Externí odesílatelé – Řešení potíží s e-maily odeslané do Microsoftu 365

Tip

Věděli jste, že si můžete zdarma vyzkoušet funkce v Microsoft Defender XDR pro Office 365 Plan 2? Použijte 90denní zkušební verzi Defender pro Office 365 v centru zkušebních verzí portálu Microsoft Defender Portal. Zde zjistíte více o tom, kdo se může zaregistrovat a o podmínkách zkušební verze.

Tento článek obsahuje informace o řešení potíží pro odesílatele, u kterých dochází k problémům při pokusu o odeslání e-mailu příjemcům v Microsoftu 365, a osvědčené postupy pro hromadnou korespondenci zákazníkům.

Spravujete svoji IP adresu a doménu, která odesílá reputaci?

Exchange Online Protection (EOP) poskytuje ochranu proti spamu pro Microsoft 365. Používáme také technologie ověřování e-mailů, jako jsou SPF, DKIM a DMARC, abychom ověřili, že doména odesílající e-mail je k tomu oprávněná. Filtrování EOP ovlivňuje mnoho faktorů. Například IP adresa pro odesílání, doména, ověřování e-mailů, přesnost seznamu, míra stížností, obsah a další. Jedním z hlavních faktorů, jak snížit reputaci odesílatele a schopnost doručovat e-maily, je míra stížností na nevyžádanou poštu.

Posíláte e-maily z nových IP adres?

IP adresy, které se nikdy nepoužívaly k odesílání e-mailů, obvykle nemají v našich systémech žádnou pověst. V důsledku toho s větší pravděpodobností dochází k problémům s doručováním e-mailů z nových zdrojů. Jakmile má IP adresa vytvořenou pověst pro neposílání spamu, EOP obvykle umožňuje lepší prostředí pro doručování e-mailů.

Nové IP adresy pro domény s existujícími záznamy SPF mají obvykle další výhodu, protože zdědí část odesílající reputace domény. Pokud má vaše doména dobrou reputaci odesílání, může se u nových IP adres zrychlit čas. U nové IP adresy můžete očekávat úplné zvýšení kapacity během několika týdnů nebo méně v závislosti na objemu, přesnosti seznamů a míře stížností na nevyžádanou poštu.

Ověřte, že je dns správně nastavený.

Pokyny k vytvoření a údržbě záznamů DNS, včetně záznamu MX požadovaného pro směrování pošty, potřebujete kontaktovat svého poskytovatele hostingu DNS.

Ujistěte se, že se neinzerujete jako nesměrovatelná IP adresa.

Nemusíme přijímat e-maily od odesílatelů, kterým se nepodaří zpětné vyhledávání DNS. V některých případech se legitimní odesílatelé při pokusu o otevření připojení k EOP inzerují nesprávně jako ip adresu, která není směrovatelná z internetu. MEZI IP adresy vyhrazené pro privátní (nesměrovatelné) sítě patří:

  • 192.168.0.0/16 (nebo 192.168.0.0 – 192.168.255.255)
  • 10.0.0.0/8 (nebo 10.0.0.0–10.255.255.255)
  • 172.16.0.0/11 (nebo 172.16.0.0 –172.31.255.255)

Obdrželi jste oznámení o nedoručení (NDR) při odesílání e-mailu uživateli v Office 365

Některé problémy s doručením jsou způsobeny tím, že Microsoft blokuje IP adresu odesílatele nebo je uživatelský účet identifikován jako zakázaný odesílatel kvůli předchozí spamové aktivitě. Pokud se domníváte, že jste obdrželi oznámení o nedoručení (označované také jako oznámení o nedoručení nebo nedoručení) omylem, vyřešte problém podle pokynů ve zprávě o nedoručení.

Další informace o chybě, kterou jste obdrželi, najdete v seznamu kódů chyb v Email nedoručení zpráv v Exchange Online.

Například následující oznámení o nedoručení značí, že Microsoft zablokoval odesílající IP adresu:

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Pokud chcete požádat o odebrání z tohoto seznamu, přečtěte si téma Odebrání sebe ze seznamu blokovaných odesílatelů pomocí portálu pro zrušení seznamu.

E-mail se dostal do složky nevyžádané pošty příjemce Email

Pokud EOP nesprávně identifikoval zprávu jako spam, můžete ve spolupráci s příjemcem odeslat tuto falešně pozitivní zprávu společnosti Microsoft k analýze. Další informace najdete v tématu Hlášení zpráv a souborů společnosti Microsoft.

EOP omezil provoz z mé IP adresy

Zobrazí se následující oznámení o nedoručení, protože ze zdrojové IP adresy byla zjištěna podezřelá aktivita. Pošta ze zdroje byla během vyhodnocování dočasně omezena.

