Información general de los grupos de Microsoft 365 para administradores
Microsoft 365 es el servicio de pertenencia fundamental que impulsa todo el trabajo en equipo en Microsoft 365. Con los grupos de Microsoft 365, puede conceder acceso a un grupo de personas a un conjunto de recursos compartidos. Estos recursos incluyen:
- Una bandeja de Outlook compartida
- Un calendario compartido
- Una biblioteca de documentos de SharePoint
- Un organizador
- Un bloc de notas de OneNote
- Power BI
- Viva Engage (si el grupo se creó a partir de Viva Engage)
- Un equipo (si el grupo se creó a partir de Teams)
- Guía básica (si tiene Project para la web)
- Stream
Con un grupo de Microsoft 365, no es necesario asignar manualmente permisos a cada uno de estos recursos. Agregar personas al grupo automáticamente les da los permisos que necesitan.
Cualquier usuario puede crear un grupo a menos que limite la creación de grupos a un conjunto específico de personas. Si limita la creación de grupos, los usuarios que no puedan crear grupos no podrán crear sitios de SharePoint, Planners, equipos, calendarios de grupos de Outlook, grupos de Stream, grupos de Viva Engage, bibliotecas compartidas en OneDrive o áreas de trabajo compartidas de Power BI. Estos servicios requieren que las personas que los crean puedan crear un grupo. Los usuarios pueden seguir participando en actividades de grupo, como la creación de tareas en Planner o el chat de Teams, siempre que sean miembros del grupo.
Los grupos tienen los siguientes roles:
- Propietarios : los propietarios de grupos pueden agregar o quitar miembros y tener permisos únicos, como la posibilidad de eliminar conversaciones de la bandeja de entrada compartida o cambiar diferentes configuraciones sobre el grupo. Los propietarios del grupo pueden cambiar el nombre del grupo, actualizar la descripción o la imagen, y mucho más.
- Miembros : los miembros pueden tener acceso a todo el grupo, pero no pueden cambiar la configuración del grupo. De forma predeterminada, los miembros del grupo pueden invitar a los invitados a unirse a su grupo, aunque puede controlar esa configuración.
- Invitados : los invitados de grupo son miembros que no pertenecen a la organización.
Los administradores de usuarios y grupos pueden crear y administrar grupos en el Centro de administración de Microsoft 365. No puede ser un administrador delegado (por ejemplo, un consultor que sea un administrador en nombre de alguien).
Como administrador, puede:
- Especificar quién puede crear grupos
- Creación de una directiva de nomenclatura para grupos de la organización
- Elección del dominio que se va a usar al crear un grupo
- Administrar el acceso de invitado a grupos
- Recuperar un grupo eliminado (dentro de los 30 días posteriores a la eliminación)
Si prefiere una manera más automatizada de administrar el ciclo de vida de los grupos de Microsoft 365, puede usar directivas de expiración para expirar grupos en un intervalo de tiempo específico. Los propietarios del grupo recibirán un correo electrónico 30, 15 y 1 día antes de la expiración del grupo que les permite renovar el grupo si todavía es necesario. Consulte: Directiva de expiración de grupos de Microsoft 365.
Puede administrar los grupos desde el Centro de administración de Microsoft 365 o mediante PowerShell.
Si tiene muchos usuarios, como en una gran empresa o empresa, es posible que tenga muchos usuarios que creen grupos para diversos fines. Se recomienda encarecidamente que revise Planear la gobernanza en grupos de Microsoft 365 para conocer los procedimientos recomendados.
