Definování obchodní hodnoty vyřešení problému
Obchodní hodnota spadá do jedné ze čtyř kategorií, snadno zapamatovatelných jako REVO:
Výnosy: Toto řešení přináší výnos, který by jinak nebyl realizován, prostřednictvím nového oboru nebo služby, která dříve nebyla nabízena.
Účinnost : Účinnost je efektivní úspora nákladů. Toto řešení umožňuje účastníkům, kteří proces provádějí, proces urychlit.
Hlasitost: Vyhnutí se nákladům je dosaženo tím, že současní uživatelé mohou zpracovat více transakcí, a tím se vyhnou nákladům na další zdroje.
Jiné: Řešení pomáhá organizaci splnit její požadavky, které je nutné splnit, což může vést k vyhýbání se finančním pokutám.
Po definování kategorie musíme definovat hodnotu, které dosáhneme:
Výnosy
Zjistěte, co bude účtováno za službu
Zjistěte, kolik zákazníků si službu nebo produkt koupí
Určete časový horizont pro měření (měsíčně, čtvrtletně, ročně)
Výnos = (cena × zákazníci) pro časový horizont
Efektivita
Určete počet lidí, kteří dnes vykonávají úlohu
Určete množství přímého času, který dnes potřebují k provedení práce („starý čas“)
Určete počet lidí, kteří vykonají práci po vytvoření řešení Microsoft Power Platform
Určete množství přímého času, který zabere používání nového řešení („nový čas“)
Úspora času = starý čas –nový čas (Chcete-li jej převést na dolary, vynásobte časovou úsporu plně naloženými náklady lidí za časovou jednotku, kterou měříte (například hodiny).)
Svazek
Určete objem transakcí, které může jedna osoba zpracovat po určitou jednotku času („transakce na osobu“)
Určete objem transakcí, které bude nové řešení schopno zpracovat v danou dobu („nové transakce na osobu“)
Určete objem transakcí, které je třeba v daném čase zpracovat („objem“)
Vyhýbání se nákladům = (objem ÷ transakce na osobu) – (hlasitost ÷ nové transakce na osobu)
To počítá počet lidí, kteří nebudou muset zpracovávat transakce, aby dosáhli objemu zpracovaného řešením.
Ostatní
- Určete trest, kterému se lze vyhnout, pokud budou informace zachyceny a dostupné v řešení
Pokud je obchodní hodnota, kterou obdržíte automatizací procesu, horší než náklady na nicnedělání, musíte se zeptat sami sebe, zda je na to správný obchodní problém, na který se zaměřit.
Pokud je však obchodní hodnota, kterou vyřešením obchodního problému získáte, vyšší než náklady na nicnedělání—plus čas na vývoj a měsíční náklady všech licencí na software— má smysl proces automatizovat.
Příklad: Obchodní hodnota automatizace procesu vyúčtování výdajů
V případě naší ukázkové aplikace je hlavní kategorií obchodní hodnoty efektivita. Nová aplikace zkrátí dobu potřebnou ke zpracování stejného počtu vyúčtování výdajů každý týden, měsíc a rok. Prošli jsme nový proces a to, čeho bychom chtěli, aby aplikace dosáhla, s našimi budoucími uživateli. Zeptali jsme se jich, kolik času očekávají, že díky novému procesu ušetří a budou schopni začlenit některá pravidla do aplikace vyúčtování výdajů.
I nadále budeme mít každý týden 140 vyúčtování výdajů; to se nezměnilo. Když jsme však hovořili s lidmi, kteří předkládali vyúčtování výdajů, zjistili jsme, že bychom mohli zkrátit čas, který na něm trávili, na 20 minut —díky tomu, že jsou schopni okamžitě zadat informace a vyfotit účtenky, když bylo požadováno potvrzení. Plně naložené náklady také zůstávají stejné.
(140 vyúčtování výdajů týdně × 20 minut) × $90/h = $4 158 týdně = $216 216 ročně
Nick bude přezkoumávat vyúčtování výdajů svého týmu (zhruba 100 prodejců) a odhaduje, že bude trvat přibližně 5 minut, než zkontroluje každé vyúčtování výdajů. Nickovo zkoumání je omezeno na typ předkládaných výdajů, přičemž uznává, že nutnost získat potvrzení – a potřeba uvést jména hostů při jídle a rozkontovat hotelové výdaje do příslušných kategorií – bude řídit aplikace.
(100 vyúčtování výdajů týdně × 5 minut) × $90/h = $750 týdně = $39 000 ročně
Ostatní manažeři budou v budoucnu kontrolovat a schvalovat vyúčtování výdajů od svých oddělení, takže zbývajících 40 vyúčtování výdajů bude stát $15 600 ročně.
Práce pro Abhaye a jeho tým se nyní přesunula na namátkovou kontrolu vyúčtování výdajů. Nemělo by být potřeba provádět přepracování; ve skutečnosti by tým Abhaye mohl být pověřen jinými činnostmi kvůli snížení úsilí potřebného k přezkumu vyúčtování výdajů.
Optimalizovali jsme proces tak, abychom ke každé kategorii výdajů přiřadili správný účetní kód hlavní knihy. Nyní může Abhay a jeho tým extrahovat data pro vytvoření platebního deníku, čímž se sníží na 40,3 hodin (16,5 pro kódování + 23,8 pro zaúčtování) hodin týdně až na několik minut, což ušetří 188 604 $ (77 220 $ pro kódování a 111 384 $ za zaúčtování) ročně. Abhay by mohl být schopen pověřit některý z jeho týmů dalšími důležitějšími pracemi ve svém oddělení.
Díky novému postupu může Abhay a jeho tým zvážit zveřejnit vyúčtování výdajů každý den, což Charlotte poskytne denně aktualizovaný přehled rozpočtu. To také umožní Charlotte rychleji reagovat na blížící se rozpočtová omezení.
Nové náklady pro společnost pomocí automatizované aplikace jsou zhruba:
$216,216 + $39,000 + $15,600 = $270,816 ročně
Úspora pro společnost přibližně $777 738 každý rok
Poznámka
Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)
Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).