Rediger

Gennemgang: Konfigurere og fakturere salgsforudbetalinger

  • Artikel

Denne gennemgang fører dig gennem konfigureringen og brugen af forudbetalinger i Business Central. Forudbetalinger faktureres og bogføres på en salgs- eller købsordre, før du bogfører den endelige faktura. Du kræver måske et depositum, inden du producerer varerne efter ordre, eller du kræver måske betaling, før du leverer varer til en kunde. Du kan bruge forudbetalingsfunktionerne til at fakturere og opkræve depositum fra kunder og sende depositummer til leverandører. På denne måde bogføres alle relevante betalinger mod samme faktura.

Du kan definere forudbetalingskrav for hver debitor eller kreditor for alle varer eller udvalgte varer. Når du har oprettet forudbetalinger, kan du generere forudbetalingsfakturaer fra salgs- og købsordrer med forudbetalingsbeløb, der er baseret på din opsætning. Du kan ændre beløbene på fakturaen efter behov.

Du kan f.eks. sende yderligere forudbetalingsfakturaer, hvis der føjes ekstra varer til ordren.

Om denne gennemgang

I denne gennemgang vil du komme gennem følgende scenarier:

  • Opsætning af forudbetalinger
  • Oprettelse af en ordre, der kræver forudbetaling
  • Oprettelse af en forudbetalingsfaktura
  • Ændring af forudbetalingskrav på en ordre
  • Anvendelse af forudbetalinger på en ordre
  • Fakturering af det endelige beløb på en ordre med forudbetaling

Roller

Denne gennemgang indeholder opgaver for følgende roller:

  • Regnskabschef (Pia)
  • Ordrebehandler (Susan)
  • Administrator af tilgodehavender (Arne)

Historie

Phyllis er regnskabschef og træffer beslutninger om, hvilke kunder der skal betale et depositum, inden varerne produceres eller leveres. Pia indstiller Business Central til at beregne forudbetalinger automatisk.

Susan er salgsordrebehandler. Når en kunde ringer for at afgive en ordre, indtaster Susan ordren i systemet, mens kunden er i telefonen. På denne måde kan Susan få bekræftet pris- og betalingsbetingelserne med kunden med det samme, og hun kan foretage ændringer i ordren, mens hun forhandler med kunden.

Arnie arbejder i afdelingen for tilgodehavender, hvor han bogfører fakturaer og betalinger.

I dette scenarie angiver Pia forudbetalingskrav for kunden Ravel Møbler ud fra deres kredithistorie. Pia giver Susan instruktioner om, hvordan deres ordrer håndteres.

Når kunden ringer, forhandler Susan med kunden, indtil de når frem til en aftale – systemet giver hende mulighed for at beregne forudbetalingen på flere forskellige måder.

Når Susanne sender forudbetalingsfakturaen, bestiller kunden en ekstra vare. Susanne opdaterer rækkefølgen, og der opretter endnu en forudbetalingsfaktura.

Arne registrerer kundens betaling, påfører den på fakturaen og sender derefter den endelige faktura.

Opsætte forudbetalinger

Pia opsætter systemet til at håndtere forudbetalinger for debitorer.

  • Pia beslutter at beholde den samme nummerserie for forudbetalinger som den, der bruges til salgsfakturering.
  • Pia indstiller programmet til at kontrollere, om der skal bruges forudbetalinger før den endelige fakturering af en ordre.
  • Pia indstiller standardværdierne for en påkrævet forudbetalingsprocent for specifikke varer og debitorer.

Følgende procedurer beskriver, hvordan Pias opgaver udføres:

Sådan opsættes nummerserierne for forudbetalinger

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, angiv Salgsopsætning, og vælg derefter det relaterede link.
  2. På siden Salgsopsætning skal du udvide oversigtspanelet Nummerering.
  3. Kontroller, at nummerserierne for de bogførte forudbetalingsfakturaer i feltet Bogførte forudbetalingsfakturanr. er de samme som dem, der er bogført for salgsfakturaerne (Bogførte fakturanumre), og at nummerserierne for bogførte forudbetalingskreditnotaer (Bogførte forudbetalingskreditnotanr.) er de samme som dem, der er bogført for kreditnotaer (Bogf. kreditnotanumre).

Sådan blokeres forsendelser ved ubetalte forudbetalinger

  1. Gå til siden Salgsopsætning, og marker afkrydsningsfeltet Kontroller forudbetaling ved bogføring i oversigtspanelet Generelt.

Nu kan du ikke kan levere eller fakturere en ordre med et forudbetalingsbeløb, der ikke er betalt.

Pia angiver, at debitor 20000 som standard skal faktureres med en forudbetaling på 30 % på alle ordrer. Phyllis skal derfor indtaste en standardprocent for forudbetaling på debitorkortet.

Pia angiver, at alle debitorer skal faktureres med et depositum på 20 % for vare 1896-S. Debitor 20000 har en dårlig betalingshistorie, så Phyllis angiver en forudbetaling på 40 % for debitor 20000 på vare 1896-S. Følgende fremgangsmåde viser, hvordan standardprocenten for forudbetaling angives.

Sådan angives standardprocenten for forudbetalinger for debitorer og varer

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, skriv Kunder, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Åbn kortvinduet for debitor 20000 (Trey Research).

  3. I oversigtspanelet Betalinger skal du angive 30 i feltet Forudbetaling i %.

  4. Vælg den Relaterede handling, vælg menupunktet Salg, og vælg derefter menupunktet Forudbetalingsprocenter.

  5. Udfyld de to linjer på siden Forudbetalingsprocenter - salg på følgende måde.

    Salgstype Salgskode Varenr. Forudbetaling i %
    Debitor 20000 1896-S 40
    Debitor 20000 1900-S 30

    Tip

    Afhængigt af dit land eller område, skal du også angive en skattegruppekode i oversigtspanelet Omkostninger og bogføring for vare 1896-S. Når du bruger demoregnskabet, er feltet allerede angivet.

  6. Luk alle sider.

Angive en konto for salgsforudbetalinger i den generelle bogføringsopsætning

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, skriv Bogføringsopsætning, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Markér linjen, hvor feltet Virksomhedsbogføringsgruppe er indstillet til DOMESTIC, og feltet Produktbogføringsgruppe er indstillet til DETAIL.
  3. Angiv den relevante konto i feltet Forudbetalingskonto for salg. Markeringen gemmes automatisk.

Tip

Hvis du ikke kan se feltet på siden Bogføringsopsætning, skal du bruge det vandrette rullepanel nederst på siden til at rulle til højre.

Oprette en ordre, der kræver en forudbetaling

I følgende scenarie opretter ordrebehandleren Susan en ordre, mens hun taler med en kunde. De varer, som kunden bestiller, kræver en forudbetaling. Desuden har debitoren allerede foretaget nogle forsinkede betalinger. Susan er derfor blevet instrueret i at kræve et fast beløb på 800 som en forudbetaling på ordren.

Kunden beder om at betale 35 %, hvilket Susan går med til, og hun ændrer derfor ordren i overensstemmelse med dette.

Susan opretter forudbetalingsfakturaen og sender den til kunden.

Sådan oprettes en salgsordre med en forudbetaling

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, skriv Salgsordrer, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Vælg handlingen Ny.

  3. Vælg Trey Research i feltet Kundenavn.

  4. Luk den viste advarslen om et forfaldent beløb.

  5. Udfyld de to salgslinjer med følgende oplysninger.

    Type Nummer Antal
    Vare 1896-S 1
    Vare 1900-S 1

    Forudbetalingsfelterne på salgslinjen er som standard skjult, så de skal vises. For at få vist felterne skal du tilpasse siden. Du kan finde flere oplysninger i Start af tilpasning af en side gennem det personlige banner.

  6. Kontroller, at feltet Forudbetaling i % på linjen med vare 1900-S indeholder 30. Standardværdien er taget fra salgshovedet, der blev udfyldt med oplysninger fra debitorkortet.

    Feltet Forudbetaling i % på linjen med vare 1896-S indeholder 40. 40 er den procentsats, du har angivet på siden Forudbetalingsprocenter - salg for vare 1896-S og debitor 20000.

    Du kan finde flere oplysninger i Oprette forudbetalinger.

  7. Klik på Statistik i ordre handlingen.

  8. I oversigtspanelet Forudbetaling indeholder feltet Forudbetalingsbeløb Ekskl. moms tallet 458,16. Hvis du opretter en forudbetalingsfaktura for ordren nu, er det 458,16, der vises på fakturaen.

    I dette scenarie har Susan fået at vide, at hun skal foreslå en samlet forudbetaling på 800 for ordren.

    Vigtigt

    Afhængigt af dit land/område gælder følgende trin muligvis ikke.

  9. Ret beløb i feltet Beløb for forudbetaling ekskl. moms til 800, og luk derefter siden.

  10. Kontroller feltet Forudbetaling i % på salgslinjerne, og du vil kunne se, at det er genberegnet til 67,02438 og 67,02282.

    Genberegningen inkluderer alle linjer med en forudbetalingsprocent, der er større end 0.

    Kunden spørger nu, om forudbetalingsprocenten kan blive angivet til 35 %. Susannes tilsynsførende godkender ændringen.

  11. Gå til siden Salgsordre, og angiv i oversigtspanelet Forudbetaling 35 i feltet Forudbetaling i %.

  12. Vælg knappen Ja i den viste advarsel. Der anvendes en sats på 35 % som betalingsprocent for hele ordren.

  13. Kontrollér, at linjerne er opdateret tilsvarende.

Oprette en forudbetalingsfaktura

Når den korrekte forudbetalingsværdi er angivet på ordren, opretter Susan forudbetalingsfakturaen og sender den til kunden.

Sådan oprettes en forudbetalingsfaktura

  1. Vælg Forudbetaling og derefter Bogfør og udskriv forudbetalingsfaktura i Bogføring under Handlinger på siden Salgsordre
  2. Vælg Ja for at bogføre fakturaen.

Bemærk

Susan sender nu fakturaen til kunden.

Oprette en yderligere forudbetalingsfaktura

Den næste dag ringer kunden til Susan med ændringer til ordren. Kunden vil gerne have to stk. af vare 1896-S. Susan åbner ordren igen og opdaterer den, hvorefter hun opretter en forudbetalingsfaktura til på ordren og sender den til kunden.

Sådan oprettes der en forudbetalingsfaktura til

  1. På siden Salgsordre skal du vælge handlingen Frigiv og Åbn igen.

  2. Gå til linjen for vare 1896-S i feltet Antal, og indtast 2.

    Klik på Statistik i handlingen Ordre. Feltet Forudbetalingsbeløb ekskl. moms indeholder nu 768,04, og feltet Forudbetalt beløb faktureret ekskl. moms indeholder 417,76. Dette viser, at der er et yderligere forudbetalingsbeløb, der endnu ikke er faktureret.

  3. For at bogføre det ekstra forudbetalingsbeløb skal du på vælge Handlinger, derefter Bogfør, derefter Forudbetaling og derefter vælge Bogfør og udskriv forudbetalingsfaktura

  4. Vælg Ja for at bogføre fakturaen.

Påføre forudbetalinger

Kunden betaler forudbetalingsbeløbet. Arnie skal fra regnskabsafdelingen registrere betalingen og udligne den med forudbetalings fakturaerne.

Sådan påføres en betaling på forudbetalingsfakturaer

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, skriv Indbetalingskladder, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Udfyld kladdelinjen med følgende oplysninger.

    Feltnavn Indsæt
    Bilagstype Betaling
    Kontotype Debitor
    Kontonr. 20000

  3. Vælg handlingen Proces og derefter Angiv poster.

  4. Vælg den første forudbetalingsfaktura, og vælg derefter handlingen Behandle og derefter Sæt udlignings-id på siden Udlign debitorposter.

  5. Gentag det forrige trin for den anden forudbetaling.

  6. Vælg knappen OK.

    Felterne Beløb er nu udfyldt med summen af de to forudbetalingsfakturaer.

  7. Du kan bogføre kladden ved at vælge handlingen Bogfør/Udskriv og derefter klikke på Bogfør.

  8. Vælg knappen Ja.

Fakturere restbeløbet

Arne har nu fået oplyst, at varerne i ordren er blevet afsendt, og at ordren er klar til fakturering. Arne opretter fakturaen til ordren.

Sådan faktureres restbeløbet

  1. Åbn salgsordren.

  2. Vælg bogføring-handling og derefter Bogfør.

  3. Vælg Lever og fakturer, og vælg derefter knappen OK.

  4. Hvis du vil genoprette fakturaen, skal du vælge knappen Ja.

    Bemærk

    Normalt ville forsendelsesafdelingen allerede have bogført forsendelsen.

    Arne kan få vist oversigten for at kontrollere, at salgsfakturaen blev oprettet, som tiltænkt.

  5. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, skriv Bogførte salgsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.

Opdatere status for forudbetalte ordrer og fakturaer automatisk

Du kan gøre behandlingen hurtigere og oprette en faktura ved at indstille Opgavekøposter, der automatisk opdaterer status for de pågældende dokumenter. Når en forudbetalingsfaktura betales, kan posterne i opgavekøen automatisk ændre dokumentstatus fra Afventende forudbetaling til Frigivet. Når du opretter Opgavekøposter, er de kodeenheder, du skal bruge, 383 Opdateret Afventer forudbetaling af Salg og 383 Opdateret Afventer forudbetaling af køb. Det anbefales, at du planlægger posterne ofte, f. eks. hvert minut. Du kan finde flere oplysninger i Bruge opgavekøer til at planlægge opgaver.

Næste trin

Denne gennemgang har ført dig gennem trinnene i, hvordan du indstiller Business Central til at håndtere forudbetalinger.

  • Konfigurere standardprocenten for forudbetalinger for debitorer og varer.
  • Bruge forskellige metoder til at beregne forudbetalinger for en ordre.
  • Beregne forudbetalingsbeløbet som en procentdel af totalen på ordren.
  • Tildele et samlet forudbetalingsbeløb til ordren.

Du har også bogført en forudbetalingsfaktura, oprettet endnu en forudbetalingsfaktura, når ordren er ændret, og bogført den endelige faktura for restbeløbet.

Forudbetalings funktionerne gør det nemmere at oprette og gennemtvinge regler for forudbetaling for debitorer og varer. De giver dig også mulighed for at bogføre hver betaling mod en faktura.

Se også

Fakturere forudbetalinger
Finans
Arbejd med Business Central
Gennemgang af forretningsprocesser

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her