Sdílet prostřednictvím

Zprávy organizace v Centrum pro správu Microsoftu 365

  • Článek

Jako správce se teď můžete spojit s vaší organizací prostřednictvím přizpůsobených zpráv pomocí zpráv organizace, které jsou dostupné v Centrum pro správu Microsoftu 365 v části Sestavy. Tato funkce umožňuje vytvářet a spravovat zprávy a kontrolovat zprávy o doručení z centrálního umístění. Zprávy organizace zlepšují prostředí v rámci produktu, podporují scénáře vzdálené a hybridní práce, jako je poskytování vzdělávacích materiálů pro zaměstnance, informace o dostupnosti služeb nebo licencí Microsoftu 365 a aktualizace o iniciativách organizace. Využijte možnosti zpráv organizace v Centrum pro správu Microsoftu 365 ke zjednodušení vašeho dosahu v rámci produktů Microsoftu.

Začněte tím, že přejdete na zprávy organizace v Centrum pro správu Microsoftu 365.

Poznámka

Prostředí verze Preview se začnou zavádět ve verzi Preview 2. května 2024.

Co můžu dělat se zprávami organizace?

Centralizované prostředí zpráv organizace v rámci Centrum pro správu Microsoftu 365 zahrnuje následující funkce a možnosti:

  • Vytváření zpráv od začátku (například zadávání volného textu)

  • Použití předpřipravených zpráv šablon od Microsoftu

  • Odesílání zpráv do umístění Windows Spotlight

  • Ukládání konceptů zpráv

  • Odmítnutí nebo schválení přizpůsobených zpráv

  • Přidání obrázků nebo ikon do zpráv

  • Zadání vlastních cílových adres URL

  • Konfigurace plánů doručení a parametrů pro zprávy

  • Přiřazení cílení prostřednictvím Microsoft Entra skupin uživatelů a pokročilých možností cílení

  • Správa zpráv vytvořených na Centrum pro správu Microsoftu 365 a dalších portálech

  • Kontrola výkonu zpráv s daty časových řad

Požadavky na nastavení

Než začnete pracovat se zprávami organizace, ujistěte se, že váš tým splňuje následující požadavky:

  • Tenant viz Nastavení zásad tenanta.

  • Autoři ve vaší organizaci, kteří chtějí vytvářet zprávy, musí mít přiřazenou jednu z následujících rolí správce v rámci Centrum pro správu Microsoftu 365:

  • Všichni schvalovatelé ve vaší organizaci, kteří budou jmenováni zodpovědnou stranou pro schvalování přizpůsobených zpráv, musí mít v rámci Centrum pro správu Microsoftu 365 přiřazenou jednu z těchto následujících rolí správce:

  • Všichni příjemci zpráv ve vaší organizaci, kteří mohou přijímat zprávy od vašich autorů, musí mít přístup k produktům Microsoftu, kterým se zprávy mají doručovat. (Koncoví uživatelé nemusí mít žádné Microsoft Entra role, aby mohli přijímat zprávy organizace.)

    • Například všechny zprávy nakonfigurované tak, aby se doručovaly do kanálu Windows, jako je Windows Spotlight, vyžadují, aby příjemci používali Windows 11 Enterprise.

Důležité

Prostředí náhledu zpráv organizace nebudou omezena na základě licencí, které mají účastníci tenantů, autorů, schvalovatelů nebo příjemců zpráv. Některá prostředí zpráv organizace ale mohou být v budoucnu omezena na konkrétní licence Microsoftu.

Začínáme

Snímek obrazovky znázorňující cílovou stránku zpráv organizace v Centrum pro správu Microsoftu 365 s očíslovanými poznámkami

V rámci centralizovaného prostředí zpráv organizace je potřeba se seznámit se třemi základními funkcemi:

  1. Spravovat – tady vy a váš tým uvidíte většinu zpráv organizace vytvořených na různých portálech, včetně Intune nebo Microsoft Endpoint Manageru. Váš tým bude také moct spouštět různé funkce pro každou zprávu, zobrazovat podrobnosti a provádět toky schvalování v oblasti Spravovat.

