Oversigt over påmindelser

  • Artikel

Om påmindelser

Påmindelser udgør et beskedsystem for kritiske hændelser i systemet. Du kan bruge påmindelser til at holde dig orienteret om de hændelser, du vil holde styr på i løbet af arbejdsdagen. Du kan nemt oprette dit eget sæt påmindelsesregler, så du bliver påmindet om forfaldne leveringer, slettede ordrer, ændrede priser eller andre hændelser, du skal reagere på.

I ressourceplanlægning (ERP) er der flere typiske scenarier, hvor påmindelsesfunktionen kan bruges. Her er nogle eksempler.

Scenarie 1: Opret en påmindelsesregel for nye salgsordrer

  1. Åbn siden Alle salgsordrer.
  2. I handlingsruden under fanen Indstillinger i gruppen Del skal du vælge Opret en brugerdefineret påmindelse.
  3. I dialogboksen Opret påmindelsesregel under oversigtspanelet Vis påmindelse, når i feltet Hændelse skal du vælge Posten er oprettet.

Scenarie 2: Opret en påmindelsesregel for udskydning af en leveringsdato

  1. Åbn siden Alle indkøbsordrer.
  2. Vælg en indkøbsordre-id for at få adgang til oplysningerne i indkøbsordren.
  3. Udvid oversigtspanelet Indkøbsordrehoved.
  4. I handlingsruden under fanen Indstillinger i gruppen Del skal du vælge Opret en brugerdefineret påmindelse.
  5. I dialogboksen Opret påmindelsesregel under oversigtspanelet Vis påmindelse, når i feltet Felt skal du vælge Leveringsdato.
  6. I feltet Hændelse skal du vælge er udsat.

Når du lukker dialogboksen Opret påmindelsesregel, vises reglen på siden Administrer regler for påmindelser. Du kan bruge siden Administrer regler for påmindelser til at opdatere de eksisterende påmindelsesregler. Du kan f.eks. ændre hændelsesudløsere, opdatere hændelsesmeddelelser og opdatere udløbsdatoer. Hvis du vil åbne siden Administrer regler for påmindelser, skal du bruge knappen Påmind mig under fanen Indstillinger i handlingsruden.

Hvad sker der, når der oprettes en påmindelse?

Når du opretter påmindelsesregler, kan du knytte en foruddefineret hændelse til et bestemt felt. For eksempel, når den dato, der er angivet i feltet bliver nået, eller når indholdet af feltet ændres. Du kan også knytte en hændelse til poster på en bestemt side. For eksempel, når en post oprettes, eller når en post slettes.

Når den valgte hændelse indtræffer for feltet eller en post på siden, får du tilsendt en påmindelse. Du opretter f.eks. en regel, hvor du knytter feltet Leveringsdato til en bestemt indkøbsordrelinje med hændelsen forfald for så længe siden, som angivet her. Du kan angive tidsintervallet til fem dage. I dette eksempel sendes en påmindelse fem dage efter leveringsdatoen for den pågældende indkøbsordrelinje.

Du kan desuden forfine påmindelsesregler ved at angive betingelser. Du kan for eksempel blive påmindet om nye indkøbsordrer, der oprettes for bestemt kreditorkonti.

Forberede til en påmindelse

Før du opretter en påmindelsesregel, skal du beslutte, hvornår og i hvilke situationer du vil modtage påmindelser. Når du ved, hvilke hændelser du vil have besked om, skal du finde den side, hvor de data vises, der udløser den pågældende hændelse. Hændelsen kan være en dato, der bliver nået, eller en bestemt ændring, der opstår. Derfor skal du finde den side, hvor datoen er angivet, eller hvor det felt, der ændres, eller posten, der oprettes, bliver vist. Når du har disse oplysninger, kan du oprette påmindelsesreglen.

Komponenter i en påmindelsesregel

En påmindelsesregel har fem komponenter

  • Hændelse – Den hændelse, der udløser en påmindelsesregel, kan være en dato eller en bestemt ændring, der opstår. Du kan definere hændelser i oversigtspanelet Send e-mail-påmindelser, når jobstatus ændres i dialogboksen Opret påmindelsesregel.

  • Betingelse – I oversigtspanelet Påmind mig i i dialogboksen Opret påmindelsesregel kan du vælge omfanget af betingelsen for at styre, hvornår du bliver påmindet om hændelser. Du kan anvende reglen enten kun på den aktuelle post eller på alle de poster, der er synlige på siden. Hvis reglen gælder på tværs af juridiske enheder, kan du angive indstillingen Globalt til Ja.

  • Reglens udløb – I oversigtspanelet Påmind mig indtil i dialogboksen Opret påmindelsesregel kan du angive, hvor længe påmindelsesreglen skal være aktiv.

  • Indhold – I oversigtspanelet Vis påmindelse med i dialogboksen Opret påmindelsesregel kan du angive den emnetekst og meddelelsestekst, der skal bruges i advarselsmeddelelserne.

  • Bruger – I oversigtspanelet Hvem skal påmindes i dialogboksen Opret påmindelsesregel kan du angive, hvilken bruger der skal modtage påmindelserne. Dit bruger-ID er som standard markeret.

    Bemærk!

    Denne indstilling er begrænset til administratorer i organisationen.

Videoer

Sådan bruges påmindelser til at overvåge filtrerede data

Videoen Sådan bruges påmindelser til at overvåge filtrerede data (vises ovenfor) er inkluderet på finans- og driftsafspilningslisten, som er tilgængelig på YouTube.

Indstillinger for påmindelsesregel

Videoen Indstillinger for påmindelsesregel (vist ovenfor) er inkluderet på finans- og driftsafspilningslisten, som er tilgængelig på YouTube.