Publikování popisků uchovávání informací a jejich použití v aplikacích

Pokyny k licencování Microsoftu 365 pro dodržování předpisů zabezpečení &

Poznámka

Tento scénář se podporuje pro všechny konfigurace popisků uchovávání informací, včetně regulačních záznamů.

Následující informace vám pomůžou publikovat popisky uchovávání informací a pak je použít u dokumentů a e-mailů.

Popisky uchovávání informací vám pomůžou zachovat to, co potřebujete, a odstranit to, co na úrovni položky (dokument nebo e-mail) nemáte. Používají se také k deklarování položky jako záznamu v rámci řešení správy záznamů pro vaše data Microsoft 365.

Zpřístupnění popisků uchovávání informací lidem ve vaší organizaci, aby mohli klasifikovat obsah, je dvoustupňový proces:

1. Vytvořte popisky uchovávání informací.

2. Publikujte popisky uchovávání informací pomocí zásad popisků uchovávání informací.

Pro dva kroky správce použijte následující pokyny.

Tip

Pokud nejste zákazníkem E5, využijte 90denní zkušební verzi řešení Microsoft Purview a zjistěte, jak můžou další funkce purview pomoci vaší organizaci spravovat požadavky na zabezpečení dat a dodržování předpisů. Začněte hned v centru zkušebních verzí Portál dodržování předpisů Microsoft Purview. Přečtěte si podrobnosti o podmínkách registrace a zkušebních verzích.

Než začnete

Globální správce vaší organizace má úplná oprávnění k vytváření a úpravám popisků uchovávání informací a jejich zásad. Pokud se nepřihlašujete jako globální správce, podívejte se na informace o oprávněních pro správu záznamů nebo správu životního cyklu dat v závislosti na řešení, které používáte.

Ujistěte se, že jste vytvořili popisky uchovávání informací , které chcete u položek použít.

Jak publikovat popisky uchovávání informací

Než vytvoříte zásadu popisku uchovávání informací, rozhodněte se, jestli bude adaptivní nebo statická. Další informace najdete v tématu Obory adaptivních nebo statických zásad pro uchovávání. Pokud se rozhodnete použít adaptivní zásady, musíte před vytvořením zásady popisku uchovávání informací vytvořit jeden nebo více adaptivních oborů a pak je vybrat během procesu vytváření zásad popisků. Pokyny najdete v tématu Informace o konfiguraci pro adaptivní obory.

1. V Portál dodržování předpisů Microsoft Purview přejděte do jednoho z následujících umístění:

   • Pokud používáte správu záznamů:

     • Řešení>Správa>> záznamů Karta >Zásady popiskůPublikovat popisky

   • Pokud používáte správu životního cyklu dat:

     • Řešení> Správa >životního cyklu datMicrosoft 365> Karta >Zásady popiskůPublikovat popisky

   Nevidíte řešení okamžitě v navigačním podokně? Nejprve vyberte Zobrazit vše.

2. Postupujte podle pokynů a vytvořte zásadu popisku uchovávání informací. Dávejte pozor, jaký název zásady zvolíte, protože po uložení zásady to nejde změnit.

3. Pomocí odkazu vyberte popisky uchovávání informací, které chcete publikovat, a pak vyberte Další.

4. Na stránce Zvolte typ zásad uchovávání informací, které chcete vytvořit , vyberte Adaptivní nebo Statické v závislosti na tom, kterou volbu jste zvolili v pokynech Než začnete . Pokud jste ještě nevytvořili adaptivní obory, můžete vybrat Adaptivní , ale protože nebude možné vybrat žádné adaptivní obory, nebudete moct průvodce s touto možností dokončit.

5. V závislosti na vybraném oboru:

   • Pokud jste zvolili adaptivní: Na stránce Zvolit rozsahy a umístění adaptivních zásad vyberte Přidat obory a vyberte jeden nebo více vytvořených adaptivních oborů. Pak vyberte jedno nebo více umístění. Umístění, která můžete vybrat, závisí na přidaných typech oboru . Pokud jste například přidali jenom oborový typ Uživatel, budete moct vybrat e-mail Exchange , ale ne sharepointové weby.

