Бележка
Достъпът до тази страница изисква удостоверяване. Можете да опитате да влезете или да промените директориите.
Достъпът до тази страница изисква удостоверяване. Можете да опитате да промените директориите.
Отнася се за тази Power Platform препоръка за контролен списък за надеждност на добре архитектурата:
| RE:02 | Идентифицирайте и оценете потребителските и системните потоци. Използвайте скала на критичност въз основа на вашите бизнес изисквания, за да приоритизирате потоците. |
|---|
Това ръководство описва препоръките за идентифициране и приоритизиране на потоците на работното натоварване. Идентифицирането и приоритизирането на потоците на работното натоварване включва картографиране на потребителските потоци и системните потоци, за да се определи тяхната критичност за организацията. Тази практика гарантира, че идентифицирате и приоритизирате най-критичната функционалност на работното натоварване, за да намалите риска от повреди на повредите. Неуспехът да се идентифицират и приоритизират потоците на работното натоварване може да доведе до повреда на системата и компрометирана надеждност на работното натоварване.
Дефиниции
| Термин | Дефиниция |
|---|---|
| Потребителски поток | Пътищата или последователностите от действия, които потребителите предприемат в рамките на дадено приложение или система. |
| Системен поток | Потокът от информация и процеси в рамките на системата. Системата автоматично следва този поток, за да активира потребителски потоци или функционалност за работно натоварване. |
Ключови стратегии за проектиране
Когато проектирате работното си натоварване, е важно да дефинирате потребителските потоци и системните потоци.
Потребителските потоци диаграми движението на потребителя през вашето приложение. Те се фокусират върху потребителския интерфейс, взаимодействията, решенията и стъпките, необходими за изпълнение на задача. Потребителските потоци осигуряват ориентирана към потребителя гледна точка за потребителското изживяване и дизайна на интерфейса.
Системните потоци очертават вътрешната работа на вашето работно натоварване. Те се фокусират върху движението на данни, обработката на входа, обработката на изхода и взаимодействията между компонентите на работното натоварване, бекенд услугите и външните API. Системните потоци показват сложните детайли за това как работното натоварване работи вътрешно.
Трябва да идентифицирате и дефинирате потоци в началото на фазата на проектиране на вашето работно натоварване. Това ви дава по-ясно разбиране за това какво влияе върху надеждността на вашето работно натоварване. Той привежда вашите архитектурни решения в тясно съответствие с целите за надеждност на вашето работно натоварване.
Идентифицирайте всички потребителски и системни потоци
Резултатът от идентифицирането на всички потребителски и системни потоци е каталог на всички потоци във вашето работно натоварване. Този процес на идентификация изисква да картографирате всяко потребителско взаимодействие и процес в системата от началото до края. Това картографиране е предпоставка за идентифициране на критични потоци. Ето препоръки за идентифициране на всички потребителски и системни потоци в работно натоварване:
Идентифицирайте ключовите сътрудници. Помислете за всеки, който допринася за процеса. Това включва хора във вашия отдел и други отдели, които работят заедно по проблема. Разберете какво правят в контекста на бизнес проблема, който се решава.
Интервюирайте заинтересованите страни. Заинтересованите страни могат да предоставят ценна информация за идентифициране на потоци и дори могат да ви помогнат да картографирате и приоритизирате потоците. Можете също така да интервюирате потребители, бизнес анализатори и технически екипи, за да съберете информация за потребителските взаимодействия и зависимости в рамките на работното натоварване.
Открийте процеси за подобряване на използването на процесно копаене. Ако задачата ви е изпълнена изцяло на работния плот, можете да използвате извличане на процеси, за да откриете всички стъпки, които хората във вашата организация предприемат, за да изпълнят задачата. Извличането на процеси визуализира вашия процес в карта на процеса и разкрива тесни места и показатели за вашия процес в аналитичен отчет. Използвайте дизайнера на планове , за да генерирате диаграми на процеси като част от плана за изясняване на взаимодействията с потребителите.
