Poznámka:
Přístup k této stránce vyžaduje autorizaci. Můžete se zkusit přihlásit nebo změnit adresáře.
Přístup k této stránce vyžaduje autorizaci. Můžete zkusit změnit adresáře.
Pomocí Microsoft Copilot Studio agentů můžete automatizovat kompletní porovnávání potvrzení objednávek dodavatelů vůči otevřeným nákupním objednávkám v systému plánování zdrojů organizace, jako je SAP.
Tento přístup umožňuje nákupnímu oddělení automaticky potvrzovat velkou většinu příchozích potvrzení objednávek, zatímco ke kontrole specialistovi nákupu předává pouze skutečné nesrovnalosti. Multiagentní systém extrahuje údaje z potvrzení, porovnává je s evidovanou nákupní objednávkou, aplikuje pravidla tolerance a zapisuje potvrzené výsledky zpět do systému ERP s minimálním ručním zásahem.
Tip
Tento článek obsahuje ukázkový scénář a vizuální znázornění toho, jak automatizovat porovnávání potvrzení objednávky nákupu pomocí Microsoft Copilot Studio a SAP. Toto řešení je generalizovaná ukázková architektura, kterou můžete použít pro mnoho různých scénářů a odvětví. Tento článek se omezuje na osvědčené postupy.
Schéma architektury
Workflow
Tato architektura automatizuje pracovní postup porovnávání potvrzení objednávky:
Příjem potvrzení: Dodavatelé odesílají potvrzení objednávky (potvrzení objednávky), které přicházejí prostřednictvím monitorovaného kanálu, jako je sdílená poštovní schránka nebo informační kanál EDI (Electronic Data Interchange), s potvrzovacími podrobnostmi o jedné nebo více nákupních objednávkách. Aktivační událost cloudových toků Power Automate pro zachycení potvrzení objednávek.
Úložiště potvrzení: Cloudové toky Power Automate ukládají příchozí potvrzení objednávek do služby Dataverse.
Trigger: Cloudový tok Power Automate, který používá trigger Dataverse, spustí agenta orchestrace. Tok se spustí při uložení potvrzení objednávky do služby Dataverse.
Extrakce polí: Agent extrakce integrovaný v Copilot Studio přečte potvrzení a normalizuje klíčová pole (číslo nákupní objednávky, řádkové položky, množství, ceny, měrná jednotka a potvrzená data doručení) do konzistentního interního schématu.
Načtení nákupní objednávky: Agent orchestrátoru načte odpovídající nákupní objednávku ze SAP prostřednictvím konektoru SAP pomocí čísla nákupní objednávky jako klíče.
Párování a ověření: Agent pro párování porovnává potvrzení objednávky s nákupní objednávkou po jednotlivých řádcích z hlediska množství, cen, dat a dalších nakonfigurovaných polí. Agent pak použije odpovídající kritéria organizace, která mohou zahrnovat přesné požadavky na shodu, tolerance definované firmou nebo kombinaci obou, aby bylo možné určit, zda je možné objednávku potvrdit automaticky.
Automatické potvrzení: Když se potvrzení shoduje v rámci tolerance, agent potvrdí objednávku a zapíše výsledek zpět do SAP automaticky bez zásahu člověka.
Eskalace výjimek: Když je zjištěna nesrovnalost, agent předá případ specialistovi na nákup prostřednictvím Microsoft Teams. Agent poskytne potvrzení, nákupní objednávku a konkrétní rozdíly, aby osoba mohla tuto výjimku rychle vyřešit.
Protokolování a audit: Microsoft Dataverse zaznamenává každý výsledek, ať už jde o potvrzení, nebo eskalaci, a poskytuje sjednocenou vrstvu pro auditní záznamy a sledování výjimek pro vytváření sestav a neustálé zlepšování.