Límites de grupo
Los límites siguientes se aplican a los grupos de Microsoft 365:
| Máximo... | Valor |
|---|---|
| Owners per group | 100 |
| Groups a user can create | 250 |
| Grupos que puede crear un administrador | No hay límites específicos del grupo de Microsoft 365. Hay un límite general de objetos de Microsoft Entra específico para cada organización. Un administrador de Microsoft Entra que pueda administrar grupos de la organización puede crear un número ilimitado de grupos de Microsoft 365 hasta el límite de objetos De Microsoft Entra. Consulte Límites y restricciones del servicio Microsoft Entra. |
| Número de miembros | Más de 1000, aunque solo 1000 pueden acceder a las conversaciones de grupo simultáneamente. Los usuarios pueden observar retrasos al acceder al calendario y las conversaciones en grupos grandes en Outlook. |
| Número de grupos de los que un usuario puede ser propietario | 7,000 |
| Número de grupos de los que un usuario puede ser miembro | 7,000 |
| Almacenamiento de archivos. | 1 Terabyte + 10 GB por usuario suscrito + cualquier otro almacenamiento comprado. Puede comprar una cantidad ilimitada de almacenamiento adicional. |
| Tamaño del buzón de grupo | 50 GB |
La administración de los grupos de Microsoft 365 es más eficaz cuando se dispone de información accionable sobre el uso de grupos. El Centro de administración de Microsoft 365 tiene una herramienta de informes que le permite ver el uso del almacenamiento, cuántos grupos activos tiene y cómo los usuarios usan los grupos. Consulte: Informes de Microsoft 365 en el Centro de administración para obtener más información.
Etiquetas de confidencialidad
Puede crear etiquetas de confidencialidad que los usuarios de su organización pueden establecer al crear un grupo de Microsoft 365. Con las etiquetas de confidencialidad, puede configurar:
- Privacidad (pública o privada)
- Acceso de invitado
- Acceso a dispositivos no administrados
Por ejemplo, puede crear una etiqueta denominada Extremadamente confidencial y especificar que cualquier grupo creado con esta etiqueta será privado y no permitirá invitados. Cuando los usuarios de su organización seleccionan esta etiqueta durante la creación del grupo, el grupo se establecerá en privado y no se permitirá que los miembros del grupo agreguen usuarios invitados al grupo.
Importante
Si actualmente usa etiquetas de clasificación, ya no estarán disponibles para los usuarios que creen grupos una vez habilitadas las etiquetas de confidencialidad.
Para obtener información sobre cómo crear, administrar y usar etiquetas de confidencialidad, consulte Uso de etiquetas de confidencialidad para proteger el contenido en Microsoft Teams, grupos de Microsoft 365 y sitios de SharePoint.
¿Qué planes de Microsoft 365 incluyen grupos?
Cualquier suscripción de Microsoft 365 que tenga Exchange Online y SharePoint Online admitirá grupos. Esto incluye los planes Business Essentials y Business Premium, y los planes Enterprise E1, E3 y E5. El grupo toma las licencias de la persona que crea el grupo. Siempre que tengan la licencia adecuada para las características que quiera que tenga el grupo, esa licencia se transmitirá al grupo.
Nota:
Para obtener más información sobre las familias de servicios y los planes de Microsoft 365, consulte Opciones de plan de Microsoft 365.
Si tiene un plan solo de Exchange, puede obtener la bandeja de entrada compartida y las características de calendario compartido de los grupos en Outlook, pero no obtendrá la biblioteca de documentos, Planner ni ninguna de las demás funcionalidades.
Los grupos de Microsoft 365 funcionan con el identificador de Microsoft Entra. Las características de grupos que obtenga dependerán de la suscripción de Microsoft Entra que tenga y de las licencias que se asignen a la persona que creó el grupo.
Importante
Para todas las características de grupos, si tiene una suscripción de Microsoft Entra ID P1 o P2, los usuarios pueden unirse al grupo independientemente de si tienen o no una licencia de Microsoft Entra ID P1 asignada. No se aplica la licencia. Periódicamente generaremos informes de uso que le indicarán qué usuarios faltan una licencia y que necesitan uno asignado para cumplir con los requisitos de licencia. Por ejemplo, supongamos que un usuario no tiene una licencia y se agrega a un grupo donde se aplica la directiva de nomenclatura. El informe le marcará que necesitan una licencia.
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