Comparteix a través de

Enviament de missatges de difusió a tots els usuaris

  • Article

 

S'aplica a: Office 365 for enterprises, Live@edu

Última modificació del tema: 2010-06-23

Els càrrecs més importants de les organitzacions han d'enviar amb freqüència missatges de correu electrònic a un gran grup d'usuaris. Per exemple, pot ser que s'hagi d'enviar un missatge de difusió sobre un incident de seguretat o sobre condicions meteorològiques extremes als usuaris.

Al servei basat en núvol, la millor manera per fer-ho és configurar un grup de distribució dinàmica que permeti enviar un missatge a molts usuaris alhora. La pertinença als grups de distribució dinàmica es basa en condicions que es defineixen en crear el grup. Això significa que la llista de membres d'un grup de distribució dinàmica es calcula cada vegada que s'hi envia un missatge.

En conseqüència, els usuaris nous creats després de configurar el grup rebran missatges enviats al grup sense que calgui fer res més. Això fa que el manteniment dels membres d'un grup dinàmic sigui molt més fàcil que en grups de distribució, també anomenats "grups públics", que requereixen l'addició manual dels membres.

Creació d'un grup de distribució dinàmica per enviar correu electrònic a tots els estudiants de l'escola

Farem servir un exemple per il·lustrar l'ús de grups de distribució dinàmica per als missatges d'emergències. Sou l'administrador de missatgeria de la Universitat de Contoso. Fa poc, durant una tempesta d'hivern, l'administració de l'escola us va demanar que enviéssiu un missatge de correu electrònic a tots els estudiants explicant els motius de la cancel·lació de les classes i quines instal·lacions i serveis es tancaven a causa de la tempesta.

Vau enviar el missatge a tots els grups de distribució dels departaments individuals. Malgrat tot, com que els membres dels grups de distribució són estàtics, no sabíeu segur si estaven actualitzats o si tots els estudiants havien rebut el missatge. Les sospites es van confirmar en descobrir que alguns estudiants havien anat fins a la universitat i s'havien trobat que s'havien cancel·lat les classes i que els edificis eren tancats.

Per preparar-vos per a la propera vegada, heu decidit crear un grup de distribució dinàmica, anomenat "Tots els estudiants" per a tota l'escola, per assegurar-vos que cada estudiant rep aquests missatges importants. Teniu el convenciment que aquesta és la millor solució perquè:

  • Els membres són dinàmics, la qual cosa en simplifica el manteniment.

  • Els membres del grup no apareixen a la llibreta d'adreces compartides, de manera que es manté la privadesa dels estudiants.

  • Els missatges enviats a un grup no excediran els límits de destinataris màxims, perquè els grups es consideren un sol destinatari.

Planificació i preparació

Els grups de distribució dinàmica utilitzen les propietats de la bústia per determinar-ne la pertinença, de manera que cal decidir quines propietats de bústia s'utilitzen com a criteris per a la pertinença al grup. També cal decidir qui pot enviar missatges al grup.

A partir de la recerca sobre els grups de distribució dinàmica i de la planificació, decidiu el següent:

  • Utilitzeu la propietat CustomAttribute1 per filtrar els membres. Com que l'organització amb allotjament només conté bústies per als estudiants, assigneu el valor Student a aquesta propietat. Les bústies per al professorat i el personal es troben ubicades al sistema de missatgeria de les instal·lacions i encara no proporcioneu el servei basat en núvol als exalumnes.

  • Assigneu-vos i assigneu el degà com a úniques persones que poden enviar missatges al grup.

Configuració d'un grup de distribució dinàmica

Amb aquest pla d'acció, esteu a punt per implementar aquesta solució duent a terme les tasques següents:

  1. Configureu la propietat CustomAttribute1 per a tots els comptes.

  2. Creeu el grup de distribució dinàmica nou Tots els estudiants.

  3. Especifiqueu els usuaris que poden enviar missatges de correu electrònic al grup Tots els estudiants.

1. Configuració de CustomAttribute1

Com que l'organització amb allotjament només conté bústies per a estudiants, executeu l'ordre del Windows PowerShell següent per establir a CustomAttribute1 el valor Student per a tots els comptes d'usuari:

Get-Mailbox | Set-Mailbox -CustomAttribute1 Student

2. Creació del grup de distribució dinàmica Tots els estudiants

Amb CustomAttribute1 configurat amb el valor Student, executeu l'ordre següent per crear el grup de distribució dinàmica nou utilitzant aquest atribut com a criteri per a la pertinença al grup:

New-DynamicDistributionGroup -Name "All Students" -IncludedRecipients MailboxUsers -ConditionalCustomAttribute1 Student

L'adreça electrònica del grup és allstudents@contoso.edu. El grup apareix a la llibreta d'adreces compartida, però no se'n mostren els membres.