Прегледайте документацията. Във фазата на проектиране може да нямате документация за преглед. Ако обаче съществува документация, трябва да я използвате. Поискайте схеми на архитектурата на системата, ръководства за потребителя и описания на процеси. Тези документи могат да ви помогнат да разберете предвидената функционалност на работното натоварване и неговите отделни потоци. Можете да използвате съществуваща документация, за да създадете план с помощта на конструктора на планове. Plan designer генерира цялостно решение Power Platform, съобразено с вашите нужди.
Наблюдавайте какви дейности се извършват. Ако задачата се изпълнява днес по различен начин, наблюдавайте задачата в експлоатация. Напишете дейностите, които потребителят извършва, за да изпълни задачите в тази стъпка на бизнес процеса. Влезте в подробности за дейностите. Когато решавате дейностите, ще искате да вземете предвид причината и следствието за всяка от тях, как те се отнасят една към друга и как ви приближават до желаната цел. Определете началната точка на процеса и попълнете дейностите, които водят до целта. Дейностите могат да бъдат последователни, което означава, че една дейност не може да се случи, докато не бъде завършена предишната, или паралелни, което означава, че две или повече дейности могат да се извършват едновременно.
Определете какви данни са необходими и откъде идват. Направете списък на всички източници на данни и наблюдавайте откъде идват данните. От вътрешна система ли е или от външен източник на данни? Как потребителите се удостоверяват, за да получат данните? Има ли различни нива на разрешение? Променят ли се данните в зависимост от това кой използва системата?
Определете какви данни са създадени или редактирани. Използва ли се хартиен формуляр или електронен формуляр за събиране на данните днес? Такъв формуляр може да служи като отправна точка, докато мислите за оформлението на екраните и как се улавят данните. Какви са данните, които се улавят? Как се нарича? Това истинското име от източника на данни ли е или често срещано име, което се използва в тази част от бизнеса? Може да се наложи да съпоставите името в източника на данни с "приятелското" име, което потребителите ви знаят.
Определете решенията, взети като част от потока на потребителя или системата. След приключване на тази дейност в процеса на вземане на решение? Има ли начин решението да вземе решението автоматично въз основа на данните? Има ли йерархия на данните? Например, всеки отчет за разходите може да има множество разходи, а някои видове разходи изискват допълнителна информация. Това решение ли се съобщава на никого? Как се комуникира? Необходими ли са одобрения преди да започне следващата стъпка на процеса? Как се заснемат тези одобрения? Има ли конкретен потребител или роля, която може да одобри следващата стъпка в процеса?
Избройте идентифицираните потоци. Интервютата, документацията и наблюдението трябва да ви позволят да идентифицирате всички потоци в работното натоварване. Съставете списък с всички потоци, които идентифицирате, и ги категоризирайте в потребителски потоци (фокусирани върху взаимодействията на потребителите) и системни потоци (фокусирани върху процесите в задния край и движението на данни).
Определете началната и крайната точка на потока. За всеки идентифициран поток ясно определете къде започва и къде свършва потокът. За потребителските потоци документирайте всяко взаимодействие с потребителя и очаквания резултат. Съсредоточете се върху потребителското изживяване и дизайна на интерфейса. За системните потоци трябва да идентифицирате основните тригери и очакваните резултати.
Разбийте всеки поток. Разбийте всеки поток на отделни стъпки, описвайки действията, решенията или процесите, които се случват във всяка точка. Обърнете внимание на това как всяка стъпка взаимодейства с други части на системата, включително зависимости от други потоци или външни системи. Трябва да можете да определите как потоците се интегрират и влияят на работното натоварване и потребителското изживяване. Този двоен подход осигурява цялостен поглед върху цялото ви работно натоварване.
