Sdílet prostřednictvím

Identifikace obchodního problému, který je třeba vyřešit (případ použití)

  • Článek

Prvním krokem při použití Microsoft Power Platform k řešení obchodního problému je rozhodování, jaký problém chcete řešit.

Z hlediska IT se obchodní problém, který je třeba řešit, obvykle označuje jako případ použití.

Zeptejte se sami sebe: „Jaký je obchodní problém, který se snažím vyřešit?“ (Při pojmenování problému buďte struční; v mnoha případech se stane názvem aplikace, kterou vytvoříte!) Když definujete problém, rozdělte jej na prohlášení o problému a výsledek, kterého chcete dosáhnout.

Pro aplikaci, kterou použijeme jako příklad v těchto článcích, jsme přišli s následujícím výrokem: „Vyúčtování výdajů: Vytvoření procesu, který je efektivní pro zaměstnance a účetní oddělení, umožňuje rychlejší sledování rozpočtu a snižuje naše vystavení auditům."

Pokud víte přesně, jaký problém jste se rozhodli vyřešit, můžete přejít do této sekce Zohlednění nákladů na ruční řešení problému. Pokud potřebujete nějaké nápady nebo chcete procvičovat s menším problémem, než začnete řešit svou původní inspiraci, čtěte dále.

K čemu se dá používat Power Apps?

Pokud vytváříte svou první aplikaci pomocí Power Apps, přemýšlejte o své firmě a práci, kterou vy a váš tým děláte každý den, a určete obchodní problém, k jehož řešení v současné době používáte ruční proces.

Možné případy použití automatizace jsou mezery, stížnosti nebo neefektivnosti, které existují ve vašem současném pracovním prostředí. Procesy, které stále vyžadují papír nebo e-mail, a procesy, které vyžadují ruční přesun dat z jednoho místa na druhé (z e-mailu do databáze nebo z jedné tabulky do druhé), jsou pravděpodobně kandidáty na řešení pomocí aplikace.

Tip

Nevybírejte problém, který je tak velký, že se na něm zaseknete. Avšak i velké procesy mohou být automatizovány po rozdělení na menší porce, když celý proces rozdělíte na zvládnutelné prvky.

Pro inspiraci se podívejte na tyto skutečné příběhy zákazníků.

Je dobré vědět, jak může být aplikace, kterou máte na mysli, přínosná pro vaše kolegy a šéfa, zejména když potřebujete požádat o spolupráci při vytváření nebo používání aplikací. Níže uvedený seznam ukazuje druhy problémů, které může platforma vyřešit:

  • Dostupnost - Přístup k aplikacím kdykoli a kdekoli

  • Mobilita - Umožnění lidem pracovat s aplikací na cestách

  • Konsolidace - Sběr dat automatizovanějším způsobem, aby se minimalizovala ruční konsolidace

  • Trénování - Rychlé zprostředkování uživatelům a sledování jejich výsledků školení a certifikací

  • Demokratizace - Zvyšování schopnosti řešit problémy v rámci oddělení nebo sekce

  • Zařazení - Snížení třecích ploch u zaměstnanců, kteří mají jiné pracovní prostředí než ostatní zaměstnanci (jako jsou vzdálení pracovníci nebo lidé se zdravotním postižením)

  • Účinnost - Zkrácení doby potřebné k dosažení požadovaného výsledku, snížení zbytečných kroků

  • Produktivita - Zvyšování výkonu procesu

  • Včasnost - Zvýšení rychlosti spolupráce mezi různými zúčastněnými stranami

  • Škálovatelnost - Povolení větší propustnosti

  • Analýza - Shromažďování požadovaných dalších informací a jejich ukládání takovým způsobem, který umožňuje snadnější analýzu

  • Podávání zpráv - Umožnění rychlejšího nebo úplnějšího podávání zpráv vedení

  • Zabezpečení - Bezpečné dat a práce s nimi

  • Dodržování předpisů - Řešení problémů týkajících se nakládání s osobními údaji, splnění právních nebo účetních požadavků

  • Udržitelnost - Redukce odpadu (jako je papír a elektřina) a znečištění

Zohlednění nákladů na ruční řešení problému

Než se pustíte do projektu, věnujte další chvilku úvaze, zda je projekt přínosný.

Je možné „zhruba předvídat“ vysoké náklady na ruční řešení problému. To lze vyjádřit formou doby, kterou trvá dokončení procesu od začátku do konce, nebo—pokud znáte náklady na "plné vytížení" pracovníka (plat nebo hodinová sazba, výhody atd.)—můžete vynásobit čas strávený řešením problému touto rychlostí, abyste se dostali na náklady při každém spuštění procesu. Odtud můžete vypočítat roční náklady, pokud víte, kolikrát je proces spuštěn.

Uvědomte si, že ne všechny projekty vedou k úsporám času nebo nákladů. Někdy může automatizace procesu poskytnout čistší nebo aktuálnější data nebo vyhnutí se nákladům (například zaznamenání dat umožňuje vytvoření záznamu pro audit, což by mohlo pomoci vyhnout se pokutě, pokud by k auditu došlo).

Toto bude jen velmi rámcový odhad, aby bylo zajištěno, že se vyplatí realizovat projekt vaší aplikace. V dalším článku se budeme podrobněji zabývat analýzou nákladů versus obchodní hodnotou.

Za předpokladu, že jste se rozhodli, že v tomto projektu stojí za to pokračovat, je dalším krokem je úplné pochopení současného procesu a hledání optimalizace, které v něm můžete provést.

Další krok: Příklad vyúčtování výdajů

Poznámka

Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)

Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).