Správa dat pro Microsoft Whiteboard

Článek
06/04/2024

Obsah tabule je uložený na OneDrivu pro firmy a v Azure. OneDrive pro firmy je výchozím úložištěm pro všechny nové tabule. Tabule, které byly původně vytvořeny v Azure, a tabule, které byly zahájeny na Surface Hubu nebo na zařízení Microsoft Teams Rooms, jsou uložené v Azure.

Abyste mohli spravovat data, musíte nejprve zajistit, aby byla pro vaši organizaci povolená tabule. Další informace najdete v tématu Správa přístupu k Whiteboardu.

Přehled služby Azure Storage

Poznámka

Následující informace platí pro tabule, které jsou uložené v Azure.

Whiteboard v současné době bezpečně ukládá obsah v Azure. Data můžou být uložená v různých umístěních v závislosti na zemi/oblasti a na tom, kdy Whiteboard přepnul na ukládání nového obsahu v těchto umístěních. Pokud chcete zkontrolovat, kde se vytvářejí nová data, přečtěte si článek Kde jsou uložená zákaznická data Microsoftu 365.

Obsah v Azure nepodporuje ochranu před únikem informací, eDiscovery, zásady uchovávání informací a podobné funkce. Tento obsah je možné spravovat pomocí rutin PowerShellu pro Whiteboard. Nakonec bude potřeba tabule uložené v Azure migrovat na OneDrive pro firmy nebo je odstranit.

Pokud se v Azure odstraní uživatelský účet

Měníme způsob ukládání tabulí při odstranění uživatelského účtu v Azure. Před změnou byly odstraněny také všechny tabule vlastněné odstraněným uživatelským účtem. Tabule sdílené s ostatními se ale neodstranily.

Poznámka

Tabule uložené na OneDrivu pro firmy se budou zpracovávat stejně jako jakýkoli jiný obsah na OneDrivu pro firmy. Další informace najdete v tématu Nastavení uchovávání informací na OneDrivu pro odstraněné uživatele.

Od 1. června 2022 se chování tabulí v Azure změnilo. Všechny tabule sdílené s ostatními uživateli budou odstraněny.

Pokud chcete zachovat tabule odstraněného uživatele, můžete před odstraněním účtu převést vlastnictví. Můžete převést jednu tabuli nebo všechny na jiného uživatele.

Podle těchto pokynů přeneste všechny tabule.
Další informace o tom, jak odstranit uživatelské účty, najdete v tématu Odstranění uživatele z organizace.

Ujistěte se, že tuto změnu zvládne jakýkoli proces odstranění nebo skript. Pokud vám odstranění tabulí nevadí, nemusíte nic dělat.

Přehled úložiště OneDrivu pro firmy

Tabule se vytvoří ve složce OneDrive pro firmy osoby, která tabuli spouští. SharePoint se zatím nepodporuje. Tento proces platí pro všechny tabule vytvořené v samostatných aplikacích Whiteboard a na schůzkách, chatech a kanálech Microsoft Teams. Jedinou výjimkou je, že tabule spuštěné ze Surface Hubu budou uložené v Azure, ale v budoucnu se přesunou na OneDrive pro firmy.

Uživatelé, kteří nemají zřízený OneDrive pro firmy, už po implementaci této změny nebudou moct vytvářet nové tabule. I tak ale můžou upravovat dříve vytvořené panely. Můžou také spolupracovat na všech tabulích, které s nimi sdílejí ostatní, kteří mají OneDrive pro firmy.

Průměrná velikost tabule může být od 50 kB do 1 MB a může se nacházet všude, kde se nachází obsah OneDrivu pro firmy. Pokud chcete zkontrolovat, kde jsou uložená data vašeho tenanta, přečtěte si téma Kde jsou uložená zákaznická data Microsoftu 365. Pak se podívejte na umístění OneDrivu pro firmy.

Ovládací prvky pro úložiště OneDrive pro firmy

Data Tabule můžete spravovat pomocí existujících ovládacích prvků OneDrivu pro firmy. Další informace najdete v příručce k OneDrivu pro podniky.

K uspokojení žádostí subjektů údajů o obecném nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) můžete použít stávající nástroje OneDrivu pro firmy. Pokud chcete zajistit, aby se ze souboru odebraly všechny předchozí změny, musíte odstranit celý soubor.

Soubory tabule se dají přesouvat stejným způsobem jako jiný obsah na OneDrivu pro firmy. Odkazy a oprávnění ke sdílení se ale nemusí přesunout.

Ovládací prvky dat podporované dnes:

Zásady uchovávání informací
Kvóta
Blokování z právních důvodů
DLP
Základní eDiscovery – soubory .whiteboard se ukládají jako soubory na OneDrivu pro firmy autora. Jsou indexované pro vyhledávání klíčových slov a typů souborů, ale nejsou k dispozici pro náhled ani kontrolu. Při exportu musí správce nahrát soubor zpět na OneDrive pro firmy, aby si zobrazil obsah. Do budoucna se plánuje další podpora.

Ovládací prvky dat plánované pro budoucí verze:

Štítky utajení
Analýzy
Další podpora eDiscovery

Převod tabule, když uživatel opustí společnost

Pokud chcete zachovat soubory OneDrivu bývalého uživatele, včetně souborů .whiteboard, nejdřív si udělte přístup k jeho OneDrivu a pak přesuňte soubory, které chcete zachovat.

V Centru pro správu přejděte na stránku Uživatelé>Aktivní uživatelé .
Vyberte uživatele.
Na stránce vlastností uživatele vyberte OneDrive. V části Získat přístup k souborům vyberte Vytvořit odkaz na soubory.
Výběrem odkazu otevřete umístění souboru.
Vyberte soubory nebo složky, které chcete přesunout, a pak vyberte Přesunout do.

Další informace o zachování obsahu bývalého uživatele: Krok 5 – Udělení přístupu k datům OneDrivu a Outlooku jinému zaměstnanci – Správce Microsoftu 365 | Microsoft Learn

Správa přesunutých tabulí

Jakmile se soubor .whiteboard zobrazí na OneDrivu pro firmy nového vlastníka, může soubor otevřít, upravit, přejmenovat nebo odstranit.

Otevřete office.com a ve spouštěči aplikací vyberte OneDrive.
V levém navigačním podokně vyberte Moje soubory.
Otevřete složku s názvem Whiteboards.
V seznamu souborů vyberte přesunutý soubor a vyberte tlačítko ... , abyste získali možnosti pro přejmenování, odstranění a další možnosti.

Auditování

Soubory tabule uložené v ODB jsou součástí aktivit protokolu auditování souborů pro aktivity vytváření, úprav, sdílení a odstraňování. Další informace o souborových aktivitách najdete v tématu Aktivity protokolu auditu – Microsoft Purview.