Pracovní postup bankovního účtu dodavatele
Pracovní postup schvalování banky dodavatele zajišťuje, že bankovní data, která dodavatelé předkládají, jsou bezpečná, finančně vyhovující a chráněná proti podvodům. Tato funkce pomáhá snižovat riziko podvodu tím, že detekuje neschválené změny a předchází jim. Podniky mohou vyhodnotit a schválit jakékoli příchozí změny informací o bankovním účtu dodavatele a mohou potvrdit, že poskytnuté bankovní údaje splňují standardy a zásady jejich organizace.
Když povolíte pracovní postup bankovního účtu dodavatele, můžete určit, která pole vyžadují schválení a které akce pracovní postup spustí.
Předpoklady
Pro použití této funkce musí váš systém splňovat následující požadavky:
- Vaše finanční a provozní aplikace musí být verze 10.0.32 nebo vyšší.
- Funkce s názvem Workflow návrhu změny bankovního účtu dodavatele musí být zapnuta ve správě funkcí.
Nastavení pracovního postupu bankovního účtu dodavatele
Chcete-li nastavit funkci pracovní postup schválení banky dodavatele, postupujte takto.
Přejděte do nabídky Závazky > Nastavení > Parametry závazků.
Na kartě Obecné na pevné záložce Schválení bankovního účtu dodavatele nastavte následující pole:
Schválení bankovního účtu (vytvořit) – Nastavte tuto možnost na Ano , chcete-li vyžadovat schválení pro všechny nové záznamy bankovního účtu bez ohledu na to, zda je použit webový klient nebo jsou záznamy importovány prostřednictvím datové entity. Nastavte tuto možnost na Ne, aby uživatelé mohli vytvářet nebo importovat nové záznamy o bankovních účtech bez nutnosti schválení.
Schválení bankovního účtu (aktualizace) – Nastavte tuto možnost na Ano , pokud chcete vyžadovat schválení, když uživatel aktualizuje existující záznamy bankovního účtu pomocí webového klienta. (Schválení bude vyžadováno pouze pro pole, kde je zaškrtnuto políčko IsEnabled v mřížce na této pevné záložce). Nastavte tuto možnost na Ne, aby uživatelé aktualizovat všechna pole ve stávajících záznamech o bankovních účtech bez nutnosti schválení.
Chování datových entit (aktualizace) – Výběrem jedné z následujících hodnot určete chování, ke kterému dojde při aktualizaci existujícího záznamu prostřednictvím importu prostřednictvím datové entity. Nastavení neovlivní aktualizace, které provedete pomocí webového klienta.
- Povolit změny bez schválení – Datová entita aktualizuje hodnoty pro všechna pole bez zpracování změn prostřednictvím workflow.
- Zamítnout změny – Datová entita nikdy neaktualizuje hodnoty pro chráněná pole. Import se nezdaří, pokud obsahuje aktualizace pro chráněná pole.
- Vytvořit návrhy změn– Datová entita aktualizuje hodnoty pro nechráněná pole a jako navrhované změny přidá nové hodnoty pro chráněná pole. Datová entita automaticky nespustí pracovní postup a navrhované změny budete muset odeslat podle potřeby.
V seznamu polí bankovních účtů dodavatele zaškrtněte políčko IsEnabled pro každé pole, které vyžaduje schválení.
V podokně akcí vyberte Uložit.
Přejděte do nabídky Závazky > Nastavení > Workflow závazků.
V podokně akcí zvolte možnost Nový.
V dialogovém okně Vytvořit pracovní postup vyberte Schválení pracovního postupu pro navrhovanou změnu dodavatele.
Na vašem počítači je otevřena aplikace editoru pracovního postupu. Použijte jej k návrhu svého pracovního postupu, jak potřebujete. Podrobnosti o tom, jak používat editor pracovního postupu, viz Přehled systému pracovního postupu a související články.
Přidat nový bankovní účet dodavatele a odeslat ke schválení
Chcete-li pomocí webového klienta přidat nový bankovní účet dodavatele a odeslat jej ke schválení, postupujte takto.
- Přejděte do části Pohledávky > Dodavatelé > Všichni dodavatelé.
- Vyberte dodavatele, pro kterého chcete nastavit bankovní účet.
- V podokně Akce na kartě Dodavatel ve skupině Nastavení zvolte Bankovní účty.
- Na stránce Bankovní účty dodavatelů v podokně akcí vyberte Nový a vytvořte bankovní účet.
- Vyplňte všechna vyžadovaná pole.
- Po dokončení vytváření záznamu vyberte možnost Uložit.
- V podokně akcí vyberte Pracovní postup > Odeslat a odešlete podrobnosti o novém bankovním účtu ke schválení. Nový záznam o bankovním účtu nebude možné použít, dokud jej neschválí schvalovatel.
