Návrh procesu

Při návrhu automatizace procesu je prvním krokem rozhodnutí, kdy a co automatizovat. Při pohledu na obchodní proces, který aktuálně máte, byste měli nejprve určit, která část procesu se má automatizovat.

Identifikace oblastí automatizace

Typy výhod, které můžete potenciálně získat automatizací, spadají do těchto kategorií:

• Důsledné uplatňování standardizovaných obchodních pravidel

• Omezení ruční práci na opakujících se procesech

• Omezení lidských chyb

• Zjednodušení schválení

• Navýšení efektivity při velkoobjemových transakcích

• Efektivní přesunutí dat mezi systémy (omezení ručního zadávání dat)

• Maximalizace využití dostupných zdrojů

• Zvýšení propustnosti

Uplatňování standardizovaných obchodních pravidel

Obchodní pravidla mají logiku jestliže/pak, která vychází z vašich obchodních zásad. Jejich automatizace zajišťuje, že budou pokaždé důsledně dodržovány.

V našem ukázkovém scénáři vykazování výdajů vyžaduje obchodní pravidlo, že pokud částka sestavy výdajů překročí 10 000 USD, musí být také schválena finančním ředitelem. Automatizací procesu Abhay zajistí, že žádná sestava s vysokými výdaji neproklouzne bez povšimnutí.

Automatizace opakovaných procesů

Automatizace opakujících se procesů může vašim zaměstnancům pomoci vyhnout se duševnímu a fyzickému vyhoření. Procesy, které jsou prováděny pokaždé stejným způsobem, by měly být na prvním místě seznamu při zvažování automatizace.

Například účetní Abhay musí shromažďovat výdajové formuláře a účtenky od všech. Účtenka může být papírová účtenka z restaurace nebo papírová faktura od prodejce. Abhay musí tyto dokumenty ručně naskenovat do souboru PDF a uložit je. Abhay rovněž musí pro každou předloženou sestavu výdajů zadat, co je napsáno na papíře, a zaúčtovat to do finančního systému.

Omezení lidských chyb

Úkony typu kopírování a vkládání hodnot z jednoho systému do druhého nebo zadávání dat z papírových formulářů jsou procesy, kde může dojít k lidským chybám.

Příkladem scénáře vykazování výdajů je situace, kdy Abhay potřebuje zaměstnanci uhradit hotovost vyhledáním bankovních údajů zaměstnance a poté přístupem k bankovnímu systému.

Diagram ukazující tok obchodního procesu pro účetního Abhaye. Dva kroky procesu („Vyhledání bankovních údajů zaměstnance“ a „Úhrada hotovosti žadateli“) jsou označeny červeně a označují potenciální oblasti, kde může Power Automate automatizací těchto kroků snížit lidské chyby.

Zjednodušení schválení

Jiný typ chyby nastane, když lidé zapomenou provádět své úkoly. Můžete vytvořit automatizaci, která jim připomene, aby pracovali na úkolu nebo procesu, který jim byl přidělen.

Například Lee předložil sestavu výdajů, ale Nick nějakou dobu nereagoval na žádost o schválení. Může být nastavena automatizace, která Nickovi připomene, aby se rozhodl, a dokonce poskytuje tlačítko, které bude reagovat přímo z připomenutí.

Diagram ukazující tok obchodního procesu pro účetního Abhaye. Proces schvalování je upraven tak, že připomenutí schválení je automatizováno vytvořením automatizace aktivační události pro kontrolu stavu. Pokud je schválení dokončeno, automatizace je ukončena; a pokud schválení není úplné, odešle se schvalovateli připomenutí a automatizace kontroly připomenutí je spuštěna znovu, dokud není schválení dokončeno.

Navýšení efektivity při velkoobjemových procesech

Další oblastí, kterou můžete automatizovat, jsou velkoobjemové procesy. Velkoobjemové procesy jsou procesy, které se vyskytují velmi často na denní bázi. Jsou úzce spjaty s opakujícími se procesy, ale mírně se liší. Můžete mít proces, který může mít pouze krok nebo dva, které lze automatizovat. Pokud však musí být proces proveden mnohokrát, mohou mít i malá zlepšení velké dopady.

Například pokud scénář vykazování výdajů platí pro 1 000 prodejců, každá minuta vylepšení by se rovnala ušetřenému času za dva pracovní dny. Analýzu skutečného dopadu lze provést pomocí analytických funkcí.

Automatizace zadávání dat

Možná zadáváte data ručně, protože máte dva systémy, které spolu nemluví. V našem scénáři vykazování výdajů je to bod, kde Abhay zadává data do účetního systému opětovným zadáním hodnot z předložené sestavy výdajů.

Maximalizace využití dostupných zdrojů

Dalšími dobrými kandidáty na automatizaci jsou procesy, které lze spustit nezávisle na lidské interakci. Tento typ procesu není tak snadné identifikovat, takže je nejlepší se zamyslet, zda existují procesy, které lze provést mimo běžnou pracovní dobu. Taková automatizace funguje jako „násobitel“ vašich lidí a plně využívá vaše další zdroje (například počítače).

Automatizaci můžete použít také pro procesy, které ve srovnání s lidskou interakcí trvají příliš mnoho času, ale je přijatelné, pokud se to děje v noci, kdy není rychlost provedení automatizace klíčová. Například pokud člověk začíná svůj den zpracováním objednávek, které přišly přes noc, můžete vytvořit automatizaci, která objednávky zpracuje, jakmile přijdou, aby váš tým mohl začít zpracovávat objednávky jako první věc ráno.

Zvýšení propustnosti

Podobně jako maximalizace využití dostupných zdrojů vám automatizace pomůže zvýšit také propustnost konkrétního procesu. S tímto typem automatizace může váš současný proces provádět osoba souběžně s automatizací.

Například účetní Abhay může být jedinou osobou, která zpracovává sestavy výdajů a jeho standardní pracovní doba může být mezi 9:00 a 18:00. Vytvořením automatizace může také Power Automate zpracovávat sestavy výdajů, a proto je zpracovávají Abhay i automatizace zároveň, což vede k vyšší propustnosti.

Ukázkový scénář

Když jsou použity všechny oblasti automatizace, níže uvedený příklad ukazuje, jak může Power Automate pokrýt obchodní proces vykazování výdajů zlepšením propustnosti, maximalizací dostupných zdrojů, automatizací zadávání dat a zjednodušením schvalování.

Další krok: Určení, kterou metodu automatizace použít