Příklad přechodu do offline režimu s Dynamics 365 pro Outlook

Prodejci můžou zpřístupnit důležité informace o zákaznících a up-to-datech pracovních cest pomocí filtrů. Když zadáte jenom data, která potřebujete synchronizovat s přenosným počítačem, můžete se vyhnout plýtvání cennými paměťmi na přenosném počítači, zůstat aktuální s ústředím a udržovat informace o notebooku čerstvé. Mezitím jsou manažeři a spolupracovníci up-to-date.

Pomocí Dynamics 365 pro Outlook můžete nastavit a aktivovat filtry s kritérii podobnými jako Rozšířené hledání zadáním kritérií pro záznamy Dynamics 365 for Customer Engagement, které chcete mít při přechodu do offline režimu. Kromě toho můžete změnit, jaká data budou dostupná při synchronizaci aktivací a deaktivací filtrů.

Pokud chcete zjistit, jaké filtry dat se použijí pro offline synchronizaci, v Outlooku v nabídce Soubor klikněte nebo klepněte na Aplikace> Dynamics 365Přejít do režimu offline>správy offline filtrů.

Poznámka:

Můžete mít více než jeden aktivní filtr, abyste mohli přebírat větší kombinované sady dat offline.

Vyberte data, která potřebujete, pomocí filtrů

Pokud chcete využít místní data, zvažte výlet do regionálních poboček v USA ve Washingtonu a Oregonu. V databázi Dynamics 365 for Customer Engagement, které platí pro zákazníky v těchto stavech, byste chtěli definovat potřebné informace.

Nejprve vytvořte filtr dat pro typ záznamu. Uložte tento filtr jako "hlavní" a pojmenujte ho například "Moje aktivní účty". Za druhé, upravte tento filtr tak, aby vytvořil různé verze pro vaše obchodní potřeby.

• Pokud chcete upravit existující filtr, na kartě poklikejte nebo klepněte na položku v seznamu. Pokud chcete zachovat původní skupinu dat, vytvořte kopii pomocí příkazu Uložit jako a přidejte další kritéria, například Adresa 1: Stát/provincie se rovná WA. Uložte ho pod novým názvem, například "Moje účty ve Washingtonu".

• Pomocí příkazu Uložit jako znovu změňte kritéria na "Adresa 1: Stát/provincie se rovná OR" a pojmenujte novou datovou skupinu "Moje účty v Oregonu".

Důležité

Před cestou deaktivujte všechny filtry s výjimkou filtrů, které platí pro zákazníky v první oblasti, kterou navštěvujete.

Deaktivace nebo aktivace filtrů

• Pokud chcete filtr deaktivovat, vyberte na kartě Filtry uživatelů jeden nebo více filtrů. Na panelu nástrojů klikněte nebo klepněte na tlačítko Deaktivovat (červený kruh s červeným čtverečkem).

• Pokud chcete aktivovat filtr, vyberte na kartě Filtry uživatelů jeden nebo více filtrů a potom klikněte nebo klepněte na tlačítko Aktivovat (zelený kruh se zeleným trojúhelníkem).

Převést data do offline režimu a synchronizovat data

• V Outlooku v nabídce aplikací Dynamics 365 klikněte nebo klepněte na Přejít do offline režimu.

  I když jste offline, můžete přidávat nové kontakty a účty nebo aktualizovat účty a kontakty na přenosném počítači. Při opětovném připojení k síti vaší společnosti můžete synchronizovat data.

Důležité

Uživatelé, kteří se místně přihlásí k zařízení s nainstalovaným klientem Microsoft Dynamics 365 for Outlook pro Outlook, se mohou dostat k místně uloženým datům Dynamics 365. Sdílené využívání zařízení s klientem Dynamics 365 for Outlook není podporované.

Přechod zpět online a synchronizace dat

• V Outlooku v nabídce aplikací Dynamics 365 klikněte nebo klepněte na Přejít online.

  Všechna aktualizovaná data z přenosného počítače se budou synchronizovat s databází Dynamics 365 for Customer Engagement vaší společnosti. Teď můžete deaktivovat a aktivovat novou sadu filtrů pro další návštěvy pomocí postupů popsaných výše v tomto článku.

Sloučením filtrů dat s sebou získáte další informace.

Protože filtry jsou doplňkové, můžete mít více než jeden aktivní filtr. Pokud například přejdete do Severozápadní USA, můžete aktivovat filtry dat Washingtonu a Oregonu, které jste vytvořili, a vzít obě sady dat s vámi.

Oznámení o ochraně soukromí

Pokud chcete používat Microsoft Dynamics 365 for Outlook, musíte se přihlásit pomocí svých přihlašovacích údajů (e-mailové adresy a hesla). Tyto přihlašovací údaje máte možnost uložit místně, abyste k jejich zadávání nebyli vyzýváni při každém spuštění Outlooku. Pokud se rozhodnete tyto údaje uložit místně, při každém otevření Outlooku se Dynamics 365 for Outlook automaticky připojí k Microsoft Dynamics 365 (online).

Pokud máte přístup k Internetu, po prvním přihlášení a použití klienta Dynamics 365 for Outlook se vždy otevře spojení mezi vaším počítačem a aplikací Dynamics 365 (online). Připojení mezi počítačem a Dynamics 365 můžete vypnout jenom nastavením konfigurace, ale po vypnutí připojení může u aplikace Dynamics 365 for Outlook dojít k poklesu výkonu.

Pokud Dynamics 365 for Outlook použijete ke sledování e-mailu, bude vlákno e-mailu viditelné uživatelům v organizaci, kteří mají oprávnění k jeho zobrazení.

U každého přijatého e-mailu odešle Dynamics 365 for Outlook do Dynamics 365 (online) e-mailovou adresu odesílatele, e-mailovou adresu příjemce a předmět zprávy. To umožňuje aplikaci Dynamics 365 (online) ověřit, jestli má nebo nemá být konkrétní e-mail uložený ve službě Dynamics 365 (online). Při sledování položky bude její kopii udržovat služba Dynamics 365 a tato položka bude viditelná ostatním uživatelům v organizaci, kteří mají příslušná oprávnění. Pokud položku přestanete sledovat, odstraní se tato kopie automaticky z Dynamics 365 (online) jenom v případě, že ji vlastníte.

Pokud Dynamics 365 (online) používáte společně s funkcí Synchronizovat s aplikací Outlook, budou se synchronizovaná data Dynamics 365 „exportovat“ do Outlooku. Mezi informacemi v Outlooku a informacemi v Dynamics 365 (online) se zachová propojení, aby informace mezi nimi zůstaly aktuální. Při synchronizaci Outlooku se stahují jenom identifikátory příslušných záznamů Dynamics 365, které se použijí, když se uživatel pokusí sledovat a nastavit související položku Outlooku. Firemní data se do zařízení neukládají.

Správce pomocí rolí zabezpečení určuje, jestli uživatelé v organizaci mají povolenou synchronizaci dat Dynamics 365 s Outlookem.

Viz také

Práce offline s Dynamics 365 pro Outlook
Volba záznamů pro práci offline v Dynamics 365 pro Outlook