Sdílet prostřednictvím

Konfigurace ručních rozhodnutí ve workflow

  • Článek

Tento článek vysvětluje, jak nakonfigurovat vlastnosti ručního rozhodnutí.

Pokud budete chtít nakonfigurovat ruční rozhodnutí v editoru workflowu, klikněte pravým tlačítkem myši na ruční rozhodnutí a kliknutím na tlačítko Vlastnosti otevřete stránku Vlastnosti. Následně nakonfigurujte vlastnosti dílčího workflowu pomocí ručního rozhodnutí.

Název rozhodnutí

Pomocí následujících kroků zadejte název ručního rozhodnutí.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Základní nastavení.
  2. V poli Název zadejte jedinečný název ručního rozhodnutí.

Zadání řádku předmětu a pokynů

Musíte zadat řádek předmětu a pokyny pro uživatele přiřazené k tomuto ručnímu rozhodnutí. Například pokud konfigurujete rozhodnutí pro nákupní požadavky, uživatel, který je k rozhodnutí přiřazeno, uvidí řádek s předmětem a pokyny na stránce Nákupní žádanky. Řádek předmětu se zobrazí na panelu zpráv na stránce. Uživatel poté může kliknutím na ikonu na panelu zpráv zobrazit pokyny. K zadání řádku předmětu a pokynů použijte následující postup.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Základní nastavení.

  2. Na kartě Pokyny v poli Předmět pracovní položky zadejte řádek předmětu.

  3. Řádek předmětu můžete přizpůsobit vložením zástupného textu. Zástupný text bude při zobrazení řádku předmětu uživatelům nahrazen odpovídacími daty. Při vkládání zástupného textu postupujte takto:

    1. V textovém poli klepnutím zadejte, kde se má zástupný text zobrazit.
    2. Klikněte na Vložit zástupný text.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte vkládaný zástupný text.
    4. Klepněte na tlačítko Vložit.

  4. Chcete-li přidat překlady řádku předmětu, postupujte takto:

    1. Klikněte na Překlady.
    2. Na nově otevřené stránce klikněte na Přidat.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
    4. V poli Přeložený text zadejte text.
    5. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu podle pokynů v kroku 3.
    6. Klepněte na tlačítko Zavřít.

  5. V poli Pokyny pracovní položky zadejte pokyny.

  6. Pokyny můžete přizpůsobit vložením zástupného textu. Zástupný text bude při zobrazení pokynů uživatelům nahrazen odpovídacími daty. Při vkládání zástupného textu postupujte takto:

    1. V textovém poli klepnutím zadejte, kde se má zástupný text zobrazit.
    2. Klikněte na Vložit zástupný text.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte vkládaný zástupný text.
    4. Klepněte na tlačítko Vložit.

  7. Chcete-li přidat překlady pokynů, postupujte takto:

    1. Klikněte na Překlady.
    2. Na nově otevřené stránce klikněte na Přidat.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
    4. V poli Přeložený text zadejte text.
    5. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu podle pokynů v kroku 6.
    6. Klepněte na tlačítko Zavřít.

Určete možné výsledky rozhodnutí

obvykle pokud je dokument přiřazen pracovníkovi s rozhodovací pravomocí, je tomuto pracovníkovi kladena otázka. Na tuto otázku se obvykle odpovídá možnostmi Ano nebo Ne, nebo Pravda nebo Nepravda. Podle následujících kroků můžete určit možné výsledky ručního rozhodnutí.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Základní nastavení.

  2. Na kartě Výsledky v poli Výsledek 1 zadejte název výsledku nebo možnost.

  3. Chcete-li přidat překlady výsledků, postupujte takto:

    1. Klikněte na Překlady.
    2. Na nově otevřené stránce klikněte na Přidat.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
    4. V poli Přeložený text zadejte text.
    5. Klepněte na tlačítko Zavřít.

  4. V poli Výsledek 2 zadejte název výsledku nebo možnost.

  5. Chcete-li přidat překlady výsledků, postupujte takto:

    1. Klikněte na Překlady.
    2. Na nově otevřené stránce klikněte na Přidat.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
    4. V poli Přeložený text zadejte text.
    5. Klepněte na tlačítko Zavřít.

Zadejte, kdy se mají odesílat oznámení.