   • Pokud jste zvolili Statická: Na stránce Zvolit umístění zapněte nebo vypněte libovolné umístění. Pro každé umístění můžete ponechat výchozí nastavení, aby se zásady použily na celé umístění, nebo můžete zadat zahrnutí a vyloučení.

   Informace o možnostech umístění najdete v tématu Umístění.

Pokud chcete upravit existující zásadu popisku uchovávání informací (typ zásady je Publikovat), vyberte ji a pak výběrem možnosti Upravitspusťte konfiguraci Upravit zásady uchovávání informací .

Jakmile budou k dispozici popisky uchovávání informací, můžete použít

Pokud publikujete popisky uchovávání informací na SharePointu nebo OneDrivu, uživatelé je obvykle můžou vybrat během jednoho dne. Nechte ale až sedm dní.

Pokud publikujete popisky uchovávání informací na Exchange, může trvat až sedm dní, než se tyto popisky uchovávání informací zobrazí uživatelům. Stejně jako u všech nastavení uchovávání informací pro Exchange musí poštovní schránka obsahovat alespoň 10 MB dat.

Pokud se popisky po sedmi dnech nezobrazí, zkontrolujte stav zásad popisků tak, že ji vyberete na stránce Zásady popisků v Portál dodržování předpisů Microsoft Purview. Pokud se ve stavu zobrazuje chyba a v podrobnostech o umístěních se zobrazí zpráva, že nasazení zásady trvá déle, než se čekalo, nebo se pokusíte zásadu znovu nasadit, zkuste spustit příkaz PowerShellu Set-AppRetentionCompliancePolicy nebo Set-RetentionCompliancePolicy a zkusit distribuci zásad zopakovat:

1. Připojení k zabezpečení & PowerShell pro dodržování předpisů.

2. Spusťte jeden z následujících příkazů:

   • Pro umístění zásad Zprávy v privátním kanálu Teams, uživatelské zprávy Yammeru a zprávy komunity Yammeru:

     Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

   • Pro všechna ostatní umístění zásad, jako jsou poštovní schránky Exchange, klasické a komunikační weby SharePointu, zprávy kanálu Teams atd.:

     Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

Jak zkontrolovat stav popisků uchovávání informací publikovaných na Exchange

V Exchange Online jsou popisky uchovávání informací zpřístupněny koncovým uživatelům procesem, který se spouští každých sedm dní. Pomocí PowerShellu můžete zjistit, kdy se tento proces naposledy spustil, a proto určit, kdy se spustí znovu.

1. Připojení k nástroji Exchange Online PowerShell.

2. Spusťte tyto příkazy.

   $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
   

   $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
   

   $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
   
   

Ve výsledcích se vlastnost (UTC) zobrazuje, ELCLastSuccessTimeStamp kdy systém naposledy zpracoval vaši poštovní schránku. Pokud k tomu nedošlo od doby, kdy jste zásadu vytvořili, popisky se nezobrazí. Pokud chcete vynutit zpracování, spusťte příkaz Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

Pokud se popisky v Outlook na webu nezobrazují a myslíte si, že by měly být, nezapomeňte vymazat mezipaměť v prohlížeči (CTRL+F5).

Použití publikovaných popisků uchovávání informací

V následujících částech se dozvíte, jak se publikované popisky uchovávání informací dají použít v aplikacích:

• Ruční použití popisků uchovávání informací

• Použití výchozího popisku uchovávání informací u veškerého obsahu v sharepointové knihovně, složce nebo sadě dokumentů

• Automatické použití popisku uchovávání informací u e-mailu pomocí pravidel

Pokud navíc použijete Microsoft Syntex a publikujete popisky uchovávání informací do sharepointových umístění, můžete použít popisek uchovávání informací u modelu pro porozumění dokumentům, aby se identifikované dokumenty automaticky označovaly.

Po označení obsahu se podívejte na následující informace, abyste pochopili, kdy je možné použitý popisek odebrat nebo změnit: Vždy jen jeden popisek uchovávání informací.

