Gestionar datos en tu app (vista previa)

Importante

  • Se trata de una característica en versión preliminar.
  • Las características en versión preliminar no se han diseñado para un uso de producción y pueden tener una funcionalidad restringida. Estas características están sujetas a condiciones de uso adicionales y están disponibles antes del lanzamiento oficial para que los clientes puedan tener un acceso anticipado y proporcionar comentarios.

Las aplicaciones suelen necesitar datos, como tareas, activos, solicitudes o registros de clientes. Cuando creas una aplicación en Microsoft Copilot Studio, puedes empezar con datos de muestra, guardar información en el navegador o conectar la aplicación a una fuente de datos de la organización.

Este artículo explica las formas comunes en que una aplicación funciona con los datos y cómo las conexiones, la identidad y los permisos afectan a las personas que la utilizan.

Note

Las fuentes de datos disponibles y las opciones de almacenamiento dependen de la versión preliminar, tu entorno, las políticas de administrador, licencias, permisos y conexiones existentes.

Formas comunes en que las aplicaciones trabajan con datos

Una aplicación puede utilizar uno o más de los siguientes enfoques.

Approach Cómo funciona Cuándo usarlo
Datos de ejemplo Copilot Studio genera registros representativos como parte de la app para que puedas previsualizar su diseño y comportamiento. Úsalo mientras exploras una idea o perfeccionas la app antes de conectar datos empresariales.
Datos locales en el navegador La aplicación guarda la información en el navegador actual en lugar de en una fuente de datos organizacional. Úsalo para experiencias personales o autónomas donde la información no sea necesaria para compartir entre usuarios o dispositivos.
Datos organizativos conectados La aplicación lee o actualiza una fuente organizacional existente a través de una conexión en su entorno. Utilízalo cuando los registros deban conservarse, gestionarse de forma centralizada o estar disponibles para otros usuarios autorizados.

Algunas aplicaciones no necesitan almacenamiento de datos. Por ejemplo, una calculadora o un convertidor unitario pueden producir resultados sin guardarlos. Una aplicación también puede usar múltiples fuentes, sujetas a las capacidades y políticas de su entorno.

Elige un enfoque de datos

Utiliza las siguientes preguntas para decidir cómo debe funcionar la aplicación con los datos:

Question Enfoque recomendado
¿Sigues explorando el diseño? Empieza con datos de muestra.
¿La información solo tiene que permanecer en el navegador de una persona? El almacenamiento local del navegador podría ser suficiente.
¿Es necesario compartir los registros, gestionarse de forma centralizada o estar disponibles entre dispositivos? Conecta una fuente de datos organizacional.
¿Ya existen los datos? Conecta la tabla existente en lugar de crear una copia.
¿Necesita la app un lugar para guardar nuevos registros? Conéctate a una SharePoint list compatible o a una tabla organizativa existente adecuada.
¿Empiezas desde una hoja de cálculo? Decida si el archivo es un contexto de creación, una conexión activa de Excel o un archivo que los usuarios cargan en la aplicación en ejecución.

Empieza con datos de muestra

Si no conectas una fuente existente, Copilot Studio puede generar datos de muestra que coincidan con la app que has descrito. Los datos de muestra facilitan la vista previa y la prueba de una versión temprana de la app.

Trata los datos de muestra como contenido representativo, no como un lugar para almacenar registros empresariales. Los cambios realizados al usar datos de muestra pueden reiniciarse cuando la app se recarga o cuando Copilot Studio regenera parte de la aplicación.

Los registros de muestra también pueden incluirse en la propia aplicación generada. Como resultado, actualizar la vista previa de la app no es una forma fiable de determinar dónde almacena los datos de una app. Revisa los datos y conexiones de la app antes de confiar en ella para retener la información.

Guardar los datos de la app en el navegador

Algunas aplicaciones autónomas pueden almacenar información en el navegador. Los datos locales del navegador pueden permanecer tras una actualización, pero no son lo mismo que los datos organizativos conectados.