  2. Vytvoření zprávy – v tomto průvodci může každý, kdo má výše popsanou Microsoft Entra roli Zapisovatel zpráv organizace, přejít a vytvořit plně přizpůsobené nebo šablonované zprávy.

  3. Kontrola aktivity – tady můžou vaši správci zobrazit výkon zpráv, které jsou nebo doručují vašim uživatelům.

Správa

Pomocí hlavního prostředí pro přistání můžete kontrolovat a řídit zprávy od kohokoli v organizaci. Mezi operace, které můžou správci ovlivnit v rámci prostředí Spravovat, patří:

  • Filtrování na základě stavu zprávy (například Aktivní), umístění (například Windows Spotlight) nebo cíle (například Přijetí); filtrování pomocí vyhledávání podle názvu zprávy.

  • Kontrola podrobností o existujících zprávách (například jazyk, cílení atd.)

  • Vysvětlení agregovaných dat o výkonu pro jednotlivé zprávy

  • Rušení, odstraňování, schvalování a kopírování zpráv

Jak pokračovat ve vytváření konceptu zprávy (Změnit)

Pokud máte Microsoft Entra roli Zapisovatel zpráv organizace, jak je popsáno výše, můžete ve svém tenantovi upravit nebo jinak dokončit uloženou zprávu konceptu. Postup:

  1. Vyfiltrujte Stav na Koncept.

  2. Vyberte název zprávy, kterou chcete upravit.

  3. Na panelu podrobností zprávy vyberte Změnit.

  4. Tím přejdete přímo do průvodce vytvořením, kde můžete pokračovat ve vytváření tohoto konceptu zprávy.

Jak schválit nebo odmítnout zprávu čekající na schválení

Pokud máte roli schvalovatel zpráv organizace Microsoft Entra, jak je popsáno výše, můžete kontrolovat a schvalovat nebo odmítat zprávy od kolegů, kteří jsou ve stavu čekání na schválení. Schválení nebo odmítnutí zprávy čekající na schválení:

  1. Vyfiltrujte Stav na Čekající na schválení.

  2. Vyberte název zprávy, kterou chcete zkontrolovat.

  3. Na panelu podrobností zprávy si přečtěte veškerý obsah poskytnutý autorem.

  4. Pokud se domníváte, že je tato zpráva vhodná pro doručování uživatelům ve vašem tenantovi, můžete volitelně přidat komentář a vybrat Schválit.

  5. Pokud se ale domníváte, že zpráva není připravená nebo vhodná k doručení uživatelům vašeho tenanta, musíte do textového pole přidat komentář a vybrat Odmítnout.

Jak překonat odmítnutou zprávu (stažení)

Pokud máte Microsoft Entra roli Zapisovatel zpráv organizace, jak je popsáno výše, můžete překonat odmítnutí ze straně schvalovatelů ve vašem tenantovi. Postup:

  1. Vyfiltrujte stav na Odmítnuto.

  2. U názvu zamítnuté zprávy, kterou chcete překonat, vyberte Odvolat.

  3. Tím se stav odmítnuté zprávy nastaví na Koncept.

  4. Odtud můžete přejít na panel podrobností zprávy a vybrat Změnit.

  5. Tím přejdete přímo do průvodce vytvořením, kde můžete pokračovat ve vytváření tohoto konceptu zprávy a znovu odeslat zprávu ke schválení, aby se zpráva vrátila schvalovatelům ke kontrole.

Poznámka

  • Plně přizpůsobené zprávy budou vyžadovat, aby schvalovatel jakoukoli zprávu před doručením vašim uživatelům schválil. Výběr předpřipravené zprávy ale nebude před doručením koncovým uživatelům vyžadovat schválení vaší organizace.
  • Schvalovatelé nemůžou schválit ani odmítnout zprávu, kterou sami vytvořili.
  • Zpráva "Odmítnutí" označí stav zprávy jako "Odmítnuto", což vyžaduje, aby autor zprávu "odvolal" a pak 'Upravit' nový koncept.
  • Zprávy, které schvalovatelé nekontrolují (například neschvalují nebo zamítají) před nastaveným datem ukončení zprávy, budou systémem automaticky odmítnuty, aby se zajistilo, že autoři budou dostávat zprávy podle očekávání.

