Откриване на дублиращи се записи и сливане

Дублиращи се записи може да се вмъкват в вашите данни, когато вие или други ръчно въвеждате или импортирате масово. Microsoft Dataverse помага за справяне с потенциални дубликати чрез откриване на дублиране за активни записи, като акаунти и контакти.

След като разберете, че има дублирани записи, можете да обедините дубликатите и да запазите записа, който искате. Когато обедините запис, всички свързани или дъщерни записи също се обединяват. Вашият администратор може също да настрои откриване на дублиращ се запис правила, така че дубликати да бъдат открити по време на въвеждане или актуализиране на записи или импортиране на записи.

Бележка

Новият опит за откриване на дубликати и обединяването им се поддържа, когато дубликати се открият при ръчно въвеждане на данни в приложението, а не по време на импортиране. откриване на дублиращ се запис не работи, когато сте в офлайн или офлайн режим.

Решаване на дубликати при създаване или актуализиране на записи

Когато дубликати бъдат намерени, докато създавате или актуализирате записи, можете или да игнорирате диалоговия прозорец откриване на дублиращ се запис и да запишете записа, или да обедините дублираните записи, за да поддържате данните си чисти.

Бележка

Опцията Обединяване е достъпна само за обекти на акаунт, потенциален клиент и контакт. Опцията Обединяване ще бъде разрешена само ако е избран дублиран запис на същата таблица. Не се поддържа обединяване на дублиращи се записи от различни таблици.

Когато записвате нов запис или актуализирани записи, диалоговият прозорец Намерени дублирани записи се показва, ако се намерят дубликати въз основа на правилата откриване на дублиращ се запис, създадени за вашата организация. Още информация: Задаване на правила за откриване на дублиращи се записи с цел поддържане на чисти данни

Диалоговият прозорец показва следните детайли:

• Секцията Текущ запис на диалоговия прозорец показва записа, който се създава или актуализира.

• Секцията Намерени дубликати показва броя на дублираните записи, намерени заедно с тип на записа.

• Секцията Съответстващи записи показва възможните дублиращи се записи.

Колоните в решетките се показват динамично въз основа на правилото откриване на дублиращ се запис, така че да виждате подходяща информация, за да идентифицирате защо даден запис се счита за дубликат. Например, въз основа на правилото, ако се установи, че два акаунта са дублирани поради едно и също име на акаунт и имейл адрес, Име на акаунта и електронна поща колоните са показани в мрежата.

Бележка

Ако правилото откриване на дублиращ се запис не е настроено да изключва неактивни записи, се разглеждат както активни, така и неактивни записи, докато се откриват дубликати. Още информация: Задаване на правила за откриване на дублиращи се записи с цел поддържане на чисти данни

Имате опция да игнорирате дубликатите и да запазите новия или актуализиран запис или да обедините дублиращите се записи.

• За да запазите дублирания запис, изберете Игнорирайте и запазете.

  - ИЛИ -

• За да обедините дублиращите се записи, под секцията Съответстващи записи, изберете записа, който искате да обедините, и след това изберете Обединяване.

  Показва се диалоговият прозорец Сливане (тип на записа).

  

1. В диалоговия прозорец изберете основния запис.

   Бележка

   Опцията за избор на първичен запис е налична, когато и двата записа съществуват в системата. Ако дубликат бъде открит, когато се записва нов запис, тогава новият запис винаги се счита за вторичен запис.

   Основният запис се съхранява, а вторичният запис се деактивира. Данните от вторичния запис се копират върху основния запис. Когато изберете първичен запис, по подразбиране се избират всички полета на първичните записи. Това означава, че данните в тези избрани полета ще бъдат запазени. Имате възможност да изберете полетата и от вторичния запис. Когато направите това, данните от избраните полета на вторичния запис се копират в основния запис и се съхраняват. Всички бележки, дейности и подробности, свързани със вторичния запис, са свързани с основния запис.

2. Използвайте следните опции, за да изберете полетата, за които трябва да се запазят данните, и изберете ОК:

   • Обединете записите, като изберете полета с данни: Когато изберете това, всички полета, които съдържат данни, се избират, независимо дали данните са в основния или вторичния запис. Ако и първичните, и вторичните записи имат данни в едни и същи полета, се избират полетата на първичния запис.

   • Преглед на полета с несъвместими данни: Когато изберете това, се показват само полетата, които имат конфликтни данни, за да можете бързо да изберете полетата, от които искате да запазите данни. Това е особено полезно, когато има данни в множество полета и искате да разгледате само различни данни в двата записа. Тази опция е избрана по подразбиране.

   • Изберете всички полета в този раздел: Когато изберете това, всички полета, налични в този раздел на запис, са избрани, така че не е нужно ръчно да избирате полетата в този раздел. Той работи като опция „Избор на всички“ за полета в раздел.

     

   Бележка

   Не можете да обединявате данни в неактивен запис.

Обединяване на записи от мрежа

Можете да обедините два записа на потенциални клиенти, клиенти или контакти.

За сливане на два записа

В списъка с акаунти, контакти или потенциални клиенти изберете два записа от един и същ тип на записа и в командната лента изберете Обединяване.

Следвайте инструкциите от секцията Решаване на дубликати при създаване или актуализиране на записи на тази тема.

Вижте също

Откриване на дублиращи се данни, за да ги коригирате или премахнете
Импортиране на данни (всички типове записи)
Проверка за дублиращи се записи
Настройка на правила за откриване на дублиращи се записи
Изпълнение на системни задачи за откриване на дублиращи се записи
Изтриване на групови записи