Epiq zefektivňuje onboarding zaměstnanců pomocí Power Automate, Microsoft Dataverse a AI Builder

2025-02-12

V tomto článku se z reálného příkladu dozvíte, jak Epiq, což je globální firma zabývající se právem a dodržováním předpisů, vytvořila řešení pro onboarding zaměstnanců pomocí Power Automate, Microsoft Dataverse a AI Builder.

Předtím, než společnost Epiq vytvořila své onboardingové řešení pomocí nástrojů Power Platform tools, čelila problémům s nekonzistentními a ručními procesy onboardingu u svých 6 000 zaměstnanců v 18 zemích. Pandemie COVID-19 zdůraznila potřebu efektivnějšího řešení. Colton Coan, Senior Manager of Rapid Development, stál v čele implementace onboardingového řešení Launchpad s využitím Power Automate a Dataverse.

Iniciativa Launchpad zefektivnila proces onboardingu, hladce se integrovala se stávajícími systémy Epiq a eliminovala manuální úkoly. Toto řešení umožnilo rychlé škálování pro krátkodobé projekty, což výrazně zkrátilo dobu a náklady na onboarding. V důsledku toho získali noví zaměstnanci rychlejší přístup k potřebným nástrojům a pracovníci IT se mohli soustředit na úkoly s vyšší hodnotou.

Power Automate a Dataverse poskytly sadu nástrojů k okamžitému použití, kterou lze integrovat se stávajícími systémy řízení lidského kapitálu (HCM) a IT systémy společnosti Epiq. Použití Power Automate a Dataverse eliminovalo ruční práci a poskytlo flexibilitu pro přizpůsobení procesu obchodním jednotkám, které potřebovaly hromadně najímat krátkodobé zaměstnance pro konkrétní projekty.

Přečtěte si celý příběh: Epiq automatizuje onboarding zaměstnanců pomocí Power Platform a ušetří více než 500 000 USD ročně.

Obchodní výzvy

Epiq se specializuje na řešení složitých právních záležitostí včetně vyšetřování, hromadných žalob, e-discovery a kontroly dokumentů pro korporátní a vládní klienty. Před implementací řešení Power Automate a Dataverse čelila společnost Epiq několika běžným problémům při onboardingu:

Obchodní jednotky měly nekonzistentní procesy bez centralizovaného řízení.
Náboroví manažeři neměli přehled o stavu nástupu nových zaměstnanců.
Licence Microsoft 365 byly přiřazeny ručně.
Poštovní schránky aplikace Outlook byly vytvořeny ručně.
Správa životního cyklu prostředků IT byla složitá kvůli sledování založenému na tabulkových procesorech.
Řízení scénářů hromadného náboru pro hromadné žaloby nebo zakázky na služby kontroly dokumentů bylo obtížné.

Společnost Epiq zefektivnila onboarding eliminací ručního zadávání dat pomocí Power Automate, zlepšením automatizace a výkaznictví pomocí Dataverse a prováděním hromadných akcí k masovému náboru pomocí AI Builder.

Přístup implementace

Pokud chcete vytvořit řešení onboardingu, které řeší tyto běžné problémy s onboardingem, použijte jako příklad přístup společnosti Epiq:

Identifikujte klíčové úkoly, které je třeba automatizovat. Začněte identifikací nejnáročnějších a k chybám nejnáchylnějších úkolů onboardingu. V případě společnosti Epiq tyto úkoly zahrnovaly přiřazování licencí Microsoft 365, vytváření poštovních schránek Outlook a správu požadavků na notebooky.
Sestavte řešení pomocí toků Power Automate. Vytvářejte automatizované pracovní postupy, které zpracovávají opakující se úkoly. Společnost Epiq vytvořila toky Power Automate pro přiřazování licencí Microsoft 365, vytváření poštovních schránek Outlook, žádosti o notebooky pro nové zaměstnance a odesílání e-mailových potvrzení náborovým manažerům.
Integrujte AI Builder pro hromadné akce. AI Builder zpracovává rozsáhlé scénáře onboardingu. Tým Epiq trénoval modely tak, aby rozpoznávaly vzory v hromadných datech a podle toho automatizovaly akce.
Monitorujte a optimalizujte. Vytvářejte řídicí panely Power BI, které poskytují přehled o procesu onboardingu. Společnost Epiq pravidelně přezkoumává své pracovní postupy a data a neustále identifikuje oblasti, které je třeba zlepšit.