Vytvoření zprávy

Důležité

Zprávy organizace doručují zprávy koncovým uživatelům v časových oknech nakonfigurovaných správci prostřednictvím Centrum pro správu Microsoftu 365 prostředí. Občas ale nemusí být zprávy doručeny podle očekávání kvůli podmínkám zařízení systému nebo uživatele, například kvůli nedoručování naléhavých zpráv do zařízení odpojených od internetu. V takových případech se náš systém bude dál snažit doručovat zprávy, jak je to možné a vhodné.

Uživatelé s rolí Zapisovatel zpráv organizace Microsoft Entra popsanou výše budou mít přístup k tlačítku Vytvořit zprávu a možnostem v centralizovaném prostředí. Výběrem tohoto tlačítka se vyvolá průvodce, který zahrnuje tyto primární kroky vytvoření:

  • Cíl pro výběr povahy nebo účelu nové zprávy.

  • Umístění pro určení, do kterého kanálu v produktu se zpráva pro vaše uživatele odešle.

  • Šablona pro volbu formátu zprávy "vytvořte si vlastní" nebo předem připravenou zprávu od Microsoftu

  • Přizpůsobení pro přidání přizpůsobení zprávy, včetně fulltextu nebo vlastních adres URL

  • Příjemci pro nastavení skupin ve vaší organizaci, které by měly zprávu obdržet.

  • Naplánujte konfiguraci počátečního a koncového data a také frekvenci, s jakou bude systém v průběhu času odesílat zprávu stejnému uživateli.

  • Dokončete kontrolu zprávy před naplánováním nebo odesláním ke schválení schvalovateli vaší organizace.

Volba vlastních nebo předem připravených zpráv

V tomto prostředí jsou povolené dvě primární formy vytváření zpráv:

  1. Plně přizpůsobené vytváření (neboli vytvoření vlastního) – jedná se o otevřený formát zadávání libovolného obsahu zpráv, který umožňuje vašemu týmu vytvářet zprávy, které obsahují název vaší společnosti nebo jiná specifika jedinečná pro vaši společnost, skupinu nebo tým. Autor může například vybrat možnost Vytvořit si vlastní a zadat všechna slova zprávy.

  2. Předpřipravené zprávy (neboli "šablonované" zprávy) – jedná se o metodu výběru a přizpůsobení obsahu, který microsoft částečně vytvořil pro obecné účely. Společnost Microsoft může například poskytovat různé obecné zprávy, které může váš tým vybrat a přidat vaše logo a adresu URL, aby bylo možné zvýšit povědomí o aktualizaci softwaru.

Jak uložit koncept zprávy a pokračovat v tom

  1. Všimněte si, že v průvodci vytvořením má každý krok tlačítko Uložit a zavřít .

  2. Kdykoli můžete vybrat Uložit a zavřít a uložit zprávu jako nový koncept.

  3. Po uložení se zpráva zobrazí v horní části tabulky Spravovat.

  4. Pokud se chcete vrátit k vytváření zprávy, vyberte název konceptu zprávy a vyvoláte panel podrobností zprávy.

  5. Pokud chcete pokračovat ve vytváření zprávy v průvodci vytvořením, vyberte Změnit na panelu podrobností zprávy.

Jak vytvořit zprávu zkopírováním existující zprávy

  1. Přejděte do prostředí Správy a najděte zprávu, kterou chcete použít jako výchozí bod.

  2. Vyberte Kopírovat funkci.

  3. Okamžitě se umístíte do průvodce vytvořením s relevantními prvky z předchozí zprávy, které se zkopírují.

  4. Upravte podle potřeby a dokončete průvodce vytvořením nebo uložte jako koncept.

Poznámka

  • Pro stejný kanál (například Windows Spotlight) se obrázky poskytnuté vaším týmem pro poslední vytvořenou zprávu automaticky poskytnou pro vaši další zprávu. Tento obrázek ale můžete přepsat novým nahráním obrázku.
  • Jakmile na konci plně přizpůsobeného toku vytváření zpráv vyberete Odeslat ke schválení, bude moct vaši zprávu zkontrolovat a schválit nebo odmítnout kdokoli ve vašem tenantovi, který má výše popsanou roli schvalovatel organizačních zpráv.
  • Pokud uložíte koncept před krokem Plán, a proto nezadáte vlastní název zprávy, bude mít koncept programově vygenerovaný název založený na datu a čase, kdy jste koncept uložili. Název této zprávy můžete upravit úpravou konceptu zprávy.
  • Ne u všech výběrů v kroku Cíl můžou být k dispozici předem připravené zprávy. Všechny cíle ale budou mít formát "create your own" (Vytvořit vlastní) k dispozici pro úplné vytváření vlastních nastavení.