Datos locales en el navegador en general:

  • Solo está disponible en el perfil del navegador donde lo creaste
  • No se comparte automáticamente con otros usuarios de la app
  • Puede que no esté disponible en otro dispositivo
  • No se rige como un registro de datos de SharePoint, Dataverse u otro tipo de datos conectado

Utiliza una fuente de datos organizacional cuando necesites compartir registros, gestionar datos de forma centralizada o hacer que los datos estén disponibles en varios dispositivos.

Almacenar y utilizar datos organizativos

Los datos organizativos conectados pueden soportar dos flujos de trabajo relacionados:

  • Almacenar registros que la gente crea o actualiza a través de la app
  • Trabajar con tablas que tu organización ya utiliza

La configuración puede variar según la fuente de datos. Copilot Studio gestiona el proceso de conexión soportado y genera la configuración de la aplicación necesaria para trabajar con los datos seleccionados. Una tabla conectada puede contener registros existentes y seguir recibiendo nuevos registros desde la aplicación.

Note

Este artículo se centra en las conexiones a tablas que almacenan los registros de la app. Los conectores también pueden ampliar lo que una app puede hacer mediante acciones de servicio, como enviar un correo electrónico en Outlook, crear un evento en el calendario o publicar un mensaje en Microsoft Teams.

Las acciones de servicio no proporcionan almacenamiento para los registros de la app. Más información en Resumen de Conectores.

Utiliza listas de SharePoint

Utiliza listas de SharePoint cuando tu aplicación necesite datos de equipo sencillos y en forma de lista. Dependiendo del escenario de vista previa soportado, Copilot Studio puede conectar la app a una lista existente o crear nuevas listas en un sitio de SharePoint que puedas usar.

Copilot Studio puede preguntar qué registros de la app quieres almacenar, si usar un sitio de SharePoint existente y a qué sitio deben pertenecer las listas. Crear o usar una conexión puede requerir tu aprobación y permiso para el sitio y las listas seleccionadas.

Importante

Crear un nuevo sitio de SharePoint para una app no está disponible en todas las versiones de vista previa. Confirma las opciones que se muestran en Copilot Studio antes de diseñar una app que dependa de un sitio recién creado.

Uso de datos de tablas existentes de Dataverse

Utiliza Dataverse cuando la app debería trabajar con datos organizativos estructurados que tu organización ya gestiona en un entorno Power Platform. En la vista previa, Copilot Studio conecta aplicaciones con tablas Dataverse existentes.

Importante

No se soporta crear nuevas tablas de Dataverse en todas las versiones de vista previa. Confirma las opciones mostradas en Copilot Studio antes de diseñar una aplicación que dependa de un modelo de datos Dataverse recién creado.

Copilot Studio podría pedirte que selecciones un entorno, tabla y conexión Dataverse. Debes tener permiso para usar la tabla seleccionada y realizar las operaciones que requiera la app.

Comparar listas de SharePoint y Dataverse

Tanto las listas de SharePoint como Dataverse almacenan datos organizativos bajo gobernanza de administradores, pero se adaptan a necesidades diferentes. Si ambas opciones están disponibles, utiliza la siguiente comparación para elegir la que mejor se adapte.

Tenga en cuenta que: Listas de SharePoint Dataverse
Elíjalo cuando Tus datos están en forma de lista y tu equipo ya trabaja en SharePoint Tu organización ya gestiona datos estructurados en Dataverse
Bien para Rastreadores de equipo, inventarios, solicitudes y registros sencillos Registros empresariales relacionados, procesos gobernados y modelos de datos establecidos
Gestionado en Un sitio de SharePoint Un entorno de Power Platform
Relaciones Buscar columnas entre listas Relaciones definidas entre tablas
Permisos Permisos para sitios y listas de SharePoint Funciones de seguridad de Dataverse y permisos de tabla o de registro
Trabajar con datos Las personas pueden ver y mantener registros directamente en SharePoint Los creadores y administradores gestionan los datos a través de herramientas de Dataverse y Power Platform
Vista previa de Copilot Studio Los escenarios compatibles pueden crear o usar listas de SharePoint Conectarse a tablas Dataverse existentes; puede que no esté disponible crear nuevas tablas

Tip

Elige SharePoint cuando los datos sean naturalmente una lista de equipo sencilla. Elige Dataverse cuando la app debería usar un modelo de datos Dataverse existente o necesite relaciones y seguridad gestionadas a través de Dataverse. La disponibilidad sigue dependiendo de tu entorno y de las políticas del administrador.