Components
Tyto služby a technologie přijímají potvrzení objednávek, extrahují z nich údaje, porovnávají je s nákupními objednávkami v systému SAP, potvrzují shodné objednávky a eskalují a sledují nesrovnalosti.
| Component | Role v architektuře |
|---|---|
| Copilot Studio | Hostuje systém s více agenty. Agent orchestrace koordinuje specializovaného agenta pro extrakci a agenta pro párování, spravuje toleranční pravidla a rozhoduje mezi autonomním potvrzením a eskalací na člověka. |
| SAP ERP | Slouží jako systém záznamů pro nákupní objednávky. Agenti načítají data nákupní objednávky a zapisují potvrzené objednávky prostřednictvím konektoru SAP. |
| Cloudové toky Power Automate | Detekujte nové potvrzení v kanálech pro příjem a aktivujte síť agentů. Konektory poskytují integrační body pro e-maily nebo zdroje EDI a SAP. |
| Dataverse | Slouží jako zdroj referenčních údajů pro potvrzení přijetí objednávky a umožňuje orchestraci řízenou stavem. Poskytuje vrstvu stavu, auditního protokolu a sledování výjimek, která vytváří jednotný záznam o každém potvrzení a eskalaci pro reporting a správu řízení. |
| Microsoft Teams | Doručuje specialistům nákupu eskalovaná upozornění na výjimky a oznámení a zobrazuje potvrzení, objednávku a konkrétní nesrovnalosti pro rychlé vyřešení. |
| Microsoft Entra ID | Poskytuje řízení identit a přístupu, včetně účtů služby s nejnižšími oprávněními pro operace čtení a zápisu agentů pro SAP a Dataverse. |
Podrobnosti scénáře
Tento případ použití vychází z podnikového přístupu k vytvoření spolehlivého, automatizovaného a auditovatelného procesu pro potvrzení potvrzení objednávek dodavatelů v systému ERP a současně minimalizuje ruční úsilí.
Obchodní výzva
Organizace, které nakupují ve velkém měřítku, obdrží velké objemy potvrzení objednávek dodavatelů. Tradičně se značná část těchto potvrzení kontroluje a ručně zadává: pracovníci oddělení nákupu otevřou každé potvrzení, v SAP vyhledají odpovídající objednávku a ručně porovnají množství, ceny a termíny.
Tento ruční proces je pomalý, nákladný a náchylný k chybám. Škáluje se špatně s růstem, spojuje kvalifikované pracovníky nákupu s opakovanou kontrolou, nikoli zpracováním výjimek, a znesnadňuje konzistentní uplatňování pravidel shody a tolerance napříč oblastmi a formáty dodavatelů.
Solution
Implementujte v Copilot Studiu víceagentní architekturu, která automatizuje zpracování potvrzení nákupních objednávek. Řešení používá specializované agenty k extrakci údajů z potvrzení, načítání objednávek ze systému SAP, aplikaci obchodně definovaných párovacích kritérií a určení, zda lze potvrzení automaticky schválit, nebo zda vyžaduje lidské posouzení.
Architektura kombinuje orchestraci agentů, integraci SAP, Power Automate cloudových toků a sledování založené na dataverse a umožňuje vytvořit spolehlivý a auditovatelný proces. Specialisté na zajišťování se zaměřují na výjimky, zatímco rutinní potvrzení se zpracovávají automaticky.
Klíčové funkce:
- Automatizujte příjem a zpracování potvrzení.
- Normalizovat potvrzení dodavatelů napříč formáty.
- Ověřte potvrzení o nákupních objednávkách použitím kritérií odpovídajících organizaci, jako jsou přesné požadavky na shodu nebo konfigurovatelné tolerance.
- Eskalovat výjimky specialistům na nákupy.
- Udržujte auditní stopu pro správu a reportování.
Výsledek: Díky tomuto vzoru může organizace přesunout většinu potvrzení objednávek z ručního zpracování na přímé zpracování, které uvolní specialisty na nákupy, aby se místo rutinní kontroly zaměřily na výjimky. Tento přístup poskytuje opakovaně použitelný podrobný plán pro další vysokoobjemové procesy řízené dokumentem v doménách, jako jsou finance a prodej.
Considerations
Tyto aspekty implementují pilíře Well-Architected Power Platform, sadu hlavních principů, které zlepšují kvalitu úloh. Další informace najdete v Microsoft Power Platform Well-Architected.
Reliability
Izolace chyb: Selhání extrakce, chyby při párování a problémy s integrací se systémem SAP řešte odděleně, aby jedno neúspěšné potvrzení nikdy nezablokovalo zbytek dávky.