Identifikace klíčových úkolů, které je třeba automatizovat

Zefektivnění personálních operací a zvýšení efektivity začíná identifikací klíčových úkolů a bolestivých bodů. Ve spolupráci s IT a obchodními partnery tým Epiq identifikoval několik bolestivých bodů v procesu onboardingu nových zaměstnanců:

Zadávání dat: Personální ředitel zadá údaje o novém zaměstnanci do systému HCM a přiřadí ID zaměstnance.
Vytvoření účtu: IT tým vytvoří uživatelský účet v Microsoft Entra ID.
Přiřazení licence: IT tým přiřadí příslušnou licenci Microsoft 365 na základě role zaměstnance a organizační jednotky.
Zřízení poštovní schránky: IT tým vytvoří poštovní schránku Outlooku pro nového zaměstnance.
Potvrzení nastavení nového zaměstnance: IT tým odešle e-mailové potvrzení nadřízenému nového zaměstnance.
Požadavky na hardware: Manažer nového zaměstnance požádá o potřebný hardware (například notebook) a specializovaný software.
Sledování doručení: Manažer nového zaměstnance sleduje doručení notebooku kontrolou webových stránek přepravce.
Sledování stavu: IT tým monitoruje stav každé akce onboardingu, aby zajistil připravenost na první den nového zaměstnance.

Sestavení řešení pomocí toků Power Automate

Tým společnosti Epiq vytvořil řešení, které nahradilo nesourodé tabulky, které používala každá obchodní jednotka, a zlepšilo kvalitu a zabezpečení dat prostřednictvím centralizovaných ovládacích prvků:

Zadáním podrobností o novém zaměstnanci do systému HCM se aktivuje tok Power Automate, který může používat předem připravené nebo vlastní konektory.
Následná automatizace vytvoří uživatelský účet v Microsoft Entra ID.
Power Automate každých 15 minut kontroluje systém HCM pro nové zaměstnance a identifikuje ID zaměstnance.
Krok ověření zajistí, že před dalším pokračováním uživatelský účet existuje v Microsoft Entra ID.
Podrobnosti o zaměstnanci, včetně ID zaměstnance, jména, organizační jednotky, manažera a typu události onboardingu, se převezmou ze systému HCM a přidají se jako nový řádek do tabulky Dataverse.
Typ události onboardingu v Dataverse aktivuje následné toky nastavení zaměstnanců. Jiné typy událostí, například offboarding, lze použít k aktivaci jiných toků.
Automatizace identifikuje a přiřadí příslušnou licenci Microsoft 365 na základě role a organizační jednotky nového zaměstnance.
Poštovní schránka Outlooku se automaticky vytvoří pro nového zaměstnance s využitím runbooků Azure Automation pomocí PowerShellu.
Potvrzení nastavení pro nového zaměstnance je automaticky odesláno e-mailem náborovému manažerovi.
V každém kroku se v Dataverse shromažďují podrobnosti, aby se zabránilo opakovanému volání jiných systémů.

„Mým cílem pro toto řešení je, že každým krokem, který podnikneme ke shromáždění dalších dat, agregujeme tato data v jejich záznamech v Dataverse – takže když je musíme později v procesu vyhledat, stačí pouze Dataverse."– Colton Coan, Senior Director of Rapid Development

Vytváření toků

Onboardingové řešení společnosti Epiq využívá naplánovaný cloudový tok k rutinní kontrole systému HCM pro nové zaměstnance a přidání každého z nich jako nový řádek ve vybrané tabulce Dataverse. Aktualizace tabulky aktivuje následné akce nastavení nového zaměstnance.