Ruční použití popisků uchovávání informací

Koncoví uživatelé i správci můžou ručně použít popisky uchovávání informací z následujících umístění:

• Outlook a Outlook na webu

• OneDrive

• SharePoint

• Web skupiny Microsoft 365 pro Teams

V následujících částech se dozvíte, jak používat popisky uchovávání informací.

Použití popisků uchovávání informací v Outlooku

Pokud chcete označit položku v desktopovém klientovi Outlooku, vyberte ji. Na pásu karet na kartě Domů klikněte na Přiřadit zásadu a pak zvolte popisek uchovávání informací.

Můžete také kliknout pravým tlačítkem na položku, v místní nabídce kliknout na Přiřadit zásadu a pak zvolit popisek uchovávání informací. Když vyberete více položek, můžete pomocí této metody přiřadit stejný popisek uchovávání informací k více položkám najednou.

Po použití popisku uchovávání informací můžete tento popisek uchovávání informací zobrazit a v horní části položky zobrazit, jakou akci provede. Pokud je u e-mailu použitý popisek uchovávání informací, který má přidruženou dobu uchovávání, můžete na první pohled vidět, kdy e-mail vyprší.

Použití výchozího popisku uchovávání informací u složky Outlooku

Popisky uchovávání informací můžete použít u složek Outlooku jako výchozí popisek, který můžou zdědit zprávy v této složce. Klikněte pravým tlačítkem na složku, vyberte Vlastnosti, kartu Zásady a vyberte popisek uchovávání informací, který chcete použít jako výchozí popisek uchovávání informací v této složce.

Pokud jako výchozí popisek pro složku Outlooku použijete standardní popisek uchovávání informací:

• U všech neoznačené položky ve složce je použit tento popisek uchovávání informací.

• Dědičnost přechází do všech podřízených složek a položek dědí popisek z jejich nejbližší složky.

• Položky, které už jsou označené, si zachovají popisek uchovávání informací, pokud nebyl použit jiným výchozím popiskem.

• Pokud změníte nebo odeberete výchozí popisek uchovávání informací pro složku: Stávající popisky uchovávání informací použité u položek v této složce se také změní nebo odeberou jenom v případě, že tyto popisky použil výchozí popisek.

• Pokud přesunete položku s výchozím popiskem uchovávání informací z jedné složky do jiné složky s jiným výchozím popiskem uchovávání informací: Položka získá nový výchozí popisek uchovávání informací.

• Pokud přesunete položku s výchozím popiskem uchovávání informací z jedné složky do jiné složky bez výchozího popisku uchovávání informací: Starý výchozí popisek uchovávání informací se odebere.

Pokud se použijí popisky, které nejsou standardními popisky uchovávání informací, ale označují položky jako záznamy (nebo zákonné záznamy), jde tyto popisky změnit nebo odebrat jenom ručně.

Použití popisků uchovávání informací v Outlook na webu

Pokud chcete označit položku v Outlook na webu, klikněte pravým tlačítkem na položku >Přiřadit zásadu> a zvolte popisek uchovávání informací. Na rozdíl od desktopové aplikace Outlook tuto metodu nemůžete použít, pokud vyberete více položek.

Po použití popisku uchovávání informací můžete tento popisek uchovávání informací zobrazit a v horní části položky zobrazit, jakou akci provede. Pokud je e-mail klasifikovaný a má přidruženou dobu uchovávání, můžete na první pohled zjistit, kdy e-mail vyprší.

Stejně jako u desktopové verze Outlook na webu můžete i u složek použít popisky uchovávání informací. Klikněte pravým tlačítkem na složku, vyberte Přiřadit zásadu a změňte použít zásadu nadřazené složky na popisek uchovávání informací, který chcete použít jako výchozí popisek uchovávání informací v této složce.

Použití popisků uchovávání informací na OneDrivu a SharePointu

Ruční použití popisků uchovávání informací je podporováno pouze v novém prostředí, nikoli v klasickém prostředí.

Pokud chcete na OneDrivu nebo SharePointu označit dokument (včetně souborů OneNotu), vyberte položku > v pravém horním rohu a zvolte Otevřít podokno podrobností>Použít popisek> uchovávání informací zvolte popisek uchovávání informací.

