Řešení problémů s archivací a odstraňováním e-mailů při použití zásad uchovávání informací

• Platí pro:

  Exchange Online, Microsoft Purview

Tento článek popisuje některé běžné problémy, které brání ve správě záznamů o zasílání zpráv (MRM) ve správném odstranění nebo archivaci e-mailových zpráv v Exchange Online. Obsahuje také kroky k identifikaci původní příčiny a řešení problémů.

Poznámka

• Tento postup řešení potíží platí také pro hybridní nasazení Exchange, ve kterých je primární poštovní schránka hostovaná místně a archivní poštovní schránka je v Exchange Online. V takových nasazeních proveďte tyto kroky pomocí místního prostředí Exchange Management Shell.
• V Exchange Online je pomocník pro spravované složky (MFA) nastavený tak, aby zpracovával poštovní schránky alespoň jednou za sedm dní. I když vícefaktorové ověřování obvykle zpracovává poštovní schránky každý den, dokončení tohoto procesu může trvat až sedm dní. Místo čekání na spuštění procesu ho můžete vynutit spuštěním rutiny Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> .
• MRM nezpracovává poštovní schránky, které jsou menší než 10 MB.
• Pokud je účet zakázaný a typ poštovní schránky je běžný, mrm poštovní schránku nezpracuje. Proto se žádná další použitá blokování nezobrazí v diagnostických protokolech pro sledování blokování poštovních schránek.

Běžné příčiny

Existuje několik důvodů, proč MRM nemusí zpracovat poštovní schránku podle očekávání. Příklady:

• Poštovní schránka se umístí do blokování uchovávání. To znamená, že vlastnost RetentionHoldEnabled poštovní schránky je nastavená na Hodnotu True. Poštovní schránka se například migruje pomocí služby PST Import.
• Vlastnost ElcProcessingDisabled poštovní schránky je nastavená na Hodnotu True. Toto nastavení brání MFA ve zpracování poštovní schránky vůbec.
• Poštovní schránka má použitou značku uchovávání informací, ale značka je momentálně zakázaná. Proto zprávy v poštovní schránce nebudou nikdy archivovány ani odstraněny.
• Poštovní schránka, která se má zpracovat, je velká a obsahuje mnoho položek. To může způsobit, že vícefaktorové ověřování bude archivovat nebo odstraňovat obsah pomaleji.
• Zásady uchovávání informací použité pro poštovní schránku zahrnují jenom osobní značky. Pokud uživatel tyto značky ručně nepoužije, mrm nemusí poštovní schránku zpracovat.

Řešení problémů

Zkontrolujte vlastnost RetentionHoldEnabled poštovní schránky.

Pomocí rutiny Get-Mailbox načtěte vlastnost RetentionHoldEnabled poštovní schránky. Pokud je vlastnost nastavená na Hodnotu True, nastavte ji na Hodnotu False.

Zkontrolujte vlastnost ElcProcessingDisabled poštovní schránky.

Pomocí rutiny Get-Mailbox načtěte vlastnost ElcProcessingDisabled poštovní schránky. Pokud je vlastnost nastavená na Hodnotu True, nastavte ji na Hodnotu False. Další informace o této vlastnosti naleznete v tématu Rozdíl mezi ElcProcessingDisabled a RetentionHoldEnabled.

Zkontrolujte zásady uchovávání informací a značky použité pro poštovní schránku.

Pomocí rutin Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy a Get-Mailbox zkontrolujte zásady uchovávání informací a značky, které jsou přiřazené k ovlivněné poštovní schránce.

