Automatitzar la coincidència de reconeixement d'ordres de compres amb Copilot Studio i SAP

Utilitza agents de Microsoft Copilot Studio per automatitzar la coincidència de cap a extrem entre els rebuts de comandes de proveïdors i les ordres de compra obertes en un sistema de planificació de recursos empresarials (ERP) com SAP.

Aquest enfocament permet a una organització de compres confirmar automàticament la gran majoria de reconeixements de comandes entrants, mentre que només es redirigeixen discrepàncies genuïnes a un especialista en compres per a la seva revisió. Un sistema multiagent extreu les dades d'acusament de reconeixement, les compara amb l'ordre de compra registrada, aplica regles de tolerància i escriu els resultats confirmats al sistema ERP amb una intervenció manual mínima.

Suggeriment

Aquest article ofereix un exemple d'escenari i una representació visual de com automatitzar la coincidència de reconeixement d'ordres de compres mitjançant Microsoft Copilot Studio i SAP. Aquesta solució és una arquitectura d'exemple generalitzada que pots utilitzar per a molts escenaris i indústries diferents. Aquest article es limita a les millors pràctiques.

Diagrama de l'arquitectura

Flux de treball

Aquesta arquitectura automatitza el flux de treball de correspondència de reconeixement de comanda:

Recepció de confirmacions: Els proveïdors envien confirmacions de comandes (confirmacions de comanda) que arriben a través d'un canal monitoritzat, com una bústia compartida o un canal d'intercanvi electrònic de dades (EDI), amb les dades de confirmació d'una o més comandes de compra. Els fluxos de núvol de Power Automate s'activen per capturar rebuts de comanda.
Emmagatzematge de confirmaments: Els fluxos al núvol de Power Automate desen els reconeixements d'ordre entrants a Dataverse.
Trigger: Un flux de núvol de Power Automate que utilitza un trigger Dataverse inicia l'agent orquestrador. El flux s'executa quan es desa un acuse de reconeixement de comanda a Dataverse.
Extracció de camp: Un agent d'extracció integrat a Copilot Studio llegeix el reconeixement i normalitza els camps clau (número d'ordre de compra, línies, quantitats, preus, unitat de mesura i dates de lliurament confirmades) en un esquema intern coherent.
Recuperació de l'ordre de compra: L'agent orquestrador recupera l'ordre corresponent de SAP a través del connector SAP, utilitzant el número de comanda com a clau.
Coincidència i validació: Un agent de correspondència compara el reconeixement amb l'ordre de compra línia per línia, entre quantitats, preus, dates i altres camps configurats. L'agent aplica llavors els criteris de coincidència de l'organització, que poden incloure requisits de coincidència exacta, toleràncies definides per l'empresa o una combinació d'ambdues, per determinar si la comanda es pot confirmar automàticament.
Confirmació automàtica: Quan l'acusament de rebut coincideix dins de la tolerància, l'agent confirma l'ordre i escriu el resultat automàticament a SAP, sense implicació humana.
Escalada d'excepcions: Quan es detecta una discrepància, l'agent escala a un especialista en compres a través de Microsoft Teams. L'agent proporciona el reconeixement, l'ordre de compra i les diferències específiques perquè la persona pugui resoldre l'excepció ràpidament.
Registre i auditoria: Microsoft Dataverse registra tots els resultats, ja sigui una confirmació o una escalada, i proporciona un rastre d'auditoria unificat i una capa de seguiment d'excepcions per a informes i millora contínua.

Components

Aquests serveis i tecnologies ingereixen reconeixements de comandes, extreuen dades de confirmament, les comparen amb les ordres de compra a SAP, confirmen comandes coincidents i escalen i fan el seguiment d'excepcions.

