Klíčové úkoly: Vytvoření sestavy výdajů
Platí pro: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Toto téma vysvětluje postup při vytváření sestav výdajů a jejich předložení ke schválení. Pokud jste na cestách nebo vás čekají další výdaje jménem vaší společnosti, můžete si vytvořit vyúčtování výdajů a vyúčtovat tak peníze utracené z kreditní karty společnosti. Při platbě výdajů pomocí vlastních peněz můžete pomocí vyúčtování výdajů předložit tyto výdaje na úhradu. Vyúčtování výdajů podrobně popisuje, jak a kde k výdajům došlo.
V závislosti na typu údajů, které je třeba zadat, může vytvoření vyúčtování výdajů zahrnovat několik kroků. Toto téma popisuje úlohy, které může být zapotřebí provést při vytváření vyúčtování výdajů.
Co chcete udělat?
Vytvoření vyúčtování výdajů a přidání informací o výdajích
Vytvoření rozpisu výdajů podle řádku
Distribuce výdajů
Distribuce výdajů v aplikaci Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Přidání mezipodnikových výdajů do vyúčtování výdajů v aplikaci Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Vrácení hotovostní zálohy do vyúčtování výdajů
Rozdělení transakcí z kreditní karty a zahrnout tak i osobní výdaje
Přidat hosty
Připojení účtů k vyúčtování výdajů.
Odeslání vyúčtování výdajů
Tisk titulní stránky s čárovým kódem pro vyúčtování výdajů
Najít související úkoly
Vytvoření vyúčtování výdajů a přidání informací o výdajích
V horním panelu odkazů klepněte na volbu Výdaje a poté na panelu Snadné spuštění klepněte na volbu Vyúčtování výdajů.
Na stránce Vyúčtování výdajů v podokně akcí na kartě Vyúčtování výdajů klepněte ve skupině Nový na tlačítko Vyúčtování výdajů.
Vyberte jakékoli neodsouhlasené výdaje, které musí být přidány do vyúčtování výdajů a klepněte na tlačítko Pokračovat. Pokud není třeba přidat žádné neodsouhlasené výdaje, zrušte zaškrtnutí pole Ve výchozím nastavení vybrat všechny transakce a klepněte na tlačítko Pokračovat.
Vyberte účel výdajů a potom zadejte umístění výdajů.
Na kartě Řádky výdajů klepněte na tlačítko Přidat nové výdaje a pak vyberte typ výdaje, který chcete přidat.
Na stránce Nový řádek výdaje zadejte informace o výdaji.
Pomocí tlačítek Rozepsat, Distribuovat částku, Hosté a Propojit příjemky ve skupině Zachovat přidejte informace.
Poznámka
Při prvním vytvoření vyúčtování nebo poté, co jste je vytvořili a uložili, můžete do vyúčtování výdajů přidat výdaje z kreditní karty.
Zpět na začátek
Vytvoření rozpisu výdajů podle řádku
U některých výdajů, je možné uvést jednotlivé poplatky, které vedou k celkovému součtu. Například můžete rozdělit poplatek v hotelu na denní poplatek za pokoj, pokojovou službu a poplatek za prádelnu.
Pokud chcete přidat více řádků položek, postupujte následujícím způsobem.
Na stránce Nové vyúčtování výdajů vyberte výdaje, pro které chcete vytvořit seznam a potom klepněte na tlačítko Rozepsat.
Na pevné kartě Rozepsat zadejte u výdaje datum přihlášení a vyberte kategorii výdaje.
Zadejte počet nocí a poplatek za každou noc a potom klepněte na tlačítko Přidat.
Na kartě Rozepsaná položka řádku klepněte na tlačítko Přidat.
Vyberte kategorii výdaje a datum výdaje a zadejte částku za položku.
Zopakujte kroky 1 až 5 pro všechny zbývající položky výdaje. Po dokončení klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.
Pokud chcete přidat jeden rozepsaný řádek, postupujte následujícím způsobem.
Na stránce Nové vyúčtování výdajů vyberte výdaje, pro které chcete vytvořit seznam a potom klepněte na tlačítko Rozepsat.
Na kartě Rozepsaná položka řádku klepněte na tlačítko Přidat.
Vyberte kategorii výdaje a datum výdaje a zadejte částku za položku.
Pokud je nutné zadat ID projektu, zadejte je a klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.
Zpět na začátek
Distribuce výdajů
Odpovědnost za výdaj můžete přiřadit více než jedné skupině, organizaci nebo k záznamu strany. Částka výdajů může pak být mezi tyto skupiny, organizace nebo strany distribuována. Například můžete odcestovat do Německa na 10 pracovních dnů. Zde budete šest dnů pracovat pro právnickou osobu A a čtyři dny pro právnickou osobu B. Při distribuci částky výdajů odpovídá právnická osoba A za 60 procent a právnická osoba B za zbývajících 40 procent.