Tady je pár příkladů:

• Pokud chcete načíst všechny zásady uchovávání informací v tenantovi Exchange Online, spusťte následující rutinu:

  Get-RetentionPolicy
  

• Pokud chcete zkontrolovat, které značky zásad se přidají do zásad MRM přiřazené k poštovní schránce, spusťte následující rutinu:

  Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks
  

• Pokud chcete načíst vlastnost RetentionHoldEnabled poštovní schránky a přiřazené zásady uchovávání informací, spusťte následující rutinu:

  Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*
  

• Spuštěním následující rutiny zkontrolujete, ke kterým osobním značkám uchovávání informací uživatel přihlásil kromě značek, které už jsou zahrnuté v přiřazených zásadách uchovávání informací:

  Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox
  

• Pokud chcete zkontrolovat podrobnosti konkrétní značky zásad uchovávání informací, spusťte následující rutinu:

  Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl
  

Věnujte pozornost značky uchovávání informací, které jsou zakázané nebo které mají akce nastavené tak, aby se nikdy nepřesouly do archivu nebo se nikdy neodstraňovat. Doba trvání přiřazená značce je klíčovým faktorem při určování její priority. Proto zkontrolujte značky, které mají nejdelší dobu trvání, například nikdy nepřesunout do archivu nebo nikdy neodstraňovat, protože tyto značky mají přednost před jinými použitými značkami.

Poznámka

Výchozí značka zásad archivace, která platí pro celou poštovní schránku, platí také pro kalendář, úkoly a poznámky. U těchto složek nemůžete použít osobní značku archivu, která má akci nikdy nepřesouvat do archivu . Výjimka: Značky můžete u poznámek použít pomocí Outlook na webu. Další informace najdete v tématu Výchozí složky, které podporují značky zásad uchovávání informací.

Kontrola výchozího archivu a výchozího uchovávání v poštovní schránce

Zkontrolujte, jestli je pro poštovní schránku použitá značka Výchozí archiv nebo Výchozí zásada uchovávání informací. Pokud ano, ujistěte se, že:

• U složek, které mají akci nikdy nepřesunout do archivu nebo odstranit , se dříve nepoužily žádné osobní archivy ani značky uchovávání informací.
• Pro celou poštovní schránku nebyly použity žádné zakázané nebo výchozí značky archivu nebo uchovávání informací.
• V seznamu značek zásad uchovávání informací obsažených ve vlastnosti PR_ROAMING_XMLSTREAM existuje značka Výchozí archiv (nebo jiné použité značky zásad). Pokud nějaká značka chybí, odstraňte IPM. Zpráva Configuration.MRM obsahující vlastnost PR_ROAMING_XMLSTREAM a použijte rutinu Start-ManagedFolderAssistant společně s -FullCrawl přepínačem pro ovlivněnou poštovní schránku. Tím se IPM znovu vygeneruje. Configuration.MRM skryje zprávu a aktualizuje PR_ROAMING_XMLSTREAM tak, aby měla novou značku zásad.

Pomocí mfcMAPI můžete zkontrolovat vlastnost PR_ROAMING_XMLSTREAM pomocí následujícího postupu:

1. Nastavte ovlivněnou poštovní schránku v Outlooku.
2. Stáhněte si MFCMAPI. Pokud používáte 64bitovou verzi Outlooku, stáhněte si 64bitový build. V opačném případě si stáhněte 32bitový build.
3. Otevřete MFCMAPI, vyberte Možnosti nástrojů> a pak vyberte MAPI_NO_CACHE a MDB_ONLINE.
4. Vyberte Přihlášení k relaci>, vyberte profil, který obsahuje ovlivněnou poštovní schránku, a pak vyberte OK.
5. Poklikejte na ovlivněnou poštovní schránku a rozbalte hlavní úložištěinformací kořenovéhokontejneru>.
6. V části Top of Information Store (nebo jeho ekvivalent, pokud je poštovní schránka uživatele nastavená na jiný jazyk než angličtina) klikněte pravým tlačítkem na Doručená pošta a pak vyberte Otevřít přidruženou tabulku obsahu.
7. Seřaďte horní podokno podle sloupce Třída zpráv a pak vyberte IPM. Configuration.MRM.
8. V dolním podokně seřaďte je podle sloupce Název a vyhledejte vlastnost PR_ROAMING_XMLSTREAM .
9. Poklikejte na PR_ROAMING_XMLSTREAM, zkopírujte xml v části Text , vložte ho do Poznámkového bloku a pak uložte obsah jako .xml soubor.
10. Otevřete soubor .xml ve webovém prohlížeči a podívejte se na skutečné značky zásad uchovávání informací, které se použijí pro poštovní schránku.

