V aplikaci Outlook je synchronizována pouze podmnožina položek poštovní schránky serveru Exchange

Příznaky

Zvažte následující příklad:

  • Používáte Microsoft Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 nebo Outlook pro Microsoft 365.

  • Jste připojeni k poštovní schránce serveru Exchange Server.

    Poznámky

    • Pokud používáte Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 nebo Outlook pro Microsoft 365, tento účet může být vaší primární poštovní schránkou nebo jinou poštovní schránkou, ke které máte přístup delegáta nebo jiné oprávnění. Možná se jedná o další, sdílenou nebo automaticky mapovanou poštovní schránku nebo o veřejné složky.

      Další informace o tomto problému v Outlooku 2019, Outlooku 2016 nebo Outlooku pro Microsoft 365 souvisejícím se sdílenými poštovními schránkami nebo veřejnými složkami najdete v následujícím článku databáze Microsoft:

      3140747 Pouze podmnožina položek je synchronizována ve sdílených poštovních schránkách nebo veřejných složkách v Outlook 2016

    • Pokud používáte Outlook 2013, účet musí to být váš primární.

  • E-mailový účet Exchange je nakonfigurován tak, aby používal režim Exchange uložený v mezipaměti.

V tomto scénáři e-mailové složky pro tyto poštovní schránky mohou zobrazit počty položek, které jsou nižší, než bylo očekáváno. Navíc se může zdát, že starší položky chybí a v dolní části seznamu položek se může zobrazit následující zpráva a hypertextový odkaz:

V této složce je na serveru více položek

Kliknutím sem zobrazíte další informace o Microsoft Exchange

Tato zpráva je zobrazena na následujícím obrázku.

Snímek obrazovky ukazuje zprávu V této složce na serveru je více položek a odkaz Kliknutím sem zobrazíte další informace o Microsoft Exchange.

Pokud navíc v poštovní schránce hledáte položky e-mailu, mohou výsledky hledání zobrazit v dolní části výsledků následující text:

Zobrazení nedávných výsledků... Více

Kliknete-li na odkaz Další, zobrazí se ve výsledcích hledání další položky, které splňují kritéria vyhledávání. K tomu dochází, protože aplikace Outlook načte další položky z poštovní schránky na serveru se systémem Exchange Server.

Poznámka

K tomuto chování může dojít také ve složce RSS v poštovní schránce serveru Exchange. Ve skupinách v Outlooku 2016 nebo Outlooku pro Microsoft 365 lze také synchronizovat pouze podmnožinu položek.

Příčina

K tomuto chování dochází, protože nastavení režimu Cached Exchange Pošta offline je nakonfigurováno na jinou hodnotu než Všechny. Následující snímek obrazovky například zobrazuje profil, který je nakonfigurován tak, aby používal režim Cached Exchange Mode a Pošta k zachování offline je nastaveno na výchozí hodnotu 12 měsíců.

Snímek obrazovky ukazuje, že nastavení Pošta určená k uložení offline je nastaveno na 12 měsíců v dialogovém okně Změnit účet.

Poznámka

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook pro Microsoft 365 nabízí možnosti 1, 3, 6, 12 nebo 24 měsíců nebo Vše. Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 a Outlook pro Microsoft 365 poskytují další možnosti 3 dny, 1 týden, 2 týdny, 3 roky a 5 let. V novější verzích aplikace Outlook bylo navíc přejmenováno nastavení Pošta určená k uložení offline na Stáhnout e-maily za posledních.

Ve výchozí konfiguraci, v závislosti na velikosti pevného disku, aplikace Outlook synchronizuje pouze 1, 3 nebo 12 měsíců e-mailů do souboru Offline Outlook Data (.ost) ze serveru Exchange.

Pokud je vaše Nastavení pošty offline nastaveno na 12 měsíců a máte v poštovní schránce serveru Exchange e-mailové položky starší než 12 měsíců, jsou tyto položky umístěny pouze v poštovní schránce na serveru. Pokud se tedy nemůžete připojit k serveru Exchange, nemusí být možné načíst položky mimo oblast určenou nastavením Cached Exchange Mode, dokud se znovu nepřipojíte k serveru.

Poznámka

Toto nastavení nemá vliv na počet položek, které jsou synchronizovány se složkami následujících typů:

  • Kalendář
  • Kontakty
  • Úlohy
  • Deník
  • Poznámky
  • Pošta k odeslání
  • Sdílené nebo delegované (pouze pro Outlook 2013)

Poznámka

Skupinové složky se synchronizují maximálně 1 rok zpět. Nastavení Pošta k zachování offline, která jsou nižší než 1 rok jsou dodrženy.

Další informace

Pro snížení efektu offline datového souboru aplikace Outlook (.ost), výchozí počet měsíců, které jsou nakonfigurovány pro váš profil, se liší podle velikosti pevného disku. Následující tabulka obsahuje různé výchozí hodnoty pro různé velikosti pevného disku.

