Analýza dat pomocí šablon aplikace Excel

 

Platí pro: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Tato funkce byla zavedena ve verzi CRM Online 2016 – aktualizace a CRM 2016 (místní nasazení).

Chtěli byste získat tuto funkci? Vyhledejte správce Dynamics 365 nebo osobu zajišťující podporu.

Microsoft Excel poskytuje výkonné prostředky pro analýzu a prezentaci vašich dat aplikace Dynamics 365. Se šablonami aplikace Excel můžete snadno vytvářet a sdílet vlastní analýzy s ostatními uživateli v organizaci.

Šablony aplikace Excel lze použít k těmto účelům:

• Vytváření prognóz prodeje

• Správa profilace

• Bodové hodnocení zájemců

• Plánování území

• A mnoho dalšího...

Můžete vyzkoušet šablony aplikace Excel dodávané s aplikací Microsoft Dynamics 365, chcete-li získat rychlý přehled o tom, jaký druh analýzy je možný.

Tip

Podívejte se na následující video: Vytváření dokumentů přímo z aplikace Dynamics CRM pomocí šablon Word a Excel (2:38)

Vytvoření nové šablony aplikace Excel

Dále je uvedeny postupy pro vytvoření šablony aplikace Excel.

Krok 1: Vytvoření nové šablony z existujících dat

Existují dvě místa v aplikaci Dynamics 365, kde lze vytvořit šablonu aplikace Excel:

• Na stránce Nastavení. Přejděte do nabídky Nastavení > Šablony > Šablony dokumentů > Nový(). Musíte mít dostatečná oprávnění k přístupu na stránku Nastavení, například správce systému nebo úpravce systému.

• Ze seznamu záznamů. Například přejděte do části Prodej > Příležitosti > Moje otevřené příležitosti. Na panelu nabídek klepněte na tlačítko Šablony aplikace Excel > Vytvořit šablonu aplikace Excel.

  

Zobrazí se stránka Vytvořit šablonu z dat aplikace Dynamics 365.

Výběr dat, která chcete zahrnout do šablony

1. Klikněte na položku Šablona aplikace Excel.

2. Vyberte entitu (typ záznamu), chcete-li zahrnout data aplikace Dynamics 365 této entity. Zobrazení, která můžete vybrat v dalším poli, závisí na entitě, kterou jste vybrali.

3. Vyberte zobrazení.

4. Klepnutím na tlačítko Upravit sloupce můžete přidat, odebrat a upravit vlastnosti pro sloupce, které chcete zahrnout do šablony.

5. Klepnutím na tlačítko Stáhnout soubor můžete vytvořit soubor šablony.

Upozornění

Můžete si také stáhnout šablonu neobsahující žádná data, s výjimkou sloupců přidružených k typu záznamu (entita), a to pomocí položky Nastavení > Správa dat > Šablony pro import dat. Další informace naleznete v tématu: Stažení šablony pro import dat.

Krok 2: Vlastní nastavení dat v aplikaci Excel

Otevřete nově vytvořenou šablonu v aplikaci Excel, chcete-li upravit data.

Pojďme si ukázat jednoduchý příklad přizpůsobení šablony aplikace Excel pomocí ukázkových dat aplikace Dynamics 365.

Příklad vlastního nastavení dat příležitostí

1. Klepnutím na tlačítko Povolit úpravy můžete povolit vlastní nastavení tabulky aplikace Excel.

2. Přidejte nový sloupec a pojmenujte jej „Očekávané výnosy“.

   

3. Vytvořte vzorec pro předpokládané výnosy. Neodkazujte na buňky pomocí jejich adres; místo toho definujte a použijte názvy.

   

4. Vytvořte kontingenční tabulku a graf. Tyto a jiné ukázkové kroky budou vysvětleny v budoucí aktualizaci tohoto tématu.

   Umístěte uživatelem přidaný obsah buď výše, nebo napravo od existující tabulky dat. To zabraňuje přepsání obsahu při pozdějším přidání nových dat do obsahu aplikace Dynamics 365 a vytvoření nového šablony aplikace Excel. Další informace naleznete v tématu: Doporučené postupy a opatření pro používání šablon aplikace Excel.

   

5. Uložte tabulku.

Nyní jste připraveni odeslat šablonu aplikace Excel do aplikace Dynamics 365.