Kontrola aktivity

Jak můžete vidět při návštěvě centralizovaného prostředí, základní tabulka Spravovat obsahuje základní data agregovaných přehledů pro vaše zprávy (včetně celkového počtu zobrazených zpráv, celkového počtu kliknutí a míry klikání). Centralizované prostředí ale zahrnuje také prostředí pro pokročilé přehledy, mezi které patří:

  • Filtrování časového rozsahu, stavu a dalších aspektů

  • Graf vybraného rozsahu dat,

  • Export dat do souboru CSV

Nahoře uvidíte také tři grafy dat časových řad, které zobrazují denní změny v zobrazení celkový počet zobrazených zpráv (nebo zobrazení), celkový počet kliknutí a míra prokliku pro vaše zprávy.

Export dat

Pokud vy nebo váš tým chcete pracovat s daty o výkonu zpráv vašeho tenanta, můžete je exportovat do souboru CSV. Postup:

  1. Nastavte filtry dat, včetně časového rozsahu, pro data, která chcete načíst.

  2. Vyberte tlačítko Exportovat do souboru CSV a uložte soubor místně.

Pokročilé funkce

Zprávy organizace, které budou spuštěné na jaře 2024, budou obsahovat také dvě další funkce, které poskytují pokročilé funkce pro plánování a směrování zpráv správcům:

Urgentní doručení

U některých časově citlivých komunikací můžou správci a další komunikátory potřebovat rychle dostat zprávu. Když například dochází k události v podnikovém areálu nebo došlo k výpadku služby, správci můžou potřebovat tyto události rychle vysílat všem zaměstnancům, aby se mohli připravit. Aby mohli správci v Centrum pro správu Microsoftu 365 podporovat komunikaci v takových událostech, budou moct vybrat tlačítko Urgent messages (Naléhavé zprávy) v části Top Actions (Hlavní akce).

Snímek obrazovky, který zvýrazňuje tlačítko pro odeslání naléhavé zprávy

Nastavení zásad tenanta

Poznámka

Pokud jste nedávno nasadili tenanta do Microsoft Entra ID, může trvat 36 až 64 hodin, než budete moct používat funkce zpráv organizace.

V Microsoft Intune existují určité zásady, které zablokují doručování zpráv organizace koncovým uživatelům, pokud nejsou správně nakonfigurované. Tato část popisuje, jak upravit všechna nastavení zásad pro vašeho tenanta tak, aby doručování bylo vždy povolené a fungovalo podle očekávání.

Obecné pokyny

Pokud chcete v tenantovi provádět změny zásad, musí správce Intune:

  1. Přihlaste se do centra pro správu Microsoft Endpoint Manageru pro vašeho tenanta.
  2. Zásady popsané níže nakonfigurujte pomocí šablony profilu omezení zařízení Microsoft Intune nebo katalogu nastavení.
  3. Nezapomeňte tyto zásady upravit ve všech nových a stávajících zásadách, které jsou zaměřené na koncové uživatele a zařízení, která můžou přijímat zprávy organizace.
  4. Povolení zásad zpráv organizace

Poznámka

Tato zásada se vyžaduje pro zařízení se systémem Windows 11verze 22H2, buildem 10.0.22621.900 a novějším. Pokud tuto zásadu nepovolíte, nebudou tato zařízení moct přijímat zprávy organizace.

  1. Přejděte na Katalog nastavení>Prostředí>Povolit doručování zpráv organizace (uživatel).
  2. Pokud chcete povolit doručování zpráv organizace, přepněte přepínač na Povoleno.

