Del via

Importere data i brugsbaseret fakturering

I denne artikel forklares det, hvordan brugsdata importeres og behandles, og de forskellige metoder til prissætning af brugsdata diskuteres.

Indlæs brugsdata

Det første trin er at oprette en ny import til en leverandør og importere brugsdatafilen fra siden Brug af dataleverandører. Brug handlingen Import af brugsdata og derefter handlingen Ny import.

Ud over de data, der genereres af systemet, skal du angive en beskrivelse for hver import i feltet Beskrivelse. Felterne Behandler trin, Behandlingsstatus og Årsag (forhåndsversion) (hvis der er en fejl) viser behandlingsstatussen.

Når du har behandlet forbrugsdataene, kan du fakturere kunden.

Brug siden Brug af dataimport

I følgende tabel beskrives handlingerne på siden Brug af dataimport.

Handling Beskrivelse
Ny import Forberede en ny import.
Behandle * Importer fil Åbn en fildialog for at føje importfilen til den valgte import.
* Behandle data behandler de importerede brugsdata, men der oprettes ikke fakturaer. De enkelte trin Opret importerede linjer, Behandle importerede linjer, Opret fakturering af brugsdata og Behandle fakturering af forbrugsdata kører automatisk det ene efter det andet.
Opret debitorfakturaer Oprette en salgsfaktura for alle kontraktelementer i den valgte import. Denne handling opretter et separat fakturadokument for hver debitorkontrakt. Kontraktfakturaerne bogføres direkte, hvis du vælger Bogfør dokumenter.
Opret leverandørfakturaer Oprette en købsfaktura for alle kontraktelementer i den valgte import. Denne handling opretter et separat fakturadokument for hver kreditorkontrakt. Da der kræves et kreditorfakturanummer for at bogføre købsfakturaer, er muligheden for at bogføre de genererede dokumenter direkte ikke tilgængelig.
Manuel behandling Som et alternativ til automatisk behandling af brugsdata ved hjælp af handlingen Behandle data kan du åbne de enkelte handlinger separat.
Opret indlæste linjer Opret brugsdataene som rådata baseret på importfilen. Dataene bruger de dataudvekslingsdefinitioner, der er tildelt leverandøren af brugsdata. Brug opslaget i feltet Antal importerede linjer til at åbne de importerede linjer.
Behandl indlæste linjer Når du behandler de importerede linjer, forsøger Business Central at oprette en sammenkæde mellem brugsdataene og serviceforpligtelserne eller serviceobjekterne. Hvis der opstår fejl under behandlingen, kan du bruge feltet Antal importerede linjefejl til at undersøge dem. Når du har rettet fejlene, kan du køre behandlingens trin igen.
Opret fakturering af forbrugsdata Generere de data, du skal bruge til at fakturere kunder baseret på de importerede linjer. Afhænger af din konfiguration.
Behandl fakturering af forbrugsdata Bestem priser for brugsdata. Prissætningen afhænger af de anvendte prissætningsmetoder og perioden. Hvis der opstår fejl under behandlingen, kan du bruge opslaget i feltet Antal faktureringsfejl for brugsdata til at få adgang til fejlene. Når du har rettet fejlene, kan du køre behandlingens trin igen.
Fjern forbrugsdatalinjer og fakturering Slet de forbrugsdata, som importfilen har genereret, og opret dem derefter igen. Dette er f.eks. nyttigt, hvis der opstår fejl under behandlingen, som du kan løse ved hjælp af en anden dataudvekslingsdefinition.
Fakturering af forbrugsdata * Debitorkontrakter åbner en oversigt over de debitorkontrakter, der er med i importen.
* Debitorkontraktfakturaer åbner en oversigt over de debitorkontraktfakturaer, der er oprettet til importen, men som ikke bogføres.
* Bogførte debitorkontraktfakturaer åbner en oversigt over de debitorkontraktfakturaer, der er oprettet og bogført til importen.
* Kreditorkontrakter åbner en oversigt over de kreditorkontrakter, der er med i importen.
* Kreditorkontraktfakturaer åbner en oversigt over de kreditorkontraktfakturaer, der er oprettet til importen, men som ikke bogføres.
* Bogførte kreditorkontraktfakturaer åbner en oversigt over de kreditorkontraktfakturaer, der er oprettet og bogført til importen.

