Sdílet prostřednictvím

Zálohové faktury zákazníků

Tento článek vysvětluje, jak konfigurovat a zpracovat zálohové faktury zákazníků.

Typy zpracování zálohy

Záloha jako vklad

V tomto procesu kupující provede počáteční částečnou platbu k zajištění zboží, služeb nebo smlouvy. Tato částečná platba se často označuje jako vklad. Jedná se buď o procento nebo o pevnou částku z celkové hodnoty prodejní objednávky. Zálohová faktura funguje podobně jako fakturovací doklad. Konečná faktura je vystavena později a odráží celou částku prodejní objednávky.

Zálohová faktura jako daňová faktura

V tomto procesu prodávající vystaví kupujícímu reálnou zálohovou fakturu. Tato faktura zahrnuje daně z prodeje, pokud se na něj vztahují. Kupující hradí fakturovanou částku předem. Když je platba provedena, prodejce může dodat zboží nebo služby. Později je odeslána oficiální faktura. Hodnota této faktury je celková nedoplacená částka, což je rozdíl mezi celkovou hodnotou prodejní objednávky a celkovou předplacenou částkou.

Tento článek vysvětluje, jak by měla být nakonfigurována funkce Zálohová faktura zákazníka a jak vypadá její proces. V první verzi je podporován pouze scénář A. Scénář B je součástí plánu produktu a bude k dispozici v novější verzi.

Příklad zálohové faktury zákazníka

Zákazník zadá objednávku za 10 000 USA a souhlasí, že zaplatí 3000 USD jako zálohu. Konečná faktura je vystavena po úplném dodání zboží a služeb.

Následně jsou zaznamenány tyto účetní položky:

  • Vytvoření zálohové faktury:

    • Má dáti: Pohledávky: 3000 USD
    • Dal: Záloha (vklad): 3000 USD

  • Platba zálohové faktury:

    • Má dáti: Hotovost/banka: 3000 USD
    • Dal: Pohledávky: 3000 USD

  • Použití zálohy na fakturu zákazníka:

    • Má dáti: Záloha (vklad): 3000 USD
    • Dal: Pohledávky: 3000 USD

  • Vytvoření konečné faktury zákazníka:

    • Má dáti: Pohledávky: 10 000 USD
    • Dal: Výnosy: 10 000 USD

V tomto příkladu konečná faktura obsahuje celkovou částku objednávky (10 000 USD) a odpovídající daňové položky. Zákazník by měl zaplatit otevřenou částku, což je celková částka faktury (10 000 USD) minus předplacená částka (3 000 USD), neboli 7000 USD. Položky zajišťují, že záloha je správně zaznamenána a započtena proti konečné faktuře při dodání zboží nebo služeb.

Nastavení pohledávek pro zálohové faktury zákazníka

Chcete-li nastavit zálohové faktury zákazníka, postupujte podle následujících pokynů.

  1. Přejděte do části Správa funkcí a zapněte funkci Faktura zákazníka se zálohou.

  2. Přejděte na Řízení zásob>Nastavení>Zaúčtování>Zaúčtování>Prodejní objednávka>Záloha.

  3. Nastavení výchozího účtu hlavní knihy pro zaúčtování. Nastavte typ na Záloha zákazníka.

  4. Přejděte do Pohledávky>Nastavení>Parametry pohledávek.

  5. Na kartě Aktualizace, na pevné záložce Faktura v části Záloha:

    • Vyberte parametr Zkontrolovat povinné potvrzení prodejní objednávky a vytvořte zálohovou fakturu pouze v případě, že je potvrzena prodejní objednávka.
    • Vyberte parametr Synchronní vyrovnání záloh pro použití záloh při fakturaci prodejních objednávek bez spoléhání se na úlohu automatizace procesu Automatizovaného zaúčtování zálohového vyrovnání. Tím se zlepší viditelnost a přesnost v reálném čase ve finančním výkaznictví.
    • Vyberte Kategorie prodeje pro určení účtu výnosů podle nastavení zaúčtování.

  6. Na kartě Hlavní kniha a DPH na záložce s náhledem Obecné v části Zálohová faktura v poli Zásady aplikace zálohy vyberte jednu z následujících hodnot:

    • Oznámení – Zálohy se uplatňují ručně. Pokud záloha není uplatněna, obdržíte oznámení při vytvoření konečné faktury.
    • Automaticky – Zálohy jsou automaticky použity na prodejní objednávku, pokud je přijata celá platba a je uhrazena zálohová faktura.

  7. Na kartě Číselné řady nastavte číselné řady pro reference Zálohová faktura, Doklad zálohové faktury, Storno zálohové faktury a Doklad stornování zálohové faktury.