Můžete odeslat oznámení uživatelům, jakmile bude rozhodnutí provedeno, delegováno nebo eskalováno. Podle těchto kroků můžete určit oznámení, které se odešle, a osoby, kterým se odešle.

  1. V levém podokně klikněte na Oznámení.

  2. Označte pole vedle událostí, při kterých se oznámení odešle:

    • [Možnost 1] – Přiřazený uživatel zvolil [Volba 1].
    • [Volba 2] – Přiřazený uživatel zvolil [Volba 2].
    • Delegovat – Přiřazený uživatel přiřadil rozhodnutí jinému uživateli.
    • Eskalovat – Přiřazený uživatel neučinil rozhodnutí v přiděleném čase.

  3. Vyberte řádek pro událost, kterou jste vybrali v kroku 2.

  4. Na kartě Text oznámení zadejte v textovém poli text oznámení.

  5. Oznámení můžete přizpůsobit vložením zástupného textu. Zástupný text bude při zobrazení oznámení uživatelům nahrazen odpovídacími daty. Při vkládání zástupného textu postupujte takto:

    1. V textovém poli klepnutím zadejte, kde se má zástupný text zobrazit.
    2. Klikněte na Vložit zástupný text.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte vkládaný zástupný text.
    4. Klepněte na tlačítko Vložit.

  6. Chcete-li přidat překlady oznámení, postupujte takto:

    1. Klikněte na Překlady.
    2. Na nově otevřené stránce klikněte na Přidat.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
    4. V poli Přeložený text zadejte text.
    5. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu podle pokynů v kroku 5.
    6. Klepněte na tlačítko Zavřít.

  7. Na kartě Příjemce zadejte osoby, kterým budou upozornění odesílána. Vyberte jednu z možností v následující tabulce a před přechodem na krok 8 postupujte podle dalších kroků pro tuto možnost.

    Možnost Příjemce oznámení Další kroky
    Účastník Uživatelé, kteří jsou přiřazeni k určité skupině nebo roli
    1. Po výběru možnosti Účastník na kartě Založeno na roli v seznamu Typ účastníka vyberte typ skupiny nebo role, které chcete oznámení odeslat.
    2. V seznamu Účastník vyberte skupinu, které chcete oznámení odeslat.
    Uživatel workflowu Uživatelé v aktuálním workflowu
    • Po výběru možnosti Uživatel workflowu na kartě Uživatel workflowu v seznamu Uživatel workflowu vyberte uživatele, který se podílí na workflowu.
    Uživatel Konkrétní uživatelé
    1. Po výběru možnosti Uživatel klepněte na kartu Uživatel.
    2. Seznam Dostupní uživatelé obsahuje všechny uživatele. Vyberte uživatele, kterým chcete odeslat oznámení, a pak přesuňte tyto uživatele do seznamu Vybraní uživatelé.

  8. Zopakujte kroky 3 až 7 pro každou událost, kterou jste vybrali v kroku 2.

Přiřazení rozhodnutí

Pomocí následujícího postupu určíte, komu má být ruční rozhodnutí přiřazeno.

  1. V levém podokně klikněte na Přiřazení.

  2. Na kartě Typ přiřazení vyberte jednu z možností v následující tabulce a před přechodem na krok 3 postupujte podle dalších kroků pro tuto možnost.

