Bruge Dynamics NAV som din virksomhedsindbakke i Outlook

Dynamics NAV introducerer muligheden for at administrere forretningsinteraktioner med kunder og leverandører direkte i Microsoft Outlook. Med Outlook-tilføjelsesprogrammet i Dynamics NAV kan du se finansielle data, der er relateret til debitorer og kreditorer samt oprette og sende finansielle dokumenter, f.eks tilbud og fakturaer.

Nogle virksomheder, der bruger Office 365, begrænser brugernes adgang til at implementere tilføjelser. Derfor skal du kontrollere, at du har et Office 365-abonnement, der omfatter mail, hvor du kan implementere tilføjelser. Du kan tilmelde dig en måneds gratis prøveversion af Office 365 her.

Hent tilføjelsesprogrammet

I Dynamics NAV er en af de assisterede opsætningsvejledninger Konfigurere Office-tilføjelsesprogrammer. Vejledningen hjælper dig med at oprette en forbindelse mellem din Office 365-konto og Dynamics NAV. Dynamics NAV-tilføjelsesprogrammet føjes derefter automatisk til Outlook.

Det nye tilføjelsesprogram føjes til Outlook-båndet og i Outlook Web Access kan du se det i tilføjelsesprogrambåndet lige over brødteksten i mailen.

Bruge tilføjelsesprogrammet

Når du får en meddelelse fra en debitor, direkte i Outlook, kan du åbne Dynamics NAV-tilføjelsesprogrammet, som genkender debitoren og åbner debitorkortet for hans virksomhed. Fra dette dashboard kan du få vist oversigtsoplysninger om kunden samt gå i dybden for at få yderligere oplysninger om bestemte dokumenter. Du kan også se nærmere på salgsoversigten for debitoren. I tilføjelsesprogrammet kan du oprette et salgstilbud og sende det tilbage til kunden uden at forlade Outlook. Alle oplysninger, du behøver for at sende salgstilbuddet, er tilgængelige i din virksomheds Indbakke i Outlook.
Når du har indtastet dataene, kan du bogføre tilbuddet. Du kan derefter sende det via mail. Dynamics NAV genererer en .PDF-fil med salgstilbuddet og vedhæfter den i den mailmeddelelse, du laver udkast til i tilføjelsesprogrammet.

Lignende oplevelse gælder for meddelelser fra dine kreditorer og købsdokumenter.

I nogle tilfælde kan det være praktisk at kunne se flere felter i tilføjelsesprogrammet, f.eks når du skal udfylde linjerne i en faktura. For at få lidt mere plads til at arbejde på kan du åbne tilføjelsesprogrammet i et separat vindue. Det er stadig en del af Outlook, men du har mere plads. Når du angiver data for dokumentet gemmes ændringerne automatisk i det vindue, du har åbnet. Når du er færdig med at indtaste data til dokumentet, kan du lukke siden. Når du vælger tilføjelsesprogramruden i Outlook, opdateres dokumentet automatisk med de ændringer, du foretog i det udvidede vindue.

Hurtigt dokumentopslag

Dynamics NAV-tilføjelsesprogrammet Document Links giver dig hurtig adgang til dokumenter, der nævnes i mails. Tilføjelsesprogrammet kan bruges i en mail, hvis der findes et gyldigt bilagsnummer i selve meddelelsen. Når tilføjelsesprogrammet åbnes, giver det hurtig adgang til dokumentet.

F.eks. hvis du modtager en mail, hvor der i teksten står S-QUO100, identificerer Dynamics NAV det som et salgstilbud, og så kan du åbne dette dokument i Outlook. I Outlook skal du vælge knappen Document Links umiddelbart oven over brødteksten i mailen. I Outlook-webappen skal du vælge teksten S-QUO1001 i brødteksten i mailen.

I tilføjelsesprogrammet Document Links kan du redigere og foretage handlinger i dokumentet, ligesom du kan i Dynamics NAV.

Se også

Velkommen til Dynamics NAV
Finans
Administrere salg
Administrere køb