Bemærkning

Indlæste linjer
Siden Generisk import af brugsdata viser de rådata, der genereres fra importfilerne. Dette omfatter normalt leverandøroplysninger om kunderne, abonnementerne og faktureringsperioden. I felterne Kostpris og Kostbeløb kan du importere salgspriser og samlede priser. Hvis den samlede pris er tilgængelig i feltet Kostbeløb, beregnes Kostprisen ud fra antallet. Hvis den samlede pris ikke er tilgængelig, beregnes den på basis af mængden og Kostprisen.

Brug opslaget i feltet Antal importerede linjer til at åbne siden Generisk indlæsning af forbrugsdata. Du kan få mere at vide om behandlingstrinnene ved at gå til Behandle: Importere brugsdata.

Siden Fakturering af forbrugsdata indeholder de data, der fungerer som grundlag for fakturering. Afhængigt af hvordan du konfigurerer serviceforpligtelserne, genereres der kundeforbrugsdata for hver leverandørs brugsdata. Derudover sker kundepriser og opdatering af priser i serviceforpligtelserne her i den sidste behandlings trin. Kundens priser afhænger af indstillingen i feltet Salgspris fra import på forbrugsdataleverandørerne.

Brug opslaget i feltet Antal faktureringer af forbrugsdata til at åbne siden Fakturering af forbrugsdata. Du kan få mere at vide om behandlingstrinnene ved at gå til Behandle: Behandle brugsdata.

Import af brugsdata via en API

Ud over at importere brugsdata i en fil kan du også bruge en API til at importere dataene. Når du åbnersiden, tildeles automatisk et nyt importnummer. Dette nummer bruges derefter til hver enkelt overført datapost og til at knytte posterne til en import.

Godkendelse (Service-to-Service, S2S) skal ske, når du åbner API-siden. Du kan få mere at vide om konfiguration af godkendelse ved at gå til Service-to-Service-godkendelse. Kort sagt skal du oprette et Entra ID-program, angive det i Business Central og tildele passende adgangsrettigheder (ligesom du ville gøre for brugere). Artiklen beskriver Calling API og webtjenester OAuth2Flows og giver en god forklaring på, hvordan du tester godkendelse og webtjenesten.

Følgende eksempel viser sammenkæde til at åbne siden eksternt: 

https://api.businesscentral.dynamics.com/v2.0/<tenant_id>/<environment_name>/api/singhammerITConsulting/dyce/v1.0/companies(<company_id>)/usageDataImports?$expand=usageDataGenericImports
  • tenant_id er fra debitorsystemet
  • environment_name er fra debitorsystemet
  • company_id er fra debitorsystemet

Du kan få mere at vide ved at gå til API-sidetype og Aktivering af API'er.

Drikkepenge

Hvis du importerer brugsdata ved hjælp af API, skal du aktivere til/fra-knappen Behandl uden forbrugsdata-BLOBs i indstillingerne for leverandøren. Gå til Indstillinger for leverandør for at få mere at vide.

Metoder for prissætning

Købssiden er, når Kreditor vælges i feltet Partner på siden Fakturering af brugsdata. De priser, som leverandøren har angivet, bruges, fordi leverandørerne ofte også leverer en faktura, der stemmer overens med brugsdataene. Da fakturering på kreditorsiden opretter en leverandørkontraktfaktura, skal den stemme overens med forbrugsdataene og leverandørfakturaen.

Beregningen af debitorprisen afhænger derimod hovedsageligt af to ting:

Hvis du slår Enhedspris fra import til i leverandørindstillingerne, skal importfilen indeholde disse data. Desuden skal dataudvekslingsdefinitionen tage hensyn til disse oplysninger. I dette tilfælde sker prisberegningen ikke, fordi leverandøren af brugsdataene medtager salgspriserne, og denne til/fra-knap tilsidesætter prisberegningen.

Hvis du ikke slår Til/fra-knappen Enhedspris fra import til, bruges en af følgende metoder til kundepriser.

  • Brugsantal
  • Fast antal
  • Tillæg til kostpris

Disse metoder beskrives i de følgende afsnit.

Brugsantal

Beregn prisen ud fra det antal, der er angivet i forbrugsdataene. Serviceforpligtelserne finder serviceobjektet og dermed den relaterede vare. Hvis det er nødvendigt, bestemmes den relevante prisaftale gennem mængden. Det afgørende her er kontraktpartneren (i feltet Sælg-til-kundenr. på siden Debitorkontrakt), ikke fakturamodtageren. Baseret på den periode, der skal faktureres (som felterne Startdato for opladning og Slutdato definerer), beregnes delperioden til dagen med en tilsvarende daglig pris i tilfælde af en pro rata-faktureringsperiode.