Después de conectar una tabla de SharePoint o Dataverse, revisa los datos y conexiones de la app para confirmar qué fuente utiliza.

Conectarse a otras tablas existentes

Si tu organización ya tiene los datos que la app necesita, pide al agente que conecte la app a esa fuente. Además de SharePoint y Dataverse, una aplicación puede trabajar con otras fuentes tabulares disponibles en su entorno, como Excel o SQL.

Las conexiones de datos permiten a una aplicación leer o escribir filas en un código fuente estructurado. La configuración exacta varía según la fuente, pero Copilot Studio te guía para seleccionar los datos y la conexión que debe usar la app.

Aprende sobre las diferentes formas en que una aplicación puede usar un archivo de Excel o CSV en Work with Excel and CSV. También podrían estar disponibles otras fuentes tabulares. La disponibilidad depende del entorno de la app. Revisa y prueba el resultado antes de publicar la app, especialmente cuando los usuarios pueden añadir, actualizar o eliminar registros.

Cambiar o actualizar una conexión de datos

Si la fuente, la estructura de la tabla o la conexión cambia, pide al agente que actualice la conexión de datos de la app. Revisa los campos actualizados y prueba la app de nuevo antes de publicarla. Evita cambiar directamente el código de conexión generado.

Disponibilidad de conexión y políticas de administrador

Las aplicaciones pueden utilizar fuentes de datos y conexiones que están disponibles y permitidas en su entorno. Las políticas de datos y otros controles de los administradores determinan qué fuentes y conexiones están disponibles.

Las aplicaciones de Copilot Studio podrían tener acceso a un subconjunto del catálogo más amplio de conectores. Aprende cómo los administradores clasifican y controlan los conectores en las políticas de datos.

Una fuente de datos o conexión podría no estar disponible por alguna de estas razones:

  • Una política lo bloquea.
  • El catálogo de conectores del entorno no lo incluye.
  • La conexión necesaria no existe.
  • Tu cuenta no tiene permiso para usarlo.
  • La licencia requerida no está disponible.

Contacta con tu administrador si esperas que haya una fuente de datos disponible pero no puedes seleccionarla ni usarla.

Trabajar con archivos de Excel y CSV

Puedes usar los archivos de varias maneras, dependiendo de si quieres proporcionar contexto, conectar datos en tiempo real o permitir que los usuarios de la app suban un archivo.

Adjunta un archivo mientras creas una aplicación

Selecciona + en Chat para adjuntar un archivo que le dé más contexto al agente. Por ejemplo, un libro de trabajo puede ayudar al agente a entender los campos e información que la aplicación debe mostrar. Adjuntar un archivo como contexto no crea una conexión duradera con ese archivo.

Conectar una tabla de Excel

Cuando el conector Excel está disponible, Copilot Studio puede conectar una aplicación a una tabla en un libro de trabajo de Excel. Esta conexión utiliza datos en tiempo real en lugar de un archivo adjunto único. El libro debe contener una tabla definida de Excel, y la disponibilidad de los conectores y los permisos se siguen aplicando.

Añadir subida de archivo a una aplicación

Copilot Studio también puede generar una experiencia de aplicación en la que el usuario selecciona un archivo Excel o CSV para que la aplicación lo procese en el navegador. En este caso, el archivo se introduce en la aplicación en ejecución. No se convierte automáticamente en una fuente de datos compartida de forma centralizada o sincronizada de forma continua.

Entiende la identidad y los permisos

Las aplicaciones acceden a los datos conectados en nombre del usuario iniciado sesión.

Esta condición significa:

  • La app no da automáticamente acceso a datos que no podría usar de otro modo.
  • Diferentes usuarios pueden ver datos distintos según sus permisos.
  • Un usuario puede necesitar crear o dar su consentimiento a una conexión la primera vez que use la aplicación.
  • Una operación de datos conectados puede fallar si el usuario no tiene permiso para realizarla.

Importante

Compartir una app y compartir sus datos subyacentes son acciones separadas. Dar permiso a alguien para abrir una app no le da automáticamente acceso a sus listas de SharePoint, tablas de Dataverse, libros de trabajo u otras fuentes conectadas.

