Sdílet prostřednictvím

Scénář: Automatické generování dokumentů rutiny pomocí Microsoft Syntex

  • Článek

Pomocí funkce sestavení obsahu v Microsoft Syntex můžete vytvářet moderní šablony pro soubory, které je potřeba pravidelně vytvářet. Soubory se pak dají generovat na základě těchto šablon, a to buď prostřednictvím ručního požadavku, nebo prostřednictvím automatizace.

Použité funkce:

  • Sestavení obsahu
  • Sharepointové seznamy
  • Power Automate

Obrázek obecné obchodní osoby, která používá počítač v nastavení výroby

Sestavy rutinní údržby

Sestavení obsahu můžete použít k automatizaci generování denních sestav kontrol nebo údržby. Tyto sestavy obvykle obsahují velké množství standardizovaného textu s určitými poli nebo hodnotami, které uživatel zadá po kontrole.

V současné chvíli uživatelé fyzicky kontrolují části a pak vyplňují seznam, formulář nebo papírové sestavy. To vede k větší práci při transformaci těchto dat na digitální obsah, který je možné dále používat.

Implementace řešení Microsoft Syntex:

Diagram znázorňující kroky pro generování rutinních dokumentů pomocí syntexu

  1. Nastavte knihovnu dokumentů, do které chcete sestavy ukládat. 

  2. Nastavte sharepointový seznam s požadovanými sloupci, které potřebujete vyplnit pracovníky v první linii. 

  3. Přejděte do knihovny dokumentů a vytvořte moderní šablonu pomocí existující sestavy. Vytvořte pole pro hodnoty zadané pracovníky v první linii. Přidružte pole ke sloupcům sharepointového seznamu, který jste předtím nastavili. 

  4. Teď vytvořte tok Power Automate pomocí akce Generovat dokument pomocí Microsoft Syntex a použijte trigger Při vytvoření položky seznamu. Tato akce zajistí, že při každém přidání nové položky pracovníkem front-line do seznamu se vygeneruje nová sestava. 

  5. Pomocí Microsoft Forms můžete vytvořit formulář pro pracovníky v první linii, kteří budou zadávat hodnoty do seznamu, nebo vystavit samotný seznam, aby mohli přidávat hodnoty. 

Teď můžete kontrolovat všechny denní sestavy, které se vytvářejí na základě hodnot, které pracovníci v první linii zadávají do formuláře. 

Poznámka

I když tento příklad používá sharepointový seznam jako zdroj dat, můžete použít libovolný zdroj dat jako aktivační událost pro generování dokumentů, pokud máte přístup k požadovanému konektoru Power Automate. 


Projděte si další scénáře a případy použití pro Syntex.