Optimalizace vašeho obchodního procesu

Nyní, když jste prošli celým obchodním procesem, přejděte k jeho optimalizaci. Zjednodušení procesu se vyhýbá tolika krokům, že jsou zaměstnanci zahlcení nebo zmatení.

Některé užitečné způsoby, jak přistupovat k optimalizaci procesu:

• Začněte cílem. Identifikujte cíle, kterých chcete dosáhnout pomocí svého obchodního procesu. Tyto cíle by měly poskytnout obecnou představu o vašich nadějích do budoucího procesu.

• Zvažte, zda lze něco dokončit efektivněji, levněji nebo kvalitněji.

• Hledejte klíčové ukazatele výkonu, abyste zjistili, co funguje dobře a co je třeba zlepšit.

• Vraťte se zpět a získejte přehled sdílením procesního dokumentu se svým týmem.

• Podělte se o procesní dokument s vedením, abyste získali přehled na vyšší úrovni a zajistili transparentní odpovědnost za každý krok v procesu.

• Podívejte se na svůj proces z pohledu uživatele nebo zákazníka, který by z procesu mohl mít prospěch, a zvažte způsoby, jak můžete zlepšit jejich zkušenosti a celkovou spokojenost.

Několik klíčových otázek:

• Mohou být z procesu odstraněny zbývající činnosti, aby se zvýšila účinnost nebo kvalita nebo snížily náklady?

• Pokud je aktivita redukování důležitá pro celou firmu, lze ji řešit v samostatném obchodním procesu?

• Lze krok zlepšit tak, aby byl váš cíl lépe splněn?

• Lze změnit pořadí kroků ?

• Lze kroky kombinovat?

• Lze kroky v tomto procesu provádět souběžně?

• Můžete snížit počet lidí potřebných k provedení procesu?

• Můžete změnit způsob, jakým upozorníte další osobu v procesu, aby reagovala rychleji?

• Existují aspekty procesu, které můžete dále automatizovat? Jako:

  • Automatické zaznamenávání dat versus ruční zadávání

  • Automatizace rozhodnutí na základě dat

  • Automatizace provedené akce

  • Pomocí AI nahraďte lidskou pozornost

Poznámka

Pokud je váš úkol plně proveden na ploše, můžete použít process advisor k automatické optimalizaci procesu. Process advisor má schopnosti analyzovat váš proces a vizualizovat jej na mapě procesů. Mapa procesů odhaluje úzká místa a metriky vašeho procesu prostřednictvím analytické zprávy.

Příklad: Optimalizace procesu vyúčtování výdajů

Zkontrolovali jsme současný proces vyúčtování výdajů a zjistili jsme některá zjevná vylepšení:

• Zbavte se v rámci celého procesu papírování. (Zaznamenali jsme také úspory a dopad na životní prostředí jako přínos projektu.)

• Předtím, než bude zpráva předložena ke schválení, proveďte všechny možné kontroly souladu. (Výrazně se tím zkracuje doba zpracování a čas komplexního procesu.)

• Při odeslání vyúčtování výdajů automaticky vyhledá a přidá účetní kódy.

• Umožněte účetnictví přesunout schválené výdaje do finančního systému bez nutnosti zadávání jakýchkoli údajů.

• Vytvářejte týdenní vyúčtování výdajů automaticky z digitálních dat.

Charlotte zvažuje další způsoby, jak optimalizovat proces kontroly rozpočtu. A Rebecca zkoumá, jak může být pololetní audit optimalizován pomocí AI.

Náš navrhovaný optimalizovaný proces vypadá jako na následujícím obrázku.

Další krok: Vyplatí se tento proces automatizovat?

Poznámka

Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)

Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).