Документирайте уникални резултати. Идентифицирайте всички алтернативни пътища или изключения във всеки поток, като например обработка на грешки или условно разклоняване. Ако потокът има няколко възможни резултата, трябва да ги добавите към каталога като отделни записи. За потребителските потоци трябва да идентифицирате предвиденото поведение на взаимодействието. За системните потоци трябва да идентифицирате предвиденото поведение на процеса.
Визуализирайте с диаграми. Създайте блок-схеми или диаграми, за да представите визуално потока и неговите стъпки. Можете да използвате инструменти като Microsoft Visio, диаграми на последователности на Унифициран език за моделиране (UML), диаграми на случаи на употреба, прости инструменти за рисуване или описателен списък в текстов формат (вижте Примерен каталог на потока).
Актуализирайте картографирането на потока итеративно. Картографирането на потока е повтарящ се процес. Потоците могат да се променят, разделят или комбинират, особено във фазата на проектиране. Тъй като потоците на работното натоварване стават по-ясно дефинирани, трябва да актуализирате каталога с потоци, за да съответства. Валидирайте и прецизирайте вашите блок-схеми с обратна връзка от заинтересованите страни, за да гарантирате точност и пълнота.
Идентифициране на бизнес процеси за всеки поток
Бизнес процесите са поредица от задачи за постигане на резултат, като отчитане на разходите, управление на годишния отпуск, изпълнение на поръчки или контрол на инвентара. Идентифицирането на бизнес процеси за всеки поток включва картографиране на потоците към един или повече бизнес процеси. Това картографиране ви помага да разберете значението на всеки поток за бизнеса.
Може да имате съществуваща документация или бизнес планове, които предоставят картографиране на потоците към бизнес процесите. Понякога ръководствата за потребителя, обучителните материали или системните спецификации могат да дадат представа за предназначението и целта на работното натоварване и неговите потоци. Ако не, трябва да картографирате потоците към бизнес процесите, които поддържат. Ето препоръки за идентифициране на бизнес процеси за всеки поток:
Използвайте изходите на работното натоварване. Можете да използвате резултатите от работното натоварване и разбивката на потока, за да съпоставите потоците с бизнес процесите, които поддържат. Първо прегледайте резултатите, генерирани от работното натоварване. Резултатът може да бъде отчети за продажбите, файлове с данни или завършени задачи.
Провеждайте интервюта. Говорете с членове на екипа и заинтересовани страни, които взаимодействат с работното натоварване. Трябва да задавате конкретни въпроси за ежедневните им задачи, как използват натоварването и какви цели постигат с него. Техническите екипи често имат по-задълбочено разбиране за структурата на работното натоварване и могат да предоставят информация за бизнес процесите, които поддържа.
Наблюдавайте използването на работното натоварване. За съществуващи работни натоварвания наблюдавайте работното натоварване и търсете модели в използването, които показват основните бизнес процеси, като например въвеждане на данни, обработка на поръчки или взаимодействие с клиенти.
Свържете изхода с бизнес процес. Свържете точките от изходите на потока към цялостния бизнес процес, който поддържат. Например, ако стъпката на потока включва обработка на клиентски поръчки, тогава тя директно поддържа бизнес процеса на изпълнение на поръчките. Изпълнението на поръчките допринася за бизнес целите за поддържане на удовлетвореността на клиентите и генериране на приходи. Накрая използвайте разбивката на потока, за да определите кой поток е създал отчета за продажбите.
Идентифицирайте собствениците на процеси и заинтересованите страни за всеки поток
Собственикът на процеса за поток е лицето, което е отговорно за успешното изпълнение на даден процес. Те са отговорни за този процес и потоците, които го поддържат. Трябва да идентифицирате собственика на процеса за всеки поток на работното натоварване. Трябва също така да идентифицирате заинтересованите страни за всеки поток. Заинтересованите страни могат да участват в работното натоварване, да имат зависимости от потока или да управляват зависимостта, която потокът има.
