Kontrola a přijímání změn v potvrzených nákupních objednávkách

Článek
02/08/2024

Během plánování nákupu mohou mít jakékoli změny provedené v potvrzených nákupních objednávkách významný dopad na následné procesy, jako je plánovaná výroba, servisní práce nebo prodejní objednávky. Nový pracovní prostor Potvrzené nákupní objednávky se změnami umožňuje rychle a snadno identifikovat a znovu potvrdit změny, které mají jen nízké riziko následného dopadu. Manažeři nákupu se proto mohou zaměřit na změny s velkým dopadem, aby vyhodnotili dopady navazujících objednávek a mohli přímo komunikovat s dodavateli.

Předpoklady

Pracovní prostor Potvrzené nákupní objednávky se změnami je ve výchozím nastavení povolen. Jeho funkce využívající AI a funkce Copilota však musí být povoleny samostatně. Chcete-li využívat také funkce Copilota, informace o systémových požadavcích a jak jej nastavit najdete v části Povolení podpory nástroje Copilot pro správu změn potvrzených nákupních objednávek.

Potvrzené nákupní objednávky s pracovním prostorem pro změny

Chcete-li otevřít pracovní prostor, přejděte na Zásobování a zdroje > Pracovní prostory > Potvrzené objednávky se změnami.

V pracovním prostoru jsou uvedeny všechny dříve potvrzené nákupní objednávky nabídky, které byly od potvrzení změněny. Pomáhá během procesu revize tím, že identifikuje potenciální dopady na poptávku, jako jsou výrobní práce, servisní pracovní příkazy a prodejní objednávky.

Vztahy mezi nákupními objednávkami nabídky a poptávkou mohou pocházet z různých zdrojů, jako je doložení z hlavního plánování, inventární označení a nákupní objednávky, které jsou vytvořeny pro poptávku v projektech.

V horní části pracovního prostoru tři dlaždice shrnují skupiny změn potvrzených nákupních objednávek a související dopady na následnou poptávku:

Změny s malým dopadem – Tato dlaždice zvýrazňuje změny nákupní objednávky, které nemají žádný dopad na následnou poptávku. Nepředpokládá se žádný známý dopad, pokud změny množství nebo dodacích termínů neovlivní požadavky poptávky. Může se jednat například o zvýšené množství nebo dřívější datum. Je vygenerován přehled změn, který vám pomůže zkontrolovat a potvrdit platnost nákupních objednávek.
Změny s velkým dopadem – Tato dlaždice zvýrazňuje nákupní objednávky, u kterých je znám následný dopad na poptávku. Tyto změny jsou shrnuty spolu se zjištěnými dopady na poptávku, aby vám pomohly dále prozkoumat a rozhodnout, jaké kroky podniknout.
Ovlivněné následné objednávky – Tato dlaždice shrnuje dopady na různé druhy následných objednávek poptávky podle celkového počtu dle typu objednávky. Tyto informace vám pomohou zhodnotit potenciální dopady na poptávku a identifikovat každou původní změnu.

Každá dlaždice obsahuje odkaz Zobrazit. Když vyberete tento odkaz, otevřené zobrazení obsahuje změny v nákupních objednávkách a ovlivněnou poptávku podle klasifikace a filtru dlaždice.

Kontrola změn v potvrzených nákupních objednávkách

Kupující používají pracovní prostor ke kontrole a přijímání změn v potvrzených nákupních objednávkách. Obvykle postupují podle těchto kroků.

Prostudování všech změn v potvrzených nákupních objednávkách a jejich dopadu na downstream.
Zaměření na změny, které mají nízké riziko následných dopadů.
Kontrola změn, které mají vysoké riziko následných dopadů.
Kontrola zbývajícího dopadu na následné objednávky poptávky.

Následující podčásti popisují tyto kroky podrobněji.

Krok 1: Prostudování všech změn v potvrzených nákupních objednávkách a jejich dopadu na downstream

Kupující nejprve otevře pracovní prostor Potvrzené nákupní objednávky se změnami a prostuduje všechny změny, které byly odeslány prostřednictvím procesu správy změn nákupní objednávky. Dodavatelé mohou tyto změny odeslat několika kanály.

Když se změní nákupní objednávka, která byla dříve potvrzena, přesune se zpět do stavu Schváleno. V pracovním prostoru jsou uvedeny všechny nákupní objednávky, které byly od potvrzení změněny.

