Задаване на правила за откриване на дублиращи се записи с цел поддържане на чисти данни

За поддържане на целостта на данните е добра идея да имате правила за намаляване на дублираните записи в системата. Приложенията, управлявани от модел, и приложенията за ангажиране на клиенти (като Dynamics 365 Sales и Dynamics 365 Customer Service) включват правила за откриване на дублиращи се записи по подразбиране за акаунти и контакти, но не и за други типове записи. Ако искате системата да открива дубликати за други типове записи, трябва да създадете ново правило за откриване на дублиращи се записи. След като създадете правила за откриване на дублиращи се записи, можете да ги включите.

Уверете се, че имате права за достъп на системен администратор, персонализатор на системата, мениджър по продажби, вицепрезидент по продажби, вицепрезидент по маркетинг, главен изпълнителен директор или еквивалентни разрешения. За да проверите правата си за достъп, вижте Преглед на потребителския ви профил. Ако нямате правилните разрешения, свържете се със системния администратор.

1. Влезте в центъра за администриране на Power Platform.

2. В навигационния екран изберете Управление.

3. В екрана Управление изберете Среди.

4. На страницата Среди изберете среда.

5. В командната лента изберете Настройки.

6. Разгънете Управление на данни и след това изберете Правила за откриване на дублиращи се записи.

7. За да създадете ново правило за откриване на дублиращ се запис, изберете Създай. Въведете име и описание.

   – ИЛИ –

   За да редактирате непубликувано съществуващо правило за откриване на дублиращи се записи, изберете правилото за откриване на дублиращи се записи.

   – ИЛИ –

   За редактиране на публикувано правило за откриване на дублиращи се записи, изберете правилото. В менюто Действия изберете Прекратяване на публикуването и след това изберете правилото.

8. Изберете критерия, който да бъде използван за идентифициране на записа като дублиращ се.

   1. Ако създавате ново правило:

      • В секцията Критерии за правило за откриване на дублиращи се записи, в списъка Основен тип запис изберете типа запис, за който се прилага това правило. Например изберете контакти.

      • В полето Съответстващ тип запис изберете типа на записа за сравнение. В повечето случаи вероятно ще искате да използвате един и същ тип запис за Тип на основен запис и Тип на съвпадащ запис. Също така е полезно да може да сравнявате различни типове записи. Например, може да искате да сравните полето имейл в контактите с полето имейл в потенциалните клиенти.

   2. Ако искате правилото да важи само за активните записи при откриването на дублиращи се записи, поставете отметка в квадратчето Изключване на неактивните съвпадащи записи. Трябва също така да поставите отметка в това квадратче, ако критериите за правилото за откриване на дублиращи се записи се базират на поле на състояние.

   3. Ако искате правилото да бъде с различаване на главните и малките букви, изберете квадратчето за отметка С различаване на главните и малките букви.

   4. Ако сте избрали различни типове записи за базовия и съвпадащия тип запис, за всеки нов критерий в колоната Поле за основен запис изберете Избор и след това изберете име на поле. В същия ред, в колоната Съвпадащо поле на запис изберете Избор и след това изберете име на поле.

      - ИЛИ -

      Ако сте избрали едни и същи типове записи за базовия и съвпадащия типове записи, за всеки нов критерий в колоната Поле изберете Избор и след това изберете поле.

   5. В същия ред, в колоната Критерии изберете Избор и след това изберете оператор. Например, изберете точно съвпадение.

   6. Ако сте задали Едни и същи първи знаци или Същите последни знаци, в колоната Брой знаци изберете Въведете стойност и след това въведете броя на знаците за сравняване.

   7. Ако не искате правилото да взима предвид празни полета (празни стойности) като равни, докато идентифицирате дубликати, поставете отметка в квадратчето Игнориране на празните стойности.

      Важно

      Ако правилото за откриване на дубликати съдържа само едно условие, празните стойности се игнорират по време на задачата за откриване на дубликати и те не работят, когато потребителят е офлайн.

      Броят на критериите, от които можете да избирате, е ограничен от броя на символите, които могат да бъдат съхранени в кода на съвпадение за записа. Докато добавяте критерии, наблюдавайте стойността Дължина на текущ код за съвпадение, показана в дъното на списъка с критерии.

9. Когато приключите с добавянето на критерии, изберете Запиши и затвори.

10. За да направите новото или промененото правило за откриване на дублиращ се запис използваемо, изберете правилото и след това изберете Публикуване.

    Когато публикувате правило за откриване на дублиращи се записи, се създава код на съвпадение за всеки запис във вида съвпадащ запис за това правило. Можете да публикувате само пет правила за същия тип на основен запис (партньор, например) в даден момент. Трябва да изтриете или премахнете публикацията на съществуващо правило, ако наближите тази граница.

Бележка

• Препоръчваме да зададете критериите за откриване на дублиращи се записи в поле, което има уникални стойности, например имейл.
• Можете да имате повече от едно правило за откриване на дублиращи се записи за всеки тип на запис.

Свързано съдържание

Включване или изключване на правилата за откриване на дублиращи се записи за цялата организация
Изпълнение на групови системни задачи за откриване на дублиращи се записи
Обединяване на дублиращи се записи за клиенти, контакти или потенциални клиенти
Ръководство за програмисти: Дублиращи се обекти на правило