Velikost pevného disku Výchozí hodnota pro "Pošta k udržování offline"
Menší nebo rovno 32 GB 1 měsíc
Větší než 32 GB, ale menší než 64 GB 3 měsíců
Rovno nebo větší než 64 GB 12 měsíců

Pokud je třeba změnit počet vybraných měsíců pro synchronizaci e-mailu v režimu načtení do mezipaměti ".ost" souboru, postupujte takto:

  1. Spusťte aplikaci Outlook.

  2. V záložce Soubor klikněte na Nastavení účtu a poté klikněte na Nastavení účtu.

  3. V záložce E-mail klikněte dvakrát na svůj účet Microsoft Exchange.

  4. V dialogovém okně Změnit účet přetáhněte posuvník Pošta offline, na požadovaný počet měsíců nebo na položku Vše, pro synchronizaci všech e-mailových zpráv.

    Snímek obrazovky ukazuje, že nastavení Pošta určená k uložení offline je nastaveno na Vše v okně Změnit účet.

  5. Klikněte na tlačítko Další.

  6. Až budete vyzváni k restartování Outlooku, klepněte na OK, abyste změnu konfigurace dokončili.

  7. Klikněte na tlačítko Dokončit.

  8. Restartujte aplikaci Outlook.

Práce offline

Pokud nemáte připojení k serveru Exchange, zobrazí se ve složce následující zpráva, pokud na serveru existují starší položky, které nebyly synchronizovány s vaším souborem .ost:

V této složce je na serveru více položek

Připojte se k serveru a prohlédněte si je

Tato zpráva je zobrazena na následujícím obrázku.

Snímek obrazovky zobrazuje zprávu V této složce na serveru je více položek. Připojte se k serveru a prohlédněte si je.

Za podobných podmínek, pokud hledáte položky v poštovní schránce a nemáte připojení k serveru Exchange, se zobrazí pod výsledky hledání následující zpráva:

Server není k dispozici. <x> měsíců zobrazených výsledků.

V této zprávě x> představuje hodnotu,< která je nakonfigurovaná pro režim mezipaměti Pošta, aby se zachovalo offline nastavení.

Ukázka této zprávy je uvedena v následujícím snímku obrazovky.

Snímek obrazovky zobrazuje zprávu Server nedostupný. zobrazené výsledky za 3 měsíce.

Správa funkcí prostřednictvím zásad skupiny

V režimu mezipaměti Pošta offline je zachováno nastavení profilu aplikace Outlook v registru systému Windows. Pokud chcete toto nastavení spravovat pomocí zásad skupiny, můžete použít šablony zásad skupiny. Tyto jsou v závislosti na vaší verzi Office k dispozici na následujících webech společnosti Microsoft:

Office 2016, Office 2019, Office LTSC 2021 nebo Outlook pro Microsoft 365: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

Office 2013:https://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=35554

Soubory šablon zásad skupiny pro Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 a Outlook pro Microsoft 365 jsou Outlook16.admx a Outllk16.adml. Soubory pro Outlook 2013 jsou Outlk15.admx a Outlk15.adml. Pokud ke správě tohoto nastavení použijete zásady skupiny, aplikace Outlook používá následující data registru:

Klíč: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Cached Mode

DWORD: SyncWindowSetting

Hodnota: celočíselná hodnota (desetinná) udávající počet měsíců (použijte pouze následující hodnoty) 0 = Vše (celá poštovní schránka)

1 = 1 měsíc e-mailových položek

3 = 3 měsíců e-mailových položek

6 = 6 měsíců e-mailových položek

12 = 12 měsíců e-mailových položek

24 = 24 měsíců e-mailových položek

36 = 3 roky e-mailových položek

60 = 5 let e-mailových položek

Poznámky:

  • Zástupný <symbol x.0> představuje vaši verzi Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 nebo Outlook pro Microsoft 365, Office 2019, Outlook LTSC 2021 nebo Outlook pro Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

  • Uživatelské rozhraní (UI) aplikací Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 nebo Outlook pro Microsoft 365 vám umožňuje nastavit pro položku Pošta určená k uložení offline na další hodnoty tři dny, 1 týden, 2 týdny, 3 roky a 5 let. Aktualizace pro Outlook 2016 z 3. května umožňuje nastavit tyto dodatečné hodnoty pomocí dat registru SyncWindowSettingDays. Další informace o konfiguraci Outlook 2016 těmito dodatečnými hodnotami naleznete v následujícím článku znalostní báze Microsoft Knowledge Base:

    Aktualizace 3115009 umožňuje správcům nastavit další výchozí okna synchronizace pošty a kalendáře pro nové účty Exchange v Outlooku 2016.

  • Správci, kteří změní existující hodnoty zásad skupiny, by si měli být vědomi potenciálu ovlivnit síťový provoz při zvyšování hodnoty SyncWindowSetting. Když se zásady skupiny SyncWindowSetting změní na vyšší hodnotu, aplikace Outlook provede úplnou resynchronizaci OST při použití nové hodnoty. Pro jednoho klienta to není problematické. Uplatnění vyšší hodnoty na stovky nebo více klientů současně může nepříznivě ovlivnit dostupnou šířku pásma sítě. Snížení hodnoty nebude mít takový dopad, protože aplikace Outlook provede místní odstranění přebytečných dat, která jsou uložena do mezipaměti v souborech OST všech klientů, pro získání nižší hodnoty SyncWindowSetting.

  • Vzhledem k tomu, že aplikace Outlook synchronizuje maximálně jeden rok pro skupiny, nelze vyhledávat starší zprávy. Chcete-li toto omezení aplikace Outlook vyřešit, můžete pomocí Outlooku na webu zobrazit a vyhledat starší zprávy ve skupinách.