    Možnost Uživatelé, kterým je rozhodnutí přiřazeno Další kroky
    Účastník Uživatelé, kteří jsou přiřazeni k určité skupině nebo roli
    1. Po výběru možnosti Účastník na kartě Založeno na roli v seznamu Typ účastníka vyberte typ skupiny nebo role, které chcete rozhodnutí přiřadit.
    2. V seznamu Účastník vyberte skupinu nebo roli, které chcete rozhodnutí přiřadit.
    Hierarchie Uživatelé v určité organizační hierarchii
    1. Po výběru možnosti Hierarchie na kartě Výběr hierarchie v seznamu Typ hierarchie vyberte typ hierarchie, které chcete rozhodnutí přiřadit.
    2. Systém musí z hierarchie načíst rozsah jmen uživatelů. Tato jména představují uživatele, kterým může být rozhodnutí přiřazen. Podle těchto kroků určete počáteční a koncový bod rozsahu uživatelských jmen, které systém obdrží:
      1. Chcete-li zadat počáteční bod, vyberte osobu v seznamu Začátek od.
      2. Chcete-li zadat koncový bod, klepněte na možnost Přidat podmínku. Poté zadáním podmínky označte, kde v hierarchii má systém přestat načítat jména.
    3. Na kartě Možnosti hierarchie zadejte uživatele v rozsahu, kterým by měl být rozhodnutí přiřazeno:
      • Přiřadit všechny načtené uživatele – rozhodnutí bude přiřazeno všem uživatelům v rozsahu.
      • Přiřadit pouze poslednímu načtenému uživateli – rozhodnutí bude přiřazeno pouze poslednímu uživateli v rozsahu.
      • Vyloučit uživatele splňující následující podmínku – rozhodnutí není přiřazeno žádnému uživateli v rozsahu, který odpovídá konkrétní podmínce. Po klepnutí na volbu Přidat podmínku určete požadovanou podmínku.
    Uživatel workflowu Uživatelé v aktuálním workflowu
    • Po výběru možnosti Uživatel workflowu na kartě Uživatel workflowu v seznamu Uživatel workflowu vyberte uživatele, který se podílí na workflowu.
    Uživatel Konkrétní uživatelé
    1. Po výběru možnosti Uživatel klepněte na kartu Uživatel.
    2. Seznam Dostupní uživatelé obsahuje všechny uživatele. Vyberte uživatele, kterým chcete rozhodnutí přiřadit, a pak přesuňte tyto uživatele do seznamu Vybraní uživatelé.

  3. Na kartě Časový limit v poli Trvání určete, kolik času má uživatel na rozhodnutí. Vyberte některou z následujících možností:

    • Hodiny – Zadejte počet hodin, které má uživatel na rozhodnutí. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Dny – Zadejte počet dní, které má uživatel na rozhodnutí. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Týdny – Zadejte počet týdnů, které má uživatel na rozhodnutí.
    • Měsíce – Vyberte den a týden, do kterého se musí uživatel rozhodnout. Můžete například požadovat, aby uživatel učinil rozhodnutí do třetího pátku v daném měsíci.
    • Roky – Vyberte den, týden a měsíc, do kterého se uživatel musí rozhodnout. Můžete například požadovat, aby uživatel učinil rozhodnutí do třetího pátku v prosinci.

    Pokud uživatel v přiděleném čase rozhodnutí neučiní, rozhodnutí bude v prodlení. Rozhodnutí v prodlení je eskalován na základě možností vybraných v oblasti stránky Eskalace.

Určení akce prováděné při zpoždění rozhodnutí

Pokud uživatel v přiděleném čase rozhodnutí neučiní, rozhodnutí bude v prodlení. Rozhodnutí, které je v prodlení, může být eskalováno nebo automaticky přiřazeno jinému uživateli. Pro eskalování rozhodnutí v prodlení postupujte následovně.

  1. V levém podokně klikněte na Eskalování.

  2. Označte pole Použít eskalační cestu a vytvořte tak eskalační cestu. Systém automaticky přiřadí dané rozhodnutí uživatelům uvedeným v cestě eskalace. Například v následující tabulce naleznete příklad eskalační cesty.

    Pořadí Eskalační cesta
    1 Přiřadit k: Donna
    2 Přiřadit k: Erin
    3 Konečná akce: [Volba 1]

    V tomto příkladu systém přiřadí zpožděné rozhodnutí Donně. Pokud Donna v určeném čase rozhodnutí neučiní, systém přiřadí rozhodnutí Erin. Pokud Erin v určeném čase rozhodnutí neučiní, systém jako rozhodnutí vybere možnost [Volba 1].

  3. Pokud chcete přidat uživatele do eskalační cesty, klepněte na tlačítko Přidat eskalaci. Vyberte jednu z možností v následující tabulce a před přechodem na krok 4 postupujte podle dalších kroků pro tuto možnost.