Pracovní plocha zobrazuje dva seznamy: jeden pro nákupní objednávky a jeden pro řádky nákupní objednávky.

Seznam nákupních objednávek zobrazuje číslo nákupní objednávky, dodavatele a požadované datum příjmu z hlavičky nákupní objednávky. Chcete-li zobrazit související záznamy, vyberte v seznamu odkaz na nákupní objednávku nebo dodavatele.

Seznam řádků nákupní objednávky zobrazuje informace o každém řádku, který navrhl změny. Tyto informace zahrnují číslo položky, název produktu, původní množství, nové množství, původní datum potvrzeného příjmu a nové datum potvrzeného příjmu. Pracovní prostor také poskytuje hierarchický pohled na jakýkoli následný dopad. Pole Reference označuje typ následného dopadu, jako je plánovaný kanban pro výrobní zakázku, prodejní zakázku nebo pracovní zakázku údržby.

Krok 2: Zaměření na změny, které mají nízké riziko následných dopadů

Chcete-li jednat efektivně a efektivně, obvykle se zaměříte na změny s nízkým dopadem. Tyto změny nemají podle současného plánu žádný známý následný dopad.

Dlaždice Změny s nízkým dopadem v horní části pracovního prostoru poskytuje souhrn změn v přirozeném jazyce generovaný umělou inteligencí, u nichž je nízké riziko dopadu. Výběrem odkazu Zobrazit otevřete odpovídající filtrované zobrazení.

Kupující zkontroluje změny a poté je může přijmout výběrem jednotlivých nebo více nákupních objednávek a následným výběrem Potvrdit nákupní objednávky na panelu nástrojů nad seznamem. Postup potvrzení změn je stejný jako postup při prvním potvrzení objednávky a podporuje dávkové zpracování. Spustí se také všechna rozšíření registrovaná pro potvrzení nákupní objednávky.

Poté, co jsou vybrané nákupní objednávky znovu potvrzeny, jsou přesunuty zpět do stavu Potvrzeno.

Krok 3: Kontrola změn, které mají vysoké riziko následných dopadů

Kupující stráví více času změnami, které mají vysoké riziko následných dopadů. Těmto změnám byly přiděleny navazující objednávky a byl identifikován následný dopad.

Dlaždice Změny s vysokým dopadem poskytuje souhrn změn v přirozeném jazyce generovaný umělou inteligencí, u nichž je vysoké riziko dopadu. Výběrem odkazu Zobrazit otevřete filtrované zobrazení, kde se můžete zaměřit na tyto dopady a podniknout kroky.

Poznámka

Uvažují se pouze přímé následné dopady. Nepřímé následné dopady, jako je práce s produktem, která závisí na jiné výrobní práci, zatím nejsou brány v úvahu.

Z tohoto zobrazení můžete kontaktovat dodavatele pomocí e-mailu nebo Microsoft Teams. Pomocí kontaktních údajů kontaktní osoby dodavatele systém vygeneruje navrhovaný text zprávy a přidá ho do nové e-mailové zprávy nebo chatu Microsoft Teams. Poté můžete zprávu zkontrolovat, aktualizovat a odeslat.

Po komunikaci s dodavatelem můžete objednávku dále aktualizovat a poté ji odeslat zpět dodavateli k potvrzení. Případně můžete objednávku zrušit a naplánovat si náhradní dodávku.

Krok 4: Kontrola zbývajícího dopadu na následné objednávky poptávky

Po vyřešení většiny změn objednávek může kupující zkontrolovat celkový následný dopad zbývajících změn otevřených objednávek.

Dlaždice Ovlivněné následné objednávky poskytuje souhrn následných dopadů. Výběrem odkazu Zobrazit otevřete filtrované zobrazení, kde se můžete zaměřit na tyto dopady a podniknout kroky.

V tomto pohledu můžete analyzovat změny z pohledu následného dopadu a identifikovat změny nákupní objednávky, které způsobují dopad. Poté můžete s těmito nákupními objednávkami provést akci.

Dobrým způsobem, jak se zaměřit na nejnaléhavější následný dopad, je seřadit a filtrovat seznam podle data dopadu (požadované datum v následném pořadí). Poté můžete podniknout kroky prostřednictvím komunikace s navazujícími zúčastněnými stranami. Tyto zainteresované strany mohou následně kontaktovat dotčené zákazníky a přeplánovat následné objednávky.

Sdílet prostřednictvím