Sende dokumenter og e-mails

Du kan nemt dele oplysninger og dokumenter, f.eks. salgs- og købsordrer og fakturaer, via mail direkte fra Business Central uden at skulle åbne en mailapp.

Du kan sende næsten alle typer dokumenter som vedhæftede PDF-filer. Du kan også oprette et rapportlayout, der indeholder oplysninger fra dokumentet i e-mail-teksten, sammen med tekst, som gør e-mailen mere brugervenlig, f.eks. en standardhilsen. Du kan finde flere oplysninger i Administrere rapport- og dokumentlayout.

Når du sender fakturaer, kan du gøre det nemmere for kunderne at foretage betalinger via en betalingstjeneste, som f.eks. PayPal, ved automatisk at tilføje oplysninger og en kæde til tjenesten i e-mailen. Du kan finde flere oplysninger i Aktivere debitorbetalinger via betalingstjenester.

For at aktivere mails fra Business Central skal du starte den assisterede opsætningsvejledning Konfigurer mail i rollecenteret. Du kan finde flere oplysninger i Konfigurer mail.

Bemærk

Business Central understøtter kun udgående mailkommunikation. Du kan heller ikke modtage svar fra appen.

Sådan sendes dokumenter som mail

Denne fremgangsmåde beskriver, hvordan du vedhæfter en bogført-salgsfaktura til en e-mail som PDF-fil og med dokumentspecifik e-mail-tekst. Fremgangsmåden er den samme for de andre dokumenter.

1. Vælg ikon, skriv Bogførte salgsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.

2. Vælg den relevante bogførte salgsfaktura, vælg Udskriv/Send, og vælg derefter handlingen Send med e-mail.

3. I feltet Mail skal du vælge Ja (Bed om indstillinger). Du kan finde flere oplysninger i Konfigurere dokumentafsendelsesprofiler.

   Hvis feltet Mail på siden Send bilag til indstilles til Ja (Bed om indstillinger), åbnes siden Send mail forhåndsudfyldt med kontaktpersonen i feltet Til: og dokumentet vedhæftet som PDF-fil. I feltet Tekst kan du enten indtaste tekst manuelt, eller du kan få udfyldt feltet med dokumentspecifikke brødtekst i mail, som du har oprettet.

4. Vælg knappen OK.

5. I feltet Til: skal du angive en gyldig mailadresse. Standardværdien er kundens mailadresse.

6. Brug feltet Emne til at indtaste en sigende emnetekst. Standardværdien er debitornavnet og fakturanummeret.

7. I feltet Vedhæftet fil er den genererede faktura som standard vedhæftet som en PDF-fil.

8. Brug feltet Tekst til at indtaste en kort meddelelse til modtageren.

   Hvis en dokumentspecifik tekst i mail er angivet på siden Rapportvalg - salg, udfyldes Brødtekst automatisk. Du kan finde flere oplysninger i angive genanvendelige e-mail-tekst og layout.

9. Vælg knappen OK for at sende mailen.

Bemærk

Hvis du ikke vil angive mailindstillinger, hver gang du sender en mail med et dokument, kan du vælge indstillingen Ja (Brug standardindstillinger) i feltet Mail på siden Send bilag til. I så fald åbnes siden Send mail ikke. Se trin 4. Du kan finde flere oplysninger i Konfigurere dokumentafsendelsesprofiler.

Sådan skrives og sendes en e-mail

Du kan hurtigt oprette e-mails til kontakter, debitorer, kreditorer, sælgere/indkøbere og bankkonti direkte fra siderne til de pågældende enheder. Vælg proces, og send derefter e-mails for at åbne e-mail-editoren. I forbindelse med bankkonti er handlingen Send E-mail under Handlinger.

Tip

Hvis du ofte sender e-mailmeddelelser, der ligner hinanden, eller du vil sende en masse kommunikation, f. eks. for at annoncere en salgskampagne, kan du bruge Word-skabeloner med e-mail til at gøre processen hurtigere. Du kan oprette en skabelon for en eller flere enheder, f. eks. kunder, leverandører og kontakter, som vil generere indholdet af en e-mail for dig, og endda tilpasse indholdet for modtageren baseret på data i Business Central. Du kan finde flere oplysninger i Bruge Word-skabeloner til masse kommunikation.

Vedhæfte dokument til en e-mail

Du kan vedhæfte dokumenter til e-mails på flere måder.

Hvis du er tildelt et e-mailscenarie med relation til det objekt, du sender e-mailen til, eller hvis det dokument, du sender, bliver du muligvis automatisk føjet til din meddelelse. Det skyldes, at der er tildelt en standard vedhæftning til e-mail-scenariet. Du kan slette den vedhæftede fil, hvis du ikke vil sende den med din meddelelse. Du kan finde flere oplysninger i Tildele e-mailscenarier til e-mailkonti.

Hvis du selv vil vedhæfte en fil, skal du bruge følgende handlinger i e-mail-editoren:

• Vælg Tilføj fil for at vælge en fil.
• Vælg Tilføj filer fra standardmarkeringen, hvis du vil tilføje en fil, der er knyttet til e-mail-scenariet manuelt.
• Vælg Tilføj fil fra kildedokumentet for at vælge en fil, der er vedhæftet det dokument, du arbejder med. Filerne er enten vedhæftet selve dokumentet eller på en eller flere af dens linjer.

Dokumenter, der er markeret som udskrevne, når de sendes

Nogle dokumenter i Business Central har et felt, der angiver, hvor mange gange dokumentet er blevet udskrevet. Tallet i feltet opdateres også, hvis du sender dokumentet med e-mail, fordi der er genereret en PDF-fil til den. Nummeret opdateres, selvom du ikke sender e-mailen.

Sendte mails og din mail-udbakke

Business Central gemmer de mails, som du sender, på siden Sendt post. På den måde kan du sende mails igen eller sende dem videre til en anden. Hvis du ikke kan finde en mail i dine sendt post, skal du lede efter den på siden Mailudbakke.

Bemærk

Afhængigt af det filtypenavn, din virksomhed bruger til e-mail, kan administratorer få vist en liste over meddelelser, som alle har sendt, men ikke indholdet af meddelelserne

E-mailudbakke er det sted, hvor du kan finde de e-mails, du har gemt som kladder, og e-mails, der ikke kunne sendes, f.eks. hvis e-mailadressen er ugyldig. I forbindelse med meddelelser, som ikke kunne sendes, kan du vælge Vis fejl eller Undersøg fejl for at løse problemet.

Se også

Administrere rapport- og dokumentlayout
Konfigurere mail
Fakturasalg
Arbejd med Business Central

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her