Създаване и тестване на работен поток за одобрение с Power Automate

С Power Automate можете да управлявате одобрението на документи или процеси в няколко услуги, включително SharePoint Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business Zendesk или WordPress.

За да създадете работен поток за одобрение, добавете Одобрения - Старт и изчакайте действие за одобрение към всеки поток. След като добавите това действие, вашият поток може да управлява одобрението на документи или процеси. Например можете да създадете потоци за одобрение на документи, които одобряват фактури, работни поръчки или оферти за продажба. Можете също така да създадете потоци за одобрение на процеси, които одобряват заявки за ваканция, извънреден труд или планове за пътуване.

Одобряващите могат да отговарят на заявки от входящата си поща, центъра за одобрения или Power Automate приложението Power Automate .

Създаване на поток на одобрение

Ето общ преглед на потока, който ще създадем и тестваме:

Потокът изпълнява следните стъпки:

1. Започва, когато някой създаде заявка за ваканция в SharePoint онлайн списък.

2. Добавя заявката за ваканция към центъра за одобрение и след това я изпраща по имейл на одобряващия.

3. Изпраща имейл с решението на одобряващия до лицето, което е поискало отпуск.

4. Актуализира онлайн списъка SharePoint с коментари за решението на одобряващия.

Съвет

За подробна информация относно използването SharePoint Power Automate с отидете на документацията SharePoint .

Важно

Винаги следвайте най-добрите практики за SharePoint защита и най-добрите практики на вашата организация, за да сте сигурни, че вашата среда е защитена. Сигурността е извън обхвата на тази статия.

Предварителни изисквания

За да завършите този урок, трябва да имате достъп до:

• Power Automate.
• Онлайн SharePoint списък.
• Office 365 Outlook и Office 365 потребителски акаунт.

Бележка

Докато използваме SharePoint онлайн и Office 365 Outlook в това ръководство, можете да използвате други услуги, като Zendesk например Salesforce или Gmail. Ако използвате SharePoint 2010, вижте SharePoint 2010 оттегляне на работния поток

Преди да създадете потока, създайте SharePoint онлайн списък. По-късно ще използваме този списък, за да поискаме одобрение за ваканции.

Създайте тези колони в онлайн списъка SharePoint :

Column	Тип
Обръщение	Единичен ред от текст
Начална дата	Дата и час
Крайна дата	Дата и час
Коментари	Единичен ред от текст
Одобрени	Да/Не
Коментари на мениджъра	Единичен ред от текст

Запишете името и URL адреса на SharePoint онлайн списъка. Тези елементи ще ви трябват по-късно, когато конфигурирате тригера SharePoint - Когато даден елемент е създаден .

Създайте автоматизиран поток за облак

1. влезте в Power Automate.

2. Изберете Моите потоци в левия навигационен екран.

3. В горното ляво меню изберете Нов поток>Автоматизиран поток за облак.

Добавяне на тригер

1. Дайте име на потока си.

2. Под Избор на тригера на потока изберете Когато се създава елемент - SharePointи след това изберете Създаване.

3. В картата Когато се създава елемент изберете Адрес на сайта и Име на списък за списъка SharePoint , който сте създали по-рано.

Адресът на сайта и името на списъка са елементите, които отбелязахте по-рано в това ръководство.

Добавяне на действие в профила

1. Изберете Нова стъпка и след това въведетепрофил в полето за търсене Избор на действие .

2. Изберете Office 365 Потребители.

3. Намерете и след това изберете действието Получаване на моя профил (V2).

   

4. Изберете полетата от вашия профил, които искате да включите в потока си, и след това изберете Създаване , за да запишете работата, която сте свършили досега.

Добавяне на действие за одобрение

1. Изберете Нова стъпка.

2. Въведете одобрение в полето за търсене Избор на действие .

3. Изберете Старт и изчакайте действие за одобрение .

   

4. Конфигурирайте Старт и изчакайте карта за одобрение , която да отговаря на вашите нужди.

   Бележка

   Полетата Тип одобрение, Заглавие и Присвоено на полетата са задължителни. Можете да използвате Markdown , за да форматирате полето Подробни данни.

   

Бележка

Това действие изпраща заявката за одобрение до имейл адреса в полето Присвоено на .

Ако вашият сценарий го изисква, можете да прикачите файлове към вашите заявки за одобрение, които използват Microsoft Dataverse.

Добавяне на действие по имейл за одобрение

Следвайте тези стъпки, за да изпратите имейл, ако заявката за ваканция бъде одобрена.