Při distribuci výdajů za projekt můžete v aplikaci Microsoft Dynamics AX zobrazit informace o projektech ve formulářích pro ověřování projektu. Nelze však filtrovat projekty podle právnické osoby. Bez ohledu na právnickou osobu, ke které jste přihlášeni, se zobrazí stejný seznam projektů. Například pokud jste přihlášeni k osobě PO1, uvidíte stejný seznam projektů, který uvidíte, pokud jste přihlášeni k osobě PO2.
Upozornění
Pokud po distribuci výdajů mezi dvěma projekty potřebujete upravit pole s daněmi, musíte výdaje distribuovat znovu. Pokud distribuujete výdaje mezi dvěma projekty a uvedete daňové informace, přidaná distribuce bude odstraněna a nahrazena výchozí distribucí. Na tuto změnu nebudete upozorněni.
Na stránce Nové vyúčtování výdajů vyberte výdaje, pro které chcete distribuovat a potom klepněte na tlačítko Jiné > Distribuovat částky.
Na stránce Distribuovat částky určete, zda chcete distribuovat výdaje jako částku nebo jako procento.
Vyberte právnickou osobou, ID projektu a kategorii, do které chcete distribuovat jednu část výdajů.
Zadejte částku nebo procento, které chcete distribuovat a klepnutím na ikonu zaškrtnutí políčka položku uložte.
Klepněte na tlačítko Rozdělit a přidejte tak další řádek. Opakujte kroky 3 a 4, dokud nedistribuujete celkovou výši výdajů.
Pokud chcete distribuovat částku z výdajů rovnoměrně mezi právnické osoby, klepněte na tlačítko Distribuovat rovnoměrně.
Zpět na začátek
Distribuce výdajů v aplikaci Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Na stránce Nové vyúčtování výdajů vyberte výdaje, pro které chcete distribuovat a potom klepněte na tlačítko Jiné > Distribuovat částky.
V poli Distribuovat vyberte, zda chcete distribuovat výdaje podle procenta nebo částky.
Klepnutím na tlačítko Nové přidejte řádek distribuce a potom vyberte právnickou osobu, pro kterou chcete část výdajů distribuovat.
V závislosti na tom, zda chcete distribuovat výdaje podle procenta nebo částky, zadejte do příslušného pole distribuované procento nebo částku.
Vyberte hlavní účet, oddělení, nákladové středisko a účel pro výdaje.
Opakováním kroků 3 až 5 distribuujte výdaje pro jinou právnickou osobu.
Po dokončení distribuce výdajů, klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.
Zpět na začátek
Přidání mezipodnikových výdajů do vyúčtování výdajů v aplikaci Microsoft Dynamics AX 2012 R2
V některých případech můžete chtít přiřadit odpovědnost za vámi vynaložené výdaje jiné právnické osobě v organizaci. Pokud organizace povoluje mezipodnikové výdaje, můžete při zadávání výdajů vybrat odpovědnou právnickou osobu. Všechny výdaje nebo její části lze přiřadit jiné právnické osobě.
Na stránce Nové vyúčtování výdajů na pevné kartě Vyúčtování výdajů zaškrtněte políčko Mezipodnikové vyúčtování výdajů.
Na pevné kartě Řádky výdajů klepněte na tlačítko Nový řádek výdajů.
Vyberte právnickou osobu, ke které přiřazujete odpovědnost za výdaje, vyberte kategorii výdajů a potom klepněte na tlačítko OK.
Zadejte informace o výdajích. Navíc pokud tento výdaj souvisí s projektem, zadejte informace o projektu.
K dispozici jsou pouze projekty, které jsou udržovány vybranou právnickou osobou.
Klepnutím na tlačítko Uložit a nový uložte tento výdaj a vytvořte nový. Případně klepněte na tlačítko Uložit a zavřít a vraťte se k vyúčtování výdajů.
Pokud výdaje, které jste přiřadili k jiné právnické osobě, požadují další distribuci, na pevné kartě Řádky výdajů klepněte na tlačítko Jiné > Distribuovat částky.
Informace o dokončení distribuce naleznete v tématu „Distribuce výdajů“ v tomto tématu.
Zpět na začátek
Vrácení hotovostní zálohy do vyúčtování výdajů
Pokud od vaší organizace obdržíte hotovostní zálohu, kterou ale celou nevyužijete, můžete vytvořit řádek výdaje ve vyúčtování výdajů a zbytek vrátit.
Na stránce Nové vyúčtování výdajů na pevné kartě Řádky výdajů klepněte na tlačítko Jiné > Vrácení hotovostní zálohy.
Vyberte kategorii Vrácení hotovostní zálohy a pak v podokně akcí klepněte na tlačítko Přidat do souhrnu.