Popisek uchovávání informací můžete také použít u položky seznamu, složky nebo sady dokumentů a pro knihovnu dokumentů můžete nastavit výchozí popisek uchovávání informací.

Po použití popisku uchovávání informací u položky ho můžete zobrazit v podokně podrobností, když je položka vybraná.

Pro SharePoint, ale ne OneDrive, můžete vytvořit zobrazení knihovny, která obsahuje sloupec Štítky nebo Položka je sloupec záznamu . V tomto zobrazení můžete na první pohled vidět popisky uchovávání informací přiřazené ke všem položkám a které položky jsou záznamy. Všimněte si ale, že zobrazení nemůžete filtrovat podle sloupce Položka je záznam . Pokyny k přidání sloupců najdete v tématu Zobrazení nebo skrytí sloupců v seznamu nebo knihovně.

Použití popisků uchovávání informací pomocí skupin Microsoftu 365

Když publikujete popisky uchovávání informací do Skupiny Microsoft 365 umístění, zobrazí se na sharepointovém týmovém webu, ale žádný e-mailový klient je nepodporuje pro poštovní schránky skupiny. Používání popisku uchovávání informací na webu je stejné jako u dokumentů v SharePointu.

Uživatelé můžou popisky uchovávání informací použít také přímo v Teams na kartě Soubory :

Použití výchozího popisku uchovávání informací u veškerého obsahu v sharepointové knihovně, složce nebo sadě dokumentů

Tato metoda vyžaduje, aby popisky uchovávání informací byly publikovány v zásadách popisků uchovávání informací.

Kromě toho, že uživatelům umožníte použít popisek uchovávání informací u jednotlivých dokumentů, můžete také použít výchozí popisek uchovávání informací pro knihovnu, složku nebo sadu dokumentů SharePointu. V tomto scénáři můžou dokumenty v tomto umístění zdědit vybraný výchozí popisek uchovávání informací. I když se použije stejný popisek, každý dokument se zachová a odstraní samostatně podle nastavení začátku doby uchovávání v popisku.

Pro knihovnu dokumentů se výchozí konfigurace popisků provádí na stránce Nastavení knihovny pro knihovnu dokumentů. Když zvolíte výchozí popisek uchovávání informací, můžete ho také použít pro existující položky v knihovně.

Pokud máte například popisek uchovávání pro marketingové materiály a víte, že konkrétní knihovna dokumentů obsahuje pouze tento typ obsahu, můžete nastavit popisek uchovávání marketingových materiálů jako výchozí popisek pro všechny dokumenty v této knihovně.

Chování popisku při použití výchozího popisku pro SharePoint

Standardní popisky uchovávání informací, které použijete jako výchozí popisek uchovávání informací pro knihovnu, složku nebo sadu dokumentů:

• U všech nových neoznačené položky v kontejneru se použije tento popisek uchovávání informací.

• U složek dědičnost přechází do všech podřízených složek a položky dědí popisek z jejich nejbližší složky.

• Pokud jste vybrali možnost použít výchozí popisek u existujících položek: Položky, které už jsou označené, si zachovají popisek uchovávání informací, pokud ho nepoužívá jiný výchozí popisek.

• Pokud změníte výchozí popisek uchovávání informací pro kontejner: Existující popisky uchovávání informací použité u položek v daném kontejneru se změní jenom v případě, že jste vybrali možnost použít výchozí popisek u existujících položek a tyto popisky byly použity výchozím popiskem.

• Pokud odeberete výchozí popisek uchovávání informací pro kontejner: Položky si zachovají popisky.

• Pokud přesunete položku s výchozím popiskem uchovávání informací z jednoho kontejneru do jiného: Položka si zachová svůj stávající výchozí popisek uchovávání, i když má nové umístění jiný výchozí popisek uchovávání informací. Pouze pokud pak změníte výchozí popisek pro toto nové umístění, může přesunutá položka zdědit výchozí popisek z aktuálního umístění.