Krok 3: Odeslání této šablony a její sdílení s ostatními uživateli

Když máte šablonu aplikace Excel upravenou podle vašich představ, můžete ji odeslat do aplikace Dynamics 365. To, kam šablonu odešlete, určuje jeho dostupnost.

Správci Dynamics 365 mohou použít stránku Nastavení k odeslání šablony Excel do aplikace Dynamics 365. Šablona odeslaná v Nastavení je k dispozici všem uživatelům ve vaší organizaci Dynamics 365.

Pro správce: Odeslání šablony aplikace Excel do aplikace Dynamics 365

1. V aplikaci Dynamics 365 přejděte do nabídky Nastavení > Šablony > Šablony dokumentů.

2. Klikněte na možnost Odeslat šablonu.

3. Přetáhněte soubor Excel do dialogového okna nebo procházejte k vyhledání a odeslání souboru.

   

4. Klikněte na tlačítko Odeslat.

Jiní uživatelé než správci mohou odeslat šablonu pro vlastní potřebu ze seznamu záznamů.

Pro jiné uživatele než správce nebo správce, kteří požadují vytvoření osobní šablony: Odeslání šablony aplikace Excel do aplikace Dynamics 365

1. V aplikaci Dynamics 365 otevřete stránku se seznamem záznamů, například seznam prodejních příležitostí. Přejděte do části Prodej > Příležitosti > Moje otevřené příležitosti.

2. Na panelu nabídek klepněte na tlačítko Šablony aplikace Excel > Vytvořit šablonu aplikace Excel.

3. Klikněte na možnosti Šablona aplikace Excel > Odeslat.

   

4. Přetáhněte soubor do dialogového okna nebo procházejte k vyhledání a odeslání souboru.

5. Klikněte na tlačítko Odeslat.

Krok 4: Vybrání, kdo může použít novou šablonu

Přístup k nově vytvořené šabloně aplikace Excel závisí na způsobu jejího odeslání a přístupu uděleného roli zabezpečení. Nezapomeňte se podívat na Použití rolí zabezpečení k řízení přístupu k šablonám.

Pokud jste šablonu odeslali ze stránky Nastavení

Stránka s informacemi pro odeslané šablony aplikace Excel šablony bude vypadat takto.

Šablony odeslané ze stránky Nastavení jsou k dispozici všem uživatelům ve vaší organizaci Dynamics 365. Není potřeba provádět žádnou další akci.

Pokud jste odeslali šablonu ze seznamu záznamů

Stránka s informacemi pro odeslané šablony aplikace Excel šablony bude vypadat takto.

Šablony odeslané ze seznamu záznamů jsou k dispozici pro uživatele, který šablonu odeslat. Chcete-li sdílet šablonu s ostatními uživateli, postupujte takto:

1. Na stránce s informacemi o šabloně klepněte na tlačítko Sdílet.

2. Stránku Sdílet osobní šablonu dokumentu můžete použít ke sdílení šablony aplikace Excel s ostatními uživateli a k nastavení oprávnění.

Export a analýza dat pomocí nové šablony

Proces pro použití šablony aplikace Excel vypadá takto.

Krok 1: Vyberte entitu k analýze

V aplikaci Dynamics 365 vyberte entitu (typu záznamu) k analýze pomocí šablony aplikace Excel, kterou jste vytvořili. Například přejděte do části Prodej > Příležitosti > Moje otevřené příležitosti. Od chvíle, kdy byla šablona vytvořena, byly přidány dvě nové příležitosti.

Krok 2: Export dat aplikace Dynamics 365 pomocí nové šablony aplikace Excel

Zvolte šablonu aplikace Excel, kterou jste vytvořili.

Tato šablona byla vytvořena ze stránky Nastavení, takže se zobrazí v nabídce pod položkou Šablony aplikace Excel. Pokud by byla vytvořena ze seznamu záznamů, zobrazovala by se pod položkou Osobní šablony aplikace Excel.

Máte-li aplikaci Microsoft Excel Online, můžete zobrazit obsažená data v okně aplikace Excel přímo v aplikaci Dynamics 365. Pokud tomu tak není, nebo pokud byste raději vytvořili soubor aplikace Excel, klepněte na tlačítko Stáhnout <název šablony>.

