Přehled zásobování a zdrojů

Tento článek poskytuje přehled funkci, které jsou k dispozici v modulu Zásobování a zdroje.

Zásobování a zdroje zahrnují všechny kroky od identifikace potřeby produktů a služeb, přes obstarání produktu, příjem, fakturaci a zpracování plateb s dodavateli. Procesy zásobování lze definováním zásad nákupu a workflow nakonfigurovat k dosažení specifických potřeb.

Identifikace potřeby produktů a služeb

Potřeba produktů nebo služeb může vzniknout ze žádanek, například když zaměstnanec vyžaduje produkt. Katalogy produktů mohou být nastaveny, aby sloužily jako průvodce při výběru dostupných produktů, ze kterých lze vybírat, nebo lze vznést požadavky na produkty, které dosud nejsou v katalogu dostupné, což umožňuje nákupnímu oddělení zvážit, jak může být produkt dodán.

Omezení útrat lze použít k omezení útrat žádanek a nákupnímu workflow přidá možnost požadovat schválení před objednáváním. V případě potřeby je také možné zadat přidělení finančních prostředků z rozpočtu.

Oddělení zásobování identifikuje dodavatelé pro požadované produkty a služby, a tento výpočet může zahrnovat požadavek na nabídku odesílaný několika potenciálním dodavatelům. Je možné sdílet specifikace produktu, které jsou požadovány a potenciální dodavatelé mohou zobrazit, zda mohou dodat produkt, který je v souladu s jejich požadavky. Dodavatelé vracejí své nabídky, které jsou pak kontrolovány oddělením zásobování, než vyberou dodavatele, kteří je budou zásobovat.

Nákupní objednávky zahrnují možnost odesílat nákupní žádanku dodavateli jako alternativu ke komplexnějšímu zpracování požadavku na nabídku. Nákupní žádanku lze použít při vytváření podmínek, jako jsou ceny, slevy a datum příjmu objednávky. Pokud jsou dodavatelé nastaveni k používání Portálu pro dodavatele, funkce nákupní žádanky je zakázána. Namísto toho je objednávka sdílena vdodavatelském portálu, a když je potvrzení požadavku odesláno dodavateli, lze přímo objednávku potvrdit.

Katalogy dodavatelů slouží ke shromažďování informací o sortimentu produktů, které dodavatelé mohou dodávat. Dodavatele mohou publikovat vlastní katalog, a tak je možné katalog udržovat lépe aktuální. K produktu je možné připojit seznam schválených dodavatelů, a díky tomu je možné dodavateli pomoci s výběrem, když jsou otevřené nové nákupní objednávky a zabránit použití nežádoucích dodavatelů.

Zásobování

Nákupní objednávky lze vytvořit v několika různými způsoby včetně následujících:

• Jako výsledek hlavního plánování, které stanovilo poptávku vyžadující nákup. Tento proces generuje plánované nákupní objednávky a po jejich uvolnění jsou generovány nákupní objednávky.
• Prostřednictvím zpracování nákupních žádanek, jejichž výsledkem je zásobování.
• Prostřednictvím zpracování nákupní smlouvy, kde nákupní objednávky jsou vytvořeny jako výdejky z dohod. Používá se běžně při nákupních smlouvách, které se používají k vyjádření paušální objednávky.
• Ručně, když nákupní objednávka není vytvořena na základě jiného dokumentu.

Nákupní objednávky, které jsou konfigurovány s postupy práce pro schválení nákupu, vyžadují schválení dříve, než jsou zaznamenány jako schválené, a tento krok je nutný provést před dalším zpracováním objednávky.

Potvrzení nákupních objednávek představuje zjištěnou smlouvu s dodavatelem. Nákupní objednávka bude poté postupně průběhu v odlišných stavech, dokud nebude finálně vyfakturovaná nebo zrušená.

Při vytvoření nákupní objednávky jsou v řadě polí předem naplněny hodnoty odvozené z uložených informací o dodavateli na stránce Dodavatelé. To znamená, že je omezený počet polí, která je nutné v nákupní objednávce vyplnit, ačkoliv je možné přepsat výchozí hodnoty.

