Crear una tarea de expiración de archivos
El procedimiento que se describe a continuación le guía a través del proceso de creación de una tarea de administración de archivos para los archivos que expiran. Las tareas de expiración de archivos se usan para mover automáticamente todos los archivos que cumplen ciertos criterios a un directorio de expiración especificado, donde un administrador puede hacer una copia de seguridad de los mismos y eliminarlos.
Cuando se ejecuta una tarea de expiración de archivos, se crea un directorio en el directorio de expiración, agrupado por el nombre del servidor en el que se ejecutó la tarea.
El nombre de directorio nuevo se basa en el nombre de la tarea de administración de archivos y la hora en la que se ejecutó. Cuando se encuentra un archivo que ha expirado, se mueve al directorio nuevo, a la vez que se conserva la estructura de directorio original.
Para crear una tarea de expiración de archivos
Haga clic en el nodo Tareas de administración de archivos.
Haga clic con el botón derecho en Tareas de administración de archivos y, después, haga clic en Crear tarea de administración de archivos (o haga clic en Crear tarea de administración de archivos en el panel Acciones). Se abrirá el cuadro de diálogo Crear tarea de administración de archivos.
En la pestaña General, escriba la siguiente información:
Nombre. Escriba un nombre para la nueva tarea.
Descripción. Escriba una etiqueta descriptiva opcional para esta tarea.
Ámbito. Agregue los directorios en los que debe funcionar esta tarea mediante el botón Agregar. Si se desea, los directorios se pueden quitar de la lista mediante el botón Quitar. La tarea de administración de archivos se aplicará a todas las carpetas y sus subcarpetas de la lista.
En la pestaña Acción, especifique la siguiente información:
Tipo. Seleccione Expiración de archivos en el cuadro desplegable.
Directorio de expiración. Seleccione el directorio en el que expirarán los archivos.
Advertencia
No seleccione un directorio que se encuentre dentro del ámbito de la tarea tal como se define en el paso anterior. Si lo hace, podría generar un bucle iterativo que podría provocar la inestabilidad del sistema y la pérdida de datos.
Opcionalmente, en la pestaña Notificación, haga clic en Agregar para enviar notificaciones por correo electrónico, registrar un evento o ejecutar un comando o script un número mínimo de días especificado antes de que la tarea ejecute una acción en el archivo.
En el cuadro combinado Número de días para enviar notificaciones antes de que se ejecute la tarea, escriba un valor, o selecciónelo, para especificar el número mínimo de días antes de que se actúe en un archivo en el que se enviará una notificación.
Nota
Las notificaciones solo se envían cuando se ejecuta una tarea. Si el número mínimo de días especificado para enviar una notificación no coincide con una tarea programada, la notificación se enviará el día de la tarea programada anterior.
Para configurar las notificaciones por correo electrónico, haga clic en la pestaña Mensaje de correo electrónico y escriba la siguiente información:
Para enviar una notificación a los administradores cuando se alcance un umbral, active la casilla Enviar correo electrónico a los siguientes administradores y escriba los nombres de las cuentas administrativas que recibirán las notificaciones. Use el formato cuenta@dominio, y use punto y coma para separar varias cuentas.
Para enviar un correo electrónico a la persona cuyos archivos están a punto de expirar, active la casilla Enviar correo electrónico al usuario cuyos archivos están a punto de expirar.
Para configurar el mensaje, edite la línea de asunto y el cuerpo de mensaje predeterminados que se proporcionan. El texto entre paréntesis inserta información de variables sobre el evento de cuota que causó la notificación. Por ejemplo, la variable [Propietario de archivo de origen] inserta el nombre del usuario cuyo archivo está a punto de expirar. Para insertar variables adicionales en el texto, haga clic en Insertar variable.
Para adjuntar una lista de los archivos que están a punto de expirar, haga clic en Adjuntar al correo electrónico la lista de archivos en los que se realizará la acción y escriba o seleccione un valor para Número máximo de archivos de la lista.
Para configurar más encabezados (incluidos De, CC, CCO y Responder a), haga clic en Encabezados de correo electrónico adicionales.
Para registrar un evento, haga clic en la pestaña Registro de eventos, active la casilla Enviar advertencia al registro de eventos y edite la entrada de registro predeterminada.
Para ejecutar un comando o script, haga clic en la pestaña Comando y active la casilla Ejecutar este comando o script. A continuación escriba el comando o haga clic en Examinar para buscar la ubicación donde se almacena el script. También puede especificar argumentos de comandos, seleccionar un directorio de trabajo para el comando o script, o modificar la configuración de seguridad del comando.
Otra alternativa es usar la pestaña Informe para generar uno o varios registros o informes de almacenamiento.
Para generar registros, active la casilla Generar registro y seleccione uno o varios registros disponibles.
Para generar informes, active la casilla Generar informe y seleccione uno o varios formatos de informe disponibles.
Para crear los registros o informes de almacenamiento generados por correo electrónico, active la casilla Enviar informes a los siguientes administradores y escriba uno o varios destinatarios de correo electrónico con el formato cuenta@dominio. Use punto y coma para separar las direcciones.
Nota
El informe se guarda en la ubicación predeterminada para los informes de incidentes, que se puede modificar en el cuadro de diálogo Opciones del Administrador de recursos del servidor de archivos.
Otra opción es usar la pestaña Condiciones para ejecutar esta tarea solo en archivos que reúnan una serie de condiciones definidas. Las siguientes configuraciones están disponibles:
Condiciones de propiedad. Haga clic en Agregar para crear una condición basada en la clasificación del archivo. Se abrirá el cuadro de diálogo Condición de propiedad, que permite seleccionar una propiedad, el operador que se va a ejecutar en la propiedad y el valor con el que se va a comparar la propiedad. Después de hacer clic en Aceptar, puede crear condiciones adicionales o editar o quitar una condición existente.
Días desde la última modificación del archivo. Haga clic en la casilla y, después, escriba un número de días en el cuadro de número. Esto provocará que la tarea de administración de archivos solo se aplique a los archivos que no se hayan modificado durante más del número de días especificado.
Días desde el último acceso al archivo. Haga clic en la casilla y, después, escriba un número de días en el cuadro de número. Si el servidor está configurado para realizar un seguimiento de las marcas de tiempo de los últimos accesos a los archivos, la tarea de administración de archivos solo se aplicará a los archivos a los que no se haya accedido durante más del número de días especificado. Si el servidor no está configurado para realizar un seguimiento de las horas de acceso, esta condición no será eficaz.
Días desde que se creó el archivo. Haga clic en la casilla y, después, escriba un número de días en el cuadro de número. Esto hará que la tarea solo se aplique a los archivos creados hace al menos el número de días especificado.
Inicio efectivo. Establezca la fecha en la que esta tarea de administración de archivos debe empezar a procesar archivos. Esta opción es útil para retrasar la tarea hasta que se haya tenido la oportunidad de enviar notificaciones a los usuarios o realizar otros preparativos de antemano.
En la pestaña Programación, haga clic en Crear programación y, después, en el cuadro de diálogo Programación haga clic en Nueva. Se muestra una programación predeterminada establecida diariamente a las 9:00 horas, pero esta programación predeterminada se puede modificar. Cuando haya terminado de configurar la programación, haga clic en Aceptar y, después, vuelva a hacer clic en Aceptar.