Kontrola osobních značek použitých u složek nebo jednotlivých položek

Můžete také použít MFCMAPI ke kontrole, zda jsou osobní archiv nebo značky uchovávání informací správně použity na složky. Chcete-li to provést, použijte podobné kroky, které jsou uvedeny výše, vyberte ovlivněnou složku a zkontrolujte její vlastnosti pro archivní značky nebo značky uchovávání informací. Můžete to udělat i u jednotlivých e-mailových zpráv.

Pokud pracujete s výchozí zásadou archivace, která platí pro celou poštovní schránku, neuvidíte žádné vlastnosti zásad archivace, například:

• PR_ARCHIVE_TAG
• PR_ARCHIVE_PERIOD
• PR_ARCHIVE_DATE
• PR_POLICY_TAG
• PR_RETENTION_DATE

Tyto vlastnosti jsou viditelné pouze v případě, že je použita značka osobního archivu, výchozí značka uchovávání informací složky nebo osobní značka uchovávání informací.

Shromáždění statistik primární poštovní schránky a složky archivační poštovní schránky

Pokud chcete shromáždit informace o nejstarších položkách a zásadách, které se používají, spusťte následující příkazy:

• Primární poštovní schránka:

  Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv
  

• Archivační poštovní schránka:

  Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv
  

Ve výstupu příkazu vyhledejte položku s nejstarším datem přijetí v libovolné dané složce. Použijte následující doprovodné materiály:

• U všech složek, které se nacházejí v horní části úložiště informací, včetně složky Doručená pošta, Odeslaná pošta, Nevyžádaná Email pošta, Nevyžádaná pošta a jakékoli jejich uživatelem vytvořené podsložky, zkontrolujte Nejstarší_hodnota_e_dat_ Vylučte Odstraněné položky, Kontakty, Kalendář (jenom opakované schůzky) a Úkoly (jenom opakované úkoly). Potom porovnejte hodnotu OldestItemReceivedDate s hodnotou Doba uchování , která je určená v nepracovních zásadách.

  Poznámka

  • Další informace o odstraněných položkách, opakovaných položkách kalendáře a úkolech najdete v tématu Určení stáří různých typů položek.
  • Kontakty se nezpracují zásadami uchovávání informací, protože nemají razítko data zahájení nebo vypršení platnosti.

• V případě položek, které jsou ve složce Obnovitelné položky , zkontrolujte místo toho Položku Nejstarší_náložeModifiedDate a porovnejte ji s vlastností RetainDeletedItemsFor nastavenou v ovlivněné poštovní schránce.

Ve výstupu také zkontrolujte, které zásady se u složek použijí, a zjistěte, jestli nějaké zakázané osobní značky, aktivní osobní značky nebo dokonce zásady dodržování předpisů uchovávání informací přepíší očekávané zásady. Projděte si následující sloupce:

• Odstranitzásady
• ArchivePolicy
• Zásady dodržování předpisů
• RetentionFlags

Tyto sloupce označují, jestli se na složky použije výchozí značka uchovávání složek, osobní značka uchovávání informací nebo osobní archivní značka. Sloupec RetentionFlags může také zobrazit:

• Jestli se používá explicitní značka uchovávání informací nebo značka archivu (explicitní značky označují, že se zásady použijí ručně a nedědí)
• Jestli musí být složka znovu zkontrolována vícefaktorové ověřování

Poznámka

Zásady, které se použijí pro složky v archivační poštovní schránce, se obvykle dědí ze složek v primární poštovní schránce. Uživatelé ale můžou u složky v archivační poštovní schránce použít jinou osobní značku. Další informace najdete v tématu Použití značky uchovávání informací u složky v archivu.

