Jak určit, kde publikovat vlastní formulář Aplikace Outlook

původní číslo KB: 290802

Tento článek popisuje některé aspekty, které je potřeba vzít v úvahu, pokud se pokoušíte rozhodnout, kde publikovat vlastní formulář Outlooku.

V Outlooku se vlastní formuláře obvykle publikují do knihovny formulářů, aby byla v počítači uložená jenom jedna kopie formuláře. Jednotlivé položky obsahují pole Třída zprávy, které označuje, který formulář se má použít k zobrazení dat obsažených v položce. Při publikování vlastních formulářů do knihovny formulářů používají počítače se systémem Microsoft Exchange Server a Outlook výrazně méně prostředků a šířky pásma, protože samotný formulář nemusí být uložen v rámci každé jednotlivé položky.

Řešení formulářů Outlooku se můžou výrazně lišit, zejména proto, že Outlook má řadu různých typů standardních formulářů. Často je obtížné určit nejvhodnější místo pro publikování formuláře a při rozhodování je potřeba vzít v úvahu mnoho faktorů.

Kde můžete publikovat formuláře

Formuláře je možné publikovat do tří umístění. Následující tabulka popisuje tato umístění.

Umístění	Popis
Složka (nebo knihovna formulářů složek)	U většiny řešení formulářů založených na složkách publikujte formulář do složky, aby byl dostupný pokaždé, když ji někdo používá. Pokud formulář publikujete ve veřejné složce, bude formulář dostupný všem uživatelům, kteří mají přístup ke složce. Pokud formulář publikujete do jedné ze svých osobních složek, bude dostupný jenom pro vás, když tuto složku používáte. Formuláře Kontakt, Post, Task a Journal jsou příklady typů formulářů, které jsou obvykle přidružené ke složce. Jednou z výhod publikování formuláře do složky je, že formulář je k dispozici v nabídce Akce, když jste ve složce.
Knihovna organizačních formulářů	Pokud chcete formulář zpřístupnit všem uživatelům ve vaší organizaci, například formulář pro sestavu dovolené, publikujte ho do této knihovny. Tato knihovna se často používá pro formuláře e-mailových zpráv, protože obvykle nejsou založené na konkrétní složce. Formulář můžete publikovat do knihovny organizačních formulářů, pokud chcete použít stejný vlastní formulář ve více než jedné složce. Když to uděláte, můžete udržovat pouze jeden publikovaný formulář. Formuláře publikované v této knihovně jsou přístupné všem uživatelům v organizaci, pokud jim správce udělí oprávnění ke knihovně. Knihovna je uložena v počítači se systémem Microsoft Exchange Server. Správce vám musí udělit oprávnění k publikování do knihovny organizačních formulářů. Toto oprávnění je obvykle uděleno pouze několika jednotlivcům nebo oddělením, které spravuje počítač se systémem Exchange Server.
Knihovna osobních formulářů	Formuláře uložené v této knihovně jsou přístupné jenom vám. Když publikujete formulář do knihovny osobních formulářů, uloží se formulář jako skrytá položka v kořenové složce souboru poštovní schránky nebo osobních složek (PST), podle toho, které je výchozím umístěním pro doručování pošty. Podobně jako formuláře uložené v knihovně organizačních formulářů je možné tyto formuláře otevřít pomocí příkazu Zvolit formulář. Uložte formulář do této knihovny při vytváření formuláře pro vlastní osobní použití, například standardní formulář e-mailové zprávy, který je předem adresován příjemcům.

Do systému souborů nebo položky ve složce Outlooku je také možné uložit formulář Outlooku jako soubor. Microsoft doporučuje, abyste se vyhnuli oběma těmto přístupům, protože formulář bude jednorázovým formulářem.

Formulář aplikace Outlook můžete uložit do systému souborů jako soubor šablony aplikace Outlook (.oft). To vám umožní připojit formulář k e-mailové zprávě a odeslat formulář někomu jinému. Soubor .oft můžete použít také jako zálohu formuláře. Uložení formuláře jako souboru .oft:

1. V nabídce File (Soubor) vyberte Save As (Uložit jako).
2. Do pole Název souboru zadejte název formuláře.
3. V poli Uložit jako typ vyberte šablony aplikace Outlook a pak vyberte Uložit.

Formulář můžete také uložit jako položku v aktuální složce. Microsoft však nedoporučuje, abyste to udělali z následujících důvodů:

• Formulář můžete snadno odstranit omylem.
• Má tendenci rozostřit rozlišení mezi formuláři a položkami a typickým výsledkem je složka, která obsahuje různé položky, které obsahují různé verze stejného formuláře. Obecně se nejedná o dobrý postup při návrhu formulářů Aplikace Outlook.
• Položky, které jsou uložené ve složce, mají obvykle přidružená data a obvykle nechcete data přidružená k vašemu formuláři. Společnost Microsoft proto doporučuje, abyste neotevřeli položku ve složce a pak vstoupili do režimu návrhu; otevřete novou instanci formuláře a pak přejděte do režimu návrhu.
• Formuláře uložené jako položky jsou jednorázové formuláře a mají nežádoucí vedlejší účinky.

Pokud chcete uložit formulář v aktuální složce, vyberte Uložit v nabídce Soubor.