Povolit zásady prostředí

Poznámka

Pokud používáte standardní hodnoty zabezpečení Windows 11 MDM, budete muset změnit požadované zásady na Nenakonfigurováno. Tyto zásady řídí zprávy organizace nakonfigurované vaším týmem i další zprávy přicházející přímo od Microsoftu. Pokud chcete pokračovat v blokování zpráv přicházejících přímo od Microsoftu, jak je definováno ve standardních hodnotách zabezpečení Windows 11 MDM, nakonfigurujte zásady zpráv Microsoftu, které najdete v prostředí nastavení zpráv organizace v Centru pro správu.

Pokud používáte katalog Nastavení, postupujte takto:

(To může být v novém nebo existujícím konfiguračním profilu Windows.)

  1. Přejděte naProfily konfiguraceWindows>zařízení>.
  2. Vyberte Katalog nastavení.
  3. Vyberte Přidat nastavení.
  4. Ve výběru Nastavení vyberte Kategorie Prostředí.
  5. V nastavení konfigurace se ujistěte, že jsou vybrané následující možnosti nebo jsou nastavené na Povolit:
    • Přidání možnosti Povolit Windows Spotlight (uživatel)
    • Přidání možnosti Povolit Windows Spotlight v Centru akcí (uživatel)
    • Přidat povolit tipy pro Windows
    • Přidání konfigurace Windows Spotlightu na zamykací obrazovce (uživatel)
  6. V nastavení konfigurace se ujistěte, že jsou následující:
    • Zakázání obsahu optimalizovaného pro cloud
  7. V nastavení konfigurace se ujistěte, že jsou vybrané následující možnosti nebo jsou nastavené na Povolit:
    • Povolení doručování zpráv organizace (uživatel)

Pokud používáte omezení zařízení, postupujte takto:

(To může být v novém nebo existujícím konfiguračním profilu Windows.)

  1. Přejděte naProfily konfiguraceWindows>zařízení>.
  2. V novém nebo existujícím profilu šablony vyberte Omezení> zařízeníWindows Spotlight.
  3. Ujistěte se, že je možnost Nenakonfigurováno nastaveno nebo vyberte následující:
    • Windows Spotlight
    • Windows Spotlight na zamykací obrazovce
    • Tipy pro Windows
    • Windows Spotlight v centru akcí
    • Přizpůsobení Windows Spotlightu

Časté otázky

Můžete mi říct něco víc o očekávání doručení těchto zpráv?

Po naplánování vaší zprávy platformou Zpráv organizace bude nejdříve několik hodin trvat, než bude možné zprávu doručit do zařízení koncových uživatelů. Pokud například nastavíte počáteční datum na teď a dnes, měli byste očekávat několik hodin, než všechna zařízení koncových uživatelů ve vašem testovacím tenantovi obdrží datovou část zprávy.

Dále Windows 11 ukládání zpráv do vyrovnávací paměti v nastaveném období pro každý kanál. (Jinými slovy, toto prostředí je poskytováno v modelu pull.) Proto počítejte s tím, že může trvat 24 hodin, než cíloví koncoví uživatelé ve vašem testovacím tenantovi zprávu přijmou a vykreslují, protože jejich zařízení můžou být nakonfigurovaná tak, aby vyžadovala obsah v různých časech.

Jakmile se zpráva aktivně doručuje více než 24 hodin, můžete se vrátit do prostředí Správa a zkontrolovat nejnovější data doručení zprávy.

Můj tým vytvořil další zprávy organizace v rámci Intune, skóre přijetí, sestav využití a dalších. Jak s tím pracují?

Centrální prostředí zpráv organizace je "one-stop-shop" pro zprávy organizace. Měli byste být schopni zobrazit a spravovat další zprávy z centralizovaného prostředí bez ohledu na to, kde byly vytvořeny.

Poznámka

Zprávy organizace o skóre přijetí v kanálech Office nebo Outlooku se v centralizovaných prostředích nezobrazují.

Jak správci získají požadovaná oprávnění?

Obraťte se na globálního správce a požádejte ho, aby vám přiřadil roli zapisovatele zpráv organizace nebo schvalovatele zpráv organizace Microsoft Entra podle těchto kroků:

  1. Globální Správa cílového testovacího tenanta přechází do Správa Microsoftu 365 Center > Aktivní uživatelé.

  2. Vyhledejte nebo jinak vyberte cílového uživatele v tabulce Aktivní uživatelé.

  3. Na horním navigačním panelu vyberte tlačítko Spravovat role .

  4. V části Jiné vyberte Zapisovatel organizačních zpráv nebo Schvalovatel organizačních zpráv a pak vyberte Uložit změny.