Rozdělení automatizace Power Automate dvou dílčích procesů usnadňuje řešení potíží a opětovné spuštění toku pro jednotlivé zaměstnance, pokud dojde k problému:

První podproces: Shromážděte podrobnosti o zaměstnancích ze systému HCM a přidejte je do Dataverse.
Druhý podproces: Dokončete nastavení.

Tým Epiq vytvořil automatizaci, která shromažďuje data zaměstnanců z více systémů a následně provádí úlohy nastavení.

Následující tabulka obsahuje popis automatizace.

App	Akce	Description
	Naplánovaná událost se spouští každých 15 minut.	Začněte s naplánovaným cloudovým tokem a nastavte automatizaci opakovaného toku. Můžete nastavit časový interval opakování, například každých 15 minut.
	Zkontrolujte systém HCM pro nové zaměstnance.	Integrujte se systémem HCM pomocí předem připraveného konektoru, pokud je k dispozici, nebo vytvořte vlastní konektor.
	Přidání podrobností o novém zaměstnanci do tabulky Dataverse.	Pomocí akce Přidat nový řádek v Dataverse zapište podrobnosti o zaměstnanci ze systému HCM do tabulky Dataverse (například Pracovníci).
	Když je v tabulce Dataverse aktualizován řádek.	Pomocí akce Při přidání, úpravě nebo odstranění řádku v Dataverse můžete sledovat změny údajů o zaměstnanci. Můžete také zadat typ události, například onboarding, pro aktivaci příslušných podprocesů.
	Vyhledání Microsoft Entra ID pro uživatelský účet.	Pomocí konektoru Microsoft Entra ID identifikujte uživatelský účet nového zaměstnance v Microsoft Entra ID na základě ID zaměstnance shromážděného dříve ze systému HCM.
	Přiřazení licence Microsoft 365 novému zaměstnanci.	Pomocí volání Microsoft Graphu identifikujte roli nového zaměstnance a přiřaďte příslušnou licenci Microsoft 365.
	Vytvořte poštovní schránku Outlooku pro nového zaměstnance.	Pomocí dalšího volání Microsoft Graph vytvořte poštovní schránku Outlooku pro nového zaměstnance.
	Odeslání e-mailu manažerovi nového zaměstnance.	Potvrzení nastavení za první den se odešle e-mailem nadřízenému nového zaměstnance pomocí konektoru Outlooku.

Použití architektury řešení na vaši organizaci

Architekturu řešení a návrhové vzory společnosti Epiq můžete použít pro podobné případy použití onboardingu ve vaší organizaci. Příklad:

Zjednodušíte procesy offboardingu zaměstnanců.
Spustíte onboarding pro nové studenty, vyučující nebo zaměstnance na vysoké škole nebo univerzitě vytvořením účtů Microsoft 365 na základě ID studenta nebo zaměstnance.
Automatizujete rutinní procesy onboardingu v menším měřítku, abyste otestovali řešení a získali zpětnou vazbu před rozšířením v rámci celého podniku.

Použití AI Builder pro hromadné akce

Dále tým společnosti Epiq identifikoval potřebu v rámci konkrétních obchodních jednotek přizpůsobit se scénáři hromadného náboru, kdy je mnoho nových zaměstnanců přijato společně pro krátkodobější zapojení klientů.

Hromadný nábor vyžadoval změnu procesu onboardingu, aby náborový tým mohl odeslat seznam nových zaměstnanců jako skupina a aby se zabránilo odesílání e-mailového potvrzení o nástupu pro každého nového člena týmu.