Důležité informace při rozhodování o tom, kde publikovat formulář

Při rozhodování o tom, kde publikovat formulář, je potřeba vzít v úvahu mnoho otázek:

• Je formulář založený na řešení složky nebo je to formulář e-mailové zprávy, který je určený k odeslání příjemcům?
• Používáte počítač se systémem Exchange Server? Pokud používáte počítač se systémem Exchange Server, je možné formulář publikovat do knihovny organizačních formulářů nebo má vaše organizace omezení pro typy formulářů, které se tam dají uložit?
• Kolik lidí potřebuje přístup k formuláři?
• Bude se formulář často aktualizovat, takže je důležité mít jenom jednu kopii formuláře nasazenou centrálně?
• Musí být formulář dostupný offline?
• Pokud se jedná o formulář e-mailové zprávy, použije se jenom uvnitř organizace nebo se odešle jiným příjemcům mimo organizaci?
• Jak se otevře nový formulář?

Rozhodování o tom, kde publikovat formuláře založené na složce

Při vytváření řešení založeného na složce, kde primárním fokusem formuláře je zobrazení položek v jedné složce, obvykle publikujte formulář do samotné složky. Při publikování formuláře do složky je složka samostatná entita a formulář je k dispozici v nabídce Akce.

Existují však scénáře, kdy do složky nechcete publikovat typický formulář založený na složce. Pokud používáte formulář ve více než jedné složce a každá složka vždy používá stejnou verzi formuláře, zvažte publikování formuláře do knihovny organizačních formulářů nebo knihovny osobních formulářů. Když to uděláte, existuje jenom jedna kopie publikovaného formuláře a je jednodušší ji aktualizovat, pokud potřebujete udělat změny. Pokud jste jediná osoba, která potřebuje přístup k tomuto formuláři, publikujte ho v knihovně osobních formulářů. Pokud k formuláři potřebují přístup i jiní lidé a formulář je typický ve veřejné složce na počítači se systémem Exchange Server, zkontrolujte, jestli je možné formulář publikovat do knihovny organizačních formulářů nebo ne. Jednou z možných nevýhod tohoto přístupu je, že formulář nebude dostupný v nabídce Akce, pokud není publikován do složky. Pokud se ale jedná o výchozí formulář pro složku, jak je tomu obvykle, nebude to mít příliš velký rozdíl, protože vy nebo uživatelé můžou k otevření nových položek použít tlačítko panelu nástrojů.

Rozhodování o tom, kde publikovat formuláře založené na zprávách

Pokud je formulář založený na e-mailové zprávě, kterou používáte vy a jenom několik dalších uživatelů, publikujte formulář do knihovny osobních formulářů pro všechny uživatele. Pokud ale budete vytvářet nové položky založené na tomto formuláři, můžete je chtít publikovat do složky Doručená pošta, abyste k ní měli přístup v nabídce Akce. Pokud formulář bude používat mnoho lidí v organizaci, publikujte ho v knihovně organizačních formulářů, aby k němu měli přístup jenom jedna kopie formuláře a všichni uživatelé k němu měli přístup. Tento přístup ale může usnadnit otevření formuláře.

Důležité informace a možnosti pro otevírání formulářů

Následující tabulka popisuje, jak uživatelé obvykle otevírají formuláře Outlooku v závislosti na tom, kde jsou formuláře uložené:

Typ formuláře	Kde otevřít
Formuláře složek	Pokud otevřete složku, která obsahuje formuláře, budou formuláře k dispozici v nabídce Akce.
Knihovna organizačních formulářů a Knihovna osobních formulářů	Formuláře uložené v knihovně organizačních formulářů a knihovně osobních formulářů jsou navržené tak, aby byly přístupné pomocí dialogového okna Zvolit formulář. Chcete-li získat přístup k těmto formulářům, přejděte na příkaz Nový v nabídce soubor a pak vyberte Zvolitformuláře .

K usnadnění přístupu k formulářům uživatelům můžete použít následující metody.

Přidání příkazu Zvolit formulář na panel nástrojů

Pokud chcete zkrátit počet kroků potřebných pro přístup k příkazu Zvolit formulář v Outlooku, přidejte na pás karet kartu Vývojář, abyste mohli zobrazit dialogové okno Zvolit formulář několika možnostmi:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na pás karet Outlooku a pak vyberte Přizpůsobitpásu karet .

2. V seznamu hlavních karet vyberte Vývojářa pak vyberte OK.

Na kartě Vývojář na pásu karet Outlooku by se měla zobrazit zobrazit Zvolit formulář.

Otevření formuláře pomocí jazyka Visual Basic for Applications nebo doplňku modelu COM

Publikování formuláře do složky

Pokud je formulář publikovaný v knihovně osobních formulářů nebo v knihovně organizačních formulářů, můžete zvážit publikování formuláře do složky, aby se zobrazila v nabídce Akce. Pokud je však formulář aktualizován, ujistěte se, že je formulář znovu nasazen, abyste nevytvořili problémy s mezipamětí formulářů Aplikace Outlook.

Uložení souboru .oft do nabídky Plocha nebo Start

I když Microsoft obvykle nedoporučuje ukládat soubor .oft na plochu nebo do nabídky Start , můžete soubor šablony aplikace Outlook (.oft) uložit do libovolného umístění. Položky vytvořené tímto způsobem obsahují jednorázové formuláře, které obvykle způsobují nežádoucí vedlejší účinky v závislosti na návrhu formuláře a způsobu jeho použití.