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

Jakmile vyhodnotíme zprávy a zjistíme, že je vše v pořádku, odebereme omezení.

Nemůžu přijímat e-maily od odesílatelů v Microsoftu 365

Pokud chcete přijímat zprávy od odesílatelů Microsoftu 365, ujistěte se, že vaše síť umožňuje připojení z IP adres, které EOP používá v našich datacentrech. Další informace najdete v tématu Exchange Online Protection IP adresy.

Osvědčené postupy pro hromadné posílání e-mailů uživatelům Microsoftu 365

Pokud často provádíte hromadné e-mailové kampaně pro uživatele Microsoftu 365, postupujte podle tipů v této části.

Ujistěte se, že jméno odesílatele odpovídá tomu, kdo zprávu odesílá.

Řádek Předmět zprávy by měl být stručným shrnutím toho, čeho se zpráva týká. Text zprávy by měl jasně a stručně uvádět, čeho se nabídka, služba nebo produkt týká. Příklady:

Správné:

Z: marketing@shoppershandbag.com
Předmět: Aktualizovaný katalog pro vánoční období!

Nesprávné:

Z: someone@outlook.com
Předmět: Katalogy

Čím snadněji lidem umožníte, aby věděli, kdo jste a co děláte, tím menší potíže máte s většinou spamových filtrů.

V e-mailech s kampaněmi vždy zahrnout možnost odhlášení odběru

Marketingové e-maily, zejména bulletiny, by měly vždy obsahovat způsob, jak se odhlásit. Příklady:

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

Vyžadovat, aby příjemci posílali e-mail s textem "Odhlásit odběr" v řádku Předmět, je méně vhodnější než možnost jedním kliknutím. Pokud vyžadujete, aby příjemci odeslali zprávu, ujistěte se, že je odkaz přenese do formuláře, ve kterém jsou vyplněna všechna požadovaná pole.

Použití možnosti dvojitého souhlasu při registraci marketingového e-mailu nebo bulletinu

Tento oborový osvědčený postup se doporučuje, pokud vaše společnost vyžaduje nebo doporučuje uživatelům, aby si zaregistrovali své kontaktní údaje pro přístup k vašemu produktu nebo službám. Postup automatické registrace uživatelů k marketingovým e-mailům nebo e-mailům během procesu registrace je v dnešním internetovém prostředí sporný.

Pokud jsou ve výchozím nastavení v procesu registrace vybrány možnosti pro příjem bulletinu nebo speciálních nabídek, je velmi pravděpodobné, že nezaujaté uživatele dostanou váš e-mail.

Microsoft doporučuje možnost dvojitého souhlasu, což znamená, že políčko pro marketingové e-maily nebo bulletiny není ve výchozím nastavení zaškrtnuté. Po odeslání registračního formuláře se navíc uživateli odešle ověřovací e-mail. Ověřovací e-mail obsahuje adresu URL, která uživateli umožňuje potvrdit své rozhodnutí o přijetí marketingových e-mailů.

Metoda dvojitého přihlášení pomáhá eliminovat všechny pochybné postupy e-mailového marketingu, protože nikdo nemůže tvrdit, že se neúmyslně zaregistroval k marketingovému e-mailu.

Ujistěte se, že je obsah e-mailových zpráv transparentní a sledovatelný.

Email obsah je stejně důležitý jako způsob, jakým posíláte e-maily. Pomocí následujících osvědčených postupů se ujistěte, že vaše e-maily nejsou označené službami filtrování e-mailů:

  • V žádostech příjemců o přidání odesílatele do adresáře by mělo být jasně uvedeno, že tato akce nezaručuje doručení.

  • Přesměrování zahrnutá v textu zprávy by měla být podobná a konzistentní a neměla by být více a různá. Přesměrování v tomto kontextu je vše, co odkazuje od zprávy, například odkazy a dokumenty. Pokud máte mnoho reklamních odkazů, odkazů pro odhlášení odběru nebo aktualizujete odkazy na profil, všechny by měly odkazovat na stejnou doménu. Příklady:

    Správně (všechny domény jsou stejné):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.bulkmailer.com

    options.bulkmailer.com

    Nesprávné (všechny domény se liší):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.excite.com

    options.yahoo.com

  • Vyhněte se obsahu s velkými obrázky a přílohami nebo zprávám, které se skládají výhradně z obrázku.

  • Vaše veřejné nastavení ochrany osobních údajů nebo P3P by mělo jasně uvádět přítomnost sledovacích pixelů (webových chyb nebo signálů).

Odebrání nesprávných e-mailových aliasů z databází

Všechny nesprávné e-mailové adresy ve vaší databázi, které vedou k oznámení o nedosažení, jsou zbytečné a odchozí e-maily jsou ohroženy pro další kontrolu službami filtrování e-mailů. Ujistěte se, že je vaše e-mailová databáze aktuální.