Vyberte řádek pro vrácené hotovostní zálohy a na pevné kartě Řádky výdajů klepněte na tlačítko Upravit.
Zadejte částku, kterou chcete vrátit a klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.
Zpět na začátek
Rozdělení transakcí z kreditní karty a zahrnout tak i osobní výdaje
Část výdajových transakcí z firemní platební karty může tvořit osobní výdaje. Například celkové výdaje za jídlo jsou 65 EUR, ale byli jste na jídle také s vaší manželkou / partnerkou. Protože však jídlo vaší manželky / partnerky vaše organizace nekryje, je možné transakce rozdělit. Náklady na jídlo vaší manželky / partnerky jsou pak uvedeny jako osobní výdaje, které dlužíte vaší organizaci.
Poznámka
Rozdělit transakce z kreditní karty a zahrnout tak i osobní výdaje můžete pouze v případě, že transakce z kreditní karty byly importovány do aplikace Microsoft Dynamics AX. Nelze ručně zadat transakci a potom ji rozdělit.
Na stránce Nové vyúčtování výdajů na kartě Řádky výdajů vyberte importovanou transakci, kterou chcete rozdělit a potom klepněte na tlačítko Rozdělit na osobní výdaje.
Zadejte částku transakce, kterou chcete přiřadit jako obchodní výdaj.
Vyberte možnost Přidat zbývající do osobních výdajů a potom klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.
Zpět na začátek
Přidat hosty
Uvádíte-li ve vyúčtování výdajů výlohy na zábavu nebo jídlo, potřebujete někdy zadat výdaje za jiné osoby. Předpokládejme například, že jste pozvali potenciálního klienta na večeři. Při zadávání ceny za jídlo můžete ve vyúčtování výdajů uvést i výdaje za svého hosta.
Na stránce Nová sestava výdajů vyberte výdaje, pro které chcete přidat hosty, a v závislosti na verzi aplikace Microsoft Dynamics AX 2012, kterou používáte, proveďte některou z následujících akcí:
V Microsoft Dynamics AX 2012 R2: Klikněte na Jiné > Účastníci zábavného programu.
V Microsoft Dynamics AX 2012 R3: Klikněte na Jiné > Hosté.
Vyberte, zda je host součástí vaší organizace, osobní host nebo kontakt mimo vaši organizaci.
Vyberte jméno hosta a zadejte informace o jeho společnosti nebo organizaci a titul.
Opakujte kroky 1 až 3 pro každého hosta, kterého chcete přidat do řádku výdaje.
Klikněte na možnost Uložit a zavřít.
Zpět na začátek
Připojení účtů k vyúčtování výdajů.
K výdaji ve vyúčtování výdajů je možné připojit elektronický účet. Můžete také zobrazit účty, které jsou již připojeny. Účty můžete připojit k vyúčtování výdajů kdykoli.
Na stránce Nové vyúčtování výdajů v podokně akcí na kartě Vyúčtování výdajů klepněte ve skupině Připojit na tlačítko Připojit účet.
Klepněte na jedno z následujících tlačítek a připojte tak účet k vyúčtování výdajů:
Připojit soubor s účtem – v počítači vyhledejte a připojte kopii účtu za výdaje.
Připojit digitalizované účty – připojení účtu odeslaného z mobilního telefonu, faxu nebo jiného zařízení.
Přidat adresu URL – připojení adresy URL s účtem za výdaj.
Na konci přidávání účtů k vyúčtování výdajů klepněte na tlačítko Zavřít.
Zpět na začátek
Odeslání vyúčtování výdajů
Po zadání všech informací, které vaše organizace vyžaduje a připojení všech potřebných účtů za výdaje klepněte na tlačítko Odeslat na kartě Upravit vyúčtování výdajů.
Zpět na začátek
Tisk titulní stránky s čárovým kódem pro vyúčtování výdajů
Pokud je třeba vyúčtování výdajů a účty odeslat faxem, můžete vytisknout titulní stránku s čárovým kódem, která propojuje vyúčtování výdajů a účty. Titulní stránku můžete vytisknout dříve, než vytvoříte vyúčtování výdajů nebo můžete vytisknout titulní stránku pro již existující vyúčtování.
- Na stránce Nové vyúčtování výdajů v podokně akcí na kartě Vyúčtování výdajů klepněte na tlačítko Tisk titulní stránky vyúčtování výdajů s čárovým kódem.
Poznámka
Při tisku titulní stránky s čárovým kódem pro vyúčtování výdajů, které dosud nebylo vytvořeno, se otevře nové okno obsahující jedinečný čárový kód. Při vytvoření vyúčtování výdajů se k záznamu pracovníka propojí čárový kód a připojené účty.
Zpět na začátek