  8. Přejděte na Správa systému>Nastavení a vyberte Automatizace procesů.

  9. Vyberte Inicializovat automatizace procesu.

  10. Aktualizujte interval pro automatizaci procesu na jednu minutu.

Pokud používáte elektronické výkaznictví (ER), postupujte podle těchto dalších kroků.

  1. Otevřete pracovní prostor Elektronické výkaznictví a vyberte dlaždici Konfigurace výkaznictví. Poté na stránkách Konfigurace v podokně akcí vyberte možnost Směna>Načíst ze souboru XML.

  2. Povolte konfigurace ER.

  3. Importujte následující soubory z Dataverse:

    • Customer prepayment invoice model xml
    • Customer prepayment invoice model mapping xml
    • Prepayment invoice template xml

  4. V pracovním prostoru Elektronické výkaznictví v části Související odkazy vyberte Cíl elektronického výkaznictví.

  5. Vyberte možnost Nová. Poté v poli Reference vyberte Šablona zálohové faktury.

  6. Výběrem možnosti Nastavení povolíte jednotlivé cíle pro sestavy.

  7. Vyberte tlačítko OK.

  8. Zaškrtnutím políčka Převést na PDF vytisknete soubor ve formátu PDF.

  9. Přejděte do nabídky Pohledávky>Nastavení>Formuláře>Nastavení formuláře.

  10. Přejděte na fakturu a v rozevíracím seznamu pro zálohovou fakturu vyberte Šablonu zálohové faktury.

  11. Uložte stránku.

Přehled procesu zálohové faktury

Proces fakturace zálohy zákazníka zahrnuje následující kroky.

  1. Určení hodnoty zálohy na prodejní objednávce.
  2. Potvrzení a zaúčtování zálohové faktury.
  3. Vyrovnání zálohové faktury.
  4. Použití zálohové faktury na konečnou fakturu.

Vytvoření návrhu zálohy

Při vytváření prodejní objednávky můžete definovat částku zálohy podle následujících kroků.

  1. Z prodejní objednávky přejděte na Faktura>Záloha a vyberte Návrh platby.

  2. Vyberte typ zálohy:

    • Procento – Pokud vyberete možnost Procento, je povoleno pole Hodnota zálohy. Toto pole představuje procento z celkové částky prodejní objednávky, která je požadována jako záloha. Pole Celková částka zálohy obsahuje vypočtenou částku zálohy.
    • Pevná – Pokud vyberete možnost Pevná, povolí se pole Celková částka zálohy a částku zálohy zadáte ručně. Částka, kterou zadáte, nesmí překročit částku prodejní objednávky.

  3. V poli Kategorie prodeje vyberte příslušnou kategorii prodeje, která určuje účet výnosů podle nastavení zaúčtování. Ve výchozím nastavení je kategorie prodeje automaticky vyplněna hodnotou zvolenou v Parametrech pohledávek.

Generování zálohové faktury

Po potvrzení návrhu zálohy vygenerujte zálohovou fakturu podle následujících kroků.

  1. Přejděte do části Faktura>Záloha a vyberte Zálohová faktura.
  2. Zkontrolujte a zaúčtujte zálohovou fakturu. Stránka zobrazuje informace o celkové zálohové faktuře, včetně účtu faktury zákazníka, data zaúčtování a termínu splnění, čísla zálohové faktury, stavu zálohy a částky zálohy.
  3. Zvolte Zaúčtovat. Je vytvořena otevřená transakce zákazníka a stav zálohové faktury je Čeká na zpracování.
  4. Po zaúčtování transakce můžete tuto transakci stornovat pomocí tlačítka Stornovat transakci v podokně akcí. Před zaúčtováním storna můžete vybrat Datum zaúčtování storna, Kód důvodu a Komentář důvodu.

Vyrovnání zálohové faktury

Když obdržíte platbu zálohy, deník plateb zákazníka se zaúčtuje k vyrovnání částky zálohové faktury. Po vyrovnání zálohové faktury je zálohová faktura ve stavu Přijato a je k dispozici možnost Použít zálohu.

Zaúčtování konečné faktury a použití platby

  1. V prodejní objednávce klikněte na možnost Použít zálohu a v seznamu Vyberte zálohy, které chcete použít vyberte zálohu.

  2. Vyberte Použít zálohu.

    Po zaúčtování faktury prodejní objednávky je vybraná záloha použita na fakturu, když je úspěšně spuštěn proces Automatizované zaúčtování vyrovnání zálohy. Pokud je povoleno Synchronní vyrovnání zálohy v Parametrech pohledávek, k tomuto kroku dochází v reálném čase.

  3. Zbývající částka faktury prodejní objednávky může být vyrovnána prostřednictvím deníku plateb zákazníka a zobrazuje nezaplacenou částku. Jakmile je vystavena konečná faktura, rozbalte záložku Zálohová faktura a ověřte použití zálohy.