Sdílet prostřednictvím

Výpočet, schválení a převod registrací

Můžete vytvářet a spravovat registrace času a docházky. Registrace vytvořené pracovníky je nutné počítat, schvalovat a převádět denně. V průběhu těchto operací lze opravit registrační chyby, přidat chybějící registrace a odstranit nesprávné registrace.

Tip

Funkce času a docházky lze použít při provádění výroby pro evidenci času a docházky v produkčním prostředí.

Výpočet registrací

Při výpočtu registrací se ověřují podle profilu pracovní doby pracovníka. Vypočítané registrace zahrnují pracovní dobu, placený čas, placený přesčas a dobu absence. Výpočet obvykle provádí vedoucí týmu nebo supervizor. Můžete nastavit kalkulační skupiny pro skupiny pracovníků, abyste zajistili, že osoba provádějící výpočet registrací může zobrazit informace pouze o pracovnících v jejím týmu.

Před výpočtem registrací můžete přepsat profil pracovní doby pro konkrétního pracovníka.

Jestliže registrovaný čas neodpovídá profilu pracovní doby zaměstnance, výpočet vytvoří chyby jako například chybějící registraci absence. Chyby pak lze opravit a registrace lze přepočítat.

Schvalování registrací

Když jsou všechny registrace vypočítány bez chyb, registrace jsou připraveny ke schválení. Schvalování obvykle provádí jiný pracovník než ten, který má na starosti výpočet registrací, například mzdový účetní. Můžete nastavit skupiny schválení pro příslušné skupiny pracovníků.

Dříve než registrace schválíte, můžete pro jednotlivé pracovníky přepsat platební dohody a přidat ruční prémie.

Pracovní postup schvalování je automatický schvalovací proces. Všechny registrace jsou ověřovány podle pravidel v pracovním postupu schvalování. Pouze odchylky, které nejsou akceptovány v pracovním postupu, musí být schváleny ručně.

Pracovník, který je zodpovědný za výpočet registrací, například vedoucí týmu, zahájí proces schvalování. Pracovník, který je zodpovědný za schvalování registrací, například mzdový účetní, obdrží zprávu o nutnosti ručního schvalování pouze v případě, že některé registrace nemohly být schváleny podle pracovního postupu schvalování.

Jestliže byl pro určité zaměstnance vypočítán přesčas, lze jej přidělit ke specifickým úkolům během dne. Toto je relevantní, pokud se náklady pozice počítají na základě mzdy pracovníka.

V průběhu schvalování registrace můžete chtít zadat více informací o registracích absencí. Pokud je potřeba zadat více informací o absenci, budete na to během procesu schvalování upozorněni.

Schvalování registrací pomocí workflowu

Je možné nastavit proces schválení pracovního postupu, který automaticky schvaluje registrace vyhovující pravidlům nastaveným v pracovním postupu. Pokud je aktivováno schválení pracovního postupu, odešle uživatel, který vypočítává registrace, například vedoucí týmu nebo supervizor, vypočítané registrace ke schválení. Proces pracovního postupu vygeneruje odpovídající schválení a úlohy a potom je přiřadí správným uživatelům a rolím, jak je uvedeno v rámci pracovního postupu.

Pracovní postup schvalování automatizuje schvalovací proces a umožňuje uživatelům, kteří mají schvalovací práva, schvalovat mnoho registrací pracovníků najednou. Pouze odchylky, které nejsou akceptovány v pracovním postupu schvalování, je třeba vyřídit ručně.

V čase a docházce lze vytvořit dva typy schválení pracovního postupu:

  • Pracovní postup dnů času a docházky celkem – Pracovní postup ověří registrace například oproti očekávanému počtu pracovních hodin za den.

  • Pracovní postup registrace deníku času a docházky – Pracovní postup ověří každý typ registrace pro datum registrace. K dispozici jsou následující typy registracií deníku. Typy registrace jsou automaticky vybírány v čase a docházce v závislosti na registraci pracovníka:

    • Informace ohledně registrace v provádění výroby a docházky a času:

      • Registrace příchodu
      • Registrace odchodu
      • Absence
      • Přestávka
      • Přepínací kód
      • Projekt
      • Aktivita projektu
      • Nepřímá aktivita

    • Informace o registraci výrobních úkolů v provádění výroby:

      • Zařadit do fronty před
      • Nastavení
      • Proces
      • Překrytí
      • Přeprava
      • Zařadit do fronty po
      • Zahájit asistenci
      • Ukončit asistenci

Převody registrací

Po schválení registrací je lze převést do pravidelné výplatní listiny práce.