Kontrola diagnostických protokolů MRM

Pokud chcete shromáždit diagnostický protokol MRM, spusťte následující příkaz PowerShellu:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Zkontrolujte protokol a zjistěte, jestli nedošlo k nějakým chybám, když vícefaktorové ověřování zpracovalo poštovní schránku. Zkontrolujte datum poslední chyby a zjistěte, jestli je relevantní pro aktuální problém.

Poznámka

Pokud protokol obsahuje chybové zprávy o tom, že prostředek není v pořádku, znamená to, že zpracování poštovní schránky je omezené. Vzhledem k velikosti poštovní schránky a počtu položek, které obsahuje, zpracovává MRM poštovní schránku velmi pomalu. Při práci s velkými poštovními schránkami je bohužel omezení nevyhnutelné.

Pokud nevidíte žádné protokoly a zobrazí se chybová zpráva s informací, že se nenašly žádné protokoly, znamená to, že MRM zpracoval poštovní schránku bez jakýchkoli chyb.

Měli byste také zkontrolovat následující další vlastnosti, které můžou označovat, jestli vícefaktorové ověřování zpracovalo obsah poštovní schránky:

• ElcLastRunUpdatedItemCount: Počet jednotlivých položek, které při posledním spuštění označilo nebo neoznačilo vícefaktorové ověřování.
• ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: Počet položek, které vícefaktorové ověřování aktualizovalo se značkou archivu při posledním spuštění.
• ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: Počet položek, které vícefaktorové ověřování aktualizovalo se značkou vypršení platnosti (odstranění) při posledním spuštění.
• ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: Počet položek ze složky Odstraněná pošta , jejichž platnost vypršela a byly automaticky přesunuty do složky Obnovitelné položky .
• ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: Počet položek, které vícefaktorové ověřování odstranilo ze složky Obnovitelné položky při posledním spuštění.
• ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: Počet položek, které byly přesunuty ze složky Doručená pošta nebo Úložiště informací v horní části primární poštovní schránky do složky Doručená pošta nebo Úložiště horních informací archivační poštovní schránky.
• ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: Počet položek, které byly přesunuty ze složky Obnovitelné položky primární poštovní schránky do složky Obnovitelné položky archivační poštovní schránky.
• ElcLastSuccessTimestamp: Čas, kdy MFA naposledy zpracovalo poštovní schránku bez jakýchkoli chyb (V případě omezování MRM můžou být tyto chyby dočasné. To znamená, že položky se budou dál přesouvat nebo odstraňovat, ale pomaleji než obvykle.)

Pokud chcete tyto vlastnosti načíst, spusťte následující příkazy PowerShellu. Tyto příkazy parsují XML a vrátí vlastnosti související s životním cyklem Email, které začínají na "Elc".

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Pokud se vám problém stále nedaří vyřešit, kontaktujte podpora Microsoftu.

Osvědčené postupy

Doporučujeme povolit archivační poštovní schránku pro účet ihned po jeho umístění do blokování z důvodu soudního sporu. To platí zejména v případě, že má uživatel velký e-mailový provoz. To může pomoct zabránit tomu, aby se složka Obnovitelné položky zaplňovala, a uživatelé tak budou moct dál odstraňovat položky ze své primární poštovní schránky. V závislosti na licenci Microsoftu 365 uživatele navíc doporučujeme povolit archivaci s automatickým rozbalením.

Všimněte si, že složka Obnovitelné položky primární poštovní schránky by neměla být na maximální kvótě, protože může také bránit MRM v přesunu položek do archivu. Další informace o limitech složek poštovní schránky a omezeních úložiště poštovních schránek najdete v tématu omezení Exchange Online.