Proč musím aktualizovat zásady MDM?

Zásady MDM uvedené v části Požadavky určují, jestli má služba doručující zprávy přístup ke každému umístění, kam by se zprávy organizace mohly doručovat. Dříve poskytovatelé CSP ovlivňovali pouze scénáře pro spotřebitele a řídili, jestli je možné zasílání zpráv microsoftem doručovat, ale vzhledem k tomu, že používáme stejnou službu, mají zásady vliv i na zprávy vytvořené správcem.

Jak získám nastavení MDM pro účely řešení potíží?

  1. Spusťte ms-settings:workplace.

  2. V části Export souborů protokolu správy vyberte Exportovat.

  3. Získejte výsledný soubor ve složce C:\Users\Public\Documents\MDMDiagnostics.

Jak získám ID uživatele a zařízení pro účely řešení potíží?

  1. Spuštění MS Feedback Hubu

  2. V levém dolním rohu vyberte Nastavení .

  3. Přejděte do části Informace o zařízení .

Další informace najdete v následujících dokumentech:

Co znamenají různé stavy zpráv?

Všechny zprávy mají stav, který označuje jejich vytvoření nebo stav doručení, včetně:

  1. Dokončeno – zpráva úspěšně prošla svým kurzem definovaným počátečním a koncovým datem.

  2. Čeká na vyřízení – zpráva je stále registrována službami zpráv organizace, a proto se nedoručuje. Kromě toho některé podrobnosti zprávy můžou být nedostupné, když jsou ve stavu čekání.

  3. Selhání – zpráva nemohla být správně zaregistrována službami zpráv organizace z různých důvodů. Tyto zprávy bude potřeba zkopírovat, aby se proces zopakoval.

  4. Zrušeno – zpráva byla explicitně zastavena správcem tenanta. Mohlo k tomu dojít během doručení zprávy nebo dříve (to znamená v naplánovaném stavu).

  5. Aktivní – zpráva se aktuálně doručuje vašim uživatelům.

  6. Koncept – zpráva nebyla dokončena nebo nebyla jinak odeslána k plánování a/nebo schválení. Kterýkoli z autorů vašeho tenanta může pokračovat v konceptu až do dokončení prostřednictvím toku vytváření.

  7. Naplánované – zpráva je správně ovaná a čeká na doručení (v té době bude označena jako Aktivní).

  8. Odmítnuto – zpráva byla zkontrolována a správce schvalovatele zakázal pokračovat do naplánovaného nebo aktivního stavu.

  9. Čeká na schválení – zpráva čeká na kontrolu správcem schvalovatele.

Jak funguje lokalizace ve zprávách organizace?

V případě předpřipravených zpráv se vaše zpráva doručí koncovým uživatelům, kteří mají související jazyk produktu nastavený na jeden z následujících způsobů:

  • en-US
  • de-DE
  • es
  • fr-FR
  • it-IT
  • Ja-JP
  • ko-KR
  • nl-NL
  • pl-PL
  • pt-BR
  • pt-PT
  • ru-RU
  • tr-TR
  • zh-Hans
  • zh-Hant

Pokud například zapisovač zpráv organizace (správce) vybere zprávu A, která se má poslat koncovým uživatelům, budou mít všichni koncoví uživatelé s jazykem produktu nastaveným na jeden z výše uvedených jazyků nárok na přijetí zprávy A.

U přizpůsobených zpráv bude zpráva doručena pouze v jazyce, ve kterém byla vytvořena v rámci Centrum pro správu Microsoftu 365.

Pokud má například autor zpráv organizace (správce) při vytváření zprávy B nastavenou Centrum pro správu Microsoftu 365 jazyk produktu na francouzštinu, koncoví uživatelé se souvisejícím jazykem produktu nastaveným na angličtinu zprávu B neobdrží. Koncoví uživatelé, kteří mají jako související produktový jazyk nastavenou francouzštinu, ale budou mít nárok na přijetí zprávy B.