Fast antal

Når du behandler forbrugsdata, forbliver det oprindelige antal fast. Kunden debiteres altid det oprindelige faste antal, og antal reguleres ikke ud fra forbrugsdata. Denne prisfastsættelse tjener den faste fakturering af serviceforpligtelser, som dog kun finder sted, hvis brugsdata er tilgængelige.

Tillæg til kostpris

Denne prismetode ignorerer det importerede forbrugsantal. Kostprisen plus det tillæg, der er angivet i serviceforpligtelserne, opkræves af kunden. Denne indstilling bruges ofte til forbrugsbaseret fakturering. I dette tilfælde lægges alle enhedsomkostninger for forbrugsdata til abonnementet sammen, og tillægget beregnes af det samlede beløb.

Prissætning for delperioder

Ud over disse metoder tages der også hensyn til delperioder ved fastsættelse af priser. Følgende er et par ting, du skal bemærke om delvise perioder.

  • Der er tale om delperioder, hvis tiden mellem formlen Debiter startdato + Datoformular fra feltet Faktureringsbasisperioden for tjenesten afviger fra tidsrummet mellem felterne Opladningsstartdato og (inklusive) Slutdato for opladning. Det kan f.eks. være, hvis der er en eller flere mængdeændringer inden for en faktureringsperiode, eller hvis det ikke er en komplet faktureringsperiode.
  • Da måneder har forskelligt antal dage, bestemmer den måned, hvor startdatoen for opladning på siden Fakturering af brugsdata ligger, den daglige pris, der skal bruges som grundlag for beregning af delperioden.
  • Forudsat at det er en fuld faktureringsperiode, betyder det ikke noget, om faktureringsperioden er kongruent med en kalendermåned eller overlapper hinanden.

Forbrugsdata, der beskriver en ændring i antallet inden for en faktureringsperiode, indeholder normalt flere dataposter, hvor perioderne matcher det tilsvarende antal i hvert tilfælde.

Ved beregning af priser for delvise perioder beregnes Business Central med dagsprisen. Antallet af dage i faktureringsbasisperioden (fra serviceforpligtelserne) bestemmes, hvor Opladningsstartdatoen ligger. Prisen for faktureringsperioden ganges derefter under hensyntagen til mængdeskalaen baseret på forholdet mellem de to tidsperioder.

I en faktureringsperiode på 1 måned (feltet Faktureringsbasisperiode indeholder 1M) er de daglige priser i en kalendermåned altid identiske. For to delperioder, hvis startdato for opladning er i to kalendermåneder med forskelligt antal dage, er den daglige pris derfor også forskellig.

Advarsel!

Hvis den månedlige pris er den samme, er dagsprisen i en måned med 31 dage (f.eks. januar) lavere end i en måned med kun 28 dage (f.eks. februar). Dette gælder dog kun, hvis det er en delvis periode. Prisen for hele faktureringsperioder er dog altid den samme.

I en delperiode, der strækker sig over flere måneder med et forskelligt antal dage, gælder den daglige pris for den pågældende måned altid. Dette sikrer, at summen af dagspriserne i flere delperioder inden for en måned altid svarer til det månedlige beløb.

Eksempler på prissætning

Følgende eksempel viser delperioder inden for en kalendermåned.

Startdato for opkrævning Slutdato for opkrævning Antal dage Enhedspris for måned Antal Pris for delvis periode
01.05.2022 10.05.2022 10 35 2 22,58
11.05.2022 31.05.2022 21 35 5 118,55

Samlet pris for faktureringsperiode: 141,13

Følgende eksempel viser overlappende delperioder.

Startdato for opkrævning Slutdato for opkrævning Antal dage Enhedspris for måned Antal Pris for delvis periode
11.01.2022 02.02.2022 23 35 5 138,55
03.02.2022 10.02.2022 8 35 8 80

Samlet pris for faktureringsperiode: 218,55

Bemærkning

Beløbet for den første delperiode består af dagssatserne for 21 dage i januar (21/31 * 35 * 5 = 118,55) og to dage i februar (2/28 * 35 * 8 = 20,00)*.

Faktureringsperiode ud fra brugsdata

Det er normalt, men ikke obligatorisk, at priserne for brugsbaserede serviceforpligtelser er månedlige. Samtidig kan der være forskelle mellem Faktureringsbasisperiode fra serviceforpligtelser og den faktiske fakturerede periode fra brugsdata. For at tage begge dele i betragtning sammenlignes begge perioder, når priserne beregnes. Du kan få mere at vide ved at gå til Behandle brugsdata. Hvis de ikke er identiske, bruges forholdet som en faktor i prisberegningen.

Behandle brugsdata

På siden Import af brugsdata skal du bruge handlingen Behandl data til at behandle brugsdataene. Processen involverer flere trin.

  1. Når du har importeret afstemningsfilen, genereres rådataene som individuelle linjer baseret på importfilen via Opret importerede linjer. Du kan få adgang til detaljerne ved at bruge opslaget i feltet Antal importerede linjer.
  2. Når du behandler de importerede linjer (Behandle importerede linjer), flettes de importerede brugsdata sammen med serviceforpligtelserne og dermed serviceobjekterne. Abonnementer er de links, der opretter forbindelsen. Du kan indstille leverandøren til at oprette disse poster automatisk. Gå til Indstillinger for leverandør for at få mere at vide. Specifikt indeholder brugsdataene id'et for det abonnement, som de tilhører. Hvert abonnement har en leverandørreference for brugsdata, der er knyttet til serviceforpligtelserne via feltet leverandørreferencepostløbenummer. Når brugsdata flettes sammen med bl.a. serviceforpligtelser, kontrolleres gyldigheden af serviceforpligtelserne. Hvis den ikke er gyldig, vises der en fejl. Hvis du får en fejl, kan du bruge opslaget i feltet Antal importerede linjefejl til at få adgang til posterne.

Hvis der ikke er en forbindelse mellem et abonnement og en serviceforpligtelse, kan du oprette en ved hjælp af funktionen Sammenkæd abonnement med tjenesteobjekt, forudsat at serviceforpligtelsen og serviceobjektet findes. Hvis det ikke er tilfældet, kan du oprette dem ved at bruge handlingen Udvid kontrakt på debitorkontrakten.

Brugsdata er typisk på leverandørsiden, hvilket betyder, at de sandsynligvis mangler de data, du skal bruge til fakturering på kundesiden. Du opretter dataene for en debitorpartner for hver leverandørforbrugsdatapost, når du genererer faktureringen af forbrugsdata (via Opret fakturering af forbrugsdata), som senere skal bruges til fakturering på debitorsiden. Du kan få adgang til detaljerne ved at bruge opslaget i feltet Antal importerede linjer.

Registreringer i forbrugsbaseret fakturering er leverandørneutrale, hvilket betyder, at alle brugsdata normaliseres uanset den oprindelige kilde.

  1. Når du behandler fakturering af forbrugsdata (via Behandle fakturering af forbrugsdata), opdateres dataene på de respektive kreditor- eller debitorkontraktlinjer, i serviceobjekterne og i serviceforpligtelserne baseret på de nye forbrugsdata (antal og priser). Desuden beregnes salgsprisen for hver datapost, hvor feltet Partner indeholder Debitor (se Metoder til prisfastsættelse). Hvis du får en fejl, kan du bruge opslaget i feltet Antal fejl i fakturering af forbrugsdata til at få adgang til oplysningerne.

Det næste trin er fakturering, som typisk sker på følgende måde:

  • Først med den indgående faktura, der ledsager leverandørens brugsdata.
  • Derefter med fakturering med kundekontraktfakturaer for kunderne.

Leverandør- og debitorbrugsdata

Ud over importen af data om leverandørforbrug kan det være, at det kun er debitorforbrugsdata, der er tilgængelige. Dette er normalt tilfældet, når serviceforpligtelserne til fakturering er interne tjenester. Både serviceforpligtelserne i vare-stamdata og serviceforpligtelserne for serviceobjekterne er konfigureret, så der kun er serviceforpligtelser, hvor Debitor er valgt i feltet Partner.

Forbindelsen mellem abonnementer og serviceforpligtelser oprettes altid via feltet Leverandørreference, hvorved en leverandørserviceforpligtelse altid prioriteres. Men hvis der kun er én kundeserviceforpligtelse, kan der også oprettes forbindelse.

Når du behandler brugsdata, foretages tildelingen enten via leverandørens serviceforpligtelser eller, hvis en leverandørserviceforpligtelse ikke er tilgængelig, via kundeserviceforpligtelserne.

Bemærkning

Hvis der kun findes en kundeserviceforpligtelse, oprettes kun dem, hvor Debitor er valgt i feltet Partner, når de relaterede brugsdata behandles.

Forbinde abonnement med serviceobjekter
Forbrugsbaseret fakturering, kunder og abonnementer
Udvidelse af serviceforpligtelser