Antes de publicarla, prueba la app con una cuenta que tenga permisos similares a los de sus usuarios previstos.

Preparar los datos de la app para su publicación

Un flujo de trabajo común es:

  1. Describe la app y revisa la vista previa.
  2. Refina sus campos, pantallas y acciones utilizando datos de muestra o locales en el navegador.
  3. Conecta una fuente de datos organizativa, ya sea que esté configurada para la app o ya exista.
  4. Revisa los datos y conexiones de la app.
  5. Prueba con cuentas que representen a los usuarios previstos.
  6. Publica la aplicación.
  7. Comparte la app y confirma por separado que sus usuarios pueden acceder a los datos subyacentes.

También puedes empezar directamente desde datos organizativos existentes cuando ya sabes qué fuente debe usar la app.

Gestiona las conexiones en tu app

Cuando una aplicación funciona con una fuente de la organización o un servicio externo, lo hace a través de un conector — un enlace preconstruido a un servicio como Outlook, SharePoint o Dataverse. Una conexión es el enlace autorizado entre tu app y uno de esos conectores. Hay conectores disponibles para una amplia gama de servicios de Microsoft y de terceros; para consultarlos, consulta la referencia de conectores.

No creas conexiones manualmente. Describe lo que quieres que haga la app, y Copilot Studio añade el conector que la app necesita. Por ejemplo, pedir a la app que envíe un mensaje cuando se añade un registro es lo que añade una conexión a un conector de correo. Para eliminar, simplemente pide en el chat eliminar la conexión establecida.

Las conexiones afectan a las personas que usan tu app de las siguientes maneras.

Consideration Qué significa
Identity Cada persona que abre la app inicia sesión en los conectores que utiliza con su propia cuenta. Tus credenciales no se comparten con las personas con las que compartes la app.
Permisos Como cada persona se conecta como ella misma, solo ve los registros a los que su propia cuenta puede acceder. Dos personas pueden abrir la misma app y ver resultados diferentes.
Availability Las políticas de administrador determinan qué conectores pueden usarse en tu organización. Tus administradores establecen estas políticas en el Centro de Administración de Microsoft.

Si un conector que esperas no está disponible, la política de administrador es la razón más común. Contacta con tu administrador para saber qué conectores están permitidos en tu entorno.

Revisa las conexiones en tu aplicación

Para ver qué conexiones usa tu app, selecciona el nombre de la app en la barra de comandos y luego selecciona Conexiones. Cada conexión muestra el icono del conector, su nombre y una breve descripción de lo que hace. Puedes buscar en la lista por nombre o descripción.

Resolución de problemas de datos y conexiones en tu aplicación

  • Los cambios desaparecen cuando la app se recarga. La app podría estar usando datos de muestra u otra fuente temporal. Revisa sus Datos y Conexiones y pide al agente que conecte una fuente de datos organizacional.
  • Los datos permanecen tras la actualización, pero otros usuarios no pueden verlos. La app podría estar usando almacenamiento local en el navegador. La información local del navegador no se comparte automáticamente entre usuarios, navegadores o dispositivos.
  • No hay una fuente de datos o conexión disponible. La fuente de datos puede estar inaccesible o bloqueada en el entorno. Confirma que la conexión existe y que la política de administrador, permisos y licencias lo permiten.
  • Un usuario puede abrir la app pero no puede ver sus datos. Abrir la aplicación no otorga permiso a sus datos subyacentes. Confirma que el usuario tiene acceso a la SharePoint list, tabla Dataverse, libro de trabajo u otra fuente y que ha consentido cualquier conexión requerida.
  • Los cambios en un archivo adjunto no aparecen en la app. Un archivo adjunto proporciona contexto para la creación de la app pero no es automáticamente una conexión en vivo. Conecta la tabla de Excel a través de un conector disponible si la aplicación necesita leer los datos actuales del libro.
  • Una fuente conectada cambió, pero la app sigue usando una estructura antigua. La conexión generada puede necesitar ser actualizada o recreada para que la app pueda usar el esquema actualizado. Revisa el código fuente y la conexión antes de cambiar manualmente el código de la app generado.
  • Last updated on