи, които в противен случай не биха могли да бъдат реализирани чрез нов бизнес или услуга, която не е била предлагана преди.

• Ефективност: Ефективността е ефективно спестяване на разходи. Това решение позволява на участниците, които изпълняват процеса, да го правят по-бързо.

• Обем: Избягването на разходите се постига, като се даде възможност на настоящите потребители да обработват повече транзакции, от своя страна избягвайки разходите за допълнителни ресурси.

• Друго: Решението помага на организацията да спазва изискванията си „трябва да направи“, което може да доведе до избягване на финансови санкции.

След като категорията е дефинирана, трябва да определим стойността, която ще постигнем:

• Приход

  • Определете какво ще бъде таксувано за услугата

  • Определете колко клиенти ще купят услугата или продукта

  • Определете времевия хоризонт за измерване (месечно, тримесечно, годишно)

  • Приход = (цена × клиенти) за времевия хоризонт

• Ефективност

  • Определете броя на хората, които вършат работата днес

  • Определете размера на прякото време, необходимо за извършване на работата днес ("старо време")

  • Определете броя на хората, които ще свършат работата след изграждането на решението Microsoft Power Platform

  • Определете количеството пряко време, необходимо за използване на новото решение („ново време“)

  • Спестяване на време = старо време – ново време (За да преобразувате това в долари, умножете икономията на време с напълно заредената цена на хората за единицата време, в която измервате (например часове).)

• Том

  • Определете обема на транзакциите, които един човек може да обработи за определена единица време („транзакции на лице“)

  • Определете обема на транзакциите, които новото решение ще може да обработва през това време ("нови транзакции на лице")

  • Определете обема на транзакциите, които трябва да бъдат обработени през това време ("обем")

  • Избягване на разходите = (обем ÷ транзакции на човек) – (обем ÷ нови транзакции на човек)
    Това изчислява броя на хората, които не трябва да обработват транзакции, за да постигнат обема, обработен от решението.

• Друго

  • Определете санкцията, която може да бъде избегната, като разполагате с информацията, заснета и налична в решението

Ако бизнес стойността, която ще получите чрез автоматизиране на процеса, не се сравнява благоприятно с цената да не правиш нищо, трябва да се запитате дали това е правилният бизнес проблем, върху който да се съсредоточите.

Ако обаче стойността на бизнеса, която получавате чрез решаването на бизнес проблема, е по-голяма от разходите за нищо – плюс времето за разработка и месечните разходи за всеки лиценз за софтуер, има смисъл да се автоматизира процеса.

Пример: Стойната стойност на автоматизирането на разходния процес

В случая с нашето примерно приложение основната категория стойност на бизнеса е ефективността. Новото приложение ще намали времето, необходимо за обработка на един и същ брой отчети за разходите всяка седмица, месец и година. Прегледахме новия процес и какво бихме искали приложението да постигне с бъдещите си потребители. Попитахме ги колко време очакват да спестят с новия процес и дали могат да вграждат някои от правилата в приложението за отчет за разходите.

• Все още ще имаме 140 отчета за разходите всяка седмица; това не се е променило. Въпреки това, когато разговаряхме с хората, изпращащи доклади, установихме, че ще можем да намалим времето, прекарано до 20 минути, като могат да въвеждат информация веднага и да правят снимки на разписки, когато се изисква получаване. Напълно заредената цена също остава същата.

  (140 отчета за разходите седмично × 20 минути) × $90 / час = $4158 седмично = $216 216 годишно

• Ник ще прегледа отчетите за разходите на екипа (около 100 търговци) и ще прецени, че ще отнеме около 5 минути, за да прегледа всеки отчет за разходите. Прегледът на Ник е ограничен до вида на разходите, които се представят, като признава, че необходимостта от разписки— и необходимостта от включване на имената на гостите при хранене и разпределяне на хотелските разходи в съответните категории— ще бъдат контролирани от приложението.

  (100 отчета за разходите седмично × 5 минути) × $90 / час = $750 седмично = $39 000 годишно

• Други мениджъри ще преглеждат и одобряват отчетите за разходите от своите отдели напред, така че останалите 40 отчета за разходите ще струват $15 600 годишно.

• Работата за Abhay и техния екип сега е пренасочена към проверка на място доклади. Не трябва да правят никакви преработки; Всъщност екипът на Abhay може да бъде възложен на други дейности поради намаляването на усилията, необходими за преглед на отчетите за разходите.

• Оптимизирахме процеса, за да свържем правилния счетоводен код на главната книга към всяка от категориите разходи. Сега Abhay и техният екип могат да извлекат данните, за да създадат дневника за плащания, намалявайки 40,3 (16,5 за кодиране + 23,8 за публикуване) часа седмично до няколко минути, спестявайки $ 188 604 ($ 77 220 за кодиране и $ 111 384 за публикуване) годишно. Abhay може да бъде в състояние да възложи на някои от екипа си с друга, по-важна, работа в техния отдел.

• С новия процес Abhay и техният екип могат да обмислят публикуването на отчетите за разходите всеки ден, което ще предостави на Шарлот актуализиран изглед на бюджета всеки ден. Това също така ще позволи на Шарлот да реагира по-бързо с наближаването на бюджетните ограничения.

• Новата цена на компанията, използваща автоматизираното приложение, е приблизително:

  $216 216 + $39 000 + $15 600 = $270 816 годишно

  Запазване на компанията грубо $777 738 всяка година

Следваща стъпка: Измерване на успеха

Бележка

Можете ли да ни споделите повече за езиковите си предпочитания за документацията? Попълнете кратко проучване. (имайте предвид, че това проучване е на английски език)

Проучването ще отнеме около седем минути. Не се събират лични данни (декларация за поверителност).