Převedená registrace je zaúčtována v aktivitě nebo úloze, která se týká například výrobní zakázky nebo projektu. Mzdové transakce jsou také generovány pro každého podle registrací.

Stornování registrací

Registrace, které byly převedeny, lze stornovat (vrátit zpět). Úkol stornování registrací lze provést až do okamžiku, kdy bude spuštěn platební převod mzdového období. To znamená, že mzdová data byla převedena do externího souboru. Externí soubor lze importovat do mzdového systému.

Při stornování jsou všechny registrace staženy a veškeré transakce, které jsou zaúčtovány u výrobních zakázek nebo projektů, jsou vyrovnány a vynulovány.

Úprava registrace před výpočtem nebo po něm

Můžete upravit registrace provedené pracovníky před výpočtem registrací nebo po něm.

Poté, co vypočítáte nebo schválíte registrace, můžete zobrazit popisy chyb na kartě Chyba na stránkách Vypočítat a Schválit. Chybová zpráva vás může například informovat o tom, že chybí informace o době nepřítomnosti pracovníka.

Aktualizace registrace absencí

  1. Jít do Personalistika>Společné>Čas a docházka>Vypočítat. V dialogovém okně Vypočítat ve polích Datum a Kalkulační skupina zadejte datum a kalkulační skupinu, pro kterou se mají registrace vypočítat. Klepněte na tlačítko OK.

  2. Na stránce Vypočítat vyberte pracovníka v horním panelu a poté na kartě Absence upravte zápis nepřítomnosti, který byl zadán při výpočtu. Můžete také stisknout CTRL + N pro vytvoření nové registrace absence.

  3. Uložte záznamy absence. Záznamy absence jsou zobrazeny ve spodním podokně na kartě Přehled.

  4. Postupujte podle kroků 1 až 3 pro každého pracovníka, u kterého je vyžadována registrace absence.

Poznámka

Když vypočítáte registrace pro skupinu pracovníků, všechny chybějící záznamy o absenci pracovníků se vytvoří automaticky. U těchto záznamů absence musíte vybrat pouze kódy nepřítomnosti. Časy začátku a konce se přidávají automaticky během výpočtu.

Schválení přepínacích kódů pro pracovníka

  1. Jít do Personalistika>Společné>Čas a docházka>Vypočítat. V dialogovém okně Vypočítat ve polích Datum a Kalkulační skupina zadejte datum a kalkulační skupinu, pro kterou se mají schválit přepínací kódy. Klepněte na tlačítko OK.

  2. Na stránce Vypočítat vyberte pracovníka v horním panelu a poté klikněte na Přepínací kód.

  3. Vyberte Schváleno a stránku zavřete.

Přidání chybějící registrace odchodu

  1. Jít do Personalistika>Společné>Čas a docházka>Vypočítat. V dialogovém okně Vypočítat ve polích Datum a Kalkulační skupina zadejte datum a kalkulační skupinu, pro kterou chcete přidat registrace odchodu. Klepněte na tlačítko OK.

  2. Ve formuláři Vypočítat vyberte pracovníka v horním podokně a poté klikněte na Příchod a odchod>Chybějící odchod.

  3. V části Odchod vyberte datum a čas pro registraci odchodu.

  4. Zaškrtněte políčko Vytvořit řádky a pak klikněte na tlačítko OK.

Registrace odchodu všech pracovníků v kalkulační skupině

  1. Jít do Personalistika>Společné>Čas a docházka>Vypočítat. V dialogovém okně Vypočítat ve polích Datum a Kalkulační skupina zadejte datum a kalkulační skupinu, pro kterou se mají registrace vypočítat. Klepněte na tlačítko OK.
  2. Na stránce Vypočítat klikněte na Příchod a odchod>Odchod pracovníků.
  3. V poli Datum profilu vyberte datum odchodu. Klepněte na tlačítko OK.