Krok 3: Analýza dat aplikace Dynamics 365 v aplikaci Excel

To, co uvidíte v tabulce aplikace Excel, závisí na dvou věcech:

• Záznamy aplikace Dynamics 365. Zobrazení, z něhož jste se rozhodli exportovat, určuje, jaké záznamy aplikace Dynamics 365 budou zobrazeny v exportovaném souboru aplikace Excel. Pokud jste například vybrali Uzavřené příležitosti, zobrazí se tyto záznamy i v případě, že jste použili šablonu vytvořenou pomocí položky Moje otevřené příležitosti.

• Sloupce. Použitá šablona určuje sloupce, které se zobrazí v tabulce v exportovaném souboru aplikace Excel. Například zobrazení Uzavřené příležitosti obsahuje tyto sloupce: Potenciální zákazník, Stav, Skutečné výnosy a Skutečné datum uzavření. Pokud však byla použitá šablona založena na položce Moje otevřené příležitosti, uvidíte sloupce přidružené k zobrazení a jakékoli filtrování sloupců provedené před vytvořením šablony.

Krok 4: Sdílení výsledků s ostatními uživateli

Pokud používáte aplikaci Excel, uložte kopii buď online, nebo do počítače. Soubor můžete odeslat jiným uživatelům ke kontrole a vyjádření.

Vyzkoušení ukázkových šablon aplikace Excel

Existují čtyři šablony aplikace Excel, které jsou obsaženy ve verzi Microsoft Dynamics 365.

Ukázková šablona Excel byla vytvořena s konkrétním typem záznamu (entita). Šablonu bude možné použít pouze na záznamy stejného typu záznamu.

Jméno	Entita
Správa profilace	Příležitost (oblast Prodej)
Přehled kampaně	Kampaň (oblast Marketing)
Stav smlouvy SLA případů	Případ (oblast Služby)
Souhrn případu	Případ (oblast Služby)

Použití ukázkové šablony aplikace Excel

1. Otevřete seznam záznamů s informacemi s typem entity, který odpovídá ukázkové šabloně. Například otevřete seznam prodejních příležitostí pro použití šablony Správa profilace.

2. Klikněte na tlačítko Šablony aplikace Excel a potom v nabídce Šablony aplikace Excel vyberte ukázkovou šablonu.

3. Stáhněte si šablonu, nebo ji otevřete přímo v aplikaci Excel.

Tip

Můžete exportovat šablony, které jsou zahrnuty v aplikaci Microsoft Dynamics 365, upravovat je a poté je znovu importovat jako nové šablony. To vám umožní snadněji začít s vytvářením vlastních šablon aplikace Excel.

Doporučené postupy a opatření pro používání šablon aplikace Excel

Zde jsou některé skutečnosti, o kterých musíte vědět, abyste mohli vytvářet a co nejlépe využívat šablony aplikace Excel v aplikaci Dynamics 365.

Testování vašich šablon aplikace Excel

Aplikace Excel obsahuje mnoho funkcí. Je vhodné otestovat vlastní nastavení, abyste se ujistili, že všechny funkce aplikace Excel v šablonách fungují podle očekávání.

Ochrana osobních údajů a kontingenční grafy

Ve výchozím nastavení se data kontingenčních grafů při otevření tabulky neaktualizují. To může způsobit problém se zabezpečením, pokud by určitá data kontingenčních grafů neměli vidět uživatelé s nedostatečnými oprávněními.

Zvažte následující scénář:

• Správce aplikace Dynamics 365 vytvoří šablonu s citlivými daty v kontingenčních grafech a odešle šablonu do aplikace Dynamics 365.

• Prodejce, který by neměl mít přístup k citlivým datům v kontingenčních grafech, používá šablonu k vytvoření souboru aplikace Excel, aby mohl provést některé analýzy dat.

Výsledek. Prodejce by mohl vidět data kontingenčního grafu tak, jak je odeslal správce aplikace Dynamics 365, včetně přístupu k zobrazením, k nimž prodejce nemá oprávnění.

Kromě toho. Systém iOS nepodporuje aktualizaci dat kontingenčních tabulek a kontingenčních grafů při použití aplikace Microsoft Excel zařízeních se systémem iOS.

Doporučení. Citlivá data by neměla být zahrnuta v kontingenčních tabulkách a kontingenčních grafech.

