Opsæt digitale bilag i Danmark

Administratorer kan bruge funktionalitet digitalt bilag til at kræve, at dokumenter er knyttet til specifikke transaktioner, når de bogføres. Derfor giver denne funktionalitet mulighed for en kildedrevet tilgang og giver et bedre revisionsspor. Forskellige former for håndhævelse kan konfigureres til dette formål, afhængigt af dokumenter eller journaltyper.

Udtrykket digitalt bilag henviser til en digital eller elektronisk form for et traditionelt bilag i regnskabet. Et bilag er et dokument, der bruges til at understøtte og godkende finansielle transaktioner. I regnskabet tjener et bilag typisk som bevis for en udgift eller en modtagelse af midler. Bilaget kan indeholde detaljer såsom datoen for transaktionen, en beskrivelse, beløbet og eventuelle autorisationssignaturer.

Vigtigt

Fra 1. juli 2024 vil denne funktion være aktiveret som standard i Danmark. Du vil derefter være begrænset fra at foretage yderligere konfiguration af købs- og salgsdokumenter. Denne begrænsning vil gælde, fordi den nye bogføringslov pålægger specifikke opsætninger, hvor du skal vedlægge minimumsbilag til købs- og salgsbilag. Før denne dato kan du aktivere denne funktion i Funktionsstyring.

Opsætte digitale bilag

Du kan bruge forskellige opsætninger til følgende dokumenter og journaler.

Posttype	Beskrivelse
Salgsdokument	Angiver posteringer, der udfyldes fra salgsbilag. I den danske lokalisering kan denne indstilling ikke redigeres.
Købsdokument	Angiver posteringer, der udfyldes fra købsdokumenter. I den danske lokalisering kan denne indstilling ikke redigeres.
Finanskladde	Angiver posteringer, der udfyldes fra den generelle kladde for alle kontotyper undtagen dem, der er relateret til debitor og kreditor. Hvis du vælger en af ​​disse kontotyper, ændrer du kontrol over bogføringsprocessen. Hvis du vælger Kunde som kontotype, tjekker systemet din opsætning, der er relateret til salgskladden. Hvis du vælger Kreditor som kontotype, tjekker systemet din opsætning, der er relateret til købskladden.
Salgskladde	Angiver de posteringer, der udfyldes fra salgskladden og den generelle kladde hvor Kunde er valgt som kontotype.
Købskladde	Angiver de posteringer, der udfyldes fra købskladden og den generelle kladde hvor Kreditor er valgt som kontotype.

Følg disse trin for at definere, hvordan din organisation bruger tvungne digitale bilag, ud over dem, der allerede kræves efter lovgivning.

1. Vælg ikon, angiv Opsætning af digital bilagspost, og vælg derefter det relaterede link. Alternativt på siden Opsætning af digitalt bilag, vælg Postopsætning.
2. I kolonnen Posttype skal du vælge en mulighed.
3. I kolonnen Kontrollér type skal du vælge en gennemtvingelsesmulighed. Hvis du vælger Ingen, kan du bogføre den valgte type post uden digitalt bilag. Hvis du vælger Vedhæftet fil, skal posten indeholde en vedhæftet fil. Hvis du vælger Vedhæftet fil eller note, kan du inkludere en vedhæftet fil eller en note til posten.
4. Vælg Generer automatisk-afkrydsningsfeltet for at generere det digitale bilag automatisk. For eksempel, hvis du ikke manuelt vil tilføje en salgsfaktura til din transaktion, skal du markere dette afkrydsningsfelt. Så skal du bare sende dokumentet. Systemet opretter automatisk dokumentet, baseret på dit rapportlayout, og vedhæfter det til transaktionen.
5. Vælg Spring over hvis tilføjet manuelt-afkrydsningsfeltet, hvis du ikke ønsker at tilføje et automatisk genereret digitalt bilag, hvis brugeren allerede har tilføjet en manuel vedhæftning.

Brug kildekoder til opsætning

For at bruge håndhævelse for kladder, men ikke for alle transaktionstyper, skal du forbinde den specifikke kildekode for at identificere posteringstypen den generelle kladde, salgskladde eller indkøbskladde.

Følg denne vejledning for at konfigurere specifikke kildekoder til digitale bilag.

1. Vælg ikon, angiv Opsætning af digital bilagspost, og vælg derefter det relaterede link.
2. På siden Opsætning af digital bilagspost, vælg Kildekoder.
3. Vælg de kildekoder, du vil konfigurere.
4. Luk siden.

Bruge funktionaliteten

Købsdokumenter

Åbn et af købsdokumenterne, og indstil de påkrævede felter. Før du bogfører dokumentet, skal du følge disse trin for at tilføje et digitalt bilag.

1. På dokumentsiden i faktaboksen Indgående dokumentfiler skal du vælge Vedhæft fil.
2. Træk en fil direkte til siden Indsæt fil, eller browse til filen fra denne side.

Dokumentet vedhæftes faktaboksen Indgående bilagspost. For hver linje kan du finde dokumentets navn og type.

Salgsdokumenter

Åbn et af salgsdokumenterne, og indstil de påkrævede felter. For salgsdokumenter behøver du ikke at vedhæfte et dokument manuelt. Systemet opretter automatisk en vedhæftet fil, baseret på dit salgsdokumentlayout. Når du har bogført dokumentet, kan du finde det automatisk oprettede og vedhæftede bilag, der er baseret på din rapport.

1. I faktaboksen Indgående dokumentfiler fra dokumentlinjen skal du vælge Indgående dokument.
2. På siden Indgående dokument skal du vælge Slet.

Bemærk

Hvis vedhæftning af et digitalt bilag er konfigureret som obligatorisk, og du forsøger at bogføre dokumenter eller kladder uden at vedhæfte et bilag, forhindrer systemet dig i at bogføre. Du får følgende fejlmeddelelse: "Ikke muligt at bogføre uden at vedhæfte det digitale bilag."

Find vedhæftede bilag i transaktioner

Du kan finde den vedhæftede fil fra det bogførte dokument eller fra siden General Bogføring ved at se i faktaboksen Indgående dokumentfiler.

Du kan ikke slette et vedhæftet dokument, efter at bogføringen er afsluttet. Du kan dog tilføje flere vedhæftede filer, efter at indlægget er afsluttet.

Se også

Økonomistyring
Lokal funktionalitet for Danmark
Arbejd med Business Central

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her