Може да имате матрица за възлагане на отговорности (RAM) или матрица за отговорност, отчетност, консултиране и информираност (RACI), която вече идентифицира собствениците на процеси и заинтересованите страни. Обикновено собствениците на процеси са отговорни за даден процес, а вие се консултирате или информирате заинтересованите страни.
Идентифицирайте пътищата на ескалация за всеки поток
Идентифицирането на пътищата на ескалация е свързано с определяне на канали за ескалация на проблемите, свързани с потока. Проблемите, които се нуждаят от ескалация, могат да бъдат спешни актуализации, опасения за сигурността, влошаване или технически инциденти. Целта на идентифицирането на пътя на ескалация е да се осигури навременно и ефективно разрешаване на проблемите.
Пътят на ескалацията, който начертавате, трябва да започне с лицето или групата, които е най-вероятно да разрешат конкретен проблем. Ако този човек или група не могат да разрешат проблема, пътят на ескалация трябва да идентифицира следващата точка за контакт. Следващата точка за контакт има по-широки отговорности и може да координира стратегиите за смекчаване с повече части на организацията. Броят на хората по пътя на ескалация варира в зависимост от потока и организацията. Твърде много хора по пътя на ескалация могат да забавят усилията за разрешаване.
Идентифициране на бизнес въздействието на всеки поток
Идентифицирането на бизнес въздействието на всеки поток е от съществено значение за разбирането как всеки поток допринася за ключовите бизнес цели. Въздействието върху бизнеса може да включва подобряване на производителността, преки или косвени икономии на разходи, намаляване на риска или трансформация на бизнеса. Като разбирате както положителното, така и отрицателното въздействие на всеки поток, можете да приоритизирате усилията за гарантиране на надеждността на потоците, които са най-важни за вашия бизнес. Важно е да се вземе предвид прякото въздействие на повредата на потока и косвеното му въздействие върху други взаимосвързани процеси. Ето стъпки за идентифициране на въздействието върху бизнеса на всеки поток:
Идентифицирайте положителното въздействие. Определете очакваните ползи, когато потокът работи по предназначение. Очакваните ползи могат да включват подобрена оперативна ефективност и ефективност, повишена удовлетвореност на клиентите или служителите, подобрена сигурност на данните, осигуряване на съответствие с регулаторните изисквания или друг положителен ефект върху бизнеса.
Идентифицирайте отрицателното въздействие. Оценете потенциалните отрицателни въздействия, ако даден процес се провали или не работи според очакванията. Помислете за количествено определяне на конкретни загуби, като спад на приходите. Включете субективни ефекти като увреждане на репутацията, подкопаване на доверието на клиентите или неблагоприятни ефекти върху други свързани бизнес процеси.
Определете допусканията за капацитет и наличност. Установете предположения за очаквания капацитет и наличност на всеки процес. Помислете за фактори като очаквано работно време и целево процентно време на работа. Ако има очаквания за цел за време на възстановяване (RTO) или цел за точка на възстановяване (RPO), трябва да включите тези очаквания. Тези предположения помагат за разбирането на изискванията за надеждност на всеки поток.
Чрез систематична оценка на тези аспекти можете да получите цялостен поглед върху това как всеки поток влияе върху бизнеса и да вземете стратегически решения за оптимизиране на надеждността.
Присвояване на критичност на всеки поток
Подробната оценка на важността на потока спрямо цялостното въздействие върху бизнеса ви позволява да присвоите оценка на критичност на всеки поток. Целта е да сортирате потоците по приоритет и да зададете етикет, който ви позволява да идентифицирате критичните потоци. Този процес е логично продължение на идентифицирането, картографирането и привеждането в съответствие с бизнес процесите и въздействието. Използвайте следните описания на критичността, за да зададете критичните си оценки:
Критични (висока критичност): Критичните потоци са неразделна част от основните бизнес функции. Те пряко засягат критични аспекти на бизнеса като клиентско изживяване, финансови транзакции, протоколи за сигурност, човешко здраве и безопасност. Неуспехът или прекъсването на тези потоци може да доведе до значителни, непосредствени или дългосрочни отрицателни ефекти. Примери за отрицателни ефекти включват загуба на приходи, злоупотреба с доверие и правни проблеми. Приоритизирането на тези потоци гарантира, че най-важните аспекти на работното натоварване са стабилни и устойчиви.