3. Especificació dels usuaris que poden enviar missatges de correu electrònic al grup Tots els estudiants

Per defecte, tothom pot enviar missatges a un grup de distribució dinàmica. Per tant, és important restringir els usuaris que ho poden fer. Per configurar el grup Tots els estudiants de manera que sigueu l'únic usuari, juntament amb el degà, que pot enviar missatges al grup, executeu l'ordre següent:

Set-DynamicDistributionGroup "All Students" -AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers administrator@contoso.edu,student-dean@contoso.edu

Tot i que el grup Tots els estudiants apareix a la llibreta d'adreces compartida i que qualsevol persona pot adreçar-se al grup i enviar-hi missatges, sereu l'únic usuari, juntament amb el degà, de qui es rebran missatges. Els altres emissors rebran un informe de no-lliurament (NDR) que indicarà que l'enviament del missatge ha fallat.

Recomanacions

Tingueu en compte aquestes recomanacions quan creeu i utilitzeu grups de distribució dinàmica:

  • **Afegiu la propietat CustomAttributeN quan proveïu usuaris per primera vegada   **Per fer-ho, afegiu una propietat CustomAttributeN a la capçalera del fitxer d'importació CSV que utilitzeu per proveïr usuaris. Així us estalviareu d'haver de tornar enrere i configurar una propietat després de crear els comptes d'usuari, com en l'exemple.

  • **Utilitzeu la propietat CustomAttributeN per segmentar el grup d'usuaris   **Pot ser més real tenir els usuaris, el professorat i el personal, així com els exalumnes, allotjats a l'organització basada en núvol. En aquest cas, podeu utilitzar els valors següents per a la propietat CustomAttributeN per als diversos tipus d'usuaris:

    • Student

    • FacultyStaff

    • Alumni

    Amb aquest enfocament, podeu segmentar els grups d'usuaris per a usos futurs, com ara grups de distribució dinàmica per enviar informació fiscal al professorat i al personal o per enviar una carta de recaptació de fons als exalumnes.

  • **Utilitzeu les propietats existents per ajudar a segmentar els grups d'usuaris   **Si ja heu proveït els usuaris al servei basat en núvol, podeu utilitzar una propietat existent com a criteri per a un grup de distribució dinàmica. Per exemple, podeu utilitzar atributs com ara Office, Departmento Title.

    També podeu utilitzar una propietat existent per ajudar a configurar la propietat CustomAttributeN. En el nostre exemple, hem assumit que les úniques bústies basades en núvol eren per als estudiants. Però imaginem-nos que també teniu bústies basades en núvol per al professorat i el personal. Quan proveïu les bústies del professorat i el personal, utilitzeu l'atribut Office per als números de despatx. En aquest cas, podríeu utilitzar l'ordre següent per afegir el valor FacultyStaff a la propietat CustomAttribute1:

    Get-Mailbox -Filter {Office -ne $null} | Set-Mailbox -CustomAttribute1 FacultyStaff

    Per tant, per a totes les bústies amb l'atribut Office no buit, hem afegit el valor FacultyStaff a la propietatCustomAttribute1. Això exclou les bústies d'estudiants i exalumnes, ja que no tenen una oficina al campus.

  • **Utilitzeu grups de distribució amb pertinença tancada per limitar les persones que poden enviar missatges a grups de distribució dinàmica grans   **En el nostre exemple, sou l'únic usuari, juntament amb el degà, que pot enviar correu al grup Tots els estudiants. Això seria arriscat si cap dels dos no estigués disponible per enviar un missatge important o urgent.

    Un enfocament millor seria identificar els usuaris que poden enviar missatges al grup Tots els estudiants i, llavors, crear un grup de distribució, de pertinença tancada, i afegir-los-hi com a membres. Utilitzeu el paràmetre AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers al cmdletSet-DynamicDistributionGroup per habilitar els membres del grup per enviar missatges al grup Tots els estudiants.

  • **Oculteu els grups de distribució dinàmica grans a la llibreta d'adreces compartida   **Podeu restringir qui pot enviar missatges de correu a un grup de distribució dinàmica, però estaria bé de plantejar-se ocultar del tot aquests tipus de grups administratius a la llibreta d'adreces compartida.

    Per ocultar el grup Tots els estudiants, utilitzant l'exemple, executeu l'ordre següent:

    Set-DynamicDistributionGroup "All Students" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Més informació