Tým společnosti Epiq přizpůsobil automatizaci tak, aby identifikoval, kdy náborový tým odeslal formulář hromadného náboru vytvořený v Microsoft Forms. Poté použili AI Builder ke strukturování dat do formátu JSON, aby se do Dataverse přidávala v konzistentním formátu. Power Automate detekuje hromadné přidání a shromáždí všechny podrobnosti o nových zaměstnancích do jedné e-mailové zprávy pro náborového manažera.

"Největší problém, který jsme za poslední tři roky řešili a který toto řešení vyřešilo, spočíval v tom, že když lidé vyplňují formulář, někteří dávají seznam oddělený čárkami, někteří středníky. K normalizaci těchto dat používáme GPT model AI Builder.– Colton Coan, vrchní ředitel pro rychlý vývoj

Vyřizování požadavků na notebooky a sledování stavu

Tým rozšířil tok onboardingu o automatizace, aby zlepšil uživatelské prostředí pro náborové manažery, včetně výzev k výběru hardwaru pro nového člena týmu.

Spolu s licencí Microsoft 365 a poštovní schránkou Outlook potřebují noví zaměstnanci obvykle notebook, což je ideální úkol pro automatizaci a sledování stavu. Identifikací těchto souběžných aktivit onboardingu tým automatizoval více akcí aktivovaných stejným typem události onboardingu.

Automatizace vyzve náborového manažera k výběru hardwaru a veškerého softwaru potřebného pro nového zaměstnance a poté automaticky zaznamená lístek v nástroji IT Service Management (ITSM). Odkaz pro sledování doručení notebooku a stav odeslání se načtou od přepravce a poté se přidají do záznamu zaměstnance v Dataverse.

IT tým používá rozhraní Power Apps pro centralizované monitorování a nápravu jednotlivých toků pro nastavení zaměstnanců, pokud se vyskytne problém.

Vytvoření řídicích panelů pro sledování stavu onboardingu

Agregace onboardingových dat do Dataverse nejenže pomohla pohánět automatizaci Power Automate, ale také umožnila týmu Epiq nastavit sestavy Power BI na míru pro různé cílové skupiny z centralizované datové sady.

Vytvořili například zobrazení pro správu, které se zaměřuje na informace o připravenosti prvního dne vyšší úrovně pro náborové manažery. Vytvořili pohled na monitorování IT, který poskytuje podrobné informace pro monitorování stavu, urychlení úkolů a dlouhodobější analýzu efektivity.

Klíčové poznatky

Případová studie řešení společnosti Epiq pro onboarding zaměstnanců demonstruje transformační potenciál použití řešení Power Automate, Microsoft Dataverse a AI Builder. Řešením běžných problémů v oblasti onboardingu společnost Epiq zefektivnila procesy, omezila manuální úkoly a zlepšila celkovou efektivitu. Zde je několik klíčových poznatků pro IT profesionály, kteří chtějí implementovat podobné řešení ve svých vlastních organizacích:

Identifikujte problémové body: Identifikujte nejnáročnější a k chybám nejnáchylnější úkoly onboardingu. Určete priority, které úkoly automatizovat jako první.
Využijte nástroje pro automatizaci: Pomocí Power Automate vytvořte pracovní postupy, které zpracovávají opakující se úkoly, jako je přiřazení licencí a vytváření poštovních schránek. Snižte manuální námahu a zajistěte konzistenci.
Proveďte integraci se stávajícími systémy: Zajistěte, aby se vaše řešení plynule integrovalo s vašimi stávajícími systémy HCM a IT. Udržujte integritu dat a zjednodušte procesy.
Použijte AI pro hromadné akce: S pomocí řešení AI Builder zpracovávejte rozsáhlé scénáře onboardingu a jednodušeji spravujte hromadné nábory.
Monitorujte a optimalizujte: Používejte nástroje, jako je Power BI, ke sledování výkonu vašich onboardingových procesů. Pravidelně kontrolujte a optimalizujte své pracovní postupy, abyste neustále zlepšovali efektivitu.