Важно (средна критичност): Важните потоци изпълняват част от бизнес функция, но не взаимодействат директно с критичните бизнес операции. Например, ако проблем наруши потока на вътрешната обработка на данни, можете да опитате обработката на данни отново без незабавни външни ефекти. Тези потоци са от съществено значение за гладката работа, но предлагат буфер по отношение на незабавния клиентски или финансов ефект, позволявайки управлявани отговори на проблеми.
Производителност (ниска критичност): Потоците на производителност нямат пряк или значителен ефект върху основните бизнес функции или клиентското изживяване. Примерите включват спомагателни процеси и случаи на използване в малък екип, като редовно прехвърляне на файлове за архивиране на съхранение или обработка на проучвания за обратна връзка. Въпреки че тези потоци допринасят за цялостната система, тяхното прекъсване е малко вероятно да причини значителни непосредствени бизнес или оперативни проблеми и често съществува ръчно заобиколно решение.
Следвайки този структуриран подход за определяне на критичността, можете ефективно да приоритизирате ресурсите и да се съсредоточите върху поддържането и повишаването на надеждността и ефективността на най-критичните потоци.
Компромис: По-високите очаквания за надеждност понякога съвпадат с по-високи оперативни разходи и тежест за управление на операторите. Уверете се, че заинтересованите страни разбират потенциалното увеличение на разходите за подобряване на надеждността на критичните потоци.
Примерен каталог на потока
Следващият пример предоставя пълен сценарий и илюстрира важни точки, които да ви помогнат да идентифицирате, картографирате и приоритизирате вашите потоци. Примерното работно натоварване е бизнес приложение за отчитане на разходите, което позволява на служителите да попълват формуляри за разходи, мениджърите да преглеждат и одобряват разходите, а одиторите да преглеждат седмичните отчети.
Потребителски поток 1: Попълнете формуляра за разходи
Описание на потока: Служителите използват приложението, за да попълнят формуляра за разходи.
Бизнес процеси: Този поток поддържа попълване и изпращане на формуляра за разходи, но е асинхронен, което го прави по-малко критичен.
Собственик на процеса: Бизнес администратор
Заинтересовани страни: Служители, пряк ръководител, бизнес администратор
Пътища за ескалация: Екип за приложения, екип на платформата
Въздействие върху бизнеса: Този поток е важен за служителите да заявяват разходи, но не влияе пряко върху основния поток от приходи на бизнеса и не оказва пряко въздействие върху клиентите. Когато служителите не са в състояние да създадат искове за разходи поради липса на този поток, това няма отрицателно въздействие върху приходите или репутацията на компанията. Служителите могат да подават разноски по-късно. Продължителният престой може да доведе до допълнителни такси за кредитна карта, ако плащанията на разходите бъдат пропуснати. Високата наличност обаче не е от съществено значение за този процес. Бизнес администраторите посочиха изискване за 90% наличност за този процес и са съгласни с престой извън работно време за целите на поддръжката.
Оценка на критичността: Производителност (ниска)
Потребителски поток 2: Преглед и одобрение на разходите
Описание на потока: Преките ръководители на служителя преглеждат и одобряват искането за разходи.
Бизнес процеси: Този поток поддържа прегледа и одобряването на искове за разходи, но е асинхронен процес.