    Možnost Uživatelé, kterým je rozhodnutí eskalováno Další kroky
    Hierarchie Uživatelé v určité organizační hierarchii
    1. Po výběru možnosti Hierarchie na kartě Výběr hierarchie v seznamu Typ hierarchie vyberte typ hierarchie, ke které rozhodnutí eskalovat.
    2. Systém musí z hierarchie načíst rozsah jmen uživatelů. Tato jména představují uživatele, ke kterým může být rozhodnutí eskalováno. Podle těchto kroků určete počáteční a koncový bod rozsahu uživatelských jmen, které systém obdrží:
      1. Chcete-li zadat počáteční bod, vyberte osobu v seznamu Začátek od.
      2. Chcete-li zadat koncový bod, klepněte na možnost Přidat podmínku. Poté zadáním podmínky označte, kde v hierarchii má systém přestat načítat jména.
    3. Na kartě Možnosti hierarchie zadejte uživatele v rozsahu, ke kterým by měl být rozhodnutí eskalováno:
      • Přiřadit všechny načtené uživatele – rozhodnutí dokument bude eskalováno všem uživatelům v rozsahu.
      • Přiřadit pouze poslednímu načtenému uživateli – rozhodnutí bude eskalováno pouze poslednímu uživateli v rozsahu.
      • Vyloučit uživatele splňující následující podmínku – rozhodnutí není eskalováno žádnému uživateli v rozsahu, který odpovídá konkrétní podmínce. Po klepnutí na volbu Přidat podmínku určete požadovanou podmínku.
    Uživatel workflowu Uživatelé v aktuálním workflowu
    • Po výběru možnosti Uživatel workflowu na kartě Uživatel workflowu v seznamu Uživatel workflowu vyberte uživatele, který se podílí na workflowu.
    Uživatel Konkrétní uživatelé
    1. Po výběru možnosti Uživatel klepněte na kartu Uživatel.
    2. Seznam Dostupní uživatelé obsahuje všechny uživatele. Vyberte uživatele, ke kterým chcete rozhodnutí eskalovat, a pak přesuňte tyto uživatele do seznamu Vybraní uživatelé.

  4. Na kartě Časový limit v poli Trvání určete, kolik času má uživatel na rozhodnutí. Vyberte některou z následujících možností:

    • Hodiny – Zadejte počet hodin, které má uživatel na rozhodnutí. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Dny – Zadejte počet dní, které má uživatel na rozhodnutí. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Týdny – Zadejte počet týdnů, které má uživatel na rozhodnutí.
    • Měsíce – Vyberte den a týden, do kterého se musí uživatel rozhodnout. Můžete například požadovat, aby uživatel učinil rozhodnutí do třetího pátku v daném měsíci.
    • Roky – Vyberte den, týden a měsíc, do kterého se uživatel musí rozhodnout. Můžete například požadovat, aby uživatel učinil rozhodnutí do třetího pátku v prosinci.

  5. Zopakujte kroky 3 a 4 u každého uživatele, který má být přidán do eskalační cesty. Pořadí uživatelů lze změnit.

  6. Pokud uživatelé v eskalační cestě v určeném čase rozhodnutí neučiní, systém sám provede rozhodnutí. Možnost, kterou systém vybere, můžete vybrat výběrem řádku Akce a na kartě Konečná akce vyberte možnost.

Nastavení časového limitu

Tento postup použijte, pokud je rozhodnutí nutné učinit v určitém čase.

Poznámka

Možnosti, které vyberete v rámci této procedury, přepíší možnosti vybrané v oblasti Přiřazení a Eskalace na stránce.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Pokročilá nastavení.

  2. Označte pole Nastavit časový limit pro prvek workflowu.

  3. V poli Trvání upřesněte, kdy má být rozhodnutí učiněno. Vyberte některou z následujících možností:

    • Hodiny – Zadejte počet hodin. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Dny – Zadejte počet dní. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
    • Týdny – Zadejte počet týdnů.
    • Měsíce – Vyberte den a týden, do kdy musí být rozhodnutí učiněno. Můžete například požadovat, aby bylo rozhodnutí učiněno do třetího pátku v daném měsíci.
    • Roky – Vyberte den, týden a měsíc, do kdy musí být rozhodnutí učiněno. Můžete například požadovat, aby bylo rozhodnutí učiněno do třetího pátku v prosinci.

  4. Dojde-li k překročení časového limitu, systém učiní rozhodnutí. V seznamu Akce vyberte možnost, která má být vybrána.