Idempotentní zpracování: Pomocí čísla objednávky a identifikátoru potvrzení přijetí detekujte a přeskakujte duplicity, abyste zabránili opakovanému potvrzení, pokud je zpráva doručena znovu.
Záložní mechanismy: Potvrzení o směrování, která nelze automaticky zpracovat, směrujte do fronty výjimek ke zpracování člověkem, aby se žádné potvrzení neztratilo.
Protokolování duální vrstvy: Zaznamenává výsledky ve službě Dataverse a odesílá sekundární oznámení o selhání, takže výjimky zůstanou viditelné i v případě, že krok protokolování selže.
Zabezpečení
Řízení přístupu: Omezte kanály příjmu, tabulky Dataverse a účet služby SAP pouze na autorizované identity.
Nejnižší oprávnění: Udělte agentům přístup pro čtení k nákupním objednávkám a přístup k zápisu pouze k operacím potvrzení objednávky, které vyžadují.
Ochrana dat: Bezpečně zpracovávejte data potvrzení zpracování, která mohou zahrnovat obchodně citlivé informace o cenách, a chraňte citlivá pole při přenosu i v klidovém stavu.
Dodržování předpisů: Zarovnejte pravidla ověřování a auditu s požadavky organizace na finanční kontroly a uchovávání záznamů.
Efektivita provozu
Standardizace: Normalizuje různé formáty potvrzení dodavatele do jednoho interního schématu, aby byla odpovídající logika jednoduchá a konzistentní.
Dokumentace: Udržujte provozní postupy pro běžné typy výjimek, problémy s formátem dat od dodavatelů a změny konfigurace systému SAP. Zdokumentujte odpovídající kritéria, včetně jakýchkoli přesných požadavků, tolerance a podmínek eskalace.
Proces podpory: Trénování týmů pro nákupy a podporu IT za účelem interpretace historie spuštění agenta, diagnostiky selhání a ručního obnovení
Správa změn: Ověřte změny extrakce, párování a mapování SAP v neprodukčním prostředí před vydáním a použijte správu zdrojového kódu pro definice agenta a toku.
Efektivita výkonu
Propustnost: Navrhněte řešení na vysoké denní objemy a zpracovávejte potvrzení paralelně tam, kde to konektory umožňují.
Optimalizace: Ukládání často používaných referenčních dat do mezipaměti, jako jsou vyhledávání dodavatelů a nákupních objednávek, aby nedocházelo k redundantním dotazům SAP.
Omezení konektoru: Zohledněte limity platformy a konektoru SAP a zaveďte fronty prostřednictvím Dataverse pro špičkové zatížení.
Škálovatelnost: Rozšiřte stejný model orchestrátoru na nové domény a typy dokumentů, aniž byste přepracovali základní odpovídající tok.
Optimalizace uživatelské zkušenosti
Samoobsluha: Umožňuje specialistům na nákup přímo řešit a znovu zpracovávat eskalovaná potvrzení bez závislosti na IT.
Transparentnost: Zpřístupnění stavu zpracování a front výjimek prostřednictvím Dataverse, s analýzami v Power BI pro reportování trendů a výkonu.
Jasné eskalace: Každou eskalaci prezentujte strukturovaným souhrnem: potvrzení, nákupní objednávku, konkrétní rozdíly a doporučenou akci.
Cílová úroveň služby: Nastavte přímý cíl, například potvrzení většiny potvrzení automaticky a monitorujte proti němu.
Odpovědná AI
Spolehlivost a bezpečnost: Průběžně sledujte výstupy agentů z hlediska přesnosti a zajistěte zapojení člověka k posouzení anomálií a výjimek dříve, než ovlivní systém ERP.
Ochrana osobních údajů a zabezpečení: Zajistěte, aby data, která agenti zpracovávají, splňovala příslušné zásady ochrany osobních údajů a zpracování dat.
Transparentnost: Sledujte rozhodnutí agenta s protokoly dostupnými pro audit každého potvrzení a eskalace.
Odpovědnost: Využijte kontrolu se zapojením člověka, aby odpovědnost za výjimky a okrajové případy zůstala na nákupním týmu.
Přispěvatelé
Společnost Microsoft udržuje tento článek. Tento článek napsali následující přispěvatelé.
Hlavní autoři:
- Petros Feleskouras, vedoucí programový manažer