Собственик на процеса: Бизнес администратор
Заинтересовани страни: Служители, пряк ръководител, бизнес администратор
Път на ескалация: Екип за приложения, екип на платформата
Въздействие върху бизнеса: Този поток позволява на преките ръководители да преглеждат и одобряват заявления за разходи и да изискват повече подробности. Високата наличност на този поток не е от решаващо значение, тъй като преките мениджъри имат седем дни, за да одобрят искове за разходи. Когато служителите не са в състояние да създадат искове за разходи поради липса на този поток, това няма отрицателно въздействие върху приходите или репутацията на компанията. Служителите могат да подават разноски по-късно. Продължителният престой може да доведе до допълнителни такси за кредитна карта, ако плащанията на разходите бъдат пропуснати. Високата наличност обаче не е от съществено значение за този процес. Бизнес администраторите посочиха изискване за 90% наличност за този процес и са съгласни с престой извън работно време за целите на поддръжката.
Оценка на критичността: Производителност (ниска)
Потребителски поток 3: Въвеждане и публикуване на транзакции
Описание на потока: Бизнес администраторите трябва да преглеждат разходите и да публикуват транзакции за плащане на кредитни карти.
Бизнес процеси: Този поток поддържа плащането на такси за кредитни карти.
Собственик на процеса: Бизнес администратор
Заинтересовани страни: Бизнес администратор, екип на платформата, екип за данни
Път на ескалация: Екип на платформата, екип за данни, инженер на повикване на екип на платформата
Въздействие върху бизнеса: Този поток е неразделна част от плащането на разходи и липсващите плащания могат да доведат до такси по кредитни карти. Обикновено обаче има достатъчно време между подаването на разходите и дължимото плащане. Бизнес администраторите посочиха изискване за 90% наличност за този процес и са съгласни с престой извън работно време за целите на поддръжката.
Оценка на критичност: Средна
Системен поток 4: Създаване на седмичен отчет за разходите
Описание на потока: Създава се седмичен отчет за разходите, който финансовият директор да прегледа. Докладът се генерира и публикува и Power BI се изпраща известие до финансовия директор.
Бизнес процеси: Този поток поддържа прегледа на разходите.
Собственик на процеса: Финансов директор
Заинтересовани страни: Бизнес администратор, всички технически екипи
Път на ескалация: Инженер на повикване на екипа за приложения, инженер на повикване на екипа на платформата, инженер на повикване на екипа за данни
Въздействие върху бизнеса: Липсата на този поток не засяга приходите или репутацията на компанията. Бизнес администраторите посочиха изискване за 90% наличност за този процес и са съгласни с престой извън работно време за целите на поддръжката.
Оценка на критичност: Средна
Потребителски поток 5: Разходи за одит
Описание на потока: Външните одитори извършват одити на разходите точно навреме, за да проверят дали отчетите отговарят на изискванията за съответствие.
Бизнес процеси: Този поток директно поддържа процесите насъответствие и одит. Без тази функционалност компанията може да бъде глобена от външни одитори.
Собственик на процеса: Екип на платформата
Заинтересовани страни: Екип на платформата, оперативен екип, бизнес администратори
Път на ескалация: Дежурен инженер на екипа на платформата
Въздействие върху бизнеса: Този поток изисква висока наличност, тъй като външните одитори могат да изискват отчитане на разходите без предупреждение или известие. Ако този поток не е наличен, това може да доведе до глоби. Това е ключов процес, за който бизнесът очаква 99,9% време на работа, включително по време на удължено работно време.
Оценка на критичност: Висока
Power Platform улесняване
Използвайте дизайнера на планове , за да опишете бизнес казуса си на естествен език и да предоставите информация, като потоци на бизнес процеси или екранни снимки на наследени системи. След това дизайнерът на планове ще генерира цялостно решение на Power Platform, съобразено с вашите нужди. Дизайнерът на планове също генерира диаграми на процеси, за да ви помогне да изясните взаимодействията на потребителите.
Помислете за използване на извличане на процеси и извличане на задачи за Power Automate включване на карта на процеса, мощен инструмент, който може да ви помогне да визуализирате и анализирате вашите бизнес процеси.
Контролен списък за надеждност
Вижте пълния набор от препоръки.