Pokud se použijí popisky, které nejsou standardními popisky uchovávání informací, ale označují položky jako záznamy (nebo zákonné záznamy), jde tyto popisky změnit nebo odebrat jenom ručně.

Automatické použití popisku uchovávání informací u e-mailu pomocí pravidel

V Outlooku můžete vytvořit pravidla pro použití popisku uchovávání informací.

Můžete například vytvořit pravidlo, které použije konkrétní popisek uchovávání informací na všechny zprávy odeslané do nebo z konkrétní distribuční skupiny.

Pokud chcete vytvořit pravidlo, klikněte pravým tlačítkem na položku >Pravidla>pro vytvoření pravidla>Rozšířené možnosti>Průvodce>pravidly použít zásady uchovávání informací.

Uživatelské rozhraní sice odkazuje na zásady uchovávání informací, ale tady se zobrazují popisky uchovávání informací, které se dají vybrat, ne vaše zásady uchovávání informací.

Aktualizace popisků uchovávání informací a jejich zásad

Pokud upravíte popisek uchovávání informací nebo zásadu popisku uchovávání informací a popisek uchovávání informací nebo zásady uchovávání informací se už na obsah vztahují, vaše aktualizovaná nastavení se u tohoto obsahu automaticky použijí kromě nově identifikovaného obsahu.

Některá nastavení se po vytvoření a uložení popisku nebo zásady nedají změnit, mezi které patří:

• Názvy popisků uchovávání informací a jejich zásad, typ oboru (adaptivní nebo statický) a nastavení uchovávání s výjimkou doby uchovávání informací. Dobu uchovávání ale nemůžete změnit, pokud je doba uchovávání založená na tom, kdy byly položky označeny.
• Možnost označit položky jako záznam.

Odstranění popisků uchovávání informací

Pokud chcete odstranit popisek uchovávání informací, musí platit všechny tři podmínky:

• Popisek není součástí žádné zásady uchovávání informací.
• Popisek není nakonfigurovaný pro uchovávání na základě událostí.
• Popisek není nakonfigurovaný tak, aby označoval položky jako zákonné záznamy.

Po splnění všech těchto podmínek:

• Vždy můžete odstranit popisek uchovávání informací, který neoznačí položky jako záznamy (někdy se označuje jako "standardní popisek uchovávání informací"). Odstranění proběhne úspěšně i v případě, že se popisek použije u položek a popisek uchovávání informací se z těchto položek odebere.

• Popisek uchovávání informací, který označí položky jako záznamy, můžete odstranit jenom v případě, že popisek není u položek použitý. Pokud byl popisek použit u položek, odstranění se nezdaří a zobrazí se odkaz na průzkumníka obsahu, který identifikuje označené položky. Může trvat až dva dny, než průzkumník obsahu zobrazí položky, které jsou označené. V tomto scénáři může být popisek uchovávání odstraněn bez zobrazení odkazu na průzkumníka obsahu.

Uzamčení zásad, aby se zabránilo změnám

Pokud potřebujete zajistit, aby nikdo mohl zásadu vypnout, odstranit ji nebo ji nastavit jako méně omezující, přečtěte si téma Omezení změn zásad uchovávání informací a zásad popisků.

Řešení potíží se zásadami popisků uchovávání informací

Pokud zásady popisků uchovávání informací nefungují podle očekávání nebo se vám zobrazí chyby související s těmito zásadami, použijte následující zdroje informací o řešení potíží:

• Identifikace chyb v zásadách uchovávání informací a popisků uchovávání informací v Microsoftu 365
• Řešení chyb v zásadách uchovávání informací a popisků uchovávání informací v Microsoftu 365

Další kroky

Pomoc se sledováním použitých popisků z publikovaných zásad popisování uchovávání informací:

• Monitorování popisků uchovávání informací
• Použití vyhledávání obsahu k vyhledání veškerého obsahu s konkrétním popiskem uchovávání informací
• Auditování akcí uchovávání informací

Dalším podporovaným scénářem pro popisky uchovávání informací je uchovávání informací na základě událostí. Další informace najdete v tématu Spuštění uchovávání při výskytu události.