Component	Paper en l'arquitectura
Estudi Copilot	Allotja el sistema multiagent. Un agent orquestrador coordina un agent d'extracció especialitzat i un agent de coincidència, gestiona les regles de tolerància i decideix entre la confirmació autònoma i l'escalada humana.
SAP ERP	Serveix com a sistema de registre per a les ordres de compra. Els agents recuperen les dades de les ordres de compra i escriuen les comandes confirmades a través del connector SAP.
Power Automate fluxos al núvol	Detecta nous confirmants als canals d'entrada i activa la xarxa d'agents. Els connectors proporcionen els punts d'integració a fonts de correu electrònic o EDI i a SAP.
Dataverse	S'utilitza com a font de veritat per a l'acusació d'ordre entrant i permet una orquestració basada en l'estat. Proporciona la capa d'estat, registre d'auditoria i seguiment d'excepcions, proporcionant un registre unificat de cada confirmació i escalada per a informes i governança.
Equips de Microsoft	Proporciona escalacions d'excepcions i notificacions als especialistes en compres, presentant el reconeixement, l'ordre de compra i les discrepàncies específiques per a una resolució ràpida.
Identificador de Microsoft Entra	Proporciona control d'identitat i accés, incloent-hi comptes de servei de mínim privilegi per a les operacions de lectura i escriptura dels agents contra SAP i Dataverse.

Detalls de l'escenari

Aquest cas d'ús es basa en un enfocament empresarial per construir un procés fiable, automatitzat i auditable per confirmar reconeixements de comandes de proveïdors en un sistema ERP, tot minimitzant l'esforç manual.

Repte empresarial

Les organitzacions que compren a gran escala reben grans volums de reconeixements de comandes de proveïdors. Històricament, una part significativa d'aquestes confirmacions es comproven i es registren manualment: el personal de compres obre cada reconeixement, localitza l'ordre de compra corresponent a SAP i compara a mà quantitats, preus i dates.

Aquest procés manual és lent, costós i propens a errors. Escala malament amb el creixement, vincula el personal de compres qualificat a comprovacions repetitives en lloc de gestió d'excepcions, i dificulta aplicar les regles de compatibilitat i tolerància de manera consistent entre regions i formats de proveïdors.

Solució

Implementa una arquitectura multiagent a Copilot Studio que automatitzi el processament de reconeixement d'ordres de compra. La solució utilitza agents especialitzats per extreure dades de confirmament, recuperar ordres de compra de SAP, aplicar criteris de correspondència definits per l'empresa i determinar si els agraïments es poden confirmar automàticament o requereixen una revisió humana.

L'arquitectura combina l'orquestració d'agents, la integració de SAP, els fluxos al núvol de Power Automate i el seguiment basat en Dataverse per crear un procés fiable i auditable. Els especialistes en compres es centren en les excepcions mentre que els reconeixements rutinaris es processen automàticament.

Capacitats clau:

Automatitzar la recepció i el processament de reconeixements.
Normalitzeu els rebuts de proveïdors en diferents formats.
Valideu els acusaments de reconeixement contra les comandes de compra aplicant criteris d'adaptació organitzativa, com ara requisits d'ajust exacte o toleràncies configurables.
Escaleu les excepcions als especialistes en contractació.
Mantingueu un registre d'auditoria per a la governança i els informes.

Resultat: Amb aquest patró, una organització pot passar la majoria de confirmacions de comandes de la gestió manual al processament directe, cosa que allibera els especialistes en compres per centrar-se en excepcions en lloc de comprovacions rutinàries. L'enfocament proporciona un plànol reutilitzable per a altres processos d'alt volum i basats en documents en àmbits com les finances i les vendes.

Consideracions

Aquestes consideracions implementen els pilars de Power Platform Well-Architected, un conjunt de principis rectors que milloren la qualitat d'una càrrega de treball. Aprèn més a Microsoft Power Platform Well-Architected.