Ceny a slevy

Ceny a slevy obsahují informace o cenách, slevách a podmínkách rabatu, které nabízejí. Ceny a slevy lze znázornit jako obchodní smlouvy. Obchodní smlouvy představují ceníky dodavatele s cenami nebo slevami a obsahují specifickou sadu dat, pro které je dohoda platí. Ceny a slevy lze dojednat a představit prostřednictvím nákupní smlouvy s podmínkami, jako závazky nákupu určitého množství nebo peněžní částky, jako předběžná podmínka vyjednaných podmínek. Smlouvy o rabatu lze vytvořit s dodavateli, kde získání určitého produktu nebo skupiny produktů může být důvodem rabatu od dodavatele v závislosti na nákupním množství nebo objemu.

Možnosti dodání

K dispozici jsou různé možnosti pro proces dodání přidružený k nákupní objednávce. Objednané produkty, lze rozdělit na plány dodání, kde části objednaného množství lze plánovat k dodání různého data. Dodávky mohou rovněž zahrnovat přímou dodávku zahájenou z prodejní objednávky, která zautomatizuje generování dodacího listu na prodejní objednávce v okamžiku zjištění příjmu produktu na nákupní objednávce. Nákupní objednávky mohou být součástí dodavatelsko-odběratelského řetězce, někdy označovaného také jako mezipodnikové nákupní objednávky, kde jsou objednány produkty z odpovídající mezipodnikové prodejní objednávky. V takovém případě jsou některé kroky mezi dvěma souvisejícími mezipodnikovými objednávkami automatické.

Doplňkové položky

Produkty lze nastavit tak, aby zahrnovaly doplňkové položky. Ty navrhují produkty, které se vztahují k produktu, které jsou objednávány. Další produkty mohou být vyžadovány, nebo mohou být volitelné. V některých případech mohou být doplňkové položky přidány jako bezplatné produkty, které jsou součástí nákupu dalších produktů.

Náklady nákupní objednávky

Náklady mohou být přiřazeny k nákupní objednávce. K tomu dochází automaticky pomocí nastavení automatických nákladů, nebo ručním přidáním nákladů. Náklady lze přiřadit k objednávce na úrovni záhlaví, nebo na úrovni řádku objednávky. Účtování nákladů můžete nastavit různými způsoby. Náklady lze například nastavit k zaúčtování jako náklady produktu. Pokud to provedete, náklady musí být přiřazeny do úrovně řádku objednávky ještě před potvrzením. K dispozici je možnost přidělení nákladů ze záhlaví objednávky na řádky.

Příjem produktu a fakturace

Nákupní objednávky, které obsahují fyzické produkty běžně vyžadují registrace doručení, ke které má dojít v rámci skladu, a poté je registrována pro objednávku příjemka produktu. Nákupní objednávky s produkty, které splňují požadavky mohou být nakonfigurovány tak, aby zaměstnanci, kteří vyžadují produkty rovněž museli poskytnout potvrzení o přijetí.

Některé nákupní objednávky zahrnují produkty, které obsahují služby a jiné nefyzické produkty, u nichž není nutný příjem ve skladu. Produkty, které mohou být vytvořeny jako služby nebo kategorie zásobování lze přímo použít v nákupní objednávce pro takové objednávky. S těmito objednávkami je někdy vynecháno účtování příjemky produktu a objednávka je fakturována přímo, nebo také se provádí registrace příjemky produktu na nákupní objednávce bez jakékoli předchozí registrace doručení.

Příjem produktů může být automatickou spotřebu pro určitý účel. Jedná se o předpokládanou spotřebu s přímou dodávkou, spotřebu na projektu nebo účetnictví produktu jako dlouhodobého majetku.

Při doručení dodavatelských faktur od dodavatelů mohou být faktury nejprve zaznamenány v registru faktur nezávisle na nákupní objednávce a později schváleny jako záznam na nákupní objednávce. Záznam faktury dodavatele s nákupní objednávkou zahrnuje párování příjemky produktu k faktuře.

Rozúčtování lze zadat na nákupní objednávce, chcete-li popsat způsob, jakým má být provedena fakturace v hlavní knize a můžete také definovat způsob získávání přidělení finančních prostředků rozpočtu, pokud to je zahrnuto ve vaší konfiguraci.

Fakturované nákupní objednávky zaznamená pasiva na účet dodavatele v rámci závazků, ze kterého mohou být zpracovány platby dodavatele.

Výkonnost dodavatele

Přehled nákupu a výkon je podporován prostřednictvím zásobování a sestav závazků, zahrnující analýzy výdajů a analýzy výkonnosti dodavatelů.