Споделяне чрез

Задаване на правила за откриване на дублиращи се записи с цел поддържане на чисти данни

  • Статия

За поддържане на целостта на данните е добра идея да имате правила за намаляване на дублираните записи в системата. Приложенията, базирани на модела, и приложенията за ангажиране на клиенти (като Dynamics 365 Sales и Dynamics 365 обслужване на клиенти) включват правила за откриване на дублиращ се запис по подразбиране за акаунти и контакти, но не и за други типове записи. Ако искате системата да открива дубликати за други типове записи, ще трябва да създадете ново правило за откриване на дублиращ се запис.

След като сте създали откриване на дублиращ се запис правила, трябва да включите правилата.

  1. Уверете се, че имате права за достъп на системен администратор, персонализатор на системата, мениджър по продажби, вицепрезидент по продажби, вицепрезидент по маркетинг, главен изпълнителен директор или еквивалентни разрешения.

    Проверете вашето право за достъп

    1. Следвайте стъпките в Преглед на потребителския ви профил.

    2. Нямате правилните разрешения? Свържете се със своя системен администратор.

  2. Влезте в центъра Power Platform за администриране и изберете среда.

  3. Изберете Настройки>Управление на данни>Правила за откриване на дублиращ се запис.

    Създаване или управление откриване на дублиращ се запис правило

  4. За да създадете ново правило за откриване на дублиращ се запис, изберете Създай. Въведете име и описание.

    – ИЛИ –

    За да редактирате непубликувано съществуващо правило за откриване на дублиращ се запис, изберете правилото за откриване на дублиращ се запис.

    – ИЛИ –

    За редактиране на публикувано правило за откриване на дублиращи се записи, изберете правилото. В менюто Действия изберете Отмени публикуването и след това изберетеправилото.

  5. Изберете критерия, който да бъде използван за идентифициране на записа като дублиращ се.

    1. Ако създавате ново правило:

      • В секцията Критерии откриване на дублиращ се запис правило, в списъка Основна тип на записа изберете типа запис, за който се отнася това правило. Например изберете контакти.

      • В полето Matching тип на записа изберете типа на записа за сравнение. В повечето случаи вероятно ще искате да използвате един и същ тип запис за Тип на основен запис и Тип на съвпадащ запис. Също така е полезно да може да сравнявате различни типове записи. Например, може да искате да сравните полето имейл в контактите с полето имейл в потенциалните клиенти.

    2. Ако искате правилото да важи само за активните записи при откриването на дублиращи се записи, поставете отметка в квадратчето Изключване на неактивните съвпадащи записи. Трябва също така да поставите отметка в това квадратче, ако критериите за правилото за откриване на дублиращи се записи се базират на поле на състояние.

    3. Ако искате правилото да бъде с различаване на главните и малките букви, изберете квадратчето за отметка С различаване на главните и малките букви.

    4. Ако сте избрали различни типове записи за базовите и съвпадащите типове записи, за всеки нов критерий, в колоната Основно поле за запис изберете Избор и след това изберетеиме на поле. В същия ред, в колоната Съответстващо поле за запис изберете Избор и след това изберете име на поле.

      - ИЛИ -

      Ако сте избрали едни и същи типове записи за базовите и съвпадащите типове записи, за всеки нов критерий, в колоната Поле изберете Избор и след това изберетеполе.

    5. В същия ред, в колоната Критерии изберете Избор и след това изберетеоператор. Например, изберете точно съвпадение.

    6. Ако сте задали Същите първи знаци или Същите последни знаци, в колонатаБрой знаци изберете Въведете стойност и след това въведете броя на знаците за сравнение.

    7. Ако не искате правилото да взима предвид празни полета (празни стойности) като равни, докато идентифицирате дубликати, поставете отметка в квадратчето Игнориране на празните стойности.

    Важно

    Ако правилото за откриване на дубликати съдържа само едно условие, празните стойности се игнорират по време на задачата за откриване на дубликати и те не работят, когато потребителят е офлайн.

    Броят на критериите, от които можете да избирате, е ограничен от броя на символите, които могат да бъдат съхранени в кода на съвпадение за записа. Докато добавяте критерии, наблюдавайте стойността Дължина на текущ код за съвпадение, показана в дъното на списъка с критерии.

    Пример откриване на дублиращ се запис правило.

  6. Когато приключите с добавянето на критерии, изберете Запиши и затвори.

  7. За да направите новото или промененото откриване на дублиращ се запис правило използваемо, изберете правилото и след това изберете Публикувай.

    Когато публикувате правило за откриване на дублиращи се записи, се създава код на съвпадение за всеки запис във вида съвпадащ запис за това правило. Можете да публикувате само пет правила за същия тип на основен запис (партньор, например) в даден момент. Трябва да изтриете или премахнете публикацията на съществуващо правило, ако наближите тази граница.

Бележка

  • Препоръчваме да зададете критериите за откриване на дублиращи се записи в поле, което има уникални стойности, например имейл.
  • Можете да имате повече от едно правило за откриване на дублиращи се записи за всеки тип на запис.

Вижте също

Включване и изключване на правила за откриване на дублиращи се записи за цялата организация
Изпълнение на групови системни задачи за откриване на дублиращи се записи
Обединяване на дублирани записи за партньори, контакти или потенциални клиенти
Ръководство за разработчици: Обекти на дублирано правило