Fiabilitat

Aïllament d'errors: Gestiona per separat les fallades d'extracció, errors de coincidència i problemes d'integració amb SAP perquè un reconeixement fallit mai bloquegi la resta del lot.
Processament idempotent: Utilitza el número de comanda de compra i l'identificador d'acuse de rebut per detectar i saltar-se duplicats, evitant confirmacions repetides si un missatge es torna a lliurar.
Mecanismes de reserva: Encaminar els reconeixements que no es poden processar automàticament a una cua d'excepcions humana perquè no es perdi cap confirmació.
Registre de doble capa: Registrar els resultats a Dataverse i enviar una notificació secundària en cas de fallada, de manera que les excepcions romandran visibles fins i tot si un pas de registre falla.

Seguretat

Control d'accés: Restringeix els canals d'ingrés, les taules Dataverse i el compte de servei SAP només a identitats autoritzades.
Privilegi mínim: Concedeix als agents accés a les ordres de compra i a l'escriptura només a les operacions de confirmació de comandes que requereixen.
Protecció de dades: Processar les dades de reconeixement, que poden incloure preus comercialment sensibles, de manera segura, i protegir camps sensibles tant en trànsit com en repòs.
Compliment: Alinear les normes de validació i auditoria amb els controls financers i els requisits de conservació de registres de l'organització.

Excel·lència operativa

Estandardització: Normalitzar diversos formats de reconeixement de proveïdors en un únic esquema intern per mantenir la lògica coincident simple i coherent.
Documentació: Mantingues llibres d'execució per als tipus d'excepcions comuns, problemes de format de proveïdor i canvis de configuració de SAP. Documenta els criteris de coincidència, incloent-hi qualsevol requisit d'ajust exacte, toleràncies i condicions d'escalada.
Procés de suport: Formar els equips de compres i suport informàtic per interpretar l'historial d'execució d'agents, diagnosticar fallades i realitzar recuperació manual.
Gestió de canvis: Validar els canvis en extraccions, coincidències i mapatges SAP en un entorn no de producció abans del llançament, i utilitzar el control de versions per a les definicions d'agents i fluxos.

Eficiència del rendiment

Rendiment: Dimensiona la solució per a volums diaris elevats i processa els reconeixements en paral·lel on els connectors ho permetin.
Optimització: Emmagatzemar en memòria cau dades de referència freqüentment utilitzades, com ara consultes de proveïdors i ordres de compra, per evitar consultes SAP redundants.
Limitació de connectors: Tenir en compte els límits de la plataforma i dels connectors SAP, i introduir cues a través de Dataverse per a les càrregues màximes.
Escalabilitat: Estendre el mateix patró d'orquestrador a nous dominis i tipus de documents sense redissenyar el flux de coincidència del nucli.

Optimització de l'experiència

Autoservei: Permetre als especialistes en compres resoldre i reprocessar directament els reconeixements escalats, sense dependència de TI.
Transparència: Surface processa l'estat i les cues d'excepcions a través de Dataverse, amb anàlisis a Power BI per a informes de tendències i rendiment.
Escalacions clares: Presenta cada escalada amb un resum estructurat: el reconeixement, l'ordre de compra, les diferències específiques i una acció recomanada.
Nivell de servei objectiu: Estableix un objectiu directe, com confirmar automàticament la majoria de reconeixements, i monitoritza-ho.

IA responsable

Fiabilitat i seguretat: Monitoritzeu contínuament les sortides dels agents per a la seva precisió i mantingueu una persona informada per revisar anomalies i excepcions abans que afectin el sistema ERP.
Privacitat i seguretat: Assegureu-vos que les dades que processen els agents compleixin amb les polítiques de privacitat i gestió de dades aplicables.
Transparència: Fes que les decisions de l'agent siguin rastrejables, amb registres disponibles per a l'auditoria de cada confirmació i escalada.
Responsabilitat: Utilitza la revisió humana en el bucle per mantenir la responsabilitat de les excepcions i casos límit amb l'equip de compres.

Col·laboradors

Microsoft manté aquest article. Els següents col·laboradors van escriure aquest article.

Autors principals:

Petros Feleskouras, Director Sènior de Programes

Comentaris

Us ha resultat útil aquesta pàgina?

Last updated on 2026-09-03