Nastavení dat kontingenčních grafů na automatickou aktualizaci

Ve výchozím nastavení se při otevření tabulky data kontingenčního grafu automaticky neaktualizují. Běžné grafy se automaticky aktualizují.

V aplikaci Excel klepněte pravým tlačítkem na kontingenční graf a potom klepněte na tlačítko Možnosti kontingenčního grafu > Aktualizovat data při otevření souboru.

Umístění nových dat

Pokud chcete přidat obsah do šablony aplikace Excel, umístěte data nad nebo napravo od existujících dat. Druhou možností je umístit nový obsah na druhý list.

Šablony aplikace Excel s obrázky mohou způsobit chybu

Při pokusu analyzovat data aplikace Dynamics 365 pomocí šablony aplikace Excel, která obsahuje uložený obrázek, se může zobrazit následující chybová zpráva: „Došlo k chybě při pokusu o uložení sešitu. V důsledku toho nebyl sešit uložen.“ Zkuste odebrat obrázek ze šablony a znovu ji načíst do aplikace Dynamics 365.

Aplikace Office Mobile a šablony aplikace Excel v systému Windows 8.1

Šablony aplikace Excel nelze otevřít pomocí aplikace Office Mobile v zařízeních se systémem Windows 8.1. Zobrazí se následující chybová zpráva: „Obnovili jsme co největší část dokumentu, ale nemůžete dokument upravovat. Zkuste problém vyřešit tím, že dokument otevřete a opravíte v počítači.“

Jedná se o známý problém.

Použití názvů sloupců tabulky a názvy oblastí ve vzorcích

Při vytváření vzorců v aplikaci Excel nepoužívejte nadpisy sloupců nebo čísla buněk. Místo toho použijte názvy sloupců tabulky a definujte názvů buněk nebo oblastí buněk.

Použití rolí zabezpečení k řízení přístupu k šablonám

Správci aplikace Dynamics 365 mohou řídit přístup k šablonám aplikace Excel s určitou rozlišovací schopností. Například můžete udělit prodejci oprávnění ke čtení, ale nikoli k zápisu, pro šablonu aplikace Excel.

1. V aplikaci Dynamics 365 klikněte na možnost Nastavení > Zabezpečení > Role zabezpečení.

2. Vyberte roli a poté klikněte na kartu Správa podniku.

3. Výběrem možnost Šablona dokumentu nastavte přístup pro šablony dostupné pro celou organizaci. Vyberte možnost Osobní šablona dokumentu pro šablony, které jsou sdíleny s jednotlivými uživateli.

4. Kliknutím na kolečka nastavte úroveň přístupu.

Zobrazení a odstranění osobních šablon dokumentů

Osobní šablony dokumentu můžete smazat podle tohoto postupu:

1. Klikněte na Rozšířené hledání ().

2. Pro možnost Hledat vyberte Osobní šablony dokumentů.

3. Klikněte na tlačítko Výsledky(!).

4. Vyberte osobní šablonu dokumentů, kterou chcete odstranit, a klikněte na tlačítko Odstranit ().

Šablonu aplikace Excel nelze odeslat do aplikace Microsoft Edge

Pokud se vaše šablona aplikace Microsoft Excel neodešle do aplikace Dynamics 365 při použití prohlížeče Microsoft Edge, aktualizujte Microsoft Edge a akci opakujte.

Oznámení o ochraně soukromí

Když při používání Microsoft Dynamics 365 (online) exportujete data do statického listu, vytvoří se místní kopie exportovaných dat, která se uloží ve vašem počítači. Tato data se z Dynamics 365 (online) přenášejí do vašeho počítače pomocí zabezpečeného připojení a mezi touto místní kopií a Dynamics 365 (online) se nezachová žádné propojení.

Při exportu do dynamického listu nebo kontingenční tabulky se udržuje propojení mezi excelovým listem a Dynamics 365 (online). Při každé aktualizaci dynamického listu nebo kontingenční tabulky ověří Dynamics 365 (online) vaši identitu s použitím vašich přihlašovacích údajů. Uvidíte jenom data, k jejichž zobrazení máte oprávnění.

Správce pomocí rolí zabezpečení určuje, jestli bude uživatelům organizace povolený export dat do Excelu.

Viz také

Stažení šablony pro import dat
Použití šablon aplikace Word v aplikaci Dynamics 365