1. Изберете Добавяне на действие в клона Ако да на условието.

   

2. Въведете изпращане на имейл в полето за търсене на карта Избор на действие .

3. Изберете действието Изпращане на имейл (V2).

   

4. Конфигурирайте имейл картата според вашите нужди.

   Бележка

   До, Субект и Тяло са задължителни.

   Тази карта е шаблон за имейла, който се изпраща при промяна на състоянието на заявката за ваканция.

   В полето Тяло на картата Изпращане на имейл (V2) използвайте маркера Коментари от Одобрения - Стартиране на действие за одобрение .

Добавяне на действие за актуализиране за одобрени заявки

1. Изберете Добавяне на действие в клона Ако да .

2. Въведете SharePoint в полето за търсене в картата Избор на действие , изберете филтъра SharePoint и след това изберете действието Актуализиране на елемента .

   

3. Конфигурирайте картата Актуализиране на елемента според вашите нужди.

Бележка

Адрес на сайта, име на списък, идентификатор и заглавие са задължителни.

Добавяне на имейл действие за отхвърляне

1. Изберете Добавяне на действие в клона, ако няма .

2. Въведете Изпращане в полето за търсене на картата Избор на действие , изберете Office 365 Outlook , за да филтрирате действията, и след това изберете действието Изпращане на имейл (V2) - Office 365 Outlook .

   

3. Конфигурирайте имейл картата според вашите нужди.

   Тази карта представлява шаблона за имейла, който се изпраща при промяна на състоянието на заявка за ваканция.

Добавяне на действие за актуализиране за отхвърлени заявки

1. Изберете Добавяне на действие.

2. Въведете актуализация в полето за търсене на картата Избор на действие и след това изберете действието Актуализиране на елемента SharePoint .

   

3. Конфигурирайте картата според вашите нужди.

Бележка

Адрес на сайта, име на списък, идентификатор и заглавие са задължителни.

4. Изберете Запиши , за да запишете свършената работа.

Ако сте следвали текста, потокът ви трябва да прилича на тази екранна снимка:

Сега, след като създадохме потока, е време да го тестваме!

Поискайте одобрение за тестване на потока Ви

Създайте заявка за ваканция в SharePoint онлайн списъка, който сте създали по-рано.

След като запишете тази заявка, потокът се задейства и след това:

1. Създава заявка в центъра за одобрения.
2. Изпраща имейл с искане за одобрение до одобряващите.

Създаване на дългосрочни одобрения

Ако има вероятност потокът ви да продължи повече от 30 дни, помислете дали да не съхранявате одобренията си Microsoft Dataverse. Това ви дава възможност да създавате потоци, които действат въз основа на отговорите на заявките за одобрение, дори след изтичане на времето за изпълнение на първоначалния поток.

За да направите това, използвайте два потока, единият за изпращане на заявка за одобрение, а другият, за да изпълните бизнес логиката върху отговорите на заявката за одобрение, въз основа на действието Създаване на одобрение (v2). Научете повече за дългосрочните одобрения.

Съвет

Ако използвате модерни имейл клиенти, не е нужно да се чудите дали заявката все още е необходима, тъй като Power Automate автоматично актуализира имейла, за да покаже, че заявката за одобрение е завършена.

Отмяна на заявка за одобрение

Понякога може да искате да отмените изпратена от вас заявка за одобрение. Възможно е да сте допуснали грешка в заявката или тя вече не е актуална. И в двата случая лицето, изпратило заявката, може да я отмени, като изпълни следните стъпки:

1. Изберете одобрението
2. Изберете Отмяна на одобрението в страничния прозорец.

Съвет

Винаги можете да изберете раздела Хронология , за да видите заявките за одобрение, които сте отменили.

Бележка

Функцията за отмяна се поддържа от действието Създаване на одобрение (v2).

Заявка за одобрение от гост потребители

Можете да изпращате заявки за одобрение на лица извън вашата организация. За да направите това, използвайте Microsoft Entra гостуващи потребители, като поканите потребители от други клиенти като гости.

Когато присвоите роля на гост, това му дава необходимото разрешение за участие в процеса на одобрение.

Сега, след като сте създали и тествали своя поток, не забравяйте да уведомите другите как да го използват.

Свързана информация

• Преглед и управление на чакащи заявки за одобрение
• Създайте последователни потоци за одобрение.
• Създайте паралелни потоци за одобрение.
• Инсталирайте мобилното Power Automate приложение за Android iOS или Windows Phone.