Poznámka

Všichni pracovníci ve vybrané kalkulační skupině mají zaznamenaný odchod podle svého profilu pracovní doby.

Převod registrací času a docházky

Registrace musí být převedeny do deníků, jako jsou produkční nebo projektové deníky.

Poté co byly schváleny registrace pracovníků a nevyskytly se žádné chyby, můžete převést registrace. Registrace můžete převést jedním z následujících způsobů:

  • Převést registrace pomocí pracovního postupu.
  • Převést registrace pomocí dávkové úlohy.
  • Ručně převést registrace pro skupinu schválení.
  • Ručně převést registrace pro jednotlivé pracovníky postupně.

Převod registrace pomocí pracovního postupu

Pokud je pracovní postup schvalování nastaven pro schvalování registrací na základě sady předdefinovaných pravidel, všechny schválené registrace se přenesou do příslušných deníků. Pouze odchylky, které nejsou akceptovány v pracovním postupu schvalování, jsou vyřízeny ručně. To znamená, že schvalování a převod těchto registrací provádí pracovník odpovědný za schvalování registrací, například správce mezd.

Převost registrací pomocí dávkové úlohy

  1. Jít do Personalistika>Společné>Čas a docházka>Schválit.
  2. Vyberte datum schválení v poli Datum.
  3. Vyberte skupinu v poli Skupina schválení.
  4. Klikněte na Aktualizovat a poté na Převést.
  5. Vyberte dávkovou úlohu.

Převod registrací pro všechny pracovníky ve skupině schválení

  1. Jít do Personalistika>Společné>Čas a docházka>Schválit.
  2. Vyberte datum schválení v poli Datum.
  3. Vyberte skupinu v poli Skupina schválení.
  4. Klikněte na Aktualizovat a na Převést.
  5. Klepněte na tlačítko OK.

Poznámka

Můžete převést pouze registrace, které byly vypočítány a schváleny bez chyb.

Chcete-li zobrazit seznam registrací pracovníků, které obsahují chyby v registračních řádcích, klikněte na Zobrazit chyby. Na kartě Chyba jsou uvedeny informace o typu chyby.

Převod registrací pro jednoho pracovníka

Když je v registraci pracovníka nalezena chyba, můžete registraci přenést poté, co chybu opravíte.

  1. Na stránce Schválit vyberte pracovníka v horním panelu.
  2. Vyberte Převedeno pro pracovníka.

Stornování převedené registrace

Převedené registrace pro pracovníka můžete stornovat do té doby, než se mzdové informace exportují do mzdového systému.

Chcete-li stornovat převedené registrace pracovníka, postupujte takto:

  1. Na stránce Schválit vyberte pracovníka v horním panelu.
  2. Zrušte zaškrtnutí políčka Přeneseno.

Oprava chyb a přidání registrací

  1. Jít do Personalistika>Společné>Čas a docházka>Vypočítat. V dialogovém okně Vypočítat ve polích Datum a Kalkulační skupina zadejte datum a kalkulační skupinu, pro kterou se mají registrace vypočítat. Klepněte na tlačítko OK.
  2. Na stránce Vypočítat vyberte pracovníka v horním panelu. V dolním panelu klikněte na registraci, kterou chcete upravit, nebo stiskněte CTRL + N pro přidání nového řádku.
  3. Do řádku registrace zadejte příslušné informace.
  4. Chcete-li přepočítat registrace pracovníka, v horním podokně na kartě Přehled vyberte možnost Vypočteno.

Důležité

Nevytvářejte nový řádek deníku pro registraci odchodu, pokud pracovník neodešel. Chcete-li vytvořit chybějící registrace odchodu, klikněte na Příchod a odchod a poté vyberte příslušnou možnost. Pouze tyto dvě možnosti zaručují, že registrace odchodu je zadána do tabulky Nezpracované registrace . Nezpracované registrace určují, zda má pracovník registrovaný příchod, nebo odchod.

Viz také

Informace o času a docházce

Komunikace s pracovníky a rozdělování přiřazení

Registrace času pro pracovníky