Aktualizujte existující záznam o bankovním účtu dodavatele a odešlete jej ke schválení
Chcete-li pomocí webového klienta upravit stávající bankovní účet dodavatele a odeslat jej ke schválení, postupujte takto.
Přejděte do části Pohledávky > Dodavatelé > Všichni dodavatelé.
Vyberte dodavatele, pro kterého chcete aktualizovat bankovní údaje.
V podokně Akce na kartě Dodavatel ve skupině Nastavení zvolte Bankovní účty.
Na stránce Bankovní účty dodavatelů v podokně seznamu vyberte účet, který chcete upravit. V podokně akcí pak vyberte Upravit.
Podle potřeby pole upravte. Každé pole, které bude při aktualizaci vyžadovat schválení, je označeno (vyžaduje schválení).
Po dokončení úprav záznamu vyberte možnost Uložit.
Pokud jste aktualizovali alespoň jedno pole, které vyžaduje schválení, podokno akcí má dvě nová tlačítka: Navrhované změny a Pracovní postup.
- Chcete-li zkontrolovat navržené změny, vyberte Navrhované změny v podokně akcí a otevřete dialogové okno Navrhované změny. Chcete-li zrušit navrženou hodnotu pro pole, vyberte Zahodit vedle tohoto pole v seznamu. Chcete-li zahodit všechny změny, vyberte Zahodit všechny změny v dolní části dialogového okna. Po dokončení vyberte OK a zavřete dialogové okno.
- Chcete-li odeslat změny ke schválení, vyberte Pracovní postup > Odeslat v podokně akcí. Vaše změny chráněných polí nebudou aktualizovány, dokud je neschválí schvalovatel.
Sledujte stav schválení nového nebo aktualizovaného bankovního účtu dodavatele
Záhlaví každého záznamu bankovního účtu dodavatele obsahuje pole Stav kontroly, které můžete použít ke sledování stavu schválení záznamu. V následující tabulce jsou uvedeny možné hodnoty Stavu schválení a jejich význam.
| Stav kontroly | Popis |
|---|---|
| Koncept | Tento stav označuje nový záznam o bankovním účtu, který ještě nebyl odeslán ke schválení. |
| Schválený | Tento stav označuje záznam bankovního účtu, kde byla schválena všechna nová a aktualizovaná nastavení. |
| Schváleno, změny neodeslány | Tento stav označuje dříve schválený záznam bankovního účtu, kde byla upravena chráněná pole, ale dosud nebyla odeslána ke schválení. |
| Schválené, čekající změny | Tento stav označuje dříve schválený záznam bankovního účtu, kde byla upravena chráněná pole a odeslána ke schválení. |
Chcete-li zobrazit historii pracovního postupu a sledovat průběh záznamu, který prochází schvalováním, vyberte Pracovní postup > Zobrazit historii v podokně akcí.
Schválení nového nebo aktualizovaného bankovního účtu dodavatele
Po odeslání záznamu pracovní postup probíhá podle standardního postupu. O aktualizaci informuje příslušné schvalovatele a přesměruje je na stránku Bankovní účty dodavatele, kde mohou provést následující akce:
- U aktualizací stávajících záznamů bankovních účtů mohou schvalovatelé zobrazit aktuální a navrhovanou hodnotu pro každé chráněné pole výběrem Navrhované změny v podokně akcí. Schvalovatel zkontroluje změny a poté je schválí výběrem Pracovní postup > Schválit v podokně akcí. Po dokončení všech schválení systém aktualizuje všechna pole hodnotami, které jste navrhli.
- U nových záznamů o bankovních účtech musí schvalovatelé otevřít záznam, zkontrolovat podrobnosti o bankovním účtu na stránce Bankovní účty dodavatele a poté vybrat Pracovní postup > Schválit pro schválení nového záznamu. Po dokončení všech schválení bude nový bankovní účet k dispozici k použití.
- Chcete-li odmítnout nové nebo aktualizované záznamy, schvalovatel v podokně akcí vybere možnost Pracovní postup > Odmítnout. Záznam se vrátí do stavu kontroly před odesláním (Koncept nebo Schváleno, změny nebyly odeslány), takže že jej lze podle potřeby upravit a/nebo znovu odeslat. (Pro opětovné odeslání záznamu uživatel vybere Pracovní postup > Znovu odeslat v podokně akcí.)
- Chcete-li delegovat schválení jinému schvalovateli, můžete vybrat Pracovní postup > Delegovat v podokně akcí.
- Chcete-li zrušit probíhající pracovní postup, kterýkoli uživatel může vybrat Pracovní postup > Storno v podokně akcí. Záznam se vrátí do stavu kontroly před odesláním (Koncept nebo Schváleno, změny nebyly odeslány), takže že jej lze podle potřeby upravit a/nebo znovu odeslat. Původní zadavatel může tuto funkci použít k opravě chyby.