Přijaté soubory Invoice Capture

2024-10-03

V Invoice Capture je stránka Přijaté soubory centrálním místem, kde jsou soubory faktur přijímány z různých zdrojů.

Ve většině případů je proces Přijaté soubory automatický a nevyžaduje ruční zásah. Pokud však existují výjimky nebo chyby, uživatel se musí ujistit, že všechny soubory faktur byly správně zaúčtovány, aby se předešlo opomenutím.

Filtr Spravovat soubor lze použít k použití různých nastavení filtru na soubory přijatých faktur. Soubory faktur, které porušují pravidla filtrování, nebudou zpracovány. Na stránce Přijaté soubory se uživatelé mohou rozhodnout, zda mohou být faktury znovu zahrnuty, až budou platné.

Zobrazení v přijatých souborech

Stránka Přijatý soubor (nevyřízeno) zobrazuje příchozí soubory, které porušují pravidla filtrování.

Pokud faktura není platná, můžete ji označit jako Zneplatněno výběrem možnosti Zneplatnit.
Pokud je faktura platná, můžete ji zahrnout do procesu fakturace tak, že ji vyberete, a poté vyberte Opakovat.

Stránka Přijatý soubor (zneplatněno) zobrazuje všechny soubory, které jsou označeny jako Zneplatněno. Pokud vyberete fakturu a poté vyberete Odstranit, bude trvale odstraněna z Microsoft Dataverse a nebude možné ji obnovit.

Stránka Přijatý soubor (digitalizováno) obsahuje všechny soubory, které byly úspěšně rozpoznány a jsou v Dataverse.

Vyberte fakturu a poté vyberte Zobrazit digitalizovanou fakturu, chcete-li faktury zobrazit v prohlížeči vedle sebe, kde mohou uživatelé kontrolovat stav faktury a provádět opravy.
Výběrem možnosti Stáhnout stáhnete původní soubor faktury.

Stavy přijatých souborů

Stav	popis	Akce
Čekání	Faktura byla zachycena Power Automate tokem a čeká na ověření souboru.	Není vyžadována žádná akce.
V procesu	K ověření faktury se používají pravidla filtru souborů nebo faktura prošla ověřením filtru a je rozpoznána.	Resetovat stav zpracování
Zrušená	K výjimce došlo, když byl nalezen duplicitní soubor, nebo se nezdařilo ověření filtru souborů nebo volání služby recogning.	Opakovat nebo zrušit platnost
Zachyceno	Výsledek rozpoznávání formulářů byl přesunut do digitalizovaná faktura přípravy.	Zobrazit digitalizovaná faktura
Anulováno	Pokud fakturu nepotřebujete, vyberte Anulováno. Pokud má faktura stav Anulováno, můžete ji trvale odstranit z Dataverse výběrem Zastaralé.	Zastaralý

Obnovit stav zpracování

V některých případech mohou systémové problémy způsobit, že se faktura zasekne ve stavu Zpracování . V takovém případě může být obchodní proces zablokován, protože uživatel nemůže provést další akci. Aby se předešlo výpadkům, které může tento problém způsobit, zobrazí se v podokně akcí tlačítko Obnovit stav zpracování, pokud faktura zůstane zablokovaná déle než pět minut. Uživatelé mohou tuto možnost použít k resetování stavu a pokusit se znovu odeslat fakturu v případě selhání systému.

Kontrola duplicitního souboru

Kontrola duplicitního souboru používá metodu kontrolního součtu k určení, zda byl stejný soubor dříve přijat. Pokud je zjištěn soubor se stejným výsledkem kontrolního součtu, stav souboru faktury je nastaven na Zrušeno a důvod je nastaven na Nalezen duplicitní soubor. Uživatelé mohou soubor dále zpracovávat tak, že vyberou položku a pak vyberou tlačítko Opakovat .

Poznámka

Kontrola duplicitního souboru se liší od ověření, které zajišťuje, že faktura se stejným číslem nebyla dříve přijata. I když takové ověření neexistuje, je možné ho implementovat prostřednictvím vlastního rozšíření během převodu faktury v Dynamics 365 Finance.

Odeslat soubory faktur

Obrázky faktury nahrajete takto.

Přejděte do části Správa faktur > Přijatý soubor.
Vyberte Odeslat soubor.
Vyberte soubory výběrem znaménka plus (+).
Přetáhněte soubory. Vybrané soubory se objeví v seznamu.
Vyberte Odeslat. Soubory se okamžitě začnou nahrávat.

Po dokončení nahrávání se zobrazí zpráva o úspěchu a nahrané soubory budou odstraněny ze seznamu.
Zavřete podokno. Automaticky se aktualizuje seznam Přijatý soubor.

Zobrazit historii

Uživatelé mohou vybrat fakturu a poté volbou Zobrazit historii zobrazíte podrobnosti o zpracování. Podrobnosti zahrnují popis, typ zprávy a dobu zpracování.