Udveksle data elektronisk

Du kan bruge dataudvekslingsstrukturen til at udveksle forretningsdokumenter, bankfiler, valutakurser og andre datafiler med dine samarbejdspartnere.

Elektroniske dokumenter

Som et alternativ til at sende vedhæftede filer i en mail, kan du sende og modtage forretningsdokumenter elektronisk. Med et elektronisk dokumentet menes en standardkompatibel fil, der repræsenterer et forretningsdokument, f.eks en faktura fra en kreditor, som du kan modtage og konvertere til en købsfaktura i Dynamics NAV. Udvekslingen af elektroniske forretningsdokumenter mellem to handelspartnere udføres af en ekstern udbyder af dokumentudvekslingstjenester. Den generiske version af Dynamics NAV understøtter afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL-formatet, som understøttes af de største udbydere af dokumentudvekslingstjenester. En større udbyder af dokumentudvekslingstjenester er forudkonfigureret og klar til at blive konfigureret til din virksomhed. For at understøtte andre elektroniske dokumentformater skal du oprette nye datoudvekslingsdefinitioner ved hjælp af Data Exchange Framework.

Fra PDF-filer eller billedfiler, der repræsenterer indgående dokumenter, kan du få en ekstern OCR-tjeneste (Optical Character Recognition) til at oprette elektroniske dokumenter, som du derefter kan konvertere til bilagsposter i Dynamics NAV, på samme måde som for elektroniske PEPPOL-dokumenter. F.eks. når du modtager en faktura i PDF-format fra en leverandør, kan du sende den til tjenesten OCR fra vinduet Indgående bilag. Efter nogle få sekunder får du filen tilbage som en elektronisk faktura, der kan konverteres til en købsfaktura for kreditoren. Hvis du sender filen til OCR-tjenesten via mail, oprettes en ny indgående dokumentpost automatisk, når du får det elektroniske dokument tilbage igen.

Når du vil sende f.eks. en salgsfaktura som et elektronisk PEPPOL dokument, skal du vælge indstillingen Elektronisk dokument i dialogboksen Bogfør og send. Herfra kan du også angive debitorens standardprofil for afsendelse af dokumenter. Først skal du konfigurere forskellige stamdata, såsom firmaoplysninger, debitorer, varer og enheder. Disse bruges til at identificere forretningspartnere og varer, når du konverterer data i felterne i Dynamics NAV til elementer i den udgående dokumentfil. Datakonvertering og afsendelse af PEPPOL-salgsfakturaer udføres af dedikerede kodeenheder og XML-porte, som repræsenteres af det elektroniske PEPPOL-dokumentformat.

For at modtage f.eks. en faktura fra en kreditor som et elektronisk PEPPOL-dokument, skal du behandle dokumentet i vinduet Indgående bilag for at konvertere det til en faktura i Dynamics NAV. Du kan enten konfigurere funktionen opgavekø for at behandle sådanne filer med jævne mellemrum, eller du kan starte processen manuelt. Først skal du konfigurere forskellige stamdata, såsom firmaoplysninger, kreditorer, varer og enheder. Disse bruges til at identificere forretningspartnere og varer, når du konverterer data i elementerne i den indgående dokumentfil til felter i Dynamics NAV. Modtagelse og datakonvertering af PEPPOL-fakturaer udføres af Data Exchange Framework, som er repræsenteret ved dataudvekslingsdefinitionen PEPPOL - Faktura.

For at kunne modtage f.eks. en faktura som et elektronisk OCR-dokument skal du behandle den, som når du modtager et elektronisk PEPPOL-dokument. Modtagelse og konvertering af elektroniske PEPPOL-dokumenter fra OCR udføres af Data Exchange Framework, som er repræsenteret ved dataudvekslingsdefinitionen OCR - Faktura.

Bankfiler

Formatet af filer til udveksling af bankdata med ERP-systemer afhænger af leverandøren af filen og landet/området. Den generiske version af Dynamics NAV understøtter import og eksport af SEPA-bankfiler (Single Euro Payments Area) og en tjeneste til konvertering af bankdata, der leveres af en ekstern udbyder, AMC Consult. For at understøtte andre elektroniske dokumentformater kan du bruge Data Exchange Framework.

Hvis du vil eksportere SEPA-kreditoverførsler, skal du vælge knappen Eksportér betalinger til fil i vinduet Udbetalingskladde og derefter uploade filen for at behandle betalingerne i din bank. Du skal først konfigurere forskellige stamdata, såsom bankkonto, kreditorer og betalingsmetoder. Datakonvertering og eksport af SEPA-bankdata udføres af en dedikeret kodeenhed og XMLport, som repræsenteres bankeksport-/importkonfigurationen i SEPA Kreditoverførsel. Du kan også du kan konfigurere tjenesten til konvertering af bankdata til at udføre eksporten repræsenteret af dataudvekslingsdefinitionen Tjeneste til konvertering af bankdata - Kreditoverførsel.

For at eksportere instruktioner til direkte SEPA-debitering skal du vælge knappen Udlæs Direct Debit-fil i vinduet Direct Debit-opkrævninger og derefter sende til din bank for at modtage de relevante debitorbetalinger automatisk. Først skal du konfigurere bankkonti, debitorer, Direct Debit-betalingsaftaler og betalingsmetoder. Datakonvertering og eksport af SEPA-bankdata udføres af en dedikeret kodeenhed og XMLport, som repræsenteres bankeksport-/importkonfigurationen i SEPA Direct Debit.

Hvis du vil indlæse SEPA-bankkontoudtog, skal du vælge knappen Importér bankkontoudtog i vinduerne Betalingsudligningskladde og Bankkontoafstemning, og derefter fortsætter du og anvender hver bankkontoudtogpost til betalinger eller bankposter, enten manuelt eller automatisk. Du skal først konfigurere bankkonti. Import og konvertering af SEPA-bankdata udføres af Data Exchange Framework, som er repræsenteret ved dataudvekslingsdefinitionen SEPA CAMT. Du kan også du kan konfigurere tjenesten til konvertering af bankdata til at udføre importen repræsenteret af dataudvekslingsdefinitionen Tjeneste til konvertering af bankdata - Bankkontoudtog.

Desuden understøtter de lokale versioner af Dynamics NAV forskellige andre filformater til import/eksport af bankdata, løntransaktioner og andre data. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet "Lokal funktionalitet" i Hjælp i dine landeversion af Dynamics NAV.

Valutakurser

Du kan konfigurere en ekstern tjeneste til at holde dine valutakurser opdaterede. Den tjeneste, der leverer opdaterede valutakurser, aktiveres af en dataudvekslingsdefinition. På samme måde er vinduet Opsætning af valutakursopdatering et komprimeret billede af vinduet Dataudvekslingsdefinition for den pågældende dataudveksling.

Ved al udveksling af data i XML-filer kan du forberede dataudvekslingsopsætningen ved at indlæse den relaterede XML-skemafil i vinduet XML-skemafremviser. Her kan du vælge de dataelementer, du vil udveksle med Dynamics NAV og derefter enten initialisere en dataudvekslingsdefinition eller generere en XMLport.

Den følgende tabel indeholder en opgavesekvens med links til de emner, der rummer beskrivelserne af opgaverne.

Hvis du vil	Se
Lær, hvordan Data Exchange Framework fungerer.	Om Data Exchange Framework
Forbered at udveksle data i en fil ved at genbruge filens XML-skema. Konfigurer dataudvekslingsdefinitioner. Konfigurer stamdata for afsendelse af elektronisk dokumenter. Konfigurer forskellige felter til import/eksport for bank.	Konfigurere dataudveksling
Ud fra dataudvekslingsdefinitioner send PEPPOL fakturaer, modtag PEPPOL-fakturaer, importér bankkontoudtog, og eksportér bankbetalingsfiler.	Udveksle data

Se også

Om Data Exchange Framework
Fremgangsmåde: Bruge XML-skemaer til at forberede dataudvekslingsdefinitioner
Konfigurere dataudveksling
Udveksle data
Indgående bilag
Generelle forretningsfunktioner