Požadavky kategorií od dodavatelů

Proces žádosti o kategorii umožňuje, aby prodejci požadovali přidružení nových kategorií zakázek k jejich účtu. Tyto kategorie zadávání zakázek pak mohou být použity souvisejícími procesy zadávání zakázek a získávání zdrojů. (Další informace viz Přehled katalogů zakázek.)

Žádosti o kategorii iniciují prodejci v pracovním prostoru Informace o prodejci. Poté jsou odeslány vaší agentuře ke kontrole a schválení. Schválené kategorie se přidají do seznamu kategorií zásobování pro účet dodavatele.

Zapnutí nebo vypnutí funkce požadavků na kategorie od dodavatelů

Pokud chcete použít tuto funkci, musíte ji zapnout ve svém systému. Od verze Supply Chain Management 10.0.25 je ve výchozím nastavení zapnuta. Od verze Supply Chain Management 10.0.32 je tato funkce povinná a nelze ji vypnout. Správci mohou tuto funkci zapnout nebo vypnout vyhledáním funkce Umožnit dodavatelům žádat o kategorie zásobování prostřednictvím spolupráce s dodavateli v pracovním prostoru Správa funkcí.

Pokud je funkce zapnuta, můžete do účtů dodavatelů stále ručně přidávat kategorie zásobování. Pro informace viz Schválení dodavatelů pro konkrétní kategorie zásobování.

Požadavky na schválení dodavatele

Než může prodejce komunikovat s požadavky na kategorii, musí být nastaven pro spolupráci s dodavatelem.

Dodavatel musí mít alespoň jednoho uživatele spolupráce dodavatele. Pouze uživatelé prodejců s rolí zabezpečení Správce dodavatele (externí) může vytvářet a odesílat požadavky na kategorie.

Další informace o naleznete v tématu Nastavení a správa dodavatelské spolupráce.

Nastavení workflow žádosti o kategorii dodavatele

Workfloe Žádost o kategorii dodavatele musí být nastavena ve workflow zásobování a získávání zdrojů. Prodejci odešlou nové žádosti o kategorie, které můžete zkontrolovat a schválit. Po schválení požadavku na kategorii se do účtu dodavatele přidají požadované kategorie zásobování.

Následující příklad ukazuje, jak nastavit jednoduchý workflow Žádost o kategorii dodavatele, který má jediného schvalovatele. Musíte zkontrolovat své interní procesy a určit vhodné nastavení workflow pro vaši agenturu.

1. Přejděte na Zásobování a zdroje > Nastavení > Workflow modulu Zásobování a zdroje.
2. V podokně akcí zvolte Nový.
3. V dialogovém okně vyberte Workflow požadavku na kategorii dodavatele a otevřete editor workflow.
4. Přihlaste se do editoru workflow.
5. V podokně akcí zvolte Vlastnosti.
6. Na stránce Vlastnosti pro workflow v poli Pokyny k odeslání zadejte text pokynu. Pokyny budou viditelné pro dodavatele, když podají žádost o kategorii.
7. Zavřete stránku Vlastnosti.
8. Přetáhněte prvek worklflowu Schválit nový požadavek na kategorii na plátno.
9. Přetáhněte odkaz z prvku worklflowu Start do prvku workflowu Schválit nový požadavek na kategorii.
10. Přetáhněte odkaz z prvku workflowu Schválit nový požadavek na kategorii do prvku workflowu Konec.
11. Poklepejte (nebo dvakrát klikněte) na prvek workflowu Schválit nový požadavek na kategorii.
12. Vyberte a podržte (nebo na něj klikněte pravým tlačítkem) prvek workflowu Krok 1 a poté vyberte Vlastnosti.
13. Na stránce Vlastnosti pro prvek workflowu v poli Předmět pracovní položky zadejte text předmětu. Tento text se zobrazí jako hodnota pole Předmět na stránce Pracovní položky, které mi byly přiděleny.
14. Do pole Pokyny pracovní položky zadejte text pokynů. Pokyny budou viditelné pro schvalovatele, jakmile vybere Workflow v podokně Alce žádosti o kategorii.
15. V levém podokně vyberte Přiřazení.
16. Na kartě Typ přiřazení nastavte Přiřadit uživatele do tohoto prvku workflowu na Uživatel.
17. Na kartě Uživatel v seznamu Dostupní uživatelé vyberte schvalovatele. Vyberte například uživatele v oddělení zásobování.
18. Vyberte tlačítko pravé šipky (>) a přesuňte schvalovatele do seznamu Vybraní uživatelé.
19. Zavřete stránku Vlastnosti.
20. Zvolte Uložit a zavřít.
21. Do pole Poznámky k verzi zadejte poznámky o workflowu.
22. Zvolte OK pro uložení workflowu.
23. Pokud jste připraveni zahájit testování workflowu, vyberte Aktivovat novou verzi. Jinak vyberte Neaktivovat novou verzi.
24. Nastavení workflowu dokončíte tlačítkem OK.

Tip

Pokud vaše agentura nevyžaduje schválení žádostí o kategorii, měli byste nakonfigurovat workflow pro automatické schválení.

Další informace o nastavování workflowů naleznete v tématu Přehled systému workflow.

Vytvoření a odeslání požadavku na kategorii

Tato část popisuje, jak mohou prodejci používat pracovní prostor Informace o prodejci pro vytváření, úpravy, zobrazení a odesílání požadavků na kategorie.

Zahájení nového požadavku

Chcete-li zahájit nový požadavek na kategorii, postupujte takto.

1. V pracovním prostoru Informace o prodejci vyberte dlaždici Žádosti o kategorii.

2. Na stránce Žádosti o kategorii v podokně Akce vyberte Nová žádost o kategorii.

3. V dialogovém okně Nová žádost o kategorii vyhledejte kategorii, o kterou chcete žádat, procházením stromu nebo použitím filtru v horní části seznamu. Zaškrtněte políčko u každé příslušné kategorie.

   Mějte na paměti následující body:

   • Kategorie, které jsou aktuálně aktivní na vašem účtu dodavatele, jsou zobrazeny jako vybrané a nelze je odebrat.
   • V jedné žádosti o kategorii můžete požádat o více kategorií zásobování.

4. Výběrem OK vytvoříte novou žádost konceptu.

   Nový koncept požadavku se nyní objeví na stránce Žádosti o kategorii.

5. Otevřete novou žádost o koncept, zkontrolujte ji a podle potřeby upravte.

   • Chcete-li zobrazit seznam kategorií, které jsou aktuálně zahrnuty v požadavku, vyberte rychlou kartu Požadované kategorie.
   • Chcete-li zobrazit aktivní kategorie, otevřete okno s fakty Aktivní kategorie na pravé straně stránky.
   • Chcete-li do požadavku přidat kategorii, vyberte Přidat na panelu nástrojů na rychlé kartě Požadované kategorie.
   • Chcete-li z požadavku odebrat kategorii, vyberte kategorii na rychlé kartě Požadované kategorie a poté vyberte Odstranit na panelu nástrojů.
   • Chcete-li k žádosti připojit dokument, vyberte Přílohy v podokně Akce. Přiložené dokumenty budou k dispozici schvalovatelům při kontrole žádosti o kategorii.
   • Chcete-li od žádosti odebrat připojený dokument, vyberte Přílohy v podokně Akce. Vyberte dokument, který chcete odebrat, a poté vyberte Odstranit v podokně Akce.

6. Pokud jste připraveni odeslat požadavek, vyberte Odeslat v podokně akcí. V opačném případě jednoduše zavřete stránku a přeskočte zbývající kroky tohoto postupu. Poté se můžete k žádosti vrátit později.

7. Přečtěte si všechny zobrazené pokyny k odeslání a poté vyberte Odeslat.

8. Do pole Komentář zadejte jakékoli další požadované informace. Poté zvolením možnosti Odeslat požadavek dokončete.

Úprava konceptu nebo staženého požadavku

Chcete-li upravit koncept nebo požadavek na kategorii, postupujte takto.

1. V pracovním prostoru Informace o prodejci vyberte dlaždici Žádosti o kategorii.
2. Vyberte koncept nebo stažený požadavek a otevřete ho.
3. Podle potřeby upravte požadavek a poté ho buď zavřete, nebo odešlete, jak je popsáno v předchozím postupu.

Odeslání konceptu nebo staženého požadavku

Chcete-li odeslat koncept nebo požadavek na kategorii, postupujte takto.

1. V pracovním prostoru Informace o prodejci vyberte dlaždici Žádosti o kategorii.

2. Vyberte koncept nebo odvolaný požadavek, který chcete odeslat.

3. V podokně Akce klikněte na možnost Odeslat.

4. Přečtěte si všechny zobrazené pokyny k odeslání a poté vyberte Odeslat.

5. Do pole Komentář zadejte jakékoli další požadované informace. Poté zvolením možnosti Odeslat požadavek dokončete.

   Stav požadavku na kategorii se změní na jednu z následujících hodnot:

   • Čekající na kontrolu – požadavek je ve workflowu.
   • Čeká na schválení – Je vyžadováno schválení.

Odvolání odeslané žádosti, která dosud nebyla schválena

Chcete-li odvolat požadavek na kategorii, který byl odeslán, ale ještě nebyl schválen, postupujte takto.

1. V pracovním prostoru Informace o prodejci vyberte dlaždici Žádosti o kategorii.

2. Vyberte nevyřízenou žádost, kterou chcete odvolat.

3. V podokně akcí zvolte Odvolat.

4. Do pole Zadat komentář zadejte jakékoli další požadované informace. Poté zvolením možnosti Odeslat požadavek dokončete.

   Stav požadavku na kategorii na se změní na Zrušeno. Žádost zůstane v tomto stavu, dokud ji nesmažete nebo znovu neodešlete.

Odstranění konceptu nebo staženého požadavku

Chcete-li odstranit koncept nebo požadavek na kategorii, postupujte takto.

1. V pracovním prostoru Informace o prodejci vyberte dlaždici Žádosti o kategorii.
2. Vyberte koncept nebo odvolaný požadavek, který chcete odstranit.
3. V podokně Akce zvolte Odstranit.
4. Vyberte Ano pro potvrzení odstranění.

Zobrazení dokončených žádostí

Chcete-li zobrazit dokončené žádosti, otevřete pracovní prostor Informace o prodejci a vyberte dlaždici Žádosti o kategorii. Dokončené žádosti o kategorii budou mít jeden z následujících stavů:

• Schváleno – Žádost byla schválena. Chcete-li zobrazit nově přidané kategorie, přejděte zpět na pracovní prostor Informace o prodejci, otevřete rozevírací seznam Více informací rozevírací v levém podokně a poté vyberte Kategorie.
• Odmítnuto – Žádost byla zamítnuta. Podle potřeby můžete vytvořit nový požadavek na kategorii.

Kontrola žádostí o kategorii

Tato část vysvětluje, jak schvalovat, odmítat a delegovat žádosti o kategorie, které dodavatelé odeslali, a jak zobrazit dokončené žádosti. Tyto akce workflowu jsou pro celou žádost o kategorii.

Zobrazení žádostí o kategorii

Chcete-li zobrazit žádosti o kategorii, postupujte takto.

1. Přejděte do nabídky Zásobování a získávání zdrojů > Dodavatelé > Žádosti o spolupráci s dodavateli > Žádosti o kategorii.

   Zobrazí se stránka Žádosti o kategorii. Výchozí zobrazení stránky zobrazuje požadavky na kategorie, které mají stav Čekající akce.

2. Chcete-li zobrazit všechny požadavky, vyberte Vše v poli Zobrazit žádosti.

3. Otevřete žádost, zkontrolujte ji a podle potřeby upravte.

   • Chcete-li zobrazit seznam kategorií, které jsou aktuálně zahrnuty v požadavku, vyberte rychlou kartu Požadované kategorie.
   • Chcete-li zobrazit aktivní kategorie, otevřete okno s fakty Aktivní kategorie na pravé straně stránky.
   • Pokud byly odeslány dokumenty, tlačítko Přílohy (kancelářská sponka) v podokně Akce zobrazuje počet přiložených dokumentů. Chcete-li zobrazit připojené dokumenty, vyberte tlačítko Přílohy. Poté vyberte dokument, který chcete zobrazit, a zobrazte ho výběrem možnosti Otevřít.
   • Chcete-li k žádosti připojit dokument, vyberte Přílohy v podokně Akce. Přiložené dokumenty budou k dispozici schvalovatelům při kontrole žádosti o kategorii.
   • Chcete-li od žádosti odebrat připojený dokument, vyberte Přílohy v podokně Akce. Vyberte dokument, který chcete odebrat, a poté vyberte Odstranit v podokně Akce.
   • Chcete-li vybrat historii workflowu, vyberte Workflow v podokně Akce. V možnostech workflowu vyberte Více a pak Historie workflowu. Zobrazí se stránka Historie workflowu.

Schválení nevyřízeného požadavku na kategorii

Chcete-li schválit nevyřízenou žádost o kategorii, postupujte takto.

1. Přejděte do nabídky Zásobování a získávání zdrojů > Dodavatelé > Žádosti o spolupráci s dodavateli > Žádosti o kategorii.

2. Vyberte nevyřízenou žádost ke schválení.

3. Zkontrolujte žádost o kategorii.

4. Volitelné: Na rychlé kartě Všeobecné v poli Kód důvodu vyberte kód důvodu. Poté v poli Komentář důvodu zadejte komentář o kódu důvodu.

5. V podokně akcí zvolte Workflow.

6. V možnostech workflowu vyberte Schválit.

7. Do pole Komentář zadejte jakékoli další požadované informace. Poté zvolením možnosti Schválit požadavek dokončete.

   Stav požadavku na kategorii se změní na Schválený a na účet dodavatele se přidají kategorie zásobování.

Zamítnutí nevyřízeného požadavku na kategorii

Chcete-li zamítnout nevyřízenou žádost o kategorii, postupujte takto.

1. Přejděte do nabídky Zásobování a získávání zdrojů > Dodavatelé > Žádosti o spolupráci s dodavateli > Žádosti o kategorii.

2. Vyberte nevyřízenou žádost k zamítnutí.

3. Zkontrolujte žádost o kategorii.

4. V podokně akcí vyberte Upravit.

5. Na rychlé kartě Všeobecné v poli Kód důvodu vyberte kód důvodu. Poté v poli Komentář důvodu zadejte komentář o kódu důvodu.

6. V podokně akcí vyberte Uložit.

7. V podokně akcí zvolte Workflow.

8. V možnostech workflowu vyberte Více a pak Zamítnout.

9. Do pole Komentář zadejte jakékoli další požadované informace. Poté zvolením možnosti Zamítnout požadavek dokončete.

   Stav požadavku na kategorii na se změní na Zamítnuto. V tomto okamžiku může prodejce podle potřeby vytvořit nový požadavek na kategorii.

Delegování nevyřízeného požadavku na kategorii

Chcete-li delegovat nevyřízenou žádost o kategorii na jiného uživatele, postupujte takto.

1. Přejděte do nabídky Zásobování a získávání zdrojů > Dodavatelé > Žádosti o spolupráci s dodavateli > Žádosti o kategorii.
2. Vyberte nevyřízenou žádost, kterou chcete schválit.
3. V podokně akcí zvolte Workflow.
4. V možnostech workflowu vyberte Více a pak Delegovat.
5. V poli Uživatel vyberte uživatele, kterému chcete přiřadit požadavek na kategorii ke kontrole.
6. Do pole Komentář zadejte jakékoli další požadované informace.
7. Delegaci dokončíte tlačítkem Delegovat. Vybraný uživatel nyní může zkontrolovat požadavek na kategorii.

Zobrazení kategorií zásobování pro dodavatele

Chcete-li po schválení požadavku na kategorii zobrazit kategorie zásobování pro dodavatele, postupujte následovně.

1. Přejděte na Zásobování a zdroje > Dodavatelé > Všichni dodavatelé.

2. Na stránce Všichni dodavatelé vyberte dodavatele, pro kterého chcete zobrazit kategorie zásobování.

3. V podokně akcí otevřete kartu Obecné a ve skupině Nastavení vyberte Kategorie.

   Zobrazí se stránka Kategorie. Na rychlé kartě Zásobování jsou kategorie nákupu, které byly přidány prostřednictvím požadavku na kategorii.

4. Na rychlé kartě Zásobování můžete v případě potřeby provést změny. Můžete například nastavit